基于微信平臺的財務代理系統(tǒng)設計*

徐州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院 徐 杰 王 磊 鄧雅晴

基于微信平臺的財務代理系統(tǒng)設計*

徐州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院 徐 杰 王 磊 鄧雅晴

本文探討的是在微信平臺上建立一個財務代理系統(tǒng)，實現(xiàn)傳統(tǒng)財務代理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)+的融合。首先進行了財務代理系統(tǒng)與移動新技術(shù)結(jié)合的必要性分析，然后進行了微信平臺應用于財務代理系統(tǒng)的可行性分析，重點說明了基于微信平臺的財務代理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)，最后進行了基于微信平臺的財務代理系統(tǒng)效果分析。

財務代理 財務系統(tǒng) 微信 互聯(lián)網(wǎng)+

隨著李克強總理“互聯(lián)網(wǎng)+”、“創(chuàng)新和創(chuàng)業(yè)相結(jié)合”理念的提出，移動互聯(lián)網(wǎng)與產(chǎn)業(yè)發(fā)展深度融合新態(tài)勢逐步形成。本設計目的是在微信平臺上建立一個財務代理系統(tǒng)，實現(xiàn)傳統(tǒng)財務代理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)+的融合，解決傳統(tǒng)財務代理公司與被代理企業(yè)之間資料傳遞效率低下、咨詢溝通中的人力資源浪費問題。

一、財務代理系統(tǒng)與移動新技術(shù)結(jié)合的必要性分析

傳統(tǒng)代理記賬公司模式下，主要是由代賬公司派人員進駐被代理企業(yè)，或者被代理企業(yè)工作人員報送本企業(yè)的合法原始憑證，代理記賬公司人員進行人工的代理賬務處理以及各種工商稅務代理，費時費力，效率低下，浪費了大量的人力物力資源。同時，代理公司和被代理公司之間具有諸多的溝通需求，企業(yè)用戶有大量的咨詢需求，咨詢內(nèi)容常具有很大重復性。代理公司重復咨詢解釋，產(chǎn)生了巨大的時間與人力資源成本。目前，財務代理公司基本采用網(wǎng)頁、微博推廣或采用QQ和客戶進行交流。但網(wǎng)頁、微博推廣存在與被代理客戶的互動不方便，QQ不能時時在線導致因溝通不暢產(chǎn)生的重復解釋問題，代理公司與被代理企業(yè)、潛在被代理企業(yè)都迫切需要有更加方便快捷的溝通工具。如何利用互聯(lián)網(wǎng)+平臺，把傳統(tǒng)財務代理公司與移動新技術(shù)相結(jié)合，降低財務代理公司與被代理企業(yè)之間的憑證傳遞和溝通咨詢中的大量人力資源浪費，提高工作效率，降低成本，是財務代理業(yè)務研究與設計中必須考慮的問題。從降低財務代理公司和被代理公司運營成本的角度，進行基于互聯(lián)網(wǎng)+的財務代理系統(tǒng)改革非常有必要。

二、微信平臺應用于財務代理系統(tǒng)的可行性分析

從財務代理公司運營和推廣的角度來看，微信平臺是很好的建立和維護客戶關系的平臺。微信方便快捷的照片、視頻傳送功能使得代理公司與被代理企業(yè)之間的電子憑證和電子賬簿等電子資料傳遞更加快捷。微信平臺相對于以往的網(wǎng)頁、微博推廣，更加具有交互性。相比于QQ，微信的默認時時在線與信息即時提醒功能，對騰訊微博、QQ郵箱、漂流瓶、語音記事本的同步支持與提醒功能都使得財務代理公司與被代理企業(yè)之間的溝通更加方便順暢，使得基于微信平臺的財務代理服務可以不受時空限制，隨時隨地實現(xiàn)。目前微信是國內(nèi)擁有最大用戶群的移動互聯(lián)網(wǎng)應用，它的相關用戶體驗已經(jīng)非常的完善，用戶的自由度非常高，用戶訂閱推送功能都能夠自主選擇。而且微信加入的門檻非常低，任何人都可以免費加入。用戶只需用手機簡單掃一掃“財務代理服務系統(tǒng)”二維碼就可輕松關注，十分方便快捷，基本不存在使用難度。從軟件開發(fā)角度來看，開發(fā)模式和編輯模式是微信公眾平臺的主要模式。在開發(fā)模式下，管理員可以通過微信公眾平臺提的API進行二次開發(fā)來實現(xiàn)自定義回復，獲取訂閱者的基本信息，創(chuàng)建自定義菜單，實現(xiàn)對現(xiàn)有財務信息系統(tǒng)的對接。在編輯模式下，管理員可以在非常簡單的界面編輯設置自動回復。這些API都十分簡單，擁有基礎編程知識與技術(shù)的人員都可以輕松完成。因此，不管從業(yè)務運營與推廣、用戶使用還是軟件開發(fā)角度，基于微信平臺的財務代理系統(tǒng)設計都具有相當?shù)目尚行浴?/p>

