運用ARP系統(tǒng)提升科研預(yù)算管理水平

王力維

摘 要：近幾年，隨著國家財政對科研經(jīng)費投入的增大，對科研經(jīng)費使用的要求也在提高，科研事業(yè)單位為了提高管理水平，正在從管理理念、管理人才、管理手段、管理工具等各方面進行改革與創(chuàng)新。在此背景下，中科院ARP系統(tǒng)預(yù)算管理模塊的開發(fā)與運行實現(xiàn)了信息化管理工具的創(chuàng)新。通過對ARP系統(tǒng)預(yù)算管理模塊在預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算控制與預(yù)算分析方面的功能以及具體流程介紹，分析了其在提升預(yù)算管理水平方面的作用，包括其利用信息化手段優(yōu)勢實現(xiàn)了預(yù)算管理與會計核算的自動化關(guān)聯(lián)，以其全面系統(tǒng)的優(yōu)勢實現(xiàn)了預(yù)算的全過程動態(tài)管理，以其多層次管理優(yōu)勢引發(fā)了科研人員與管理人員的全員參與和重視，以其強大的數(shù)據(jù)輸出、分析功能為科研事業(yè)單位開展財務(wù)管理工作提供了數(shù)據(jù)支持。ARP系統(tǒng)預(yù)算管理模塊使預(yù)算管理工作已經(jīng)成為科學(xué)事業(yè)單位的一種系統(tǒng)化、常態(tài)化的工作，對規(guī)范預(yù)算編制、督促預(yù)算執(zhí)行、開展預(yù)算控制、進行預(yù)算分析都起到了一定的積極作用，并在一定程度上提升了科研事業(yè)單位的預(yù)算管理水平乃至財務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：ARP；預(yù)算管理模塊；動態(tài)全過程

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.33.116

1 引言

隨著國家對科研事業(yè)的重視，科研經(jīng)費投入正在逐年增加中，國家相關(guān)部門對科研經(jīng)費使用的要求也在提高，加強科研事業(yè)單位的財務(wù)管理是廣大科研事業(yè)單位目前管理工作的重要任務(wù)之一，預(yù)算管理是科研事業(yè)單位財務(wù)管理的重要組成部分。通過以往科研經(jīng)費管理出現(xiàn)的問題進行統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，預(yù)算編制與執(zhí)行方面出現(xiàn)問題的概率很高。2016年7月20日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)（2016）50號），意見中關(guān)于科研經(jīng)費預(yù)算管理提出了簡化預(yù)算編制，下放預(yù)算調(diào)劑權(quán)限。一方面給了廣大科研人員和科研單位合理使用科研經(jīng)費的自主權(quán)，另一方面又強調(diào)科研單位要加強預(yù)算審核把關(guān)，加強預(yù)算控制與管理，強化經(jīng)費使用的績效評價，保障經(jīng)費使用的安全規(guī)范。編制上的“放松”與執(zhí)行、控制上的“趨緊”，這一松一緊對科研事業(yè)單位的預(yù)算管理工作又提出了新的要求。在科研管理活動全面信息化的大背景下，科研事業(yè)單位如何利用信息化管理工具進行預(yù)算管理，加強預(yù)算執(zhí)行與控制，規(guī)范科研經(jīng)費的管理流程，提高科研經(jīng)費的使用效率提升科研預(yù)算管理水平是廣大科研事業(yè)單位目前財務(wù)管理工作的一個重點。

2 中科院ARP系統(tǒng)預(yù)算管理模塊介紹

為了提高科研活動的信息化管理水平，2005年，中科院啟動了以科技計劃和執(zhí)行管理為核心的資源規(guī)劃的信息系統(tǒng)工程即中國科學(xué)院資源規(guī)劃項目（Academia Resource Planning，簡稱ARP項目）。ARP項目由院所兩級系統(tǒng)構(gòu)成，通過綜合運用創(chuàng)新的管理理念和先進的信息技術(shù)，對全院人力、資金、科研基礎(chǔ)條件等資源配置及相關(guān)管理流程進行整合與優(yōu)化，以構(gòu)建有效的管理服務(wù)信息技術(shù)平臺。其中所級系統(tǒng)主要包括綜合財務(wù)模塊、人事薪酬模塊、資產(chǎn)模塊、科研項目管理模塊四大基礎(chǔ)模塊。為了滿足廣大科研人員對課題經(jīng)費預(yù)算管理的迫切需要，加強對科研項目預(yù)算編制和預(yù)算執(zhí)行的管理，2010年中科院又在已有的ARP系統(tǒng)基礎(chǔ)上開發(fā)出了一個新的模塊-預(yù)算管理模塊。

ARP預(yù)算管理模塊通過課題預(yù)算錄入、審批、查詢、控制四個業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)課題費用支出的會計核算科目與預(yù)算支出科目的映射，使科研課題各項支出與課題明細預(yù)算相對應(yīng)，為課題負責人及相關(guān)管理人員方便靈活地提供實時的預(yù)算執(zhí)行信息查詢服務(wù)與預(yù)算支出控制服務(wù)，并據(jù)此合理安排課題經(jīng)費支出計劃，同時也為課題的年度決算及結(jié)題驗收提供依據(jù)。

ARP預(yù)算管理模塊包括預(yù)算定義、預(yù)算錄入、預(yù)算審批、預(yù)算分析、預(yù)算控制、預(yù)算預(yù)警、預(yù)算授權(quán)、信息推送八個部分。預(yù)算定義是指ARP系統(tǒng)管理員根據(jù)經(jīng)費類型為各課題負責人、科研秘書、科研處、財務(wù)處等管理部門添加預(yù)算管理模塊并分配相應(yīng)權(quán)限，建立預(yù)算科目與會計科目的映射關(guān)系。預(yù)算錄入是指課題負責人在課題立項時將相應(yīng)的預(yù)算信息錄入系統(tǒng)，一個課題號對應(yīng)一份預(yù)算。預(yù)算審批是指對課題負責人錄入提交的預(yù)算由科技處預(yù)算審批人員進行審批，審批通過后即可進行課題的預(yù)算分析與預(yù)算控制。預(yù)算分析是指課題人員及其他管理人員可對日常預(yù)算執(zhí)行情況進行分析，對于預(yù)算執(zhí)行率、預(yù)算結(jié)余、超預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算外執(zhí)行等情況進行實時查看檢查。預(yù)算控制是指是指系統(tǒng)會對預(yù)算實行總額控制和明細控制，設(shè)置“控制提醒、強制控制、不控制”三種形式。預(yù)算預(yù)警是指預(yù)算明細結(jié)余及預(yù)算總額結(jié)余低于系統(tǒng)設(shè)定的預(yù)警值時，系統(tǒng)會自動向相關(guān)課題負責人發(fā)送郵件發(fā)出預(yù)警。預(yù)算授權(quán)是指對系統(tǒng)管理員對相關(guān)人員分配權(quán)限，按身份及需要授予“查詢、錄入、查詢錄入”三種權(quán)限