財(cái)務(wù)檔案管理中存在問題及對策探析

張玲玲

摘 要：財(cái)務(wù)檔案是反應(yīng)企業(yè)財(cái)務(wù)相關(guān)的工作和內(nèi)容的重要表現(xiàn)形式，是企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展和有效運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，對于企業(yè)的健康發(fā)展有著重要的借鑒意義。在企業(yè)財(cái)務(wù)部門的工作過程中，不僅要求相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案的管理人員需要具備切實(shí)有效的工作技能和素質(zhì)，同時(shí)也需要財(cái)務(wù)檔案管理人員轉(zhuǎn)變工作意識、創(chuàng)新工作方法、改變工作模式，切實(shí)有效的提高財(cái)務(wù)檔案的管理成效。本文筆者就當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的管理現(xiàn)狀，結(jié)合自身對檔案管理的一些想法，談?wù)勅绾斡行У拈_展企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理行為和活動。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)；檔案管理；問題；對策；發(fā)展；工作

1 引言

亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映公司經(jīng)營全過程的重要經(jīng)濟(jì)史料和憑證，是公司檔案的重要組成部分。為加強(qiáng)財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)檔案的管理，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理過程中所涉及環(huán)節(jié)，妥善管理財(cái)務(wù)檔案，避免由于管理不善而導(dǎo)致公司遭受損失，財(cái)務(wù)檔案管理人員必須嚴(yán)格按照相關(guān)的管理措施和規(guī)范，提高財(cái)務(wù)檔案的管理成效和水平。

2 當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 思想意識相對淡薄，重視程度不夠

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，部分財(cái)務(wù)檔案管理人員的思想意識卻沒有進(jìn)一步的提高和轉(zhuǎn)變。很多財(cái)務(wù)檔案的管理人員，在工作上態(tài)度相對懶散、思想意識相對淡薄，對于財(cái)務(wù)檔案管理的重要性缺乏一定的認(rèn)識，這就導(dǎo)致了財(cái)務(wù)檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展中常常處于不良的工作狀態(tài)和氛圍。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理的制度性規(guī)范相對缺乏

很多企業(yè)中雖然對財(cái)務(wù)管理制度有著明確的制度規(guī)范，但是在財(cái)務(wù)檔案管理崗位的職責(zé)和職能中卻沒有一個(gè)充分的、清晰的說明和條款。很多企業(yè)中，其財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范是沿用著財(cái)務(wù)管理內(nèi)容來開展的，其針對性和專一性相對較為。有些企業(yè)雖然有明確的財(cái)務(wù)檔案管理制度，但是由于其規(guī)范性較弱，約束力不強(qiáng)的原因，也導(dǎo)致了很多企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理崗位不能充分的發(fā)揮其職能性和主觀能動性。

2.3 信息化程度相對較低

隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理崗位也充分享受了科技發(fā)展的紅利。但是在實(shí)際的工作中，企業(yè)尤其是中小企業(yè)對于財(cái)務(wù)檔案管理信息化的進(jìn)程和重要性認(rèn)識相對較低，很多檔案管理工作依然沿用著傳統(tǒng)紙張檔案管理的模式，工作成效相對較低。

3 與時(shí)俱進(jìn)，財(cái)務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)想法

3.1 轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，提高工作積極性

提高財(cái)務(wù)檔案管理成效，首先的就是要提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的思想認(rèn)識和工作態(tài)度，提高其工作的積極性和有效性。只有充分的提高和約束好檔案管理人員的思想，才能積極的鼓勵和引導(dǎo)他們落實(shí)到實(shí)際的工作過程中去。所以企業(yè)在崗位的職能和職責(zé)書上，需要進(jìn)一步的對相關(guān)的工作人員進(jìn)行思想教育和崗位流程落實(shí)。

3.2 加強(qiáng)信息化與數(shù)字化檔案管理建設(shè)

信息化和數(shù)字化帶給財(cái)務(wù)檔案管理的改變是幫助企業(yè)的檔案管理，從傳統(tǒng)紙質(zhì)、繁雜、低效率的檔案管理成效中走出來，通過信息化與數(shù)字化的檔案管理模式，積極的推動企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作成效的推進(jìn)。比如傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理中，公司需要調(diào)閱某一年、某個(gè)部門的檔案管理，需要工作人員花費(fèi)很長的時(shí)間去尋找。而通過數(shù)字化和信息化的手段，財(cái)務(wù)檔案管理人員只需要在電腦的檢索頁面，輸入相關(guān)的限定信息，然后把檢索的頁面通過E-mail或其他信息途徑即時(shí)的傳輸給相關(guān)請求的人員，工作效率提高的層次是呈比例的上升。當(dāng)然，這一切都需要前期的紙質(zhì)檔案數(shù)字化的存儲過程。

3.3 提高企業(yè)的重視度，加大檔案管理設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施和用具的投入

很多企業(yè)在財(cái)務(wù)檔案管理信息化的過程中，還需要進(jìn)一步的加大對其基礎(chǔ)設(shè)置和辦公用具的投入。通過提高預(yù)算、加大投入、優(yōu)化部門結(jié)構(gòu)等形式，切實(shí)的提高相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理部門的工作積極性和成效性。

3.4 科學(xué)的設(shè)置對財(cái)務(wù)檔案管理人員的考核和評價(jià)

考核和評價(jià)是企業(yè)對員工和部門進(jìn)行科學(xué)和細(xì)致化評判的依據(jù)。但是現(xiàn)階段很多企業(yè)在財(cái)務(wù)檔案管理的考核和評價(jià)中，考核內(nèi)容相對較為寬泛，不能充分的體現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理部門的工作特殊性和系統(tǒng)性，考核的結(jié)果也沒有進(jìn)一步的與企業(yè)職工的福利、職稱、晉升等有效的結(jié)合在一起。所以企業(yè)應(yīng)該在不斷的完善考核內(nèi)容的基礎(chǔ)上，細(xì)化考核的標(biāo)準(zhǔn)和條款，并且把工作人員的工作態(tài)度、工作過程、工作流程、工作心得、工作跟進(jìn)、信息化技能等等有效的結(jié)合在一起，提高檔案管理考核和評價(jià)的公平、公正。

4 結(jié)語

總之，切實(shí)的提高企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理對于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展有著重要的保障意義。作為企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的人員，需要進(jìn)一步的立足財(cái)務(wù)檔案的實(shí)際情況，結(jié)合本企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，行之有效的開展相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理工作。此外，作為現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)檔案管理人員，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，通過不斷的提高自身的檔案管理素養(yǎng)和技能，為企業(yè)的檔案管理發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。

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