淺析強(qiáng)化基層檔案管理水平的主要建議

張永釵

摘要：隨著社會(huì)發(fā)展和檔案管理意識(shí)的提升，檔案管理工作成為機(jī)關(guān)單位不可或缺的重要組織部分，也對(duì)基層檔案管理人員也提出新的、更高的要求，檔案管理人員素質(zhì)的高低、管理水平如何，對(duì)于檔案管理建設(shè)工作都有著直接影響，本文主要論述了如何提高檔案管理人員素質(zhì)，總結(jié)歸納了提升當(dāng)前基層檔案管理水平的建議，以供廣大同行交流探討。

關(guān)鍵詞：強(qiáng)化；檔案管理；工作；能力；措施

在基層做好檔案管理工作，不僅需要扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，還需要很強(qiáng)的政策性、原則性和服務(wù)性，檔案管理人員素質(zhì)的高低、服務(wù)水平如何，對(duì)于服務(wù)對(duì)象乃至機(jī)關(guān)形象都有直接影響。因此，要做好檔案管理事業(yè)，首先必須加強(qiáng)檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)建設(shè)，在工作中應(yīng)注重以下幾個(gè)方面：

一、轉(zhuǎn)變思想觀念，熱愛(ài)檔案事業(yè)

毋庸諱言，目前檔案管理人員半路出家的占有相當(dāng)一部分，知識(shí)結(jié)構(gòu)參差不齊。一些人受傳統(tǒng)觀念影響，把檔案工作當(dāng)做養(yǎng)“清”“賦”“閑”之地，工作標(biāo)準(zhǔn)要求不高，滿足于一般文件資料的收集保管，得過(guò)且過(guò)，不求作為，輕松度日。尤其是沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理帶有很大的隨意性，缺乏制度化、規(guī)范化管理，文件資料混在一起，雜亂無(wú)序。出現(xiàn)不解或疑難問(wèn)題時(shí)，不是積極應(yīng)對(duì)，而是尋找借口，為個(gè)人能力不足找托辭，陳腐落后的思想觀念和行為成為檔案事業(yè)發(fā)展的桎梏。

檔案工作是一項(xiàng)既復(fù)雜又細(xì)致的工作，從檔案的收集到科學(xué)管理、安全保管、價(jià)值鑒定、登記統(tǒng)計(jì)及提供利用等，都需要檔案工作人員付出艱苦的勞動(dòng)。任何粗心大意，不負(fù)責(zé)任的做法都將給檔案工作帶來(lái)無(wú)窮的后患。既然組織上安排從事檔案工作，就要無(wú)條件地服從，徹底摒棄傳統(tǒng)錯(cuò)誤觀念，全身心地投入到檔案事業(yè)中，只有安心本職工作，才能對(duì)檔案管理這一特定職業(yè)產(chǎn)生感情，才能在檔案管理的工作實(shí)踐中自覺(jué)地規(guī)范自己的道德行為，才能堅(jiān)持全心全意為大家服務(wù)。

在當(dāng)今這樣飛速發(fā)展的信息時(shí)代，在基層工作中，檔案管理工作不受重視，在工作中遇到的困難也是非常巨大的。作為檔案管理人員尤其需要有股韌勁，有一種不辭辛苦、精益求精、刻苦鉆研、一絲不茍的精神，不管遇到什么困難和挫折都要勇往直前，堅(jiān)持不懈地搞好本職工作，這樣才能保證檔案工作的健康發(fā)展。

二、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高個(gè)人素質(zhì)

一是業(yè)務(wù)上精益求精。沒(méi)有豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，想做出一番成就是困難的。俗話說(shuō)：活到老，學(xué)到老。檔案管理人員必須在加強(qiáng)思想鍛煉，樹(shù)立正確的職業(yè)理念的同時(shí)，著眼于新的實(shí)踐和新的發(fā)展，積極參加上級(jí)部門(mén)組織的檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)，注意向有關(guān)單位的行家請(qǐng)教，學(xué)好檔案管理知識(shí)和掌握必要的工作技能；繼續(xù)學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)、刻苦鉆研專(zhuān)業(yè)技術(shù)不斷更新現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，逐步掌握現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，拓寬知識(shí)面，提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，提高專(zhuān)業(yè)服務(wù)水平和能力，以適應(yīng)時(shí)代對(duì)檔案管理人員的新要求。

