信息化視閾下高校民生檔案服務(wù)利用探究

楊舒丹 楊韋潔 楊潁川

（西安電子科技大學(xué)檔案館 西安 710026）

信息化視閾下高校民生檔案服務(wù)利用探究

楊舒丹 楊韋潔 楊潁川

（西安電子科技大學(xué)檔案館 西安 710026）

通過梳理近十余年來信息化時代高校民生檔案研究，探討了信息化背景下高校民生檔案運行狀況，提出了信息化視閾下高校民生檔案模型建構(gòu)，并對未來高校民生檔案發(fā)展進(jìn)行了前瞻性展望，以期為高校民生檔案管理提供新的思路。

信息化 高校 民生檔案 服務(wù)利用

高校民生檔案是高校各項管理活動的歷史記錄。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”創(chuàng)新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校檔案工作者積極創(chuàng)新信息服務(wù)理念，開發(fā)檔案信息資源服務(wù)民生，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，構(gòu)建遠(yuǎn)程服務(wù)協(xié)同機(jī)制，為師生提供個性化、主動性服務(wù)。

一、信息化時代高校民生檔案研究綜述

隨著十七大對民生問題的提出，民生檔案進(jìn)入檔案界視野，并逐漸成為學(xué)術(shù)界關(guān)注的熱點。在檔案館服務(wù)社會、服務(wù)公眾的過程中，圍繞民生檔案，尤其是信息化時代背景下民生檔案涌現(xiàn)了大量研究成果。本文通過中國知網(wǎng)（CNKI），用“民生檔案+信息化”作為主題詞對2004年以來在信息化時代下民生檔案研究成果尤其是高校民生檔案研究成果進(jìn)行文獻(xiàn)普查與分析，以厘清信息化時代高校民生檔案研究思路。

筆者梳理了2004年至今中國知網(wǎng)（CNKI）上關(guān)于民生檔案信息化方面的論文，研究發(fā)現(xiàn)學(xué)者們主要從三個方面進(jìn)行學(xué)術(shù)研究：信息化背景下高校民生檔案業(yè)務(wù)探討、信息化背景下高校民生檔案管理機(jī)制研究、信息化背景下高校民生檔案服務(wù)利用策略。具體表現(xiàn)在以下三個方面。

1. 信息化背景下對高校民生檔案業(yè)務(wù)探討。學(xué)者們圍繞學(xué)生檔案、學(xué)籍檔案、人事檔案、婚姻檔案等內(nèi)容，探討如何利用信息化手段提高檔案業(yè)務(wù)水平。如蘇世芬[1]153提出，通過建立學(xué)生檔案主頁、建立學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫、建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫等途徑最終實現(xiàn)學(xué)生電子檔案的信息化。張敬蓉[2]91-94也提出，高校檔案管理必須適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及高校教育體制改革的要求，進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，要加快高校檔案信息化建設(shè)。努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是新時期高校人事檔案管理工作改革的方向，也是信息化時代的必然要求。

2. 信息化背景下高校民生檔案管理機(jī)制。學(xué)者們圍繞檔案管理理念、管理體制、管理模式等方面探討了在信息化背景下中國高校檔案發(fā)展新方向。曹媛媛[3]48-50提出，高校民生檔案要堅持以人為本，增強(qiáng)民生檔案服務(wù)意識，重視制度建設(shè)與體制創(chuàng)新，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，同時，創(chuàng)新方式方法，全力做好民生檔案工作；加強(qiáng)宣傳與合作，擴(kuò)大民生檔案影響力。陳少毅[4]55-56提出，要轉(zhuǎn)變檔案信息資源建設(shè)模式，豐富民生檔案信息資源是做好檔案信息民生服務(wù)工作的關(guān)鍵，要轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)理念，完善服務(wù)手段，構(gòu)建高校民生檔案利用體系，要健全民生檔案管理體制，確保民生檔案完整齊全。

