探析政府檔案管理的現(xiàn)狀問題及其措施

【摘要】政府檔案管理是政府工作中的重要內(nèi)容，其對提高政府的職能具有重要作用。當(dāng)前政府檔案管理工作中存在諸多問題，為了不影響政府工作的正常運行，必須采取合理的應(yīng)對措施。基于此，本文概述了政府檔案管理工作，對政府檔案管理的現(xiàn)狀問題及其措施進行了探討分析。

【關(guān)鍵詞】政府檔案管理工作；現(xiàn)狀問題；措施

一、政府檔案管理工作的概述

政府檔案涉及范圍廣、種類多、信息量廣，包含設(shè)備、科研、基建、人力資源、財務(wù)、運作等多方面內(nèi)容。政府檔案記載內(nèi)容大多是針對一些機關(guān)部門以及事業(yè)部門，記載他們在社會活動中發(fā)生過的事件或者是一些有價值的方案等。通常政府檔案都是以文字、圖片以及聲音的方式保存下來，方便日后的查找和利用。這些檔案的記載對政府職能的發(fā)揮起到一定的促進作用，所以必須要重視檔案的管理工作，提高檔案管理的工作效率。

二、政府檔案管理工作的現(xiàn)狀問題分析

1 政府對檔案管理工作缺乏重視的現(xiàn)狀。政府檔案管理工作與該政府職能完整性掛鉤，當(dāng)前部分政府領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，因此沒能給檔案管理工作的展開提供必要的支持。一般情況下，我國政府的檔案管理應(yīng)該分為幾個級別，分別是絕密、機密以及秘密，針對不同等級的檔案需要進行不同的處理。因為一些政府官員沒能重視該工作，導(dǎo)致檔案管理過程中，把檔案隨意地存放，沒能進行詳細的分類，搜集檔案時缺少科學(xué)性，大多數(shù)是依據(jù)回憶和口頭敘述的方式進行，準(zhǔn)確性很低，這也是當(dāng)前檔案管理工作中存在的一個嚴(yán)重的問題。

2 基礎(chǔ)設(shè)施陳舊以及管理技術(shù)落后的現(xiàn)狀問題。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，提高了檔案管理效率，但是一些地方政府還保持紙質(zhì)檔案管理模式。檔案的保存環(huán)境具有很高的標(biāo)準(zhǔn)，若想更好地保存完整的檔案，需要環(huán)境防潮、防火以及通風(fēng)性好等等。由于目前對檔案管理工作的不重視，基礎(chǔ)設(shè)施先進性差，管理技術(shù)也很落后，導(dǎo)致部分檔案丟失，有的發(fā)霉，不利于政府工作的高效發(fā)展。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，一些部門的檔案管理工作實現(xiàn)了信息化，但是由于部分地區(qū)資金不到位，技術(shù)條件跟不上，依然保留著紙質(zhì)檔案管理的方式，嚴(yán)重影響了政府工作的效率。

3 檔案利用率偏低的現(xiàn)狀問題。檔案的利用存在“重保輕管少利用”的現(xiàn)象。許多政府在檔案收集歸檔后，檔案的再利用率普遍不高，一些可為政府發(fā)揮戰(zhàn)略性的職能作用未能充分利用。除此之外，檔案借閱制度不明確，造成借閱，回收工作未能得到有效執(zhí)行，導(dǎo)致一些重要資料丟失或毀壞，造成損失未能及時補救。有些政府的檔案管理的保密工作做得不夠到位，一些機密檔案未加密或密碼泄露的現(xiàn)象依然；又有些檔案責(zé)任人員未能嚴(yán)肅、嚴(yán)格地整理好單份檔案材料，導(dǎo)致一些檔案錯漏百出。使政府管理者在查閱、審批等工作遇到困擾，導(dǎo)致檔案利用率降低到不如意的位置。

