品管圈在提高全自動擺藥機(jī)分包前流程效率中的應(yīng)用

蔡卓倩，宋惠珠，楊 華，陳佳鋼（無錫市人民醫(yī)院藥劑科，江蘇無錫 214000）

品管圈在提高全自動擺藥機(jī)分包前流程效率中的應(yīng)用

蔡卓倩＊，宋惠珠，楊 華，陳佳鋼#（無錫市人民醫(yī)院藥劑科，江蘇無錫 214000）

目的：提高全自動擺藥機(jī)分包前流程效率。方法：成立住院藥房品管圈，按照品管圈活動步驟，找出影響全自動擺藥機(jī)分包前流程效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵因素，針對要因制定相應(yīng)對策并實(shí)施，再通過對品管圈活動實(shí)施前后的分包前流程用時(shí)等指標(biāo)對本次活動進(jìn)行評價(jià)。結(jié)果：針對分包前流程用時(shí)最長的2個工作環(huán)節(jié)即“去除藥品外包裝”和“人工統(tǒng)計(jì)制訂加藥單”，通過采取準(zhǔn)確設(shè)定加藥數(shù)量及品種、定時(shí)盤點(diǎn)擺藥機(jī)、及時(shí)調(diào)整擺藥機(jī)藥品目錄、加強(qiáng)培訓(xùn)等措施提高了工作效率，全自動擺藥機(jī)分包前流程用時(shí)由活動前的179.8min縮短至活動后的119.2min（縮短33.7%），目標(biāo)達(dá)成率為168.5%；且QCC活動成員在品管手法、責(zé)任心和團(tuán)隊(duì)凝聚力等方面均正向增長（增長率為15%～81%）。結(jié)論：品管圈活動提高全自動擺藥機(jī)分包前流程效率的效果顯著。

品管圈；擺藥機(jī)；分包前流程；效率

藥房自動化的應(yīng)用提高了藥品調(diào)劑的質(zhì)量、降低了調(diào)劑差錯。自動擺藥機(jī)作為藥房自動化管理的重要設(shè)備，其在調(diào)劑中的投入使用，在很大程度上減少了藥品污染及患者交叉感染的發(fā)生，還提高了調(diào)劑質(zhì)量、改善了服務(wù)環(huán)境、降低了服務(wù)成本。我院于2007年引進(jìn)全自動擺藥機(jī)2臺，每臺可存儲各類型藥盒520個，擺藥速度能達(dá)到每分鐘60包。全自動擺藥機(jī)模式主要以醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）為基礎(chǔ)，依托網(wǎng)絡(luò)傳遞藥品調(diào)配信息，當(dāng)醫(yī)囑通過醫(yī)師工作站傳送至藥房信息系統(tǒng)后，藥品經(jīng)擺藥機(jī)自動分裝，形成單劑量藥袋，經(jīng)藥師、護(hù)士核對后，最終發(fā)放給患者。該模式下，藥品調(diào)劑準(zhǔn)確性高于傳統(tǒng)手工擺藥模式，并在一定程度上縮短了藥師的調(diào)劑時(shí)間和護(hù)士的等候取藥時(shí)間。但筆者在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)，由于擺藥機(jī)分包前流程比如制訂加藥單、去除藥品外包裝等環(huán)節(jié)過多，在實(shí)際操作中，擺藥機(jī)分包前的整個過程效率較低。

為了解決“全自動擺藥機(jī)分包前流程效率較低”問題，我院采用品質(zhì)管理圈（Quality control circle，QCC，簡稱品管圈）對此進(jìn)行研究。QCC是指同一工作場所、工作性質(zhì)相類似的基層人員為進(jìn)行品質(zhì)管理活動所組成的小集團(tuán)[1]，是采取發(fā)動員工自愿主動組合的方法開展質(zhì)量促進(jìn)活動的一種質(zhì)量管理方式[2]。QCC過程可分為主題選定、計(jì)劃擬定、現(xiàn)況把握、目標(biāo)設(shè)定、解析、對策擬定、對策實(shí)施與檢討、效果確認(rèn)、標(biāo)準(zhǔn)化、檢討與改進(jìn)等10大步驟[3-4]。筆者在本文中即介紹本院在解決“全自動擺藥機(jī)分包前流程效率較低”問題時(shí)進(jìn)行的QCC活動內(nèi)容，以供同行參考。

1 主題選定及計(jì)劃擬定

此次品管圈活動提出了7個建議主題，通過各成員打分評價(jià)，將得分最高的“提高全自動擺藥機(jī)分包前流程效率”選為活動主題。制訂QCC各環(huán)節(jié)以及整理相關(guān)論文發(fā)表等為期8個月的計(jì)劃安排。