三、基于微信平臺的財務代理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

（一）設計思路 基于微信平臺的財務代理系統(tǒng)主要是為小微型企業(yè)提供基于微信平臺的代理記賬、稅務代理、納稅服務、咨詢與策劃服務。企業(yè)用戶可以直接關注財務代理平臺的微信公眾號，通過語音視頻，確定服務項目及費用。用戶可以用照片或視頻上傳本企業(yè)的合法電子原始憑證。財務代理公司日?？梢酝ㄟ^得到的原始憑證照片來進行審核和電子遠程記賬，由被代理企業(yè)自行下載記賬憑證和賬簿并裝訂。同時，財務公司可以通過微信平臺向被代理企業(yè)發(fā)送各種財務信息以及電子賬簿報表信息，提供財務代賬處理和工商稅務代理業(yè)務。這就避免了傳統(tǒng)代賬公司需要派人員進駐被代理企業(yè)或雙方專人頻繁傳遞憑證賬簿的人力資源浪費。通過微信平臺傳遞電子憑證與電子賬簿速度更快、效率更高，小微企業(yè)通過手機客戶端就可實現(xiàn)適時遠程電子記賬。另外，在財務代理公司和被代理企業(yè)、潛在被代理企業(yè)溝通中，存在大量重復咨詢問題。比如因為財務知識欠缺，很多小微企業(yè)用戶會反復咨詢原始憑證的規(guī)范性和真實性鑒別問題。建立代理和被代理關系初期，由于信任缺失，被代理企業(yè)會反復確認納稅籌劃、籌資策劃的思路和可信任度。財務分析中各種財務指標的含義也是小微企業(yè)用戶經(jīng)常反復咨詢的問題。如果能夠把已經(jīng)咨詢過的問題建立一個知識庫，通過微信群發(fā)或朋友圈把重復問題一次推送出去，個別特殊問題通過微信一對一溝通，將大大減少財務代理公司的咨詢工作量。如圖1所示，該財務代理服務系統(tǒng)的具體運行是以微信公眾平臺為載體，將微信公眾平臺與財務代理公司信息系統(tǒng)進行對接，建立一個跨越地域限制的更加方便快捷的財務服務平臺。通過微信公眾平臺提供的API實現(xiàn)微信與傳統(tǒng)的財務信息管理系統(tǒng)對接，延伸現(xiàn)有的財務信息服務。使用服務系統(tǒng)中各功能的小微企業(yè)用戶通過手機移動客戶端向財務代理微信開放平臺發(fā)送電子原始憑證及咨詢、委托代理財務處理等指令，完成公眾號關注、用戶管理等操作；開發(fā)者通過APP應用服務器進行菜單管理、自動回復內(nèi)容管理和微信活動管理等操作；財務代理公司通過財務信息系統(tǒng)服務器來完成代理記賬、代理納稅申報與籌劃、代理籌資策劃、代理財務分析等財務代理業(yè)務，并通過APP應用服務器、微信平臺把財務代理業(yè)務信息、電子記賬憑證及賬簿等最終發(fā)送給被代理的小微企業(yè)用戶，根據(jù)咨詢問題的特殊性實現(xiàn)一對多、一對一服務。

