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    互聯(lián)網+模式下會計檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

    2017-05-12 23:22:16董麗彬
    中國科技縱橫 2017年5期
    關鍵詞:會計檔案創(chuàng)新發(fā)展互聯(lián)網

    董麗彬

    摘 要:隨著中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法的出臺,在互聯(lián)網+模式下,探討如何規(guī)范高校電子會計檔案管理、提高電子會計檔案的現(xiàn)代化管理水平、確保電子會計檔案的真實安全、形成低碳節(jié)能的電子會計檔案發(fā)展模式。

    關鍵詞:互聯(lián)網+;會計檔案;管理;創(chuàng)新發(fā)展

    中圖分類號:F27 文獻標識碼:A 文章編號:1671-2064(2017)05-0022-01

    2015年12月11日出臺的《會計檔案管理辦法》(以下簡稱管理辦法)第三條提出,會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案;國務院發(fā)布《關于加快構建大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新支撐平臺的指導意見》提出,要加快推廣使用電子發(fā)票,并允許將電子發(fā)票作為報銷憑證。

    1 互聯(lián)網+模式下實行電子會計檔案的必要性

    傳統(tǒng)會計檔案采用紙質歸檔,人們認可看得見摸得著的紙質檔案,但紙質檔案存儲占據大量空間,查找也不方便,審查時經?;ㄙM大量時間復印上千頁的材料才能完成審查。在互聯(lián)網+時代,會計檔案應適應信息化發(fā)展需要,采用電子發(fā)票實行電子檔案歸檔。

    2014年國家為推進電子商務示范工程,在中國電信等3家企業(yè)開展電子會計檔案和電子發(fā)票的試點,這些企業(yè)集團采用ERP系統(tǒng)記賬,產生大量的電子檔案,由于財務集中到省市級部門,企業(yè)遇到兩方面問題:一是分公司紙質會計檔案大量聚集到財務共享中心,原預計使用兩年的庫房三個月就裝滿了;二是數(shù)量巨大的電子會計憑證需要打印、整理,需要耗費大量成本??梢婋p套式歸檔造成資源浪費。

    《管理辦法》第八條規(guī)定:單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案;第九條:單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

    高校是信息化程度較高的部門,應嚴格遵照《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行,財務部門要積極促進電子會計檔案的歸檔,從根源上解決電子會計檔案的形成、歸檔。

    2 日本高校網上報銷程序

    因出差報銷人員:(1)先登錄學校局域網的出差系統(tǒng),錄入個人信息,確定審批人;(2)填寫出差申請,按照系統(tǒng)提示填寫國內出差、國外出差,在“向審批人傳達信息”欄中錄入需要說明的其他事項,有同行人的需錄入“同時申請者”一欄,出差人與同行人均需在網上錄入信息,分別審批,待審批人同意后,出差人錄入出差時間、出差省市及單位、出差內容,出差申請完成;(3)購買車票、預訂賓館,通過局域網系統(tǒng)購票及預訂賓館,超標準部分應點擊“差額自己負擔”,局域網系統(tǒng)中顯示的所有公司均是學校通過招標引進并簽訂合同的公司;(4)出差回來后,在規(guī)定時間內錄入信息進行結算,點擊結算處理中的“國內出差”或“國外出差”,在出差結算申請信息一覽表頁面選擇要結算的業(yè)務,進入 “出差補助計算”一欄,上面顯示出差人申請時填寫的各項信息,如果有追加內容可以補充錄入相關信息;上傳出差工作報告及邀請函至“材料添附”;點擊“補助區(qū)分”,在下拉表中顯示補助、餐費字樣,按照系統(tǒng)提示錄入相應信息;如果使用私家車要錄入行駛里程數(shù);在“實際費用”一欄通過“JTB時刻表”字段查找出出差人乘坐車次、入住賓館信息及電子發(fā)票,再錄入出差地發(fā)生的車費;經審批人審核通過后,系統(tǒng)自動計算出這筆差旅費的總和,出差人確認后,打印結算書;如果有每筆2000日元以上的支出,應提供原始發(fā)票,系統(tǒng)提示打印相關的原始發(fā)票粘貼單,并將原始發(fā)票貼在此粘貼單上;報銷人將打印好的結算書和貼好的原始發(fā)票投遞到財務部門。

    每筆業(yè)務都需要審批人兩次審批,先是申請審批,有通過、保留、重做三個選項,結算審批有通過、不通過兩項,審批人根據實際情況進行審批,只有最后通過的審批,系統(tǒng)才能結算。審批工作不再受時間、地點的限制。

    在整個報銷流程中智能取代人工,財務部門的工作從臺前轉移到幕后,財務人員集中精力辦理業(yè)務,減免差錯的發(fā)生;為報銷人節(jié)省找審批人審批的時間及排隊等候報銷的時間;解決了審批人必須固定地點固定時間辦公的問題。信息資源校內及合作單位共享,電子發(fā)票,節(jié)約資源。

    3 電子會計檔案的發(fā)展

    日本高校網上報銷流程將報賬由事后審批變?yōu)槭虑皩徟鞔_審批人責任,原始票據粘貼單需要時打印,節(jié)省財務管理成本,電子憑證、電子發(fā)票在各合作單位之間傳遞報賬存檔,提高工作效率,節(jié)省庫房空間,采用直接轉賬的形式付款,減輕財務人員工作負擔。

    全國各單位應全面實行規(guī)范的電子會計檔案管理,實現(xiàn)電子會計檔案的對接。審計署2010年制定《財經信息技術會計核算軟件數(shù)據接口 第一部分:企業(yè)》(GB/T 24589.1——2010),對企業(yè)會計軟件提供的、國家審計部門需要的電子數(shù)據進行規(guī)范,審計署認可了電子會計檔案的有效性。

    檔案部門力求存檔電子化,推動電子發(fā)票的接收存檔,促進電子商務管理平臺的利用,創(chuàng)新電子檔案制度建設。

    參考文獻

    [1]穆曉楠.互聯(lián)網+環(huán)境下高校財務管理創(chuàng)新方式的研究[J].經營管理者,2016,10.

    [2]黃琳.互聯(lián)網+時代下管理會計發(fā)展的機遇和挑戰(zhàn)[J].財稅研究,2016,27.

    [3]周曉萍.企業(yè)財務會計檔案管理問題及對策[J].企業(yè)研究,2010,3.

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