2 現(xiàn)況把握及目標(biāo)設(shè)定

為了解我院全自動擺藥機(jī)分包前流程的現(xiàn)狀，通過對全自動擺藥機(jī)分包前流程作梳理，并對各環(huán)節(jié)耗費(fèi)時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析出導(dǎo)致效率較低的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并制訂目標(biāo)。

2.1 全自動擺藥機(jī)分包前流程

全自動擺藥機(jī)分包前全部流程見圖1。

圖1 全自動擺藥機(jī)分包前流程Fig 1 Flow chart of the automatic dispensation machinebefore dispensing

2.2 導(dǎo)致效率較低的關(guān)鍵環(huán)節(jié)分析

QCC小組在組員的協(xié)同合作下，對14項(xiàng)分包前操作流程各環(huán)節(jié)用時(shí)進(jìn)行連續(xù)21 d的統(tǒng)計(jì)，共收集了294項(xiàng)數(shù)據(jù)，并制作出了住院藥房全自動擺藥機(jī)分包前準(zhǔn)備時(shí)間匯總表，見表1。

表1 全自動擺藥機(jī)分包前流程環(huán)節(jié)及用時(shí)Tab 1 Process and time of the autom atic dispensation machinebeforedispensing

為方便進(jìn)一步的研究，將14項(xiàng)分包前工作流程整合為6項(xiàng)：第1項(xiàng)，“去除藥品外包裝”（A）；第2項(xiàng)，“人工統(tǒng)計(jì)制訂加藥單”（B）；第3項(xiàng)，“抽取藥盒后取藥并核對”（C、E、F、H、J）；第4項(xiàng)，“將加好藥片的藥盒放入擺藥機(jī)”（G、I、K、L）；第5項(xiàng)“計(jì)算機(jī)錄入加藥數(shù)量”（D）；第6項(xiàng)，“搬運(yùn)放置藥盒的推車”（M、N）。按照80/20法則得出最耗時(shí)的兩大環(huán)節(jié)是第1項(xiàng)和第2項(xiàng)，這兩個環(huán)節(jié)占據(jù)約78%的時(shí)間，因此將這兩項(xiàng)作為重點(diǎn)改善的項(xiàng)目。

2.3 目標(biāo)設(shè)定

在把握我院全自動擺藥機(jī)分包前流程的現(xiàn)狀后，提出此次QCC活動的計(jì)劃目標(biāo)是將全自動擺藥機(jī)分包前流程效率提高20%，即操作流程改善后的用時(shí)由179.8 m in降為143.8m in。

3 解析

在得到最耗時(shí)的“去除藥品外包裝”與“人工統(tǒng)計(jì)制訂加藥單”這兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)之后，從人員、設(shè)備、材料、方法、環(huán)境等5個方面分別進(jìn)行因素分析，并繪制出魚骨要因分析圖，見圖2。

圖2 魚骨要因分析圖Fig 2 Fishbone diagram for key factor analysis

為了進(jìn)一步得出真因，QCC小組對這些項(xiàng)目再次進(jìn)行了查檢。通過21 d真因查檢，對所得210項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，將10項(xiàng)要因查檢結(jié)果按時(shí)間占用百分比進(jìn)行了排序。

在“去除藥品外包裝”因素分析中，“除包裝量大”占53%，“未使用正確人工除包裝方法”占24%，“抽錯藥盒”占11%，“剝藥機(jī)未使用”占8%，“藥品本身損壞”占4%。通過80/20法則，發(fā)現(xiàn)“除包裝量大”及“未使用正確人工除包裝方法”這兩個因素成為造成“去除藥品外包裝”時(shí)間長的真因。

在“人工統(tǒng)計(jì)制訂加藥單”因素分析中，“人工確定待加藥品種不準(zhǔn)確”占45%，“人工憑經(jīng)驗(yàn)設(shè)定待加藥數(shù)量不準(zhǔn)確”占34%，“人工計(jì)算煩瑣易錯誤”占11%，“發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對時(shí)沒有在庫存量中及時(shí)改正致剩余數(shù)量不準(zhǔn)確”占8%，“對藥盒數(shù)量與推車數(shù)量估計(jì)不準(zhǔn)”占2%。通過80/20法則，得出“人工確定待加藥品種不準(zhǔn)確”及“人工憑經(jīng)驗(yàn)設(shè)定待加藥數(shù)量不準(zhǔn)確”這兩個因素為造成“人工統(tǒng)計(jì)制訂加藥單”時(shí)間長的真因。

