中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式研究

黃紅

【摘要】現(xiàn)階段，隨著我國(guó)中學(xué)教學(xué)改革工作的不斷開展，中學(xué)檔案管理工作受到廣泛關(guān)注。為了適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏，學(xué)校需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革。本文圍繞中學(xué)檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，繼而探索提升中學(xué)檔案管理工作效率的方式，為中學(xué)檔案管理工作的順利開展付出努力，為中學(xué)未來的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】中學(xué) 檔案管理工作 問題 工作效率

【中圖分類號(hào)】G637 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）12-0213-02

檔案管理不僅僅是中學(xué)日常行政工作的一個(gè)組成部分，它還是促進(jìn)中學(xué)健康發(fā)展的重要前提。學(xué)校想要在未來社會(huì)占有一席之地，就要做好自己的檔案管理工作。檔案是學(xué)校教育教學(xué)工作的積淀和原始記錄，如何高效開展中學(xué)檔案管理工作已經(jīng)成為大家共同關(guān)注的問題。

一、中學(xué)檔案管理工作中存在的問題分析

1.中學(xué)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)有所欠缺

隨著中學(xué)擴(kuò)招政策的實(shí)施，中學(xué)引入了大量的人才，同時(shí)檔案的積累量也在不斷的增加?，F(xiàn)階段，大多數(shù)中學(xué)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有所欠缺，這樣在中學(xué)檔案管理工作中就出現(xiàn)了諸多問題，對(duì)學(xué)校未來發(fā)展造成嚴(yán)重的影響。中學(xué)檔案管理工作人員的素質(zhì)不高體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

第一，目前，中學(xué)由于擴(kuò)大招生，引進(jìn)了大批的工作人員，部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理崗位培訓(xùn)[3]。在中學(xué)檔案管理工作過程中，他們就會(huì)出現(xiàn)許多工作問題，降低中學(xué)檔案管理工作效率。例如；不會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理。學(xué)校的保密宣傳教育不到位，在學(xué)校檔案保密工作方面的力度還不夠，一些學(xué)校的檔案保密教育流于形式，教育方式較為單一、傳統(tǒng)，組織開展的保密宣傳教育活動(dòng)缺乏實(shí)效性和趣味性，難以真正發(fā)揮教育指導(dǎo)的作用。同時(shí)，檔案保密宣傳教育的對(duì)象主要是中學(xué)的教職工，并沒有將學(xué)生也納入到教育的范圍，致使檔案保密宣傳教育缺乏針對(duì)性和關(guān)聯(lián)性。

第二，大多數(shù)中學(xué)檔案管理工作人員是兼職管理檔案工作，他們的本職工作較為繁忙，沒有多余的精力經(jīng)營(yíng)中學(xué)檔案管理工作，另外，中學(xué)檔案管理工作人員流動(dòng)性較大，很難長(zhǎng)期從事這項(xiàng)工作，使得中學(xué)檔案管理工作效率降低，檔案管理工作難以順利開展。

第三，隨著中學(xué)迅猛發(fā)展，對(duì)中學(xué)檔案管理工作人員的培訓(xùn)不到位也是檔案管理人員素質(zhì)不高的因素之一，許多工作人員需要日積月累才能順利開展管理工作，這種情況使得中學(xué)檔案管理工作出現(xiàn)障礙，制約中學(xué)檔案管理的發(fā)展[4]。

2.中學(xué)檔案管理制度不完善

雖然許多中學(xué)都擁有自己的檔案管理制度，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，這些管理制度難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，因此，存在諸多漏洞不夠完善。有些檔案只記錄了重要的事情，沒有對(duì)事情細(xì)節(jié)加以記錄，使得檔案記錄不完整。在需要翻閱檔案時(shí)，難以還原當(dāng)時(shí)事件的過程和細(xì)節(jié)，對(duì)中學(xué)管理工作造成影響。多年來，學(xué)校雖制定了檔案管理制度但沒有真正落到實(shí)處，這不僅對(duì)中學(xué)檔案管理日常工作造成了阻礙，而且還影響了中學(xué)的未來發(fā)展。另外，對(duì)中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析可知，在保密方面未制定出健全的規(guī)章制度，檔案管理整體上缺乏保密性，保密事務(wù)缺乏可操作性，難以有效的突出重點(diǎn)、對(duì)隱患加以防范。

