淺談教育系統(tǒng)人事檔案管理

（山西省朔州市懷仁縣教育科技局，山西朔州，038300）

摘 要：干部人事檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中產(chǎn)生的用于記錄干部職工個(gè)人信息、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、德行成績(jī)以及工作考核表現(xiàn)等諸多個(gè)人信息，并以個(gè)人為形式存放于單位專(zhuān)門(mén)檔案管理部門(mén)的記錄。本文主要分析了當(dāng)前教育系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀以及在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出了解決的幾點(diǎn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：教育 系統(tǒng) 人事 檔案 管理

干部人事檔案的整理、搜集、管理工作無(wú)論是對(duì)個(gè)人還是對(duì)單位的發(fā)展都發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，尤其是當(dāng)前數(shù)字化檔案管理模式逐漸推行以后，干部人事檔案的歸集整理就顯得日益必要。然而現(xiàn)階段檔案管理工作依然無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)需要，迫切需要得到社會(huì)的更多重視和關(guān)注。

一、教育人事檔案管理的重要性

教育系統(tǒng)干部人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，真實(shí)地記載了干部個(gè)人信息，同時(shí)又可以為干部人事管理及建立科學(xué)合理高效的人才隊(duì)伍提供重要的信息參考。具體來(lái)說(shuō)，包括兩個(gè)方面的重要意義。一方面是準(zhǔn)確地記載了教師干部個(gè)人的詳實(shí)情況。包括教師的個(gè)人簡(jiǎn)歷、求學(xué)經(jīng)歷、知識(shí)結(jié)構(gòu)、職稱(chēng)等級(jí)、教學(xué)科研情況以及所獲榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等等真實(shí)情況，這也能夠最直觀(guān)地反映出一個(gè)人的德能勤績(jī)廉等各方面的表現(xiàn)。另一方面可以為教育人事管理部門(mén)干部決策提供最直觀(guān)的參考依據(jù)，能夠加強(qiáng)對(duì)教師、干部的科學(xué)化管理。教育系統(tǒng)干部檔案作為教師管理的重要組成部分，是教育相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)教師隊(duì)伍管理水平，推進(jìn)教師干部隊(duì)伍建設(shè)的重要決策依據(jù)。通過(guò)教育系統(tǒng)干部檔案，從局部上可以分析出教師本人的綜合水平，從總體上也能夠通過(guò)對(duì)一個(gè)學(xué)校乃至一個(gè)地區(qū)教師檔案的分析，得出當(dāng)?shù)亟處熆傮w結(jié)構(gòu)、總體水平，對(duì)于分析當(dāng)?shù)亟逃傮w狀況、合理調(diào)配教育資源、科學(xué)決策具有重要的作用。

二、教育系統(tǒng)人事檔案管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代要求下，教育系統(tǒng)人事檔案管理工作面臨著新的形勢(shì)，當(dāng)前的干部檔案管理呈現(xiàn)出了明顯的落后性，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足新形勢(shì)的要求，具體來(lái)說(shuō)，主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

（一）重視程度不夠高。從檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，在基層往往存在著對(duì)干部檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)程度還不夠，檔案管理的意識(shí)還不強(qiáng)。具體表現(xiàn)在檔案管理干部隊(duì)伍的素質(zhì)不高。目前檔案管理人員一般都是離退休或者即將退休的人員，檔案管理的理論知識(shí)不夠、理念不先進(jìn)、管理的技術(shù)也不先進(jìn)，不能符合檔案管理的要求。而且物質(zhì)保障不及時(shí)。正是由于重視程度不夠，所以檔案管理經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，必要的檔案管理物質(zhì)、場(chǎng)所、設(shè)備條件落后，不能滿(mǎn)足新形勢(shì)的要求。

（二）管理水平不先進(jìn)。檔案管理的體制機(jī)制不夠先進(jìn)、順暢。當(dāng)前教育系統(tǒng)干部人事檔案基本上還停留在手工記錄為主的形式。尤其是基層檔案管理機(jī)構(gòu)還存在著破舊紙質(zhì)實(shí)體檔案管理的情況，不利于檔案的查詢(xún)、存儲(chǔ)，也不利于檔案在教師、干部管理過(guò)程中作用的發(fā)揮。另外，干部檔案的信息化管理水平不高，當(dāng)前利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)教師干部檔案進(jìn)行科學(xué)化管理的水平還不夠。