4 對策擬定、實(shí)施及效果確認(rèn)

4.1 對策擬定

圍繞上文提出的“除包裝量大”“未使用正確人工除包裝方法”“人工確定待加藥品種不準(zhǔn)確”以及“人工憑經(jīng)驗(yàn)設(shè)定待加藥數(shù)量不準(zhǔn)確”4項(xiàng)真因，對其進(jìn)行分析探討，針對4項(xiàng)真因分別擬定多項(xiàng)對策方案，然后進(jìn)行票選匯總，選取其中的7項(xiàng)為待實(shí)施對策。但是這7項(xiàng)待實(shí)施對策具有一定的相似性，比如“按庫存量與每2日平均使用量之差選擇加藥品種”可以解決“除包裝量大”“人工確定待加藥品種不準(zhǔn)確”2項(xiàng)真因，因此最終總結(jié)為3項(xiàng)對策。

4.1.1 準(zhǔn)確設(shè)定待加藥數(shù)量及品種 由于醫(yī)師每日醫(yī)囑用量不固定，藥師憑經(jīng)驗(yàn)確定加藥數(shù)量及品種，導(dǎo)致人工憑經(jīng)驗(yàn)設(shè)定待加藥數(shù)量及品種不準(zhǔn)確。因此，QCC小組通過計(jì)算某藥品在上一年同月份以及同年上月份的使用量來確定該月份的添加量，再除以該月份的天數(shù)，即為該月每天的藥品添加量，以避免人為因素造成的加藥數(shù)量及品種不準(zhǔn)確。此外，隨時(shí)跟蹤醫(yī)師每日醫(yī)囑藥品使用情況、藥品消耗量變化，以便隨時(shí)變更加藥數(shù)量與品種，減少除包裝量，縮小添加量與實(shí)際使用量的差距，進(jìn)而解決人工確定待加藥品種、數(shù)量不準(zhǔn)確及除包裝量大問題。

4.1.2 定時(shí)盤點(diǎn)擺藥機(jī) 在之前的工作中，盲目信任自動擺藥機(jī)系統(tǒng)自帶軟件的統(tǒng)計(jì)查詢功能，結(jié)果經(jīng)常出現(xiàn)顯示的藥品剩余量與實(shí)際剩余量不對應(yīng)等問題，致使不能及時(shí)更正藥盒內(nèi)剩余量，造成人工制作加藥單工作量增大、人工憑經(jīng)驗(yàn)設(shè)定待加藥數(shù)量不準(zhǔn)確。因此，QCC小組規(guī)定對2臺擺藥機(jī)的藥品進(jìn)行每日盤點(diǎn)，及時(shí)更正藥盒內(nèi)剩余量，減少加藥品種及數(shù)量，提高人工制作加藥單的準(zhǔn)確率。

4.1.3 及時(shí)調(diào)整擺藥機(jī)中藥品目錄 在之前的工作中，由于加入過多易發(fā)生潮解、變色的藥品，也造成除包裝量工作時(shí)間的浪費(fèi)；另外，因無法及時(shí)用掉多余的藥品，還造成大量藥品浪費(fèi)。因此，對于易結(jié)塊、部分沒包糖衣的片劑（比如分散片）等易潮解的藥品以及容易發(fā)生顏色變化（變暗、失去光澤等）的藥品，藥師應(yīng)將其作為不適宜擺放于擺藥機(jī)的藥品種類。我院通過對易潮解、易變色藥品進(jìn)行整理并歸納成冊，整理出易變色藥品（頭孢克洛分散片、頭孢地尼分散片等）6種、易潮解藥品（維生素D膠丸、黃連素片等）24種，將這類不適用于擺藥機(jī)內(nèi)擺藥的藥品移出擺藥機(jī)，減少除包裝工作量。

4.1.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，選用合理方法拆除藥品包裝 由于不同人員拆除藥品包裝方法不同，且協(xié)作意識薄弱；另外，一些藥品本身易破損，拆除時(shí)方法不當(dāng)可導(dǎo)致藥品損耗。因此，QCC小組統(tǒng)一優(yōu)化了人工除包裝方法，以減少藥品破損，并合理使用剝藥機(jī)，縮短去除包裝的工作時(shí)間；同時(shí)加強(qiáng)對新職工的除包裝崗前培訓(xùn)。

4.2 效果確認(rèn)

4.2.1 有形成果 經(jīng)過對逐條對策進(jìn)行優(yōu)化并實(shí)施，對改善后操作流程各環(huán)節(jié)耗費(fèi)時(shí)間又進(jìn)行了為期21 d的統(tǒng)計(jì)，對同一環(huán)節(jié)的多次數(shù)據(jù)求取平均值以縮小誤差，最終獲得改善后各環(huán)節(jié)用時(shí)，詳見表2。

