從秘書的信息處理探討《速記》課程教學(xué)對(duì)策

內(nèi)容摘要：速記是秘書高效辦事、參謀助手、保守機(jī)密的有力工具。為使學(xué)生更好地掌握手寫速記技能，本文針對(duì)《速記》課程教學(xué)中學(xué)生存在的“不知記錄什么、速度提不上，情緒波動(dòng)”等問題，提出了“基本速記方法、句段合理精簡、建立個(gè)人專屬的速記符號(hào)”三大教學(xué)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：秘書 信息處理 速記 課程教學(xué) 對(duì)策

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息就是企業(yè)的生命和財(cái)富。而獲得信息的關(guān)鍵是搶時(shí)間，誰贏得了時(shí)間，誰就贏得了效益，速記是企業(yè)秘書搶時(shí)間、搶信息、提高工作效率的最有力的工具。高職文秘專業(yè)《速記》課程就是專門培養(yǎng)學(xué)生速記能力的學(xué)科。在信息時(shí)代，如何讓學(xué)生掌握又快又準(zhǔn)的信息記錄與處理能力，是本文重點(diǎn)探索的問題。

一.速記與秘書的信息工作

1.速記有助于秘書收集全面的信息，提高辦事的效率。秘書的工作多而雜，要保證工作不撞車又處理得快而得當(dāng)，信息的作用是不可磨滅的。以公司召開一個(gè)重要的會(huì)議為例，會(huì)前電話聯(lián)系與會(huì)單位，速記下他們的情況及要求，然后快速核算出參會(huì)人數(shù)、資料打印裝定份數(shù)及食宿等事項(xiàng)的安排；會(huì)中用速記做會(huì)議記錄，會(huì)后就可完整而準(zhǔn)確地直接打印出來，印發(fā)給有關(guān)單位和部門；會(huì)后快速整理好整個(gè)會(huì)議的情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。平時(shí)工作時(shí)，用速記收集上司或某些重要客戶的工作、生活習(xí)慣等信息，如客戶的飲茶（咖啡）習(xí)慣、上司會(huì)客時(shí)間的長短等，既不耽誤工作，又能幫助秘書迅速做出正確的判斷。當(dāng)來訪者下次來訪的時(shí)候秘書就能準(zhǔn)確地按照他們的喜好來泡茶或咖啡，或者為上司的會(huì)談備齊所需要的物品，在他們暢所欲言時(shí)，不受秘書中途服務(wù)的干擾。相信，辦事效率高又細(xì)心的秘書一定是非常受歡迎的。

2.速記有助于秘書提高信息的領(lǐng)悟力，更好地發(fā)揮參謀輔助作用。秘書利用速記可以把各位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)未來發(fā)展部署、企業(yè)重大問題的處理等方面的不同看法與分歧詳盡地、準(zhǔn)確地記錄下來，并在詳細(xì)的記錄中捕捉到領(lǐng)導(dǎo)的思維以及思維的特點(diǎn)和思維的方式，這樣可以幫助秘書正確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，寫出領(lǐng)導(dǎo)滿意的文章。當(dāng)秘書代替領(lǐng)導(dǎo)出席上級(jí)單位組織的會(huì)議時(shí)，利用速記將上級(jí)的會(huì)議精神和其他與會(huì)單位的情況全面而準(zhǔn)確地傳達(dá)給本單位領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)上級(jí)的精神做出正確的決策。

3.速記有助于秘書保護(hù)信息的安全。在工作中，秘書由于參加領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)議，經(jīng)常要接觸到許多有時(shí)效性的保密問題，經(jīng)常要起草領(lǐng)導(dǎo)在重要會(huì)議上需要暫時(shí)保密的講話稿，經(jīng)常要為領(lǐng)導(dǎo)摘抄保密文件等等。只要是用速記符號(hào)記錄信息，秘書就不用過度擔(dān)心“機(jī)密泄露”的問題，因?yàn)樗儆浄?hào)具有很強(qiáng)的私密性和個(gè)性化，一般人是很難辨認(rèn)出來的。