3.中學(xué)檔案管理方式存在漏洞

中學(xué)檔案管理的條件較差，有些中學(xué)雖然設(shè)立了檔案室，但是并沒有精心管理檔案。正式因?yàn)楣芾硭缮?，?dǎo)致許多中學(xué)教師不信任中學(xué)檔案管理工作，為了完好保存自己辛苦收集的科研材料，他們將這些材料留在自己的手中，致使中學(xué)檔案管理進(jìn)程出現(xiàn)斷檔情況。在需要查閱相關(guān)資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)中學(xué)檔案出現(xiàn)空白階段，在時(shí)間上難以銜接[5]。同時(shí)，由于信息技術(shù)逐漸應(yīng)用于中學(xué)檔案管理工作，在為其帶來便利的同時(shí)，也帶來了一定安全隱患，網(wǎng)絡(luò)黑客們的違法行為導(dǎo)致中學(xué)檔案泄密事件增多，保密工作在新時(shí)期的難度更大。

4.中學(xué)檔案管理意識(shí)薄弱

部分中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，沒有將中學(xué)檔案管理工作列入行政工作范圍，他們認(rèn)為中學(xué)發(fā)展只需要著眼于未來，導(dǎo)致檔案工作過于形式化，流于表面。正是由于這種態(tài)度，導(dǎo)致中學(xué)其他管理人員忽視檔案的管理，沒有實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案管理的真正價(jià)值。同時(shí)，一些檔案管理員缺乏保密意識(shí)，在工作中未重視保密操作，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏保密性和防范性。

二、提高中學(xué)檔案管理工作效率的有效策略

1.提高中學(xué)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

學(xué)校各項(xiàng)檔案管理工作質(zhì)量和效率取決于管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力[6]。所以，學(xué)校若想保證各項(xiàng)檔案管理工作能夠順利開展，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，引進(jìn)高水平、高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍內(nèi)部溝通交流，使其能夠在溝通中分享工作經(jīng)驗(yàn)，交流有效的工作方法，促使檔案管理隊(duì)伍整體水平得到較為顯著的提高。學(xué)?？梢噪A段性的組織檔案管理工作人員參與到各項(xiàng)教育培訓(xùn)活動(dòng)中，加強(qiáng)其專業(yè)知識(shí)的積累，提高其信息化管理水平，促使檔案管理工作能夠高效率、高質(zhì)量的完成，杜絕檔案泄密事件的發(fā)生。例如：組織相關(guān)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班，開設(shè)信息化技術(shù)培訓(xùn)課程、組織開展思想道德、職業(yè)素養(yǎng)的相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)等。另外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)中學(xué)檔案管理者思想政治素養(yǎng)的培養(yǎng)，使其具備較高的思想意識(shí)和敏銳的政治責(zé)任感，始終堅(jiān)持正確的政治立場(chǎng)和原則，發(fā)自內(nèi)心的熱愛檔案事業(yè)，通過嚴(yán)格實(shí)施檔案保密工作為學(xué)校和諧發(fā)展、社會(huì)國(guó)家穩(wěn)定提供強(qiáng)有力的支持。