3. 信息化背景下高校民生檔案服務(wù)利用策略。學(xué)者們以信息化背景下完善和改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作為視角，作了一系列研究。閉線林[5]70-72提出要主動適應(yīng)高校發(fā)展需要，不斷提升高校民生檔案信息服務(wù)水平。張友菊[6]118-119提出，做好高校民生檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)推進(jìn)工作，要完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，搭建暢通的遠(yuǎn)程利用服務(wù)平臺；開展檔案利用需求分析，不斷豐富遠(yuǎn)程服務(wù)內(nèi)涵；優(yōu)化服務(wù)流程和規(guī)則，探索建立遠(yuǎn)程利用服務(wù)運行過程。

由此看出，學(xué)者們從多個層面、多個角度對信息化視角下高校民生檔案進(jìn)行了研究，但是研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有研究多囿于業(yè)務(wù)方面的理論層面，對于遠(yuǎn)程系統(tǒng)下的高校民生檔案服務(wù)利用仍缺少系統(tǒng)模型式建構(gòu)，仍未形成示范性效應(yīng)機(jī)制，高校民生檔案服務(wù)利用任重道遠(yuǎn)。

二、信息化背景下高校民生檔案服務(wù)利用運行分析

信息化背景下民生檔案信息資源整合與服務(wù)的發(fā)展過程分為三個階段[7]44-50：第一階段（2008—2010），民生檔案資源整合與數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)時期；第二階段（2011—2013），民生檔案資源融合與協(xié)同服務(wù)平臺建設(shè)時期；第三階段（2014—今），民生檔案資源互連互通互信社會服務(wù)創(chuàng)新時期。相較于社會化的民生檔案，高校民生檔案作為承載高校發(fā)展過程的記錄，在信息化背景下其服務(wù)利用程度發(fā)展參差不齊，社會化進(jìn)程相對較慢。筆者且從高校民生檔案資源的整合與挖掘入手，探討其服務(wù)利用機(jī)制。

1. 高校民生檔案資源整合。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，高校檔案管理制度日益完善，并逐漸向科學(xué)化、規(guī)范化方向發(fā)展。高校檔案從內(nèi)容到形式也逐漸多樣化，除了承載高校發(fā)展真實記錄的實體及影音檔案外，還包括口述歷史檔案、國家記憶和城市（鄉(xiāng)村）記憶工程、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)建檔等形成的檔案。

如何對已有檔案資源進(jìn)行整合，為檔案利用做好基礎(chǔ)工作，也是目前檔案工作的重要內(nèi)容之一?，F(xiàn)階段，高校民生檔案資源仍處于不斷擴(kuò)張不斷充實的階段，在對歸檔范圍、內(nèi)容及形式的認(rèn)定上正在進(jìn)行改革創(chuàng)新，同時，檔案數(shù)字化建設(shè)對檔案資源的整合提供了更加高效快捷的途徑，為服務(wù)利用工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

2. 高校民生檔案資源挖掘。資源挖掘是服務(wù)利用的基礎(chǔ)工作，在信息化和文化多元化背景下，檔案服務(wù)不僅僅局限于被動服務(wù)，除傳統(tǒng)檔案服務(wù)工作外，更多的是進(jìn)行主動服務(wù)，推送用戶感興趣的服務(wù)內(nèi)容。而高校這個特殊機(jī)構(gòu)，除承擔(dān)學(xué)校建設(shè)和人才培養(yǎng)之外，其社會責(zé)任也是業(yè)界一直以來討論的熱點問題。在此背景下，高校民生檔案資源深入挖掘也承擔(dān)著各項社會責(zé)任及文化推廣責(zé)任。

3. 基于信息化視角的高校民生檔案服務(wù)利用。信息化背景下的高校民生檔案服務(wù)利用系統(tǒng)應(yīng)是一個標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、操作靈活、體系結(jié)構(gòu)開放、易擴(kuò)充、易維護(hù)、安全、穩(wěn)定、可靠的檔案信息化服務(wù)利用管理平臺，其功能涵蓋檔案服務(wù)利用管理工作的整個業(yè)務(wù)流程，包括檔案的采集、處理、歸檔、存儲、組織、發(fā)布、利用及數(shù)字資源挖掘管理全過程，并與學(xué)校數(shù)字資源平臺、OA系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、信息門戶等無縫鏈接，實現(xiàn)分布式異構(gòu)數(shù)據(jù)的集成管理與資源共享，建設(shè)高校民生檔案資源服務(wù)體系，提升民生檔案利用范圍和利用效率，提高用戶服務(wù)滿意度。