總之，速記在秘書的工作中尤其是信息處理中的作用是非常大的，可以說具備熟練的速記技能有助于秘書快速有效地開展各項(xiàng)工作，幫助秘書提高個(gè)人修養(yǎng)和工作能力。

二.《速記》課程教學(xué)中存在的問題

1.無法快速抓住說話人的核心思想。在聽到說話人的語音時(shí)，很多學(xué)生剛開始的反應(yīng)是“懵圈”，覺得語速太快，東西太多，不知道該從哪里下手。這一現(xiàn)象說明學(xué)生對(duì)說話者的內(nèi)容及說話的背景沒有一個(gè)良好的理解。沒有及時(shí)把握說話者的思想脈絡(luò)，以至于老是“追音”，卻又總是追趕不上。針對(duì)這種現(xiàn)象，老師在課堂教學(xué)中，就應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生在短時(shí)間內(nèi)對(duì)所聽到的內(nèi)容快速理解與高度概括的能力。要做好秘書的信息處理工作，這一項(xiàng)是必不可少的。因?yàn)橹挥欣斫庵v話者的發(fā)言內(nèi)容，秘書筆下的速記內(nèi)容才有它的價(jià)值，從而才能為接下來的工作提供充足的信息支撐。同時(shí)還要指導(dǎo)學(xué)生加強(qiáng)相關(guān)的知識(shí)背景的了解與學(xué)習(xí)。

2.腦袋空白，想不起要記什么。學(xué)生在最初進(jìn)入速記訓(xùn)練或提速訓(xùn)練階段時(shí)，剛開始還能勉強(qiáng)跟上，但持續(xù)時(shí)間不長，慢慢地就會(huì)感到力不從心，到最后只能記下幾個(gè)毫無關(guān)聯(lián)的詞匯。出現(xiàn)這一問題，一是學(xué)生的持續(xù)注意力不夠，即不能持久地將自己的精神集中在發(fā)言人的講話上，關(guān)于這一點(diǎn)，老師應(yīng)對(duì)學(xué)生進(jìn)行持久注意力的訓(xùn)練；二是學(xué)生的記憶力不強(qiáng)，尤其是記憶抗干擾能力不強(qiáng)，除了前面幾句和后面幾句容易記憶外，中間的大部分因前后信息的干擾而記憶不全，針對(duì)這一問題，老師應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生的記憶力和抗干擾能力訓(xùn)練。

3.學(xué)生的情緒容易波動(dòng)。當(dāng)經(jīng)過長期的速訓(xùn)練，記錄速度仍不能有所提高，達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)時(shí)，有的學(xué)生就會(huì)出現(xiàn)煩躁、沖動(dòng)甚至消極應(yīng)付的心理及行為。這主要的原因在于學(xué)生急于求成的心理障礙。殊不知，任何一項(xiàng)成功都是來自堅(jiān)持不懈的努力。這時(shí)，老師首先是肯定學(xué)生前一階段的訓(xùn)練成績，同時(shí)以名人名家的成功故事告訴他們“冰凍三尺非一日之寒”的道理，鼓勵(lì)他們?cè)俳釉賲枴?/p>

學(xué)生在訓(xùn)練過程中無論出現(xiàn)哪種問題，解決的關(guān)鍵都在于要有扎實(shí)的速記功底，即熟練地掌握基本的速記方法，具備較強(qiáng)的信息歸納概括能力，形成自己的專屬速記符號(hào)系統(tǒng)。

三.《速記》課程的教學(xué)對(duì)策

（一）掌握基本的速記方法

手寫速記的原理有兩個(gè)：拼音與漢字。其中漢字速記法主要建立在漢字的基礎(chǔ)上，借用漢字草體、詞語詞組略寫法、替代法等方法達(dá)到速寫，對(duì)于以漢語為母語的學(xué)習(xí)者來說更簡單易行，故此本文主要以漢字速記方法為主，拼音字母為輔。

