巧填固定格式的表或文檔

耿飛飛

在打印年檢申報(bào)審核表時(shí)，需要將每個(gè)人的信息導(dǎo)出后再打印。人數(shù)少的情況下所費(fèi)時(shí)間較短，但是人數(shù)達(dá)到成千上萬(wàn)時(shí)，那就會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，并且有可能出現(xiàn)重復(fù)打印及漏打的現(xiàn)象。為了解決這個(gè)問(wèn)題，我經(jīng)過(guò)多方查找資料，反復(fù)探索研究，終于獲得成功。這個(gè)方法的思路是這樣的，將Excel表的數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫(kù)中，然后再與Word文檔鏈接，這樣就可以享受成功的喜悅了。下面就來(lái)介紹一下我實(shí)戰(zhàn)的過(guò)程。

首先新建Word表或文檔，并放到一個(gè)文件夾中。這里以填“從業(yè)人員年檢申報(bào)審核表”為例（圖1），并放入名為“年檢”的文件夾中。然后在年檢軟件中，將全部信息導(dǎo)出一張Excel表，并命名“年檢申報(bào)表”存入“年檢”文件夾中。

為了方便下面的工作，將這張表復(fù)制一份到Sheet2中，并去掉表頭。建議以部門(mén)排序，方便以后整理。由于年檢申報(bào)表打印出來(lái)的日期格式是YYYY-MM-DD，而從年檢軟件導(dǎo)出的格式是YYYY.MM.DD，需要更改一下格式。以出生年月為例，在Excel表格中出生年月后插入F、G兩列，將“=MID（E2，1，4）&”-”&MID（E 2，6，2）&”-”&MID（E2，9，2）”輸入到F2中，然后雙擊F2右下角，這樣全列就填好了（圖2）。

再將F列復(fù)制到G列。選中F列→點(diǎn)擊右鍵→復(fù)制，再選中G列→粘貼選項(xiàng)→值。右鍵點(diǎn)擊G列→設(shè)置單元格格式→文本→確定，將格式不符的E、F兩列刪除。按照此方法依次對(duì)后面的合同簽訂時(shí)間、用工備案時(shí)間進(jìn)行更改（圖3）。

現(xiàn)在新建一個(gè)Access空數(shù)據(jù)庫(kù)。點(diǎn)擊“開(kāi)始→所有程序→Microsoft Office2013→Access 201 3”，單擊“空白桌面數(shù)據(jù)庫(kù)”，在彈出的對(duì)話框中，選擇要存入的位置“年檢”文件夾，并將新建的空數(shù)據(jù)庫(kù)取名為“年檢數(shù)據(jù)庫(kù)”，點(diǎn)擊“創(chuàng)建”按鈕。

接下來(lái)導(dǎo)入數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊“外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入Excel電子表格”，打開(kāi)“選擇數(shù)據(jù)源和目標(biāo)”對(duì)話框，在指定對(duì)象定義的來(lái)源點(diǎn)擊“瀏覽”找到“年檢”文件夾，選中剛才建成的“年檢申報(bào)表”Excel表，點(diǎn)“打開(kāi)”按鈕。選中“將數(shù)據(jù)源導(dǎo)入當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)的新表中”然后確定，進(jìn)入“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А薄＿x擇Sheet2表，點(diǎn)擊“下一步”（圖4）。

選中“第一行包含列標(biāo)題”，點(diǎn)擊“下一步”，繼續(xù)點(diǎn)擊“下一步”，選擇“不要主鍵”，接下來(lái)填入名稱(chēng)“年檢數(shù)據(jù)表”，點(diǎn)擊“完成”按鈕，最后點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕（圖5）。

再接下來(lái)是合并數(shù)據(jù)。選擇“外部數(shù)據(jù)→Word合并”，這時(shí)彈出一個(gè)“Word郵件合并向?qū)А睂?duì)話框（圖6）。選擇“將數(shù)據(jù)鏈接到現(xiàn)有的Microsoft Word文檔”，單擊“確定”按鈕。在“年檢”文件夾中選擇已經(jīng)建成的“從業(yè)人員年檢申報(bào)審核表”Word文檔并打開(kāi)。將光標(biāo)放在需要填入姓名的位置，選擇“郵件”中的“插入合并域”按鈕，選擇“姓名”字段，單擊“插入”按鈕，然后點(diǎn)擊“關(guān)閉”（圖7），這樣就插入了一項(xiàng)內(nèi)容。用同樣的方法將其他的內(nèi)容依次填入表中（圖8）。

這時(shí)可以單擊“預(yù)覽結(jié)果”按鈕，查看合成的效果。也可以單擊“上一記錄”或者“下一記錄”按鈕查看其他記錄。

最后，合并Word文檔和數(shù)據(jù)源。一般常用方式有三種：第一種是單擊“完成并合并”按鈕中的“編輯單個(gè)文檔”，它會(huì)產(chǎn)生一個(gè)單獨(dú)的新文檔；第二種是選擇“打印文檔”按鈕，它會(huì)將結(jié)果輸出到打印機(jī)中；第三種是選擇“發(fā)送電子郵件”按鈕。

推薦第一種。單擊“完成并合并”按鈕中的“編輯單個(gè)文檔”，彈出一個(gè)“合并到新文檔”對(duì)話框，在這里可以選擇需要合并的記錄。這里選擇“全部”然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，一個(gè)新的文檔就會(huì)自動(dòng)生成。打開(kāi)這個(gè)文檔，就可以隨時(shí)隨意打印自己想要的表格了。

筆者所在公司現(xiàn)有2100多人，將年檢申報(bào)審核表全部打印出來(lái)，需要專(zhuān)人耗費(fèi)十天左右時(shí)間，而現(xiàn)在只需半天的時(shí)間就可以完成了，工作效率得到了極大的提高。并且還留有電子格式的文檔，便于查找、更改、攜帶、傳送和保存。這種方法可以廣泛地應(yīng)用到有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的各個(gè)部門(mén)，如果靈活應(yīng)用將會(huì)有更廣闊的用途。