電子信息技術(shù)下的檔案?jìng)浞菖c管理

陳冰

摘 要 當(dāng)今是信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)的飛速發(fā)展為人們提供了更加豐富的信息資源，但是對(duì)于這些大量的信息如何進(jìn)行有效的獲取、管理和應(yīng)用，需要對(duì)當(dāng)前的檔案和備份管理工作進(jìn)行完善和優(yōu)化?，F(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理系統(tǒng)中，存在著很多缺陷和不足，而且還要面臨著眾多因素的干擾，例如自然災(zāi)害和人為的破壞等因素，在這些因素的影響下，我國(guó)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的水平遲遲不能提高，導(dǎo)致很多檔案和文件不能夠得到妥善的管理。本文針對(duì)檔案管理的內(nèi)容以及檔案管理的有效策略進(jìn)行探討，希望能夠?yàn)槲覈?guó)今后檔案管理工作的建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞 檔案?jìng)浞?管理 電子 信息技術(shù)

一、檔案?jìng)浞莸闹匾约皺n案管理主要方法分析

（一）檔案管理的重要性

在檔案管理和備份工作中，最為重要的工作是對(duì)檔案信息的保護(hù)，也可以說(shuō)檔案管理和備份過(guò)程中的一切工作都是圍繞保護(hù)檔案信息進(jìn)行的。如果不對(duì)當(dāng)前的檔案管理和備份系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)檔案管理設(shè)備，例如硬盤(pán)、電腦等設(shè)備進(jìn)行更新，當(dāng)面對(duì)自然災(zāi)害或者人為損壞的情況下，就不能夠有效的保護(hù)檔案信息的安全，從而造成巨大的信息破壞。

（二）檔案?jìng)浞莨ぷ鞯脑瓌t及數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)的方法分析

在開(kāi)展檔案?jìng)浞莨芾砉ぷ鞯倪^(guò)程中，需要遵循的基本原則主要有：科學(xué)化，自動(dòng)化，適用化、安全性、穩(wěn)定性、全面性、簡(jiǎn)單化和兼容性。

在對(duì)檔案進(jìn)行管理和備份的過(guò)程中，采用的應(yīng)對(duì)措施主要包括兩個(gè)主要的部分。一是通過(guò)硬件進(jìn)行備份。在對(duì)硬件進(jìn)行備份的過(guò)程中，通常都是采用硬盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)這三種設(shè)備進(jìn)行備份。在這三種設(shè)備中，備份性能最好的是硬盤(pán)，但是硬盤(pán)備份所需的成本較高。相反，光盤(pán)備份的成本較低，但是備份的容量和性能都遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于硬盤(pán)。硬盤(pán)容量大但成本太高。磁盤(pán)這種備份工具，則是能夠在保障一定備份容量和性能的基礎(chǔ)上，減少備份成本的投入，因此具有非常好的實(shí)用價(jià)值。二是檔案?jìng)浞葸^(guò)程中的組成成分以及網(wǎng)絡(luò)備份的基本需求?，F(xiàn)階段，檔案管理過(guò)程中，最常用的兩種備份方式分別是本地容錯(cuò)模式以及異地容災(zāi)模式。本地容錯(cuò)這種備份模式一般是用來(lái)對(duì)本地存在的故障和錯(cuò)誤進(jìn)行處理，比方說(shuō)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器以及相關(guān)操作系統(tǒng)等方面出現(xiàn)的故障。

二、對(duì)我國(guó)檔案?jìng)浞莺凸芾砉ぷ鬟M(jìn)行優(yōu)化過(guò)程中需要注意的問(wèn)題

（一）紙質(zhì)檔案?jìng)浞莨ぷ?/p>

在對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行備份的過(guò)程中，應(yīng)該將電子信息技術(shù)充分的利用起來(lái)，可以采用二維碼或者拍照的形式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子版檔案，然后再通過(guò)硬盤(pán)和光盤(pán)。磁盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份和管理。

（二）電子檔案的備份工作

在對(duì)電子檔案信息進(jìn)行備份的過(guò)程中，通常是采用多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，例如硬盤(pán)。磁盤(pán)等，而不是僅僅采用一種備份方式，而且在備份的過(guò)程中，還大多采用本地和網(wǎng)絡(luò)兩種不同的模式，按照不同的備份頻率進(jìn)行備份，從而提升檔案信息的安全新性。

（三）軟件以及數(shù)據(jù)庫(kù)的備份工作

現(xiàn)階段，我國(guó)的檔案?jìng)浞莺凸芾砉ぷ鞯膶?duì)象不再僅僅局限于對(duì)文件的保存和管理，對(duì)于很多系統(tǒng)軟件和工具軟件以及外設(shè)驅(qū)動(dòng)程序等也需要進(jìn)行備份處理，在對(duì)這些軟件和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份的過(guò)程中，通常是采用以電子信息技術(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)備份技術(shù)來(lái)進(jìn)行備份，相比于傳統(tǒng)的備份方式，這種技術(shù)的備份更加全面和可靠。

