信息化背景下的人事檔案管理探析

薛娜

摘 要：在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，社會(huì)加速進(jìn)步的今天，社會(huì)生活逐步進(jìn)入自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化階段，信息化技術(shù)在各領(lǐng)域各行業(yè)中的作用越來(lái)越突出。使得無(wú)論是企業(yè)事業(yè)單位還是政府，都在大力進(jìn)行辦公信息化建設(shè)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行歸類管理和儲(chǔ)存，能夠有效的改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足。為使信息技術(shù)能夠更加有效的為人事檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展提供有力的支持，必須加強(qiáng)信息化背景下的人事檔案管理。本文將對(duì)信息化人事檔案管理過(guò)程中所面臨的問(wèn)題和解決途徑進(jìn)行探究與探討

關(guān)鍵詞：信息化；人事檔案；檔案管理

1 信息化背景與人事人事檔案管理的概述

隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)被運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域，極大的改變了人們的生活、工作方式。信息時(shí)代的到來(lái)不僅使得信息流通高速化、信息獲取快速化，而且還使得大量的信息數(shù)據(jù)能夠得到精確迅速的處理。這一背景下的信息處理、檔案管理方式，對(duì)內(nèi)有利于提高單位的管理的科學(xué)性，對(duì)外有利于提升單位的社會(huì)效益。

人事檔案管理工作又是檔案管理工作的重要組成部分，它真實(shí)的收集和記錄著整個(gè)單位人事管理的各種歷史活動(dòng)，記錄著每個(gè)人的德才表現(xiàn)、社會(huì)經(jīng)歷、學(xué)歷等信息，為接下來(lái)的單位人事建設(shè)和其他管理工作的進(jìn)一步開展提供依據(jù)。人事檔案管理則有其特定的價(jià)值和意義，在衡量單位檔案管理水平中起著重要作用，對(duì)于推進(jìn)單位建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步也有著特殊意義，人事檔案整理與保管的水平的高低直接影響著單位檔案資料保存的質(zhì)量。

人事檔案是為單位記錄和提供人才信息的主要來(lái)源。人事檔案管理工作是保證整個(gè)單位檔案管理工作順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)。經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，社會(huì)的進(jìn)步飛速，信息化的發(fā)展來(lái)勢(shì)洶洶，對(duì)人事檔案管理工作要求越來(lái)越高，為使檔案能夠更加有效的為單位管理工作的進(jìn)一步發(fā)展提供有力的支持，促進(jìn)單位建設(shè)完善，必須正視現(xiàn)今人事檔案管理中存在的問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的建設(shè)。

總之，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)建立人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，能夠使檔案管理更加高效，更加智能，從而進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的使命感和責(zé)任感。

2 信息化背景下的人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.理論與實(shí)踐難以齊驅(qū)并駕

電子文件的概念學(xué)界早在90年代都開始研究了，主導(dǎo)人物也就是如今檔案學(xué)的領(lǐng)軍人物馮大師太，時(shí)至今日電子文件的研究一直沒有斷過(guò)。國(guó)家層面上也出臺(tái)了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和戰(zhàn)略規(guī)劃，目前正在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，實(shí)行雙套制保存，即紙質(zhì)一套，數(shù)字化一套。保存紙質(zhì)的原因在于它物理上易于保存，科學(xué)維護(hù)下保存也不成幾百年不成問(wèn)題，并且現(xiàn)在國(guó)家政府各個(gè)部門并沒有統(tǒng)一的實(shí)行無(wú)紙化辦公，這些直接產(chǎn)生的紙質(zhì)記錄必須要保存的。而進(jìn)行信息化、數(shù)字化的原因，一是為了安全備份，二就是為了便于查詢和未來(lái)的開發(fā)利用。但雙套制無(wú)疑增加了檔案人員和檔案保管的負(fù)擔(dān)，沒人敢于擔(dān)負(fù)銷毀紙質(zhì)檔案的責(zé)任。這些都是局限于檔案信息管理系統(tǒng)，并非政府辦公系統(tǒng)，人事檔案遺憾的是還不歸檔案部門管理。

2.檔案管理隊(duì)伍不規(guī)范

人事檔案管理屬于一個(gè)默默無(wú)聞、不起眼的工作，人力、物力、財(cái)力的支持明顯不足。據(jù)統(tǒng)計(jì)表明，至今仍有些單位沒有設(shè)置專門的人事檔案管理場(chǎng)所，還有很多單位的檔案管理人員極少，有些甚至直接由單位普通工作人員兼任。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此也沒有足夠的重視，資金支持投入不夠，沒有安裝或改進(jìn)人事檔案的信息化工作所需要的檔案管理軟件，影響了檔案管理工作進(jìn)度和成效。缺乏一套完善的人事檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過(guò)程中沒有準(zhǔn)確的指導(dǎo)。另外，人事檔案管理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他領(lǐng)域，隨著單位管理建設(shè)的逐步完善，人事檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案的內(nèi)容愈加豐富，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式根本無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)的需要。

