淺談高校教學(xué)秘書如何助力教學(xué)教育質(zhì)量的提高

（西安交通大學(xué)航天航空學(xué)院，陜西 西安 710049）

在高校中，教學(xué)秘書是最基層的教學(xué)管理者，是高等學(xué)校教學(xué)管理隊(duì)伍中的一個重要成員。教學(xué)秘書參與高校教學(xué)管理工作的各個環(huán)節(jié)，服務(wù)對象包括教師、學(xué)生及校院各級教學(xué)管理者，因而是校教務(wù)處、學(xué)院主管教學(xué)院長、學(xué)院教師和在校本科學(xué)生溝通的橋梁。教學(xué)秘書主要通過諸多繁雜性的日常工作，來保障教學(xué)管理工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度，使培養(yǎng)方案、教學(xué)計劃和教學(xué)過程能有效實(shí)施，對學(xué)校整個教學(xué)管理起著非常重要的作用。從教學(xué)秘書工作的重要性及特點(diǎn)來看，這就需要教學(xué)秘書具備愛崗敬業(yè)、奮發(fā)進(jìn)取、甘于奉獻(xiàn)、熱心服務(wù)的精神，同時具備高的綜合素質(zhì)、強(qiáng)的業(yè)務(wù)本領(lǐng)和在平凡崗位上做出不平凡業(yè)績的品質(zhì)。

一、教學(xué)秘書的工作職責(zé)

教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍的基層執(zhí)行者，工作職責(zé)主要包含以下方面。

1.穩(wěn)定教學(xué)秩序。教學(xué)秘書要維護(hù)日常教學(xué)秩序的正常運(yùn)行，如制訂每學(xué)期教學(xué)計劃，安排課表和教師調(diào)課，各課程的期中、期末考試安排及監(jiān)考安排，各種教學(xué)活動教室的借用等。這些都關(guān)系到學(xué)院整個教學(xué)的運(yùn)行，必須認(rèn)真仔細(xì)，不能出差錯。同時，教學(xué)秘書還要參與監(jiān)督、檢查教學(xué)過程的執(zhí)行情況，如期中教學(xué)質(zhì)量檢查、期末考試巡考等。

2.教學(xué)文件管理。學(xué)院教學(xué)文件種類很多，有培養(yǎng)方案、教學(xué)計劃、課程簡介、教學(xué)大綱、每學(xué)期課表、教學(xué)日歷、各種項(xiàng)目申請書、教材使用計劃表等。有的需要期末歸檔，如試卷、學(xué)生成績單、記分冊、實(shí)驗(yàn)報告、課程論文（報告）等資料。如何科學(xué)地管理保存這些文件，需要教學(xué)秘書進(jìn)行全面合理的統(tǒng)籌安排。

3.服務(wù)教學(xué)過程。服務(wù)教學(xué)是教學(xué)秘書的基本職能，樹立服務(wù)意識，服務(wù)教學(xué)，服務(wù)師生，如及時幫助師生解決在教學(xué)和學(xué)習(xí)過程中遇見的問題。同時，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。教學(xué)秘書要保障各種教學(xué)活動的正常進(jìn)行，如為相關(guān)教學(xué)活動申請借用活動場地、為教師預(yù)定課程教材、組織教師申報改革項(xiàng)目、組織學(xué)生申請各種大學(xué)生創(chuàng)新訓(xùn)練項(xiàng)目等。

4.協(xié)調(diào)教學(xué)參與者。教學(xué)秘書在日常教學(xué)工作中起著上傳下達(dá)、下情上報的作用，及時把學(xué)校教務(wù)處的政策和任務(wù)傳達(dá)給學(xué)院教師和學(xué)生，也要把教學(xué)過程中教師和學(xué)生提出的意見和建議及時反饋給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，有時候還需要教學(xué)秘書協(xié)調(diào)學(xué)院與學(xué)院、學(xué)院與職能部門之間的關(guān)系。只有具備一定的協(xié)調(diào)能力，才能得到教學(xué)管理者、教師和學(xué)生的理解與支持。

二、教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)

教學(xué)秘書在高等學(xué)校教學(xué)管理中起著關(guān)鍵的作用，是提高教學(xué)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，其工作具有以下特點(diǎn)。

1.繁雜性。在教學(xué)執(zhí)行過程中，教學(xué)管理的工作主要集中在每個學(xué)期初、期中和期末。學(xué)期初，檢查上課教師和學(xué)生是否到位，教師是否按制定好的進(jìn)度表授課；期中，協(xié)助學(xué)院教學(xué)院長、各系教學(xué)副主任做好期中教學(xué)質(zhì)量檢查工作，處理一些突發(fā)情況；期末，安排好課程考試的相關(guān)工作。這就要求教學(xué)秘書提前做好計劃，統(tǒng)籌教學(xué)工作的各個方面。此外，學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的成績、學(xué)籍檔案、重修與補(bǔ)考、調(diào)課與停課、考試與監(jiān)考，甚至其他不可預(yù)見的事務(wù)，都使得教學(xué)秘書工作頭緒多、內(nèi)容雜。

2.服務(wù)性。教學(xué)秘書的工作對象是師生，核心內(nèi)容就是服務(wù)，是為師生提供一切盡可能的幫助，如制訂教學(xué)計劃、落實(shí)任務(wù)、上報教材使用情況、保管學(xué)生成績檔案和教學(xué)文件保管、裝訂試卷、教師調(diào)課、教室變動等；組織學(xué)生報名參加英語四、六級考試，發(fā)放準(zhǔn)考證和成績報告單；學(xué)期末，提前為學(xué)生安排好每門課程的考試時間、教室，對選錯課或漏選、改選課的學(xué)生，給予指導(dǎo)和幫助；對留級、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)的學(xué)生辦理學(xué)籍移動；對應(yīng)屆畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)資格審查，隨時解答師生遇到的各種問題……這都體現(xiàn)了教學(xué)秘書工作的服務(wù)性。