4 檔案管理人員素質(zhì)問題。政府的檔案管理工作是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，將影響到政府職能發(fā)揮，所以需要專業(yè)性比較強的人員來進行管理。政府檔案管理工作的政策性、專業(yè)性、規(guī)范性比較強，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及政治素養(yǎng)要求都很高，工作強度大。有些檔案管理人員沒有參加過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平和條理能力具有局限性，文化素質(zhì)、工作經(jīng)驗、管理準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)水平，難以符合現(xiàn)代化政府檔案管理工作的條件。再者有些政府檔案人員更換頻繁也是制約其檔案管理工作發(fā)展的因素之一。

三、加強政府檔案管理工作的措施

1 規(guī)范政府檔案管理。隨著現(xiàn)代政府制度的更新，政府對檔案管理工作要求要變得更加科學(xué)規(guī)范。首先，政府應(yīng)將檔案管理看待成一項政府行使職能的基礎(chǔ)性工作，盡可能建立專職檔案管理部門，落實“檢查、分析、研究”三個定期工作，做好內(nèi)外的管理要務(wù)。其次，做好檔案管理一體化，注重檔案工作的專職化，促進檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建。此外，檔案行政部門要仿照法律法規(guī)履行檔案監(jiān)督管理，建立相關(guān)規(guī)章制度，加強規(guī)范性管理力度。再者，政府制度歸根到底是科學(xué)的管理制度，政府檔案管理屬于基礎(chǔ)管理的內(nèi)容之一，這就意味著檔案管理要順應(yīng)政府制度的建立而進行規(guī)范化。

2 實施信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。檔案管理包括接收、整理、編目、檢索、統(tǒng)計、利用等各環(huán)節(jié)，計算機可協(xié)助管理龐雜的檔案資料，快速高效地處理各個環(huán)節(jié)。編寫檔案管理的自動化檢索程序，實現(xiàn)應(yīng)用計算機入庫排架及檔案的借閱等檔案出入功能，同時提高計算機系統(tǒng)對已收集、積累的大量原始檔案數(shù)據(jù)進行多層次、多角度的綜合分析運算，直觀地顯示檔案管理各項工作的規(guī)律及相互之間的內(nèi)在關(guān)系，從而為檔案的理論研究提供直觀、科學(xué)的論據(jù)資料。

3 提升檔案資源利用率。政府檔案信息資源是政府在職能行使、思維方式和創(chuàng)造性行為及其產(chǎn)物的客觀記錄，是政府職能行使過程中產(chǎn)生特殊的凝聚物之一。政府檔案管理部門是匯聚、儲存、加工整理這些凝聚物基地。建立科學(xué)、規(guī)范的檢索制度，逐步從手工檢索向計算機檢索過度，實現(xiàn)查全、查準(zhǔn)雙重結(jié)合。同時，加強檔案管理重要性的宣傳，擴大檔案管理技術(shù)人員的職業(yè)交流，改革檔案利用方式，提高檔案信息全面?zhèn)鬟f，實現(xiàn)信息共享。

4 不斷提高政府檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。提高政府檔案管理人員的整體素質(zhì)是提升檔案管理質(zhì)量的重點。首先，引進一些具備專業(yè)才能的人才充實檔案管理隊伍。其次，推廣檔案人員的檔案管理和職稱評定的管理體系，實行檔案管理人員繼續(xù)教育政策，增強人員培訓(xùn)力度，持續(xù)提高檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)技能。除此之外，檔案兼職人員參加檔案序列的職稱評定工作，也是也是解決問題路徑之一。

結(jié)束語

綜上所述，基于我國地域遼闊，由于每個地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顩r不同、文化意識也不同，所以政府檔案管理工作會遇到不同程度的問題，制約政府職能發(fā)揮。因此需要對政府檔案管理的現(xiàn)狀問題進行詳細的分析，并采取合適的措施，從而提高政府檔案管理水平，促進政府職能的有效發(fā)揮。

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