二是履行職責(zé)上踏實(shí)正派。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。踏實(shí)正派是檔案管理人員的重要品德。要做好檔案管理工作，平時(shí)要注意原始材料的積累，要力求做到及時(shí)、完整、真實(shí)，準(zhǔn)確和規(guī)范，尤其對(duì)一些重要事件，要做到記載全面真實(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。這就要求檔案人員在工作要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，一絲不茍的工作態(tài)度，不能感情用事，不能弄虛作假。

三是服務(wù)態(tài)度上熱情周到。檔案管理人員要為檔案利用者服務(wù)，做到想利用者之所想，急利用者之所急，不計(jì)名利、甘為人梯。樹(shù)立“檔案利用者至上，服務(wù)第一”的觀念，在任何時(shí)候不擺架子，不在利用者面前有意無(wú)意地流露出不滿、不耐煩或抱怨的情緒，這樣不僅會(huì)失去群眾基礎(chǔ)，而且會(huì)失去他人的信任和尊重。我們的工作也不會(huì)得到社會(huì)和利用者的認(rèn)可。

四是對(duì)待誤解上寬容豁達(dá)。檔案工作需要與很多部門(mén)打交道，功勞往往不明顯，一旦有了問(wèn)題卻表現(xiàn)得非常突出，而且影響很大。工作被動(dòng)的時(shí)候難免受到領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)，基層群眾不理解也會(huì)招致埋怨。我們作為檔案管理員，要有忍受怨言，經(jīng)得起委屈和挫折的寬容與豁達(dá)之心，要正確理解和面對(duì)各種誤解。即使存在某些交往中的摩擦，也要以平和的心態(tài)來(lái)化解，做到謙虛禮讓。

三、積極實(shí)踐，發(fā)揮檔案管理工作的作用

俗話說(shuō)：學(xué)習(xí)的目的在于應(yīng)用。學(xué)習(xí)要有針對(duì)性、目的性和腳踏實(shí)地的科學(xué)態(tài)度，不能淺嘗輒止，自滿自足。在學(xué)習(xí)工作中注意知識(shí)的積累，注重總結(jié)的提高，加強(qiáng)檔案工作制度化、規(guī)范化管理，努力從感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)，提高分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的工作能力。在做好檔案工作的基礎(chǔ)上，積極開(kāi)展檔案社會(huì)利用宣傳活動(dòng)，加強(qiáng)與檔案服務(wù)對(duì)象的聯(lián)系與合作，參與歷史文獻(xiàn)研究和志書(shū)編寫(xiě)工作，傳承優(yōu)秀歷史文化精神，宣傳展示本部門(mén)、本單位在各個(gè)階下取得的各項(xiàng)建設(shè)成果，塑造良好社會(huì)形象，充分發(fā)揮檔案工作在社會(huì)生活中的作用。

四、完善管理措施，確保檔案的精準(zhǔn)、完整與安全

做好檔案工作除了有好的工作態(tài)度和熱情還不夠，還要多動(dòng)腦子想辦法，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。一要做到熟悉家底，通過(guò)學(xué)習(xí)座談，了解各單位業(yè)務(wù)工作職能，一年中要形成哪些文件，做到心中有數(shù)。二是建議領(lǐng)導(dǎo)將各單位檔案材料上交工作納入年度工作考核指標(biāo)，對(duì)上交假文件、資料的單位年底考核不能評(píng)為優(yōu)秀單位。三要參照上級(jí)檔案部門(mén)的檔案管理期限表制定本系統(tǒng)的保管期限。以此做好文件的收集，保證檔案的齊全完整。四要在檔案利用過(guò)程中，做好監(jiān)督。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看資料劃線的借閱者，要及時(shí)提醒，做好利用監(jiān)督。還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用的目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。

總之，檔案事業(yè)是功在當(dāng)代，利在千秋的偉大事業(yè)，檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)自己責(zé)任的重大，在相關(guān)政策的指導(dǎo)下，構(gòu)筑正確的檔案管理人員價(jià)值觀。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉愛(ài)軍.做好檔案工作的若干建議[M].北京理工大學(xué)出版社，2011年10月.

[2]李華.基層檔案管理工作一席談[J].華章雜志，2009年5月.