關(guān)于正確區(qū)分文書和人事檔案材料的幾點(diǎn)體會(huì)

鄧婕

【摘要】在我國長(zhǎng)期發(fā)展的過程中，對(duì)于檔案資料的管理一直以來都是檔案部門的重要工作內(nèi)容。同時(shí)，隨著我國社會(huì)不斷的發(fā)展與變革，文書與人事檔案材料已經(jīng)成為了我國檔案的主要組成部分。但是在實(shí)際的管理過程中，有很多的人都存在著文書與人事檔案材料無法分清的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致在管理的過程中出現(xiàn)很多的錯(cuò)誤，增加了相關(guān)工作的任務(wù)量及難度。

【關(guān)鍵詞】正確區(qū)分；文書；人事檔案材料；體會(huì)

在我國檔案材料的管理過程中，文書與人事檔案材料是其工作的主要組成部分。但是在現(xiàn)行的檔案管理過程中存在著資料不全面、規(guī)整不規(guī)范等情況，因此就造成了一種原本應(yīng)該歸納到文書檔案中的一些材料卻被歸納到人事檔案材料中的現(xiàn)象。對(duì)此，就需要加強(qiáng)對(duì)文書以及人事檔案材料的區(qū)分的，通過尋求二者之間的區(qū)別來有效的劃分的文書與人事檔案材料，進(jìn)而增加相關(guān)管理工作的有效性。

一、文書與人事檔案材料的基本概念

文書是反映中國共產(chǎn)黨黨務(wù)、相關(guān)行政管理等工作的檔案，其中記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各項(xiàng)管理類的活動(dòng)情況，其主要包括了一些常見的批復(fù)、會(huì)議記錄以及簡(jiǎn)報(bào)及各項(xiàng)工作計(jì)劃等。文書檔案中主要是對(duì)相關(guān)組織或者是單位的信息，通過使用文字及圖表等方式直接記錄下來的一種具有完整體式及處理程序的信息材料。

人事檔案則主要記錄的是一個(gè)人在一生當(dāng)中的主要工作經(jīng)歷，同時(shí)還包括相關(guān)的政治面貌、行為品性以及工作業(yè)績(jī)等等。人事檔案的作用在于對(duì)轉(zhuǎn)正定級(jí)以及辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等相相關(guān)的工作的證明，同時(shí)記錄每一個(gè)人在不同時(shí)期的工作情況，進(jìn)而能夠給予相關(guān)用人單位一些參考的價(jià)值，主要是對(duì)個(gè)人的情況進(jìn)行簡(jiǎn)單的概括。

二、文書與人事檔案的聯(lián)系

（一）共同性

文書與人事檔案的來源都是人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，且其中還蘊(yùn)藏著很多密不可分的聯(lián)系。單位干部的任免以及工資的調(diào)動(dòng)等會(huì)產(chǎn)生很多的會(huì)議記錄，相關(guān)的調(diào)查情況材料以及請(qǐng)示報(bào)告等，其中的某些材料是存入到文書檔案中的，而某些 材料則是會(huì)存入到人事檔案中的，因此這兩種檔案之間存在著一定的聯(lián)系且不可分割的。

（二）本質(zhì)屬性相同

文書檔案中記錄的是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或者是個(gè)人在管理活動(dòng)的過程中自然形成的一種文件材料，是對(duì)事件的記錄而非編寫。同時(shí)，認(rèn)識(shí)檔案材料也是在人事管理活動(dòng)中所形成的一種的記錄工作人員的經(jīng)歷、工作及思想品德等各方面情況的資料，同樣也不是人為進(jìn)行編寫的。因此，文書檔案與人事檔案有著相同的本質(zhì)屬性特征，都是對(duì)具體實(shí)踐的記錄而非的編寫。