1.行草書快寫法

草書因其筆畫簡省、用筆圓轉(zhuǎn)的特點(diǎn)，常常一筆一字，甚至一筆多字，實(shí)現(xiàn)了漢字的“快寫”。也正是因?yàn)檫@一特點(diǎn)，漢字速記最開始的方法便是草書。當(dāng)然傳統(tǒng)的草書辨認(rèn)起來稍有難度，因此教學(xué)時(shí)我們本著“快寫、易認(rèn)”的原則，推出一套創(chuàng)新的速記快寫方案，即把人們已熟悉的、常寫的草書字、連筆字與已習(xí)慣的意象性的符號(hào)融合貫通。如何達(dá)到融合貫通呢？只要按照以下幾個(gè)要點(diǎn)操作即可達(dá)到意象符號(hào)融合。一是大部分漢字依其筆順進(jìn)行快速書寫，只要將速度練習(xí)到一定程序，自然會(huì)形成連筆；二是筆順以方便書寫為主，即為了能連寫，適當(dāng)?shù)馗淖円恍┳值墓P順；三是省略框內(nèi)筆畫，只要框架不變，個(gè)別筆畫省略不影響漢字的辨識(shí)。注意，行草書練習(xí)的要訣是練習(xí)、練習(xí)，再練習(xí)，因?yàn)橹挥星趭^練習(xí)才能生巧，才能有自己的感悟，也就自然達(dá)到意象符號(hào)融合貫通。

2.詞語、詞組、格言等的略寫法

詞語、詞組主要是根據(jù)詞語的音節(jié)、結(jié)構(gòu)、詞性、穩(wěn)定程度等特點(diǎn)進(jìn)行有規(guī)律地略寫。

一般來說，雙音節(jié)的詞語略寫，通常是以保留中心詞、省略重疊的字或后綴、符號(hào)代替反義字等方法，如：人民→民、茫?！?、兔子→兔、是非→是﹨。對(duì)于那些有虛詞的或是中間嵌字的常用三音節(jié)詞，一般以字母來省略虛詞和嵌入字，如：組織性→組X靈活性→靈X，經(jīng)得起→經(jīng)d、好得很→好d，而外來的三音節(jié)詞可直接省略后面的兩個(gè)字，如：巧克力→巧-、吉普車→吉-。四音節(jié)詞中帶“主義”、“國家”、“改革”等使用頻率高的詞尾，可將詞尾中的一個(gè)字設(shè)置成上標(biāo)，如“社會(huì)主義”可略寫成“社主”。而成語、格言、諺語、歇后語等因其結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定程度及人們的熟知程度都很高，所以常用長短橫線來替代要省略的內(nèi)容。如：風(fēng)和日麗→風(fēng)和-，如：不入虎穴，焉得虎子→不入-——，如“知識(shí)就是力量”→“知識(shí)——”。

3.數(shù)詞縮略法和替代法。

漢語詞匯中還有一些并列詞組，這類詞的略寫常用數(shù)字概括幾種具有共同性質(zhì)的事物或行為稱為數(shù)詞縮語，如：真善美→真、輕重緩急→輕重，立場、觀點(diǎn)、方法——立場，有理想、有道德、有文化、有紀(jì)律→有理想，“三好”、“四季”、“五講四美”等。在速記中常用同音的筆畫簡單的字來替代筆畫繁多的字，如“乂”字替代“裔、毅、肄”；或者借用筆畫繁難字的一部分筆畫來代替，如“餐”用“”代替；還可用非漢字符號(hào)替代一些高頻漢字，如“我O，他（她、它）T，對(duì)D，要Y”等可加快書寫的速度。

（二）學(xué)會(huì)句、段的合理精簡

秘書的工作速記一般情況下，只要記住事件的梗概就行了，如一般的工作會(huì)議、座談會(huì)等只用要點(diǎn)記錄，即抓住重點(diǎn)和典型事例即可。所以除了掌握上述的縮略方法外，在句、段的精簡方面也是有方法的：

