海外工程項(xiàng)目的電子文檔管理

魏紹波

摘 要 海外項(xiàng)目管理需要公司強(qiáng)大的“軟”實(shí)力來(lái)支持，而文檔系統(tǒng)是公司“軟”實(shí)力之一。在設(shè)計(jì)或改善文檔系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)綜合考慮海外項(xiàng)目的特點(diǎn)，強(qiáng)化突出若干重要的功能。

【關(guān)鍵詞】海外工程 文檔管理

1 概述

工程承包市場(chǎng)上競(jìng)爭(zhēng)一向非常激烈。而在海外市場(chǎng)上，中國(guó)公司和國(guó)際大公司同臺(tái)競(jìng)技，拼價(jià)格、拼質(zhì)量、拼執(zhí)行、拼服務(wù)，壓力重重。在這種殘酷的競(jìng)爭(zhēng)中，成功需要若干種努力；而失敗，或許只需要一個(gè)理由。

中國(guó)公司在執(zhí)行國(guó)內(nèi)項(xiàng)目時(shí)，往往還意識(shí)不到自己的弱項(xiàng)和短板。計(jì)劃沒(méi)做好時(shí)就不計(jì)成本地趕工搞“會(huì)戰(zhàn)”，項(xiàng)目執(zhí)行完了也找不到充分的過(guò)程文檔，變更索賠不行就在酒桌上解決，遇到困難就找高層打招呼繞道而過(guò)。而這些，在海外市場(chǎng)上則根本行不通。

海外市場(chǎng)相對(duì)比較公開(kāi)、公平、透明。公司之間除了比拼硬實(shí)力之外（例如設(shè)備、資金、資質(zhì)等），很多時(shí)候隱藏在后面的是“軟”實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)。這里所謂“軟”實(shí)力，一般來(lái)說(shuō)指的是公司的內(nèi)部管理、文化氣候、凝聚力等。而本文所關(guān)注的“軟”實(shí)力，是企業(yè)執(zhí)行海外項(xiàng)目時(shí)，其IT整體架構(gòu)中文檔管理的這個(gè)局部。

2 海外項(xiàng)目的電子文檔管理需求

海外項(xiàng)目的業(yè)主和監(jiān)理，執(zhí)行的是西方式的思維：“說(shuō)過(guò)，做過(guò)，還必須記錄下來(lái)；否則就是白說(shuō)了，白做了”。對(duì)于沒(méi)有相應(yīng)文檔支持的申訴和主張，基本上不可能得到支持。而且項(xiàng)目的任何執(zhí)行步驟，都必須按照規(guī)定的計(jì)劃和程序執(zhí)行，自己盲目趕工，其工作量可能得不到認(rèn)可。不夸張的說(shuō)，每一個(gè)實(shí)體工程的后面，都是另外一個(gè)外人看不到的“文檔工程”。

事實(shí)上，西方公司正是因?yàn)橛型暾麖?qiáng)大的系統(tǒng)支持，其現(xiàn)場(chǎng)工程師個(gè)人能力就顯得沒(méi)那么重要。相反，中國(guó)公司的很多信息和決策都是由項(xiàng)目中幾個(gè)“能人”掌握和決定的，因此核心人員的離職就可能導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目無(wú)法執(zhí)行。而在西方公司，鮮見(jiàn)有因?yàn)閭€(gè)人的離開(kāi)而對(duì)項(xiàng)目和組織產(chǎn)生重大影響的。

對(duì)于項(xiàng)目管理自身來(lái)說(shuō)，一套高效的文檔管理系統(tǒng)，對(duì)于公司內(nèi)部不同部門(mén)之間的溝通，也具有非常重大的意義。設(shè)想一下，如果通過(guò)系統(tǒng)，設(shè)計(jì)部門(mén)的設(shè)計(jì)方案剛剛完成，采購(gòu)部門(mén)就立刻知道了需要哪些采購(gòu)清單。而施工部門(mén)的現(xiàn)場(chǎng)反饋，又可以及時(shí)在設(shè)計(jì)和采購(gòu)方案中體現(xiàn)。所有的部門(mén)通過(guò)一個(gè)公共的平臺(tái)溝通和交流，其效率不言而喻。而且事后自然而然地留下了一套完整的檔案，項(xiàng)目交付時(shí)輕輕松松，不用等到交工的時(shí)候再去被動(dòng)地“補(bǔ)”文檔。

總之，對(duì)于海外工程項(xiàng)目，強(qiáng)有力的文檔管理系統(tǒng)是項(xiàng)目管理的必然手段。

3 對(duì)電子文檔管理系統(tǒng)的建議

筆者所在公司在海外執(zhí)行項(xiàng)目多年，筆者本人曾經(jīng)參與過(guò)公司的幾次文檔系統(tǒng)建設(shè)，并從中體會(huì)到了要想建造一個(gè)相對(duì)“完美”的文檔系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)初期就應(yīng)該考慮到若干重要功能?，F(xiàn)逐一介紹如下，供參考。

3.1 可靠，安全，可擴(kuò)展

3.1.1 可靠性

包括海量文件的存儲(chǔ)和處理、現(xiàn)場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定、國(guó)際線路的規(guī)劃等。

3.1.2 安全性

保證系統(tǒng)在遭受可能的各種攻擊時(shí)不輕易崩潰，服務(wù)不中斷。

3.1.3 可擴(kuò)展性

項(xiàng)目文檔的累積，使用人數(shù)的增多，都要求系統(tǒng)具有足夠的可擴(kuò)展性。

3.2 文檔存儲(chǔ)