圖1 基于微信平臺的財務代理服務系統(tǒng)運行圖

（二）模塊設計 建立基于微信平臺的財務代理系統(tǒng)首先應該確定需要提供的服務類型，從而在此基礎上設計系統(tǒng)的功能模塊。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，財務代理業(yè)務的潛在企業(yè)用戶一般首先需要對代理公司有較為全面的了解、同時需要了解代理公司的組織管理結(jié)構(gòu)和發(fā)展戰(zhàn)略，以此來推測公司的服務質(zhì)量、服務的穩(wěn)定性和未來發(fā)展的前景。企業(yè)用戶重點關注的是該財務代理公司能夠提供哪些財務代理業(yè)務。另外，還會關注該公司最近的動態(tài)、財會行業(yè)有哪些最新政策法規(guī)和新聞信息等。以徐州華格財務代理公司為例，財務代理公司主要從事代理記賬、稅務代理、代理籌資策劃、代理財務分析業(yè)務。每天代理財務記賬業(yè)務約500筆，現(xiàn)在主要是各被代理企業(yè)把原始憑證專人報送代理公司，每天憑證傳遞頻繁，浪費了大量人力物力，被代理企業(yè)具有節(jié)約人力物力成本的需求。在代理記賬、代理納稅申報與籌劃、代理籌資策劃、代理財務分析等業(yè)務中，代理公司和被代理公司之間具有大量的溝通需求。另外，被代理公司有大量的財務新聞、政策法規(guī)、財務知識咨詢需求。表1以徐州華格財務代理公司為例，對財務代理服務咨詢需求類型進行了說明。

表1 財務代理服務咨詢類型

如表1所示，目前財務代理公司每天都會收到各種財務代理服務咨詢，目前解決這些問題主要通過網(wǎng)頁介紹、電話溝通和面談的方式解決。但網(wǎng)頁介紹容易出現(xiàn)介紹不深透、用戶書面理解易產(chǎn)生歧義，電話解答大量重復、面談接觸面小等問題。通過對服務系統(tǒng)類別的分析，基于微信平臺的財務代理業(yè)務系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)模塊設計如圖2所示：

圖2 基于微信平臺的財務代理服務系統(tǒng)功能模塊

“關于我們”模塊，是對基于微信平臺的財務代理公司進行簡單的介紹，同時，介紹公司的組織結(jié)構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略等，使用戶對該公司有個簡單的了解，同時激發(fā)用戶繼續(xù)了解其它功能模塊的動機?！柏攧辗铡蹦K詳細介紹基于微信平臺的財務代理系統(tǒng)開展的財務代理業(yè)務，主要有代理財務記賬報賬、代理納稅申報與籌劃、代理籌資策劃、代理財務分析并在此基礎上為被代理企業(yè)提供財務管理策略建議。通過此模塊，使用戶對該平臺提供的財務服務有全面深入的了解?！靶侣勚行摹蹦K主要是發(fā)布公司和財務行業(yè)新聞以及提供最新的財務財經(jīng)法規(guī)信息?！白稍冎行摹蹦K向用戶提供較為廣泛全面的財務知識和該微信公共開放平臺的操作方法，同時提供一對一的網(wǎng)絡咨詢服務。“財務服務基礎系統(tǒng)”是現(xiàn)有的傳統(tǒng)財務管理系統(tǒng)，主要完成傳統(tǒng)的財務服務，如財務記賬報賬、納稅申報與籌劃、籌資策劃、財務分析、代理公司和被代理公司之間的費用收支業(yè)務，通過微信平臺提供的API接口實現(xiàn)與基于微信公眾平臺的財務代理服務系統(tǒng)進行對接，打破了財務代理服務的時間空間限制，提高工作效率，節(jié)約人力財力服務成本。