3.信息技術(shù)存在安全隱患

雖然電子人事檔案已經(jīng)開始保存，但如何實(shí)現(xiàn)電子文件的真實(shí)性，完整性和有效性仍是一直在研究的難題，電子文件很容易修改和載體之間的遷移，那么它的憑證作用怎么定性，這是一個(gè)很重要的問(wèn)題，法律地位得不到確定，就難以在政務(wù)工作中發(fā)揮作用。電子檔案如何長(zhǎng)久保存，光盤，磁帶，硬盤的壽命都是有限的，系統(tǒng)的壽命也是有限的。當(dāng)初的系統(tǒng)能讀出電子文件，以后支持該系統(tǒng)的軟硬件平臺(tái)消失了怎么辦？電子檔案的安全性也是一大問(wèn)題，這也是政府相當(dāng)看重的問(wèn)題，信息化時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)攻擊，一不小心密級(jí)檔案泄露的都是大問(wèn)題。

3 信息化背景下人事檔案管理的新對(duì)策

1.建立健全制度規(guī)范，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

信息化的人事檔案管理需要一套全新的管理模式，沒有前車之鑒，缺乏一套系統(tǒng)化理論化的管理制度及有效的指導(dǎo)。導(dǎo)致人事檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，使得檔案管理建設(shè)過(guò)程進(jìn)度緩慢，多走了許多彎路。因此，政府及有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實(shí)際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的人事檔案管理建設(shè)制度。制度應(yīng)該囊括檔案管理工作的各個(gè)方面，使檔案工作人員在工作中有法可依。合理的科學(xué)的安排檔案管理工作的工作流程。另外，還要制定一套監(jiān)督制度，通過(guò)對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督，對(duì)檔案的安全進(jìn)行保護(hù)，絕不能給予不法分子可乘之機(jī)。

2.落實(shí)信息技術(shù)支持，完善人事檔案管理系統(tǒng)

只有資金落實(shí)到位，人事檔案建設(shè)的軟件和硬件配置才能齊全，這也是開展人事檔案管理工作的基礎(chǔ)性條件。只有擁有齊全的配置，檔案工作人員的工作才能順利進(jìn)行。政府及單位要舍得在這方面花錢，為檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)，保證網(wǎng)絡(luò)信息體系的順暢無(wú)阻，從而提高人事檔案管理工作的效率。另外，應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)人士為單位人事檔案管理工作設(shè)置其特定的檔案管理軟件，減少工作中不必要的程序和環(huán)節(jié)，提高工作效率，加快檔案管理工作的進(jìn)行力度。還要為人事檔案管理設(shè)置一個(gè)專門的保護(hù)系統(tǒng)，盡量避免人事檔案信息的泄露或流失，給檔案管理工作帶來(lái)不必要的麻煩。

3.加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)全員主動(dòng)歸檔意識(shí)

單位應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度，讓全體職工理解人事檔案管理的重要性，促進(jìn)全員職工的人事檔案意識(shí)提高，全力支持的人事檔案管理信息化工作，為人事檔案工作提供有記錄價(jià)值的第一手資料。單位各部門應(yīng)積極配合工作，保證人事檔案管理工作的順利開展。人事檔案管理者應(yīng)全方位收集相關(guān)資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內(nèi)容。

4.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)行規(guī)范化管理

信息技術(shù)背景下，對(duì)檔案管理的保密性、檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力等都提出了新的要求，有很多都是新接觸到的。信息技術(shù)應(yīng)用的公開性中要更加注重檔案管理的保密性；由于信息技術(shù)條件下檔案管理工作是一項(xiàng)涉及到多個(gè)專業(yè)層面，對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和能力提出了更高的要求。信息技術(shù)條件下，檔案工作人員要更好的服務(wù)于群眾，擴(kuò)大檔案服務(wù)面。所以，檔案管理工作人員不僅要加強(qiáng)研究如何建立起高效、靈活、科學(xué)的單位檔案信息體系，而且要更好的服務(wù)于實(shí)際工作，立足于實(shí)踐，一切實(shí)事求是。

4 總結(jié)

新形勢(shì)下的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，也是時(shí)代發(fā)展的必然要求。人事檔案管理工作是單位管理乃至社會(huì)經(jīng)濟(jì)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而人事檔案管理工作人員的素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。只有建立健全人事檔案管理機(jī)制，保證人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)過(guò)關(guān)，對(duì)人事檔案實(shí)施有力的保護(hù)措施，才能保障人事檔案管理的信息化建設(shè)工作有條不紊的前進(jìn)，提升人事檔案工作的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。

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