表2 改善流程前、后各環(huán)節(jié)用時(shí)比較Tab 2 Comparison of time for each link between before and after im proving the process

由表2可知，制訂加藥單和去除藥品外包裝這兩個環(huán)節(jié)用時(shí)顯著縮短，總用時(shí)由179.8min降為119.2m in，流程效率提高了33.7%，目標(biāo)達(dá)成率為168.5%。

4.2.2 無形成果 由QCC小組成員按各項(xiàng)要求進(jìn)行評分，每項(xiàng)最高為5分，最低為1分。結(jié)果從品管手法、積極性、溝通配合、解決問題能力、團(tuán)隊(duì)凝聚力和責(zé)任心等方面均得到正向增長，并以品管手法、責(zé)任心和團(tuán)隊(duì)凝聚力增長最高，分別為81%、76%、71%。因此，QCC活動不僅讓成員學(xué)習(xí)掌握了品管手法，還提高了解決問題的能力，讓彼此的積極性、溝通配合度等均得到了明顯提高。

5 標(biāo)準(zhǔn)化建議

在對“全自動擺藥機(jī)分包前流程效率較低”進(jìn)行分析之后，提出了多項(xiàng)解決方案，經(jīng)過相應(yīng)的實(shí)踐，對可行的方案進(jìn)行總結(jié)，提出相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化的政策建議。

5.1 擺藥機(jī)藥品盤點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)化

通過每天對2臺擺藥機(jī)內(nèi)的全部藥品進(jìn)行盤點(diǎn)，更正系統(tǒng)中藥品的庫存量，從而使系統(tǒng)加藥單加藥品種及數(shù)量更準(zhǔn)確，不但避免了藥品的損耗而且節(jié)約了加藥時(shí)間。制定的擺藥機(jī)藥品盤點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)化流程見圖3。

圖3 擺藥機(jī)藥品盤點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)化流程Fig 3 Standardization process of counting drugs by dispensationm achine

5.2 采用數(shù)藥片機(jī)核對藥盒內(nèi)藥品剩余量流程標(biāo)準(zhǔn)化

通過采用數(shù)藥片機(jī)對藥盒內(nèi)藥品剩余量的準(zhǔn)確讀取核對系統(tǒng)自動生成的建議加藥量，從而使加藥量更準(zhǔn)確、節(jié)約藥品。具體步驟：在準(zhǔn)備加藥前先在系統(tǒng)中打印出加藥單，由一位藥師報(bào)藥盒數(shù)，另一位藥師根據(jù)所報(bào)藥盒數(shù)抽取藥盒；報(bào)藥盒數(shù)的藥師在報(bào)數(shù)時(shí)同時(shí)報(bào)出相應(yīng)的藥盒內(nèi)藥品剩余量；抽取藥盒藥師在取出藥盒時(shí)觀察藥盒內(nèi)藥品，估算藥盒內(nèi)藥品剩余量；經(jīng)目測后如果兩者數(shù)量差距比較大，則將相應(yīng)藥盒放置于數(shù)藥片機(jī)上點(diǎn)清數(shù)字，并將新數(shù)字記錄在加藥單上，藥片倒入相應(yīng)藥盒后放置于推車上。其他不需要核點(diǎn)藥片數(shù)的藥盒則直接放置于推車上。

5.3 使用正確人工除包裝方法標(biāo)準(zhǔn)化

通過優(yōu)化人工除包裝方法，減少藥品破損，合理使用剝藥機(jī)，縮短除包裝工作時(shí)間。具體標(biāo)準(zhǔn)化操作為：第一，正確快速選擇需要使用剝藥機(jī)的藥品；藥品去除外包裝之后，依據(jù)藥片大小選擇對應(yīng)大小的剝藥口；根據(jù)藥片厚薄調(diào)整剝藥機(jī)壓條的松緊；拉動藥板，使藥片從藥孔掉入接藥盒，空藥板丟入垃圾箱；將接藥盒中的藥片倒入相應(yīng)藥盒后將接藥盒用毛刷刷干凈以便繼續(xù)使用。第二，每日進(jìn)行拆藥工作的藥師將拆零時(shí)發(fā)現(xiàn)的易破損的藥品及時(shí)記錄下來；統(tǒng)計(jì)之后，由相關(guān)責(zé)任藥師將所有藥品名稱匯總，制成表格；整理好易破損拆零藥品目錄后打印，分發(fā)給藥房每個成員。第三，每日進(jìn)行拆藥工作的藥師將拆零時(shí)發(fā)現(xiàn)的外包裝包裝煩瑣、不易拆除的藥品及時(shí)記錄下來，之后由相關(guān)責(zé)任藥師將所有藥品名稱匯總，制成表格；將整理好的合理拆除藥品方法的目錄打印，分發(fā)給藥房每個成員。

