事半功倍 用Excel制作文件目錄表

平淡

大家知道，如果一個(gè)目錄保存的文件多了以后，對(duì)于文件的查找和管理就變得比較麻煩。比如筆者的文檔都是按照年份（主目錄）、月份保存（每個(gè)月一個(gè)子目錄），存儲(chǔ)的文件多了以后，很多時(shí)候要查找其中一份文件就比較不便。如自己依稀記得某篇文檔是2017年寫(xiě)的，為了找到具體文件就不得不打開(kāi)2017年1月～3月目錄，然后在其中依次查找。其實(shí)對(duì)于類(lèi)似的查找，可以借助Excel進(jìn)行管理，這樣借助Excel制作文件目錄表，我們?cè)谝粋€(gè)文件里就可以方便找到了。

首先打開(kāi)保存文件的目錄，假設(shè)為“N：＼2017”，啟動(dòng)命令提示符后依次輸入下列的命令（圖1）：

Cd N：＼2017＼201701

N：

DIR*.*/B>目錄.TXT

這樣在N：＼2017＼201701下會(huì)生成一個(gè)名為“目錄.t×t”文件，打開(kāi)后刪除其中的“目錄.t×t”，剩余內(nèi)容正是上述目錄里的文件名稱(chēng)（圖2）。

操作同上，繼續(xù)生成201702、201703目錄下的文件下的目錄文件，打開(kāi)Excel，依次將上述獲得的目錄文件內(nèi)容粘貼到A列（每月文件用空行隔開(kāi)）（圖3）。

這樣我們就將3個(gè)子目錄的文件列表全部整合在一個(gè)文檔中，接下來(lái)為目錄文件添加超鏈接即可。選中B2，輸入公式“=HYPERLlNK（″I：＼090527＼″& A1，A1），為B2添加超鏈接，鏈接地址是指向A2文件的實(shí)際地址，在B2將公式填充到B7，這樣B2→B7就對(duì)應(yīng)A2→A7的文件位置。操作同上，從B9開(kāi)始插入公式“=HYPERLINK（″n：＼2017＼201702＼″&A9，A9）”，C19插入公式“=HYPERLINK（″n：＼2017＼201703＼″&A1 9，A19）”，完成所有文件的超鏈接插入（圖4）。

這樣以后我們只要在這個(gè)文件中點(diǎn)擊相應(yīng)的鏈接就可以直接打開(kāi)對(duì)應(yīng)的文件了，是不是方便多了（圖5）？

當(dāng)然如果需要管理的文件很多，還可以在Excel中按下Ctrl+F，然后輸入文件名稱(chēng)關(guān)鍵字進(jìn)行查找，可以快速找到所需的文件。當(dāng)然在Excel文檔中的搜索速度要比系統(tǒng)搜索快得多（圖6）。

如果是對(duì)圖片文件的管理，我們還可通過(guò)建立批注預(yù)覽超鏈接圖片，這樣在Excel中就可以非常方便地實(shí)現(xiàn)對(duì)圖片的預(yù)覽和查找。操作同上，先獲得圖片文件目錄并在Excel中建立超鏈接（圖7）。

由于在Excel中插入批注，當(dāng)批注被填充為圖片后鼠標(biāo)懸停即可顯示預(yù)覽圖。因此接下來(lái)只要將批注填充到A列中對(duì)應(yīng)的單元格，并將填充圖片對(duì)應(yīng)為A列顯示圖片即可。批注批量添加可以通過(guò)宏來(lái)完成。

按下Alt+F11打開(kāi)VB編輯窗口，點(diǎn)擊“插入一模塊”，然后在代碼框里輸入下列的代碼（圖8）：

Sub AddABunch（）

For Each cell In Selection

Pics=″I：＼090527＼″&cell.Value&″.jpg″

With cell.AddComment

If Dir（Pics）=″″Then

Else

.Shape.Fill.UserPicture PictureFile：=Pics

.Shape.Height=300

.Shape.Width=200

End If

End With

Next cell

End Sub

返回Excel文本窗口，選中A列需要插入批注的單元格，點(diǎn)擊“視圖→宏→查看宏”，在打開(kāi)的窗口中選擇“Sheet1.AddABunch”宏，點(diǎn)擊“執(zhí)行”（圖9）。

這樣A列所有單元格會(huì)插入圖片批注宏，當(dāng)鼠標(biāo)停留在A列對(duì)應(yīng)單元格的時(shí)候就會(huì)顯示預(yù)覽圖片，這個(gè)圖片來(lái)自獲取目錄里對(duì)應(yīng)的圖片。如果預(yù)覽滿(mǎn)意后要打開(kāi)相應(yīng)的圖片，直接點(diǎn)擊相應(yīng)的超鏈接即可。這樣即使有很多圖片，我們也可以在一個(gè)工作表中進(jìn)行管理（圖10）。

小提示

左側(cè)代碼的意思是在需要插入批注的單元格，通過(guò)引用單元格名稱(chēng)的圖片來(lái)作為批注。因此插入批注單元格名稱(chēng)一定要和指定圖片目錄里的圖片文件一致。上述A列使用dir命令獲取文件列表，Pics=″I：＼090527＼″是獲取圖片目錄，預(yù)覽圖片大小是300×200。