3.咨詢性。教學(xué)秘書是秘書行業(yè)的一分子，處于學(xué)校教學(xué)主管部門、院（系）領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的中間，是連接校教務(wù)處、院領(lǐng)導(dǎo)及各系部的橋梁，要非常熟悉教師教學(xué)、科研工作中的相關(guān)政策和要求，為教學(xué)過程的不同參與者提供政策咨詢。同時，教學(xué)秘書還要收集教學(xué)過程中各個環(huán)節(jié)的反饋信息，發(fā)現(xiàn)教學(xué)中出現(xiàn)的新情況，提出建議和新方案，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，在教學(xué)改革中發(fā)揮作用。

三、如何助力高校教學(xué)質(zhì)量的提高

（一）用心服務(wù)，任勞任怨

教學(xué)秘書面對的大多是瑣碎而龐雜的工作，如教學(xué)任務(wù)的落實(shí)、課表的合理安排、實(shí)踐教學(xué)的布置、畢業(yè)論文和相關(guān)文件的處理、教學(xué)檔案的管理等。這些事情細(xì)小而繁雜，需要耐心細(xì)致和認(rèn)真對待。唯有耐心，才能在面對教學(xué)秘書繁忙而瑣碎的工作時，任勞任怨，有條有理；唯有細(xì)心，才能保證在如此復(fù)雜紛繁的工作中不出差錯，始終保持旺盛的精力和熱情來對待工作。

教學(xué)秘書工作涉及學(xué)生成績和學(xué)籍的準(zhǔn)確管理、教學(xué)任務(wù)的協(xié)調(diào)落實(shí)、各類考試的細(xì)致安排及學(xué)生注冊、報到和教師調(diào)課等內(nèi)容，這就必須以強(qiáng)烈的責(zé)任心和飽滿的熱情，無怨無悔、全身心地投入本職工作，保持良好心態(tài)，善于從辛勤工作中體味甘甜，善于從平凡工作中積極進(jìn)取，做出更好的成績。

（二）規(guī)范管理，開拓進(jìn)取

高等學(xué)校的基本職能是人才培養(yǎng)，而教學(xué)工作又是高校的中心工作。教學(xué)秘書不僅要按照文件要求處理日常教學(xué)事務(wù)，也要熟悉教學(xué)管理制度，在工作中注重規(guī)范日常事務(wù)，理順辦事流程，提高辦事效率，做到教學(xué)管理工作無差錯。

建立一整套有效的管理機(jī)制，提高教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量。具體就是，根據(jù)培養(yǎng)目標(biāo)和教學(xué)過程要求，制定、完善教學(xué)規(guī)章制度體系，如培養(yǎng)方案、課程簡介、教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)大綱、生產(chǎn)實(shí)習(xí)、考試、畢業(yè)設(shè)計、學(xué)習(xí)成績管理、學(xué)籍處理管理、課程設(shè)計管理制度等文件，不斷學(xué)習(xí)管理、育人、公共關(guān)系類相關(guān)知識，提升自身素質(zhì)能力。

教學(xué)管理工作是高校教學(xué)工作正常有序運(yùn)行的重要保障，也是規(guī)范提高高校教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵因素之一。而教學(xué)管理人員是整個教學(xué)過程、教學(xué)運(yùn)行評價過程的參與者，是教學(xué)管理工作的具體執(zhí)行者、組織者和協(xié)調(diào)者。

（三）勤于學(xué)習(xí)，善于鉆研

現(xiàn)在對教學(xué)秘書的要求越來越高，“90后”大學(xué)生比較喜歡用短信、微信、QQ來溝通聯(lián)系，這就要求教學(xué)秘書要不斷充電，學(xué)習(xí)新知識和新經(jīng)驗(yàn)，掌握現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，跟上時代步伐。

要想提高日常管理工作的水平和效率，就要加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，在熟練掌握本科教學(xué)管理信息化軟件的基礎(chǔ)上，熟練使用計算機(jī)及一些常用的應(yīng)用軟件，如Word、Excel、PPT等，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。教學(xué)秘書還應(yīng)掌握學(xué)院相關(guān)專業(yè)知識，熟悉學(xué)科基本結(jié)構(gòu)，了解各專業(yè)的教學(xué)過程和教學(xué)規(guī)律，不斷豐富管理知識和育人知識，通過理論和實(shí)踐相結(jié)合，提高自身工作能力和水平，為全體教師和學(xué)生提供高效率和高質(zhì)量的服務(wù)。

總之，教學(xué)秘書工作看似簡單而平凡，但在教學(xué)管理過程中是不可或缺的工作環(huán)節(jié)。高校要創(chuàng)設(shè)一個良好的教學(xué)環(huán)境和教學(xué)秩序，必須有一支素質(zhì)好、懂業(yè)務(wù)且相對穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍。而且，教學(xué)秘書必須深入鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高個人能力和素質(zhì)，探索創(chuàng)新，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高業(yè)務(wù)技能，以勝任所承擔(dān)的光榮任務(wù)，并努力成為一個優(yōu)秀的教學(xué)管理者。

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收稿日期：2016-12-02

作者簡介：任蓮蓮（1964-），女，陜西人，西安交通大學(xué)航天航空學(xué)院，職員，研究方向：教學(xué)管理。