6 檢討與改進(jìn)

通過采用QCC的方法，梳理全自動擺藥機(jī)分包前流程的各個環(huán)節(jié)，采用80/20法則找到關(guān)鍵環(huán)節(jié)，分析出真因，探究解決方案。經(jīng)過效果確認(rèn)，本次QCC活動實(shí)現(xiàn)了全自動擺藥機(jī)分包前流程效率提高的目標(biāo)，并提出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化政策建議。在此次QCC活動中，目標(biāo)達(dá)成率168.5%，提示在目標(biāo)設(shè)定時(shí)由于信心不足以致目標(biāo)值設(shè)定太低。故在今后的QCC活動中，應(yīng)注意此項(xiàng)問題，客觀評價(jià)圈能力，對圈成員有信心，設(shè)定更加精確的目標(biāo)。

7 討論

QCC作為一種有效質(zhì)量管理工具已成功運(yùn)用于醫(yī)院藥學(xué)服務(wù)的各領(lǐng)域并取得顯著成效[5]。比如蔣曉梅等[6]證明了QCC在提高門診藥房服務(wù)質(zhì)量的作用；江紅星等[7]提到QCC活動在提高藥品周轉(zhuǎn)率中的作用；錢芳芳等[8]認(rèn)為QCC活動在提高臨床科室對住院藥房滿意度中起著重要作用。在此次QCC活動中，我院以戴明循環(huán)（PDCA循環(huán)，包括Plan-Do-Check-Action 4個階段，是廣泛應(yīng)用于質(zhì)量管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的循環(huán)體系[9]）為管理基礎(chǔ)，參考文獻(xiàn)[10]方法，對“全自動擺藥機(jī)分包前流程效率較低”問題進(jìn)行討論分析，最終達(dá)到科學(xué)優(yōu)化流程、精益化操作步驟、減少全自動擺藥機(jī)分包前準(zhǔn)備工作時(shí)間、降低藥品損耗、提升工作效率的效果，證實(shí)了QCC活動在提高全自動擺藥機(jī)分包前流程效率方面可發(fā)揮重要作用。此次活動不僅收獲了有形結(jié)果，顯著提高了全自動擺藥機(jī)分包前流程效率；更重要的是獲得了許多無形成果，極大地提高和改善了QCC活動參與者的團(tuán)隊(duì)凝聚力、溝通配合程度，使工作人員的潛能得到了激發(fā)。

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（編輯；劉 萍）

Application of Quality Control Circle in Im proving the Process Efficiency of Automatic Dispensation M achine before Dispensing

CAIZhuoqian，SONG Huizhu，YANG Hua，CHEN Jiagang（Dept.of Pharmacy，Wuxi People’s Hospital，Jiangsu Wuxi214000，China）

OBJECTIVE：To improve the process efficiency of automatic dispensation machine before dispensing.METHODS：A fter building quality control circle（QCC）in the hospital inpatient，according to the steps of QCC，the key links and factors that affect process efficiency of automatic dispensation machine before dispensing were found out，corresponding countermeasures were developed based on causes，then itwas evaluated by process time and other indexes in dispensing before and after the development of QCC.RESULTS：The 2 links（removing the drug packaging，manually counting and developing add-drug list）w ith the longest time before dispensing improved work efficiency by setting add-drug quantity and variety truly，tim ing checking dispensation medicine，timely counting dispensationmedicine drug list，strengthening training and othermethods，process time of automatic dispensationmachine before dispensing was shortened from 179.8min（before）to 119.2min（after）（shortened by 33.7%），target achievement rate was 168.5%；and QCC staff showed positive grow th in means，responsibility，team cohesion，and other aspects（increase rate were 15%-81%）.CONCLUSIONS：QCC shows obvious effect on improving process efficiency of automatic dispensationmachine before dispensing.

Quality control circle；Dispensationmachine；Process before dispensing；Efficiency

R95

A

1001-0408（2017）13-1801-04

2016-08-20

2016-11-10）

＊藥師。研究方向：藥物與臨床應(yīng)用。E-mail：bigfry@126.com

#通信作者：助理研究員，碩士。研究方向：醫(yī)院管理、流程創(chuàng)新。E-mail：chenjg@wuxiph.com

DOI10.6039/j.issn.1001-0408.2017.13.21