（三）檔案搜集不規(guī)范。由于歷史及基層實(shí)際情況，在當(dāng)前尤其是之前干部人事檔案管理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)存在檔案材料失真、錯(cuò)漏、前后矛盾、不一致等實(shí)際情況，這些檔案錯(cuò)、缺、漏等情況造成檔案管理的不完整。另外檔案管理相關(guān)人事制度、管理制度、搜集整理制度等各項(xiàng)制度措施的不規(guī)范，也導(dǎo)致檔案管理工作的不科學(xué)、不規(guī)范、不合理。

三、干部人事檔案管理質(zhì)量提升的對(duì)策措施

教育系統(tǒng)干部人事檔案工作存在的諸多問(wèn)題已經(jīng)嚴(yán)重影響到了教育系統(tǒng)人事管理、教學(xué)管理水平的提高，一定程度也影響到了當(dāng)?shù)亟逃降奶岣?，所以改進(jìn)干部人事檔案管理工作刻不容緩。具體包括以下幾個(gè)方面的措施

（一）提高重視程度，切實(shí)提供服務(wù)保障。一是思想上提高重視程度。檔案工作對(duì)于個(gè)人、學(xué)校及當(dāng)?shù)亟逃ぷ鞯闹匾?，要逐步得到個(gè)人、學(xué)校及教育管理機(jī)構(gòu)的重視。認(rèn)認(rèn)真真地做好檔案的提交、搜集、管理工作，把檔案管理工作當(dāng)作一項(xiàng)神圣的事業(yè)去看待、去實(shí)踐。二是基本保障要到位。檔案管理工作由于其涉密性、隱私性、科學(xué)性，所以對(duì)人員素質(zhì)、存儲(chǔ)條件、規(guī)章制度、查詢(xún)措施、保密規(guī)定等都有著嚴(yán)格的規(guī)定，所以無(wú)論是檔案管理機(jī)構(gòu)還是當(dāng)?shù)亟逃鞴懿块T(mén)都必須提供專(zhuān)門(mén)人員、專(zhuān)門(mén)經(jīng)費(fèi)、專(zhuān)門(mén)場(chǎng)所、專(zhuān)門(mén)設(shè)備用于檔案管理工作，需要提供全方位的檔案管理服務(wù)工作。

（二）改進(jìn)檔案管理，著力提高科學(xué)化水平。教育檔案管理涉及到提交、整理、存儲(chǔ)、查閱等復(fù)雜的程序步驟，為提高檔案管理的科學(xué)化水平，必須對(duì)涉及檔案管理的各個(gè)步驟環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)明確、明晰制度、嚴(yán)明責(zé)任，確保檔案工作萬(wàn)無(wú)一失。各個(gè)學(xué)校、教育管理部門(mén)要明確本部門(mén)專(zhuān)兼職檔案管理員，及時(shí)做好檔案的搜集提交、整理歸檔、存儲(chǔ)管理、科學(xué)查閱、保密措施等各項(xiàng)工作。同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)干部人員素質(zhì)的提升，提高檔案管理人員的信息化、科學(xué)化水平。

（三）及時(shí)查漏補(bǔ)缺，確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。一是全面清理現(xiàn)有檔案，分門(mén)別類(lèi)，進(jìn)行整理。認(rèn)真培訓(xùn)檔案管理人員，制定檔案運(yùn)行、管理、整理、信息審核、查閱等規(guī)范流程，對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行逐一摸排整理。二是針對(duì)殘缺、錯(cuò)誤、矛盾等檔案情況，應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格詳實(shí)的登記，對(duì)各種情況要及時(shí)與組織部門(mén)、教育主管部門(mén)、人事部門(mén)等人員進(jìn)行溝通、核實(shí)，如有必要要查閱原始材料，確保歸檔的準(zhǔn)確性。

總之，教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作具有較高的專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性，同時(shí)又具有非常重要的現(xiàn)實(shí)和歷史意義，涉及到每個(gè)人的切身利益，需要個(gè)人、學(xué)校及教育管理部門(mén)的所有人員高度重視，加強(qiáng)規(guī)范、勇于創(chuàng)新，形成一整套科學(xué)合理的檔案管理模式，這樣才能有效推進(jìn)教育系統(tǒng)人事檔案管理工作，為當(dāng)?shù)氐娜耸鹿芾怼⒔逃芾硭降奶岣咛峁└鼮橹匾膮⒖己头?wù)。

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作者簡(jiǎn)介：趙麗霞（1981.07-），女，山西朔州，本科，小教一級(jí)，山西省朔州市懷仁縣教育科技局，研究方向：檔案管理。