1.單句的精簡主要是保留句子的主要成分，刪除修飾的成分或可用可不用的虛詞。如，他是一位大名鼎鼎的科學(xué)家。句中“大名鼎鼎”一詞可省去；又如，這是一條新的裙子。句中“的”字可刪去。

2.盡量用指代性或替代性詞語替代前文中出現(xiàn)的內(nèi)容。如：中國科學(xué)院最近在鄭州舉行全國超對(duì)稱性和超引力問題學(xué)術(shù)討論會(huì)，對(duì)超對(duì)稱性和超引力問題進(jìn)行研究和探討。這個(gè)復(fù)句中，后一分句中的“超對(duì)稱性和超引力問題”完全可用“上述問題”來替代。

3.通過概括內(nèi)容、提取要點(diǎn)來精簡內(nèi)容。通常采用“抓關(guān)鍵詞”、“提取要素”、“合并同類”等方法來進(jìn)行。“抓關(guān)鍵詞”主要是將每句話或每層意思中的重點(diǎn)找出來，然后連綴成句進(jìn)行概括?！白ヒ亍敝傅氖菍⒄Z段中敘述的要素，時(shí)間、地點(diǎn)、事件、人物等提取出來，然后按一定的邏輯順序連接起來?！昂喜⑼悺笔侵笇⒍温渲邢嗤囊活愂挛锖喜⒏爬ā?/p>

（三）建立個(gè)人的專屬速記符號(hào)庫

速記沒有定法，在熟練掌握基本速記方法的基礎(chǔ)上，個(gè)體都可以根據(jù)自己的書寫習(xí)慣、知識(shí)結(jié)構(gòu)和所從事行業(yè)的特點(diǎn)來建立一個(gè)屬于自己的速記符號(hào)庫。有了自己的速記符號(hào)庫，速記時(shí)就能得心應(yīng)手。

速記符號(hào)庫的內(nèi)容可以多種多樣，草書、拼音字母、英文單詞，還可是具有一定意義的圖形、符號(hào)，如專業(yè)術(shù)語的英文縮寫：“世界貿(mào)易組織”（WTO），“網(wǎng)上與網(wǎng)下相結(jié)合”（O2O），“集成電路”（IC）等；生活中常見事物的英文縮寫：電話（Tel），電視（TV），上午（AM），下午（PM），身份證（ID）；漢語詞匯替代符號(hào)：提升/提高（↑），降低（↓），前進(jìn)（→），問題（？），角度（<°）。

速記符號(hào)的創(chuàng)造可以是多種形式。首先是漢字草書字庫和字母組合，這是最基礎(chǔ)的；其次是自創(chuàng)漢字，可運(yùn)用漢字象形、指事、會(huì)意三種造字法創(chuàng)造屬于自己的速記符，比如“起點(diǎn)”這個(gè)詞匯就可運(yùn)用象形法來創(chuàng)造速記符號(hào)“|·”，運(yùn)用指事法創(chuàng)造“在原有基礎(chǔ)上提升”這句話的速記符號(hào)“↑”，運(yùn)用會(huì)意法創(chuàng)造“多個(gè)問題”的速記符號(hào)“？？”；第三是借助網(wǎng)絡(luò)語言、圖形、數(shù)字等創(chuàng)造速符，如“+U”就是“加油”的意思，“84……94……”指“不是……就是……”。速記符號(hào)的創(chuàng)造是一個(gè)思維的過程。教師要引導(dǎo)學(xué)生充分發(fā)揮形象思維、聯(lián)想思維、發(fā)散思維，將已有的知識(shí)重新組合或與新事物相結(jié)合，創(chuàng)造出新的符號(hào)、新的意義。速記符號(hào)庫的建立原則：意義要清晰明確，沒有歧義；易于快速書寫（不超過3筆）；制定個(gè)人專屬的符號(hào)。符號(hào)庫的建立貴在堅(jiān)持，積少成多，最好能形成自己的一本速記符號(hào)“詞典”，這樣才能確保面對(duì)秘書工作中龐大的信息量時(shí)應(yīng)對(duì)自如。

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（作者單位：湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院）