通過新辦法做好會計檔案整理的鑒定工作

許琦

摘 要：會計檔案是一門特殊的檔案，我國境內每個機關團體還有企事業(yè)單位都要按照相關法律建立自己的檔案管理體系，無論能否建立檔案機構，是否可以配備檔案工作人員，都會形成會計檔案，都要遵守《會計檔案管理辦法》的相關要求和標準，嚴格做好檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定工作。

關鍵詞：會計檔案；鑒定；銷毀；新方法

為了更加規(guī)范的進行檔案管理工作，讓其可以在服務經濟建設中發(fā)揮出更好的作用，國家檔案局以及財政部聯(lián)合對已經實施的原《會計檔案管理辦法》進行了重新修訂。并且新修訂的《會計檔案管理辦法》已經于2016年1月1日開始實施。在此管理辦法中，把會計憑證和會計賬簿的保管期限從15年延長到了30年。這就給各單位帶來了一個難題，那就是：之前保管期限為15年的會計檔案要如何進行處理？是保持現(xiàn)狀還是要重新對它們進行整理？尤其是那些已經到了15年保管期限的會計檔案是要立即鑒定銷毀，還是要當做30年期限繼續(xù)保存？下面我們就進行詳細的分析探討。

一、會計檔案工作的作用及特點

會計檔案是在整個經濟管理活動中所形成的。會計檔案不但能夠為各種經濟決策提供有益的信息，還在保護國家財產和維護財經紀律方面有著不可或缺的作用，所以，做好會計檔案管理工作的意義就顯得十分重要。而從實際的職能來看，會計的工作主要是通過會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算材料來完成的，它所形成的檔案是連續(xù)記錄、緊密相連、密不可分的一組材料。這種特點，就已經決定了會計檔案在整理和鑒定工作中的特殊性。

二、新舊兩種標準銜接工作中存在的漏洞

新的《會計檔案管理辦法》在具體的實施過程中可能遇到很多問題，而國家檔案局的相關工作人員就針對這些問題，在《中國檔案》上發(fā)表了《會計檔案管理辦法》修訂內容要點解讀的文章，在文章中對于新辦法中的修訂內容進行了解釋和說明，但是有一些問題解讀的還不算透徹和全面。例如在會計檔案保管期限的新舊標準的銜接方面，在《中國檔案》發(fā)表的關于《會計檔案管理辦法》修訂內容的要點解讀的文章中提到了三種情況：

第一，按照原來的《會計檔案管理辦法》標準，已經到了保管期限，同時也經過鑒定但還沒有對其進行銷毀的會計檔案，要按照新的《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀；

第二，根據(jù)舊的標準要求，已經到了保管期限，但是還沒有進行鑒定的會計檔案，要按照新的《會計檔案管理辦法》要求進行鑒定和銷毀；

第三，對還沒有到舊的管理標準規(guī)定的最低保管期限的會計檔案，要按照新實行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定的最低保管期限重新進行保管期限的劃分。這三種情況從整體上來看似乎覺得已經很全面，可是檔案整理這一環(huán)節(jié)卻被忽視掉，也就是說，已經整理完畢的會計檔案還應不應該按照新的標準進行期限的重新整理。實際上，我們可以把2016年以前就已經整理好的會計檔案保持現(xiàn)狀，只要按照新的管理辦法進行管理就可以，而還沒有整理好的，按照新的管理辦法規(guī)定進行管理歸檔。盡管新的管理辦法是是從2016年1月1日才開始實施，可是在這之前就已經形成的會計檔案，而且還沒有鑒定的，都要按30年保管期限來處理。

三、如何鑒定會計檔案是保存還是銷毀

會計檔案的鑒定工作是會計管理工作中的重要環(huán)節(jié)之一。在進行會計檔案鑒定工作時，會計檔案的鑒定人員必須要考慮到保管期限已滿的會計檔案，對于本單位或者對于社會的意義和作用，把那些沒有保存價值的檔案要及時銷毀。究竟哪些會計憑證應該銷毀，不需要保存呢？在新的《會計檔案管理辦法》的第十九條就提出：“保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止?！备鶕?jù)這條規(guī)定要求，單位如果沒有債權債務未處理，或者沒有其他沒有處理完的事項，根據(jù)新的管理辦法規(guī)定，在對會計檔案進行鑒定手續(xù)以后，可以全部銷毀，但是這樣很有可能會把對于實際工作具有參考價值的會計憑證銷毀掉。因此，為了避免這種情況發(fā)生，在進行會計檔案保管期限的鑒定工作時，不僅要把會計憑證中債權債務還沒有了解的，以及其他未了解事項的提取出來，還要把涉及到個人、財產等相關的會計憑證取出。通常以下幾方面的會計憑證具有保留價值，需要繼續(xù)保存：

第一，例如像公司在征地時產生的費用或固定資產采購發(fā)票，收罰款性的票據(jù)值得保留；

第二，關于財產產權方面的會計憑證，例如：涉及到房產、林、地的產權購買及轉讓的契據(jù)、證券和債券及股權的原始憑證、單位之間的付款憑證、和單位重大經濟事項相關的會計憑證等；

第三，工資、補貼及社保等費用憑證，例如：職工的工資表、轉正定級的審批表、工資轉移單、由于員工被辭退或者開除及辭退等一次性解決的付款憑證、發(fā)生重大事故的一次性理賠付款憑證、企業(yè)繳納社保的發(fā)票及花名冊、單位對于特殊工種員工下發(fā)的補貼等。

四、結語

會計檔案保管期限已滿后的積存問題，是檔案管理工作中的一個難點，這不僅會使人力、物力、財力等方面造成很大的浪費，同時還不利于對于已經到達保管期限的檔案管理工作的順利進行，所以我國的財政部和國家檔案局要對此引起高度重視。在未來的工作中，我們只有對檔案的鑒定規(guī)范制度不斷地完善與更新，并且要通過新方法，切實可行的措施來進行工作，只有這樣，才可以保證保管期限已滿的會計檔案的鑒定工作達到規(guī)范化。

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