（三）功能實現(xiàn) 根據(jù)用戶的需求確定財務代理服務系統(tǒng)的功能模塊后，基于微信平臺的財務代理服務系統(tǒng)將充分運用微信功能來實現(xiàn)功能模塊，滿足用戶需求，達到節(jié)約人力物力成本、提高工作效率的目的。模塊實現(xiàn)時采用的具體微信功能如表2所示，公司簡介、發(fā)展戰(zhàn)略、新聞、財務知識、服務咨詢等共性問題可以采用微信群發(fā)、圈子推送的方法快速告知被代理企業(yè)。在代理記賬、稅收申報和籌劃、籌資和財務分析等具體財務服務中，除了具體企業(yè)的個性問題溝通、電子原始憑證及電子賬簿傳遞采用一對一微信溝通外，共性問題也采用群發(fā)、圈子推送的方法來解決，避免重復勞動，節(jié)約成本、提高工作效率。

表2 微信實現(xiàn)功能模塊的途徑

四、基于微信平臺的財務代理系統(tǒng)效果分析

為了說明微信平臺運用于財務代理系統(tǒng)的效果，我們采用以下模型來解釋。假設被代理企業(yè)數(shù)量為B，各被代理企業(yè)需要人工報送、傳遞原始憑證及賬簿等次數(shù)為R,需要財務咨詢服務的用戶人數(shù)為Z,每個人所需咨詢同一類問題服務的次數(shù)為C，需要咨詢的財務服務類型數(shù)量為L，發(fā)生咨詢服務時的變量因素為E，則被代理企業(yè)和代理公司因為財務代理業(yè)務發(fā)生的資料傳遞和溝通咨詢總工作量為：

由于微信技術(shù)的引入，被代理企業(yè)的日常業(yè)務可以通過發(fā)送電子原始憑證、財務代理公司遠程電子記賬、被代理企業(yè)自行下載記賬憑證和賬簿進行復核裝訂的方法，不需人工報送憑證和賬簿，即人工報送、傳遞原始憑證及賬簿等次數(shù)R最小值趨向于0，則∑B×R趨向于0。同一類型的服務重復次數(shù)S=∑Z×C，同一類型問題只需要微信重發(fā)或群發(fā)，同類型問題咨詢服務的次數(shù)S=∑Z×C理想狀態(tài)趨向于1。由于可以根據(jù)發(fā)生服務時的變量因素進行知識庫分類儲存，作為服務資源重復使用，因此E的理想狀態(tài)也趨向于1。因此，理想狀態(tài)下，上式可以簡化為：G=∑L

可見，被代理企業(yè)和代理公司因為財務代理業(yè)務發(fā)生的資料傳遞和溝通咨詢總工作量將大大減少。綜上所述，開發(fā)基于微信平臺的財務代理系統(tǒng)，把微信作為代理公司和被代理公司財務信息傳遞和交流溝通、公司宣傳推廣的媒介，避免了傳統(tǒng)代賬公司信息和財務資料頻繁傳遞的人力資源浪費，傳遞速度更快、效率更高。被代理企業(yè)需要咨詢的問題經(jīng)常有大量的相似點，基于微信平臺的財務代理公司可以把已經(jīng)咨詢過的問題納入財務知識庫儲存，作為服務資源重復使用，同時利用微信平臺的群發(fā)信息、圈子推送等功能，減少溝通中的重復勞動，從而大大減少財務代理公司與被代理公司的總工作量。另外，微信平臺的運用，使得財務代理業(yè)務跨越了地域的限制，大大拓展了財務代理公司的服務地域，未來可以增加雙語模式，實現(xiàn)無國界的財務代理服務，一定會有非常廣闊的市場發(fā)展前景?；谖⑿殴娖脚_的財務代理系統(tǒng)可以收集財務信息大數(shù)據(jù)，為財務信息的大數(shù)據(jù)分析奠定基礎。

*本文系江蘇省哲學社會科學課題“EBL模式培養(yǎng)高端技能型人才的實證研究”（項目編號：2012SJB880079）、江蘇省大學生實踐創(chuàng)新課題“基于微信平臺的財務代理公司設計”（項目編號：201613107018X）階段性研究成果。

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（編輯 張芬）