淺談學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，社會(huì)數(shù)字化引發(fā)了人們工作方法和社會(huì)方式系列變革，這對(duì)學(xué)校檔案工作提出新要求。為此，本文分析學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，并結(jié)合珠海市技師學(xué)院檔案工作的實(shí)際情況，提出檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；數(shù)字化

學(xué)校檔案是學(xué)校開展教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)的真實(shí)記載，客觀反映和記錄著學(xué)校發(fā)展改革歷程，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案的收集、管理和利用方式也發(fā)生了根本性變化，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程必須面對(duì)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1 學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及其重要性

檔案數(shù)字化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)及互聯(lián)網(wǎng)為依托，把文字、圖紙、聲像等信息存貯在光盤、磁盤等載體中，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和終端等方式實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效管理、利用和共享，為用戶提供更為便捷、生動(dòng)、豐富及到位的檔案信息服務(wù)。

學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)作為學(xué)校“智慧校園”建設(shè)的重要組成部分，通過(guò)采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)收集、整理、編輯和利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源數(shù)字化，不僅減少檔案管理、維護(hù)和檢索時(shí)間，大幅度提高檔案管理工作的效率，而且進(jìn)一步優(yōu)化了檔案利用的方式，為教職工和學(xué)生查閱和利用檔案提供快捷服務(wù)，充分體現(xiàn)了便民服務(wù)的觀點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案利用手段的數(shù)字化。

2 學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

為順應(yīng)社會(huì)發(fā)展和工作需求，很多學(xué)校不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷探索和改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的方式方法，并取得一定的成效。珠海市技師學(xué)院檔案室也使用文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)采用現(xiàn)代化管理手段優(yōu)化檔案工作，但在探索過(guò)程中也存在一些問(wèn)題。

（一）學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)投入不足

目前，學(xué)校對(duì)檔案室數(shù)字化建設(shè)的投入力度不足，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備相對(duì)落后，如密集柜為傳統(tǒng)組合鐵皮柜，沒有智能系統(tǒng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)定位和監(jiān)控檔案等功能，而整套更換，需要學(xué)校的重視和資金支持。此外，雖然采用檔案管理系統(tǒng)，但只是檔案目錄管理電子化，歸檔文件依然以傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔為主，并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

學(xué)校檔案工作人員普遍具有檔案學(xué)、檔案管理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，但是對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖片處理、電子信息有效整合等數(shù)字化相關(guān)知識(shí)比較欠缺，此外，專門針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流較少，工作人員專業(yè)素質(zhì)偏低已成為檔案數(shù)字化建設(shè)有效推進(jìn)的阻力。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)的制度不完善

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)將信息化技術(shù)與檔案管理工作相融合，并有效提高檔案管理工作效率的工作。目前針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)規(guī)章制度未完善，缺乏完整的操作標(biāo)準(zhǔn)，為確保檔案數(shù)字化建設(shè)有序推進(jìn)，必須制定符合實(shí)際情況的制度作為保障，確保檔案的收集、整理、編輯歸檔和利用工作有章可循。

3 學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

針對(duì)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題，結(jié)合珠海市技師學(xué)院檔案室的實(shí)際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，本文將從加大投入力度、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、增強(qiáng)信息安全意識(shí)和完善相關(guān)制度四方面提出解決問(wèn)題的措施。

（一）加大學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)投入力度

檔案數(shù)字化建設(shè)離不開設(shè)備、技術(shù)、專人人才等方面的資金投入，學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況，每年設(shè)立檔案數(shù)字化建設(shè)的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)提供資金保障，同時(shí)，檔案室有計(jì)劃并高效地使用數(shù)字化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，在選購(gòu)數(shù)字化相關(guān)設(shè)備過(guò)程中，盡量讓有限的資金發(fā)揮最大的價(jià)值。其中，數(shù)字化的辦公設(shè)備是學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，學(xué)校根據(jù)檔案室現(xiàn)有的設(shè)備和規(guī)模，為檔案室配備數(shù)字化智能檔案柜，升級(jí)或配備符合檔案電子系統(tǒng)需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀等基本設(shè)備，并定期根據(jù)發(fā)展需要不斷升級(jí)和優(yōu)化系統(tǒng)。此外，以檔案有效管理和便捷利用為出發(fā)點(diǎn)，加大資金投入，引入先進(jìn)技術(shù)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作從收集、存檔、管理、利用全過(guò)程的數(shù)字化。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)人員的培訓(xùn)

隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的探索和研究，檔案管理工作在收集、管理和利用環(huán)節(jié)的工作方式發(fā)展了質(zhì)的變化，這要求檔案專職工作人員不斷拓寬知識(shí)面，調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，除了具備檔案相關(guān)理論知識(shí)，還需要具有計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識(shí)，了解檔案電子信息資源的查詢、發(fā)布和利用等知識(shí)，具備處理數(shù)字化檔案工作技能。同時(shí)，為了適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的要求，檔案專職人員還需牢固樹立檔案信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，成為數(shù)字化檔案建設(shè)和信息利用的領(lǐng)航人。因此，學(xué)校需重點(diǎn)組織檔案工作人員開展數(shù)字化建設(shè)專題培訓(xùn)和校際間檔案數(shù)字化建設(shè)的交流會(huì)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保增強(qiáng)檔案工作人員能夠根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案文件的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)校檔案室的實(shí)際情況，進(jìn)行數(shù)字化的檔案編目、分類、整理和研究利用，同時(shí)能熟練使用掃描儀、圖片采集、數(shù)碼相機(jī)、音頻采集等設(shè)備，不過(guò)提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（三）增強(qiáng)檔案數(shù)字化過(guò)程中的信息安全意識(shí)

學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，會(huì)涉及多方面的信息安全問(wèn)題。首先，學(xué)校需重視檔案信息內(nèi)容的安全。凡是涉及國(guó)家安全、單位機(jī)密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，必須保密，防止失密、泄密的發(fā)生。其次，必須保障網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)安全。使用安全級(jí)別較高的操作系統(tǒng)，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)漏洞、補(bǔ)丁升級(jí)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期多重備份、異地備份，維護(hù)好數(shù)據(jù)庫(kù)事務(wù)日志，實(shí)行嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證、訪問(wèn)權(quán)限控制等安全措施，避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息丟失。再次，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。在網(wǎng)絡(luò)中流轉(zhuǎn)的檔案信息存在更多的安全隱患，檔案部門要未雨綢繆，防患于未然，在信息安全防護(hù)方面，除了對(duì)已有的防護(hù)措施，如防火墻技術(shù)、殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、用戶身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等進(jìn)行綜合運(yùn)用之外，還要不斷跟進(jìn)了解新的安全防護(hù)技術(shù)，以應(yīng)對(duì)不斷出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題。最后，檔案部門要不斷進(jìn)行信息的保密、安全教育，制定切實(shí)可行的信息保密制度和管理制度，提高檔案工作人員對(duì)信息的保密與安全意識(shí)。

（四）建立健全檔案數(shù)字化建設(shè)制度

健全的制度是檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展的重要保障，學(xué)校需根據(jù)國(guó)家檔案部門已出臺(tái)的相關(guān)規(guī)章制度，并結(jié)合學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的規(guī)章制度和檔案數(shù)字化的操作標(biāo)準(zhǔn)。各項(xiàng)規(guī)章制度的制定要建立在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，形成一套包含檔案室保密制度、電子文件歸檔管理制度、數(shù)字化查閱利用制度、檔案鑒定及銷毀制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等客觀全面、科學(xué)合理、系統(tǒng)規(guī)范、操作性強(qiáng)的規(guī)章制度和約束機(jī)制，確保檔案工作人員在有章可循的基礎(chǔ)上，自覺履行職責(zé)，按規(guī)定把本職工作做好，并在在工作過(guò)程中不斷完善相關(guān)規(guī)章制度，精益求精，開拓創(chuàng)新，確保各項(xiàng)制度的權(quán)威性和可操作性，讓學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)上新臺(tái)階。

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作者簡(jiǎn)介

傅少容（1989-），女，漢族，廣東珠海人，碩士，經(jīng)濟(jì)師，主要從事檔案管理工作