傳統(tǒng)的高校民生檔案服務(wù)利用主要包括綜合檔案管理、學(xué)生檔案管理、學(xué)籍檔案管理、人事檔案管理和各類認(rèn)證及證明辦理。信息化背景下，傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用被集成于檔案服務(wù)利用系統(tǒng)，并隨著檔案服務(wù)利用系統(tǒng)的推廣及普及，檔案歸檔方式從傳統(tǒng)的人工歸檔制定目錄方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榛鶎訖n案員在檔案管理系統(tǒng)立卷，專職檔案人員審核入庫的方式。由此而來，檔案查詢更加快捷方便，紙質(zhì)檔案損壞程度大大降低。由于高校的特殊環(huán)境，檔案服務(wù)利用系統(tǒng)與學(xué)校其他平臺對接后，提升了數(shù)據(jù)的原始性和一致性，提高了采集效率，進(jìn)一步提升了民生檔案服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。

在內(nèi)容、過程管理及服務(wù)中建立良好的管理機(jī)制和服務(wù)響應(yīng)機(jī)制，不僅從量上提高了服務(wù)效率，同時也從質(zhì)上提升了服務(wù)品質(zhì)。業(yè)務(wù)辦理每個環(huán)節(jié)的提示功能，做到對用戶業(yè)務(wù)申請的及時反饋；利用互聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)模式，降低了傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)現(xiàn)場接待壓力；與學(xué)校信息系統(tǒng)共享后，簡化了業(yè)務(wù)辦理手續(xù)，縮短辦理時間，降低辦理成本，做到了綠色辦公，環(huán)保節(jié)能。

在滿足傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用需求的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善推進(jìn)新的服務(wù)利用內(nèi)容也是目前民生檔案的研究內(nèi)容，許多高校在開展傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的同時，建立了形式各異、極具高校特色的館藏數(shù)據(jù)庫，推送各類相關(guān)服務(wù)，進(jìn)一步推進(jìn)了高校民生檔案服務(wù)利用的發(fā)展。

三、信息化視閾下高校民生檔案服務(wù)利用模型建構(gòu)

大眾用戶檔案服務(wù)利用需求特點主要包括以下幾個方面[8]45-48：多樣性、個性化、知識性、模糊性。高校民生檔案服務(wù)利用系統(tǒng)用戶除具有傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)服務(wù)需求特點外，同樣也具有以上特點。

傳統(tǒng)的Web服務(wù)模型的解決方案中包括三種角色，對應(yīng)到檔案服務(wù)系統(tǒng)中分別是用戶、Web服務(wù)和檔案員，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)辦理由用戶提交申請，檔案員人工完成業(yè)務(wù)后，反饋給用戶?；谛畔⒒尘跋碌姆?wù)利用系統(tǒng)扮演了服務(wù)中心和數(shù)據(jù)中心的角色，是對檔案員煩瑣工作的自動化和智能化，同時也是特色檔案資源挖掘的推送平臺及個性化服務(wù)平臺。

針對用戶需求特點，此模型中，用戶通過Web服務(wù)查詢服務(wù)內(nèi)容，或進(jìn)行公開信息查詢。用戶提交業(yè)務(wù)申請后，Web服務(wù)會將申請?zhí)峤唤o檔案員，服務(wù)中心在后臺受理之后，通過服務(wù)利用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)共享中心獲得相應(yīng)數(shù)據(jù)和輸出結(jié)果等操作，并通過數(shù)據(jù)審查及結(jié)果審查等流程，再次通過Web服務(wù)對用戶進(jìn)行辦理進(jìn)度和流程的反饋，使用戶及時了解業(yè)務(wù)辦理狀態(tài)及進(jìn)程。同時，用戶可以根據(jù)各項反饋結(jié)果及時對服務(wù)進(jìn)行評價和監(jiān)控，將建議通過Web服務(wù)直接反饋給檔案員，檔案員可以根據(jù)實際需求和合理建議及時對Web服務(wù)進(jìn)行調(diào)整，包括重新定義服務(wù)內(nèi)容、增加服務(wù)、減少服務(wù)、個性化服務(wù)，同時后臺服務(wù)利用系統(tǒng)對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)用戶和檔案業(yè)務(wù)實際需求。