（四）實(shí)物檔案的備份工作

在對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行備份的過(guò)程中，大多采用三維掃描技術(shù)和設(shè)備來(lái)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行掃描和生產(chǎn)，從而制作出實(shí)物模型。從三維掃描技術(shù)現(xiàn)階段的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，它在我國(guó)已經(jīng)有了廣泛的應(yīng)用，得到了非常好的反饋，在今后的發(fā)展過(guò)程中還將得到進(jìn)一步的發(fā)展。

（五）檔案系統(tǒng)的異地備份處理

在檔案的備份和管理過(guò)程中，如果將所有的檔案文件都保存在一地，如果遇到自然災(zāi)害或者人為因素的影響，將會(huì)使大部分的信息都受到損壞。因此，為了提升檔案?jìng)浞莺凸芾淼陌踩裕瑧?yīng)該對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行異地備份處理，一旦一個(gè)地區(qū)的數(shù)據(jù)受到損壞，也不會(huì)影響到另一個(gè)地區(qū)的檔案保護(hù)工作。這種備份方式由于成本較高，因此主要適用于對(duì)價(jià)值較高的檔案信息進(jìn)行備份，例如軍事和科技檔案的保護(hù)。

（六）檔案的分級(jí)保護(hù)工作

在實(shí)際的檔案?jìng)浞莺凸芾砉ぷ鏖_(kāi)展的過(guò)程中，對(duì)于那些重要程度較高的檔案，通常都采用分級(jí)保護(hù)的形式進(jìn)行備份。在目前的檔案?jìng)浞莺凸芾淼墓ぷ髦?，往往需要?duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，對(duì)于那些重要程度較低的檔案進(jìn)行異地保護(hù)，會(huì)造成一定程度的資源浪費(fèi)。同時(shí)，很多檔案文件具有一定的時(shí)效性，對(duì)于檔案?jìng)浞莸男枨蟛桓摺Ｗ詈?，很多電子檔案文件，可以通過(guò)二次加工獲得，也無(wú)須進(jìn)行本地和異地備份。因此，依據(jù)檔案重要情況和備份需求情況進(jìn)行分級(jí)管理，能夠有效地提升檔案管理的效率，提升檔案管理的水平。

（七）數(shù)字載體的長(zhǎng)期備份工作

備份介質(zhì)要選用較耐久的材質(zhì)，使數(shù)據(jù)在當(dāng)前技術(shù)條件下可以維持更長(zhǎng)的可讀時(shí)間。應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的軟件和文件格式存儲(chǔ)；用不同的存儲(chǔ)技術(shù)制作檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的多個(gè)備份，以減少技 術(shù)淘汰后數(shù)據(jù)丟失的危險(xiǎn)。電子化備份的頻率和載體的選擇要根據(jù)實(shí) 際情況進(jìn)行選擇和優(yōu)化。

（八）紙質(zhì)載體的長(zhǎng)期備份工作

通過(guò)物理的、化學(xué)的方法，基于合適的存 儲(chǔ)環(huán)境（溫度、濕度等），可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)載體的長(zhǎng)期保存。對(duì)于重要的紙質(zhì)文件，還需通過(guò)制造副本的方式，或者一式二份的方式進(jìn)行實(shí)物備份，異地備份。最后，通過(guò)化學(xué)處理，預(yù)防自然損毀，以確保長(zhǎng)期保存。

（九）檔案文件的電子化處理

檔案作為一種歷史和文化的沉淀，同時(shí)具有原始性和記錄性的特點(diǎn)，它不同于一般的歷史遺物因?yàn)樗且跃唧w內(nèi)容反映檔案形成者特定活動(dòng)的歷史記錄物，因而具有很強(qiáng)的記錄性。檔案也不同于一般的信息資料，它是特定的機(jī)關(guān)、組織或人物在當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募霓D(zhuǎn)化物，不是事后編寫(xiě)或另外收集的，因而具有原始性的特點(diǎn)。

（十）檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建

在檔案信息管理系統(tǒng)中一般包括分為8個(gè)模塊：收集整編模塊、檔案分類(lèi)整理模塊、檔案統(tǒng)計(jì)打印模塊、借閱管理模塊、鑒定銷(xiāo)毀模塊、檔案編研模塊、用戶及系統(tǒng)管理模塊、網(wǎng)頁(yè)查詢模塊。

三、結(jié)語(yǔ)

與傳統(tǒng)的檔案管理和備份的工作相比，現(xiàn)階段我國(guó)的檔案?jìng)浞莺凸芾砉ぷ鞲呷嫘院蛷?fù)雜性，在檔案?jìng)浞莺凸芾砉ぷ鞯膶?shí)際開(kāi)展的過(guò)程中，涉及更多的內(nèi)容，例如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的備份、電子檔案的備份、各種數(shù)據(jù)庫(kù)的備份、實(shí)物檔案的備份等等。因此，想要有效地提升檔案?jìng)浞莺凸芾淼男屎退?，就必須要加?qiáng)對(duì)電子信息技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)電子信息技術(shù)，來(lái)提升檔案?jìng)浞莺凸芾淼母咝院桶踩?，從而推?dòng)我國(guó)檔案?jìng)浞莺凸芾硐到y(tǒng)的優(yōu)化和完善。

（作者單位為惠州市惠澳大道工程開(kāi)發(fā)總公司）

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