2.建立完善的中學(xué)檔案管理制度

學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況制定完善的檔案管理制度，促使校內(nèi)檔案管理工作人員以及全校師生對(duì)檔案管理工作的作用和重要性形成正確的認(rèn)識(shí)，通過管理制度明確劃分檔案管理工作人員的職責(zé)范圍，保證檔案管理工作的全面性和完整性，通過激勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作積極性和創(chuàng)造性，促使其能夠主觀能動(dòng)的投身到檔案管理工作中，提高檔案管理工作的效率。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)通過教學(xué)檔案管理制度、人事檔案管理制度等促使全校師生積極參與到檔案管理工作中，并在他們完成檔案管理工作后，讓其將整理好的資料及時(shí)的交到檔案管理部門，由專門的檔案管理工作人員進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。除此之外，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作實(shí)施監(jiān)管，積極強(qiáng)化法制建設(shè)，考察各項(xiàng)檔案保存和保密情況，監(jiān)督檔案管理工作人員的工作行為，促使學(xué)校檔案工作得到規(guī)范化管理。具體來說，應(yīng)當(dāng)依法開展學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)制度的規(guī)范、完善和優(yōu)化，保證檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、法制化發(fā)展。并且還應(yīng)當(dāng)對(duì)中學(xué)檔案信息安全保障體系建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全保障體系的完善和優(yōu)化，健全學(xué)校檔案信息安全管理機(jī)制，杜絕一切泄密事件和失密事件的發(fā)生；應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，保證學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)信息的安全性、真實(shí)性和完整性；加強(qiáng)對(duì)涉密計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用和管理，采取物理隔離的方式保證其與外網(wǎng)的隔離，同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化密鑰管理和身份認(rèn)證，落實(shí)檔案管理崗位責(zé)任制，通過采取“誰(shuí)上網(wǎng)，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的策略，加強(qiáng)對(duì)上網(wǎng)信息保密工作的審查。

3.創(chuàng)新中學(xué)檔案管理方式

實(shí)際上，開展學(xué)校檔案管理工作的主要作用是為學(xué)校各項(xiàng)決策提供參考和支持，促使學(xué)校能夠得到進(jìn)一步發(fā)展。尤其是在零散材料整理方面，只有全面收集、認(rèn)真整理，才能保證檔案管理工作的科學(xué)性、有效性、全面性，使各類檔案能夠得到有序存放，提高學(xué)校檔案管理工作的水平和效率[7]。因此，學(xué)?？梢詫⑾冗M(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，確保學(xué)校檔案管理工作的實(shí)效性和科學(xué)性。學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)不僅能夠減少紙質(zhì)檔案存放空間，還方便檔案的翻閱以及資料的查詢。建立完善的檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案的統(tǒng)一管理，為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供及時(shí)的檔案信息支持。與此同時(shí)，中學(xué)檔案管理者應(yīng)當(dāng)在日常管理工作中有意識(shí)的養(yǎng)成保密習(xí)慣，保持求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，為檔案保密工作的有效開展提供重要前提。具體來說，應(yīng)當(dāng)在學(xué)校檔案工作過程中堅(jiān)持照章辦事，注意整理辦公桌，確保信息不會(huì)散落在保密范圍外。注意自己的言談舉止，避免“禍從口出”，將公事與私事分開，做到公私分明。

4.加強(qiáng)宣傳，提高檔案管理意識(shí)

在學(xué)校方面，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳力度，促使內(nèi)部檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)得到充分培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任感，從而保證檔案管理工作的水平和質(zhì)量。在檔案管理工作人員方面，需要積極提升自身工作水平，明確學(xué)校檔案管理工作的重要性。在學(xué)校教師與學(xué)生方面，應(yīng)當(dāng)通過加強(qiáng)其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)其自覺配合并參與檔案管理工作。另外，應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)中學(xué)檔案管理者的保密意識(shí)，通過加強(qiáng)檔案保密法制教育來培育在校教職工的保密法制理念，使其重視檔案保密工作，明確檔案保密工作的重要性和迫切性。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，中學(xué)檔案不只是陳放在中學(xué)檔案室中的教學(xué)資料，它更是對(duì)學(xué)校發(fā)展的如實(shí)記載。中學(xué)檔案見證了學(xué)校的成長(zhǎng)，它客觀反映出學(xué)校從事科學(xué)研究項(xiàng)目的能力、學(xué)科建設(shè)的過程、教師科學(xué)研究的成果，為學(xué)校科研在今后的發(fā)展提供了重要參考資料。所以，采取有效措施完善中學(xué)檔案管理對(duì)中學(xué)的未來發(fā)展具有重要意義。

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