該模型在前臺對用戶只呈現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容和辦理進(jìn)程，由系統(tǒng)或檔案員在后臺進(jìn)行響應(yīng)，不再采用傳統(tǒng)手工業(yè)務(wù)辦理模式，而是通過服務(wù)利用各個子系統(tǒng)子模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)用審核、結(jié)果輸出審查等流程，降低了業(yè)務(wù)流出錯率，提高了數(shù)據(jù)的一致性，提升了服務(wù)質(zhì)量，同時與用戶互動更加頻繁有效，讓用戶更加了解檔案業(yè)務(wù)辦理流程，增強(qiáng)工作人員和用戶之間的溝通，提供了多種溝通渠道，對檔案業(yè)務(wù)提升也起到了積極的作用。

信息化民生檔案服務(wù)利用系統(tǒng)以數(shù)字化檔案資源平臺為基礎(chǔ)，在資源整合和共享的模式下，分析用戶行為特點，不斷調(diào)整服務(wù)利用模式的現(xiàn)代化服務(wù)模式，同時，節(jié)約人力成本，使其有更多精力進(jìn)行特色檔案資源挖掘，如許多高校正在建設(shè)的紅色檔案信息專題服務(wù)、校園文化檔案信息專題服務(wù)、校園名人檔案信息專題服務(wù)等，為建設(shè)和諧校園及校園文化建設(shè)提供了更多角度和更多形式的展示，為用戶提供更加主動、更加直觀、更加有沖擊力的獲取方式，同時，也擴(kuò)展了用戶范圍，為高校檔案資源社會化和共享提供了更加便捷的途徑。

信息化背景下高校民生檔案服務(wù)利用模型

四、信息化時代高校民生檔案發(fā)展展望

信息化時代，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為高校民生檔案利用提出了新的課題。高校檔案部門要創(chuàng)新工作理念，不斷地在檔案管理體制、檔案技術(shù)創(chuàng)新和檔案政策創(chuàng)新上力求突破。民生檔案作為高校檔案的重要組成部分，是維護(hù)師生利益的原始憑證，是反映師生最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實問題的重要信息資源。做好高校民生檔案這篇文章對于高校檔案管理部門的生存發(fā)展至關(guān)重要，因此高校民生檔案要打好“民生牌”?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，高校民生檔案服務(wù)利用如何發(fā)展？筆者認(rèn)為，可以從以下幾點來考慮。

1. 做好民生檔案信息資源庫。民生檔案來源渠道多，數(shù)量大，利用需求量大，利用需求多元化，因此，高校民生檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項系統(tǒng)而繁雜的巨大工程。首先，檔案部門要做好民生檔案的守門人，以當(dāng)前和未來的需要作為民生檔案工作的努力方向，積極拓寬收集渠道，保證民生檔案的齊全性和完整性。其次，以利用需求為導(dǎo)向，優(yōu)先建設(shè)利用率高的民生檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，滿足師生最迫切的需求。再次，本著資源共享的原則，與相關(guān)民生檔案部門聯(lián)合建立民生檔案共享資源庫，形成多部門聯(lián)動機(jī)制，有效滿足利用需求，提高民生檔案信息資源的深度和廣度。