三、文書與人事檔案材料的區(qū)分

（一）材料的形成單位

若材料的形成單位是由組織或者是由一些人數(shù)較多的集體通過開展社會(huì)活動(dòng)而形成的，即作者為某某單位。同時(shí)，相關(guān)材料中所敘述的主要內(nèi)容與而是本單位，則該材料就歸入為文書檔案之中。但是如果這個(gè)材料是以個(gè)人的名義來表示的，其中所描述的相關(guān)事宜也是圍繞著個(gè)人而展開的，則這個(gè)材料則歸屬于人事檔案材料之中。因此，可以通過看材料的形成單位是個(gè)人還是集體來區(qū)分該材料應(yīng)歸屬于人事檔案材料還是文書檔案之中。

（二）文件處理的完整程度

通常情況下，認(rèn)識(shí)檔案在文件內(nèi)容的完整程度及完整性上要高于文書檔案，對(duì)此就可以通過查看文件內(nèi)容的完整程度來區(qū)別是文件檔案還是人事檔案。此外，人事檔案在管理的過程中其重點(diǎn)內(nèi)容是原始相關(guān)材料中對(duì)個(gè)人信息的延續(xù)記錄，或者是單位對(duì)于個(gè)人所進(jìn)行的人事處理的相關(guān)證明材料等等。因此，在一份文件材料的形成過程中出現(xiàn)稿件草擬、修改、定稿、負(fù)責(zé)人簽字甚至是有效的蓋章等，則這份材料就應(yīng)該歸屬為文書檔案。文書檔案一經(jīng)上級(jí)的審核與簽字之后就會(huì)轉(zhuǎn)化為原始的記錄憑證，且需要做歸檔處理。

（三）文件材料所涉及的內(nèi)容范圍

通常情況下，對(duì)于記錄機(jī)關(guān)單位中各項(xiàng)工作及發(fā)展的文件，無論其所設(shè)計(jì)的范圍大小，都可以歸屬為文書檔案之中。同時(shí)，通過個(gè)人的行為以及相關(guān)單位獎(jiǎng)勵(lì)為形成的文件資料等都可以歸納為人事檔案。且記錄著個(gè)人資料的相關(guān)材料以及對(duì)工資的調(diào)整、審批等相關(guān)資料都能夠用作人事檔案材料。因此，通過查看文件材料的內(nèi)容，根據(jù)其所涉及的范圍來斷定這份材料是屬于文書還是認(rèn)識(shí)檔案材料。

（四） 材料之間聯(lián)系的緊密程度

一般來說，文書檔案中的材料是完整的，其中所記載的內(nèi)容從事物產(chǎn)生的原因一直到最終的結(jié)構(gòu)都是完整的。因此，在文書檔案中，各個(gè)材料之間的聯(lián)系是十分清晰及明確的，所有的材料都有可以調(diào)查的來源，進(jìn)而促使整個(gè)文件處于一種完全透明、公開化的程度。例如：?jiǎn)挝粚?duì)于個(gè)人職稱的評(píng)定過程，其文書檔案中所包含的相關(guān)材料以及參評(píng)人員的名單、評(píng)定的程序等等都有著十分嚴(yán)格的要求。而對(duì)于一些個(gè)人通過努力所獲得的獎(jiǎng)勵(lì)或者是相關(guān)機(jī)構(gòu)的認(rèn)證等則都屬于人事檔案材料，這些材料中主要凸顯出了個(gè)人的主體性作用，相關(guān)文件的內(nèi)部關(guān)聯(lián)性并不強(qiáng)。因此，在區(qū)分文書與人事檔案材料的時(shí)候，則可以通過內(nèi)部材料之間的相關(guān)及連貫性來進(jìn)行分析與判斷，進(jìn)而能夠有效的區(qū)分兩者之間的區(qū)別。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與提升，國家相關(guān)工作人員需要向大眾普及檔案的知識(shí)與文化。文書與人事檔案都是國家檔案管理中的重要組成部分，在管理的過程中可以通過材料中的服務(wù)對(duì)象以及具體工作內(nèi)容、工作性質(zhì)等多個(gè)方面進(jìn)行區(qū)分，以此來促進(jìn)人類社會(huì)文化的發(fā)展與繁榮。

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