三年河?xùn)|，三年河西，項(xiàng)目的地點(diǎn)和人員都是不停流動(dòng)的。而文檔則應(yīng)集中存放。網(wǎng)絡(luò)許可的話建議主要存放于國(guó)內(nèi)總部，否則也應(yīng)存放于某個(gè)地區(qū)的區(qū)域中心。或者活動(dòng)文檔存放于項(xiàng)目執(zhí)行地的區(qū)域中心，而將歸檔文檔同步到國(guó)內(nèi)總部。

系統(tǒng)的存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)該具有按照文檔使用頻率分區(qū)存放的功能，即對(duì)于經(jīng)常訪問(wèn)的文件，應(yīng)能存儲(chǔ)在SSD磁盤(pán)區(qū)域，以加快訪問(wèn)速度和處理效率；而對(duì)于不經(jīng)常訪問(wèn)的文件，則存儲(chǔ)于普通硬盤(pán)或磁帶。

3.3 統(tǒng)一編碼

所有文檔須都須在公司范圍內(nèi)統(tǒng)一編碼。編碼應(yīng)綜合考慮多種因素，包括項(xiàng)目所在國(guó)、業(yè)主、項(xiàng)目類(lèi)型、項(xiàng)目階段等。

3.4 授權(quán)和審計(jì)

以文檔為主體對(duì)象，按需要授權(quán)給項(xiàng)目不同部門(mén)和管理角色，定期審計(jì)對(duì)敏感文檔的訪問(wèn)和修改。

3.5 檢索和查詢

工程文檔數(shù)量巨大，內(nèi)容龐雜，因此優(yōu)秀的搜索功能非常必要。全文檢索是必須具有的功能，具有一定智能的模糊查詢或者基于圖片的查詢，都肯定會(huì)給使用者帶來(lái)便利。

3.6 文檔生命周期管理

文檔在系統(tǒng)里的創(chuàng)建、編輯、審批、發(fā)布、修訂、反饋、存檔、交付、關(guān)閉等等，都需要一套內(nèi)部的流程來(lái)統(tǒng)一管理。

3.7 文件關(guān)系

文檔之間不是孤立的，而是互相之間有關(guān)系的。例如某個(gè)文件是另外一個(gè)的支持說(shuō)明。這些關(guān)系都要恰當(dāng)定義并保存。

3.8 版本管理

對(duì)文檔的修改歷史，必須能追溯。所有歷史版本，主要版本和分支版本，都要存檔和能檢閱。

3.9 訂閱和推送

文檔系統(tǒng)里文件眾多，但是和某個(gè)具體的人相關(guān)的可能只是其中一個(gè)子集，因此文檔系統(tǒng)必須要有發(fā)布和推送功能，把特定文件夾的文件主動(dòng)推送給已經(jīng)訂閱該文檔的人。

3.10 現(xiàn)場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)因素

施工現(xiàn)場(chǎng)的網(wǎng)絡(luò)往往帶寬有限（例如沙漠里的VSAT衛(wèi)星上網(wǎng)），所以必要的壓縮和傳輸加速功能，是客戶端軟件必須考慮的問(wèn)題。

同樣由于網(wǎng)絡(luò)帶寬限制，現(xiàn)場(chǎng)人員查看一個(gè)大文件時(shí)，后臺(tái)系統(tǒng)必須能支持在線瀏覽。在線瀏覽時(shí)不需將文件完整下載到本地后方可顯示，而是由系統(tǒng)后臺(tái)處理，只將局部的文檔片段呈現(xiàn)給遠(yuǎn)端用戶即可。

有些項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)所在地甚至完全沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)，這就要求客戶端必須有一定的文檔緩存功能，并且在聯(lián)網(wǎng)后具有相應(yīng)的同步功能。

3.11 加密

文檔在傳遞的過(guò)程中，包括在網(wǎng)絡(luò)上的傳輸中，都要考慮一定的加密措施和手段，防止文檔的丟失或泄密造成意外的損失。

3.12 郵件提醒

對(duì)于文檔更新、審批、發(fā)布等環(huán)節(jié)，文檔系統(tǒng)必須能用郵件提醒相關(guān)人員的注意。

3.13 臨時(shí)授權(quán)

有些和項(xiàng)目相關(guān)的人員，可能不是公司正式員工，如果創(chuàng)建正式的賬號(hào)和密碼會(huì)比較麻煩。如果能對(duì)外部用戶給予臨時(shí)授權(quán)，在指定的時(shí)間段，對(duì)指定的文件憑密碼訪問(wèn)，則會(huì)非常方便項(xiàng)目和外部人員溝通交流。

3.14 交付

不同的業(yè)主對(duì)文檔的交付有不同的要求（格式、類(lèi)型、內(nèi)容等），文檔系統(tǒng)要能針對(duì)特定的項(xiàng)目業(yè)主做出調(diào)整，項(xiàng)目完工后就能自然形成整套的交付文檔。

3.15 移動(dòng)終端和多語(yǔ)言

現(xiàn)在移動(dòng)終端（手機(jī)、pad， 平板）等已經(jīng)成為潮流，文檔系統(tǒng)不但能在電腦上使用，同時(shí)也應(yīng)能夠在手持移動(dòng)終端上使用，要兼容包括windows、IOS、安卓等多種操作系統(tǒng)，同時(shí)支持多語(yǔ)言界面。

4 總結(jié)

文檔管理系統(tǒng)是海外工程的有力輔助工具之一。在開(kāi)始建立或改善文檔管理系統(tǒng)時(shí)，如果參考本文中提及的若干建議，無(wú)疑能幫助管理者、規(guī)劃工程師、開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)人員等做出更好的決策。

作者單位

中石化國(guó)際工程公司 北京市 100020