2. 建立高校民生檔案遠(yuǎn)程共享服務(wù)利用機(jī)制。高校民生檔案共享服務(wù)平臺則是推進(jìn)構(gòu)建其遠(yuǎn)程共享協(xié)同服務(wù)機(jī)制的基礎(chǔ)和手段。聶勇浩提出，上海市民生檔案遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)經(jīng)歷了館際協(xié)同階段、全區(qū)通辦階段和全市通辦階段，已經(jīng)形成了“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動、全市通辦”的格局[9]73-77。高校檔案部門要以此為目標(biāo)，以檔案部門管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)搭建共享服務(wù)平臺，充分利用現(xiàn)有資源，聯(lián)合相關(guān)民生檔案部門，形成聯(lián)動機(jī)制，推進(jìn)民生檔案融入民生服務(wù)的新模式。當(dāng)然，機(jī)制的構(gòu)成不是一蹴而就的，需要管理、技術(shù)和政策的全力支持，以此構(gòu)建高校民生檔案遠(yuǎn)程共享服務(wù)利用機(jī)制，有效滿足利用需求，實現(xiàn)館藏資源的價值最大化。

3. 實現(xiàn)高校民生檔案數(shù)據(jù)資源主動推送。高校檔案服務(wù)要堅持以人為本思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“重工作使用、輕個人利用，重為學(xué)校管理服務(wù)、輕為師生個人服務(wù)”觀念，檔案利用力求簡化流程、制度規(guī)范、快捷方便。面對不斷提升的用戶需求，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，利用不斷強(qiáng)大的技術(shù)手段，主動為師生推送滿足其需求的檔案服務(wù)，加強(qiáng)對檔案信息的綜合深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，努力把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”，更好為學(xué)校決策、管理提供參考，發(fā)揮檔案資政作用。同時，提高師生的滿意度，提高檔案部門的美譽(yù)度，提高檔案部門與學(xué)校其他部門的工作聯(lián)動力，推動學(xué)校事業(yè)的長足發(fā)展。

信息化時代下，高校民生檔案信息利用服務(wù)不僅需要技術(shù)的創(chuàng)新，也需要管理上的革新。高校民生檔案利用服務(wù)要順應(yīng)檔案利用主體和利用需求方式轉(zhuǎn)變，通過信息化手段，擴(kuò)大檔案部門的影響范圍，提高檔案利用的查全率和查準(zhǔn)率，方便快捷地為用戶提供貼近實際需要、滿足其信息需求的檔案服務(wù)。

[1]蘇世芬，彭寶光.高校學(xué)生檔案管理探索[J].中國科技信息,2005（6）.

[2]張敬蓉.對高校人事檔案管理工作的一點思考[J].康定民族師范高等專科學(xué)校學(xué)報，2009，18（6）.

[3]曹媛媛.高校民生檔案管理芻議[J].陜西檔案，2015（3）.

[4]陳少毅.創(chuàng)新高校民生檔案服務(wù)促進(jìn)和諧校園發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2010（4）.

[5]閉線林.高校民生檔案信息服務(wù)面臨的問題及其對策[J].山西檔案，2015（6）.

[6]張友菊.高校民生檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)推進(jìn)策略之我見[J].蘭臺世界，2015（2）.

[7]宋懿，安小米信息惠民視角下的民生檔案整合與服務(wù)研究[J].檔案學(xué)研究,2016（1）.

[8]李莉面向大眾需求的數(shù)字檔案館信息服務(wù)模式研究[J].蘭臺世界,2016（17）.

[9]聶勇浩，郭煜晗.在信息時代構(gòu)建民生檔案遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)——以上海市為例[J].檔案學(xué)通訊，2016（2）.

Research on the Utilization of Universities'Livelihood Archives Service from the Perspective of Informationization

Yang Shudan,Yang Weijie,Yang Yingchuan
（Archives of Xidian University,Xi'an 710026,China）

After combing the studies of universities'livelihood archives in the information age in recent 10 years,this paper discusses the running status of universities'livelihood archives,puts forward model constructing strategy of the universities' livelihood archives from the perspective of informationization,and carries forward prospects of future development,in order to provide new ideas for the management of livelihood archives in universities.

informationization；university；livelihood archives；utilization of service

G273.5

A

2016-12-29

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.09

西安電子科技大學(xué)工會研究課題。

楊舒丹，西安電子科技大學(xué)檔案館副館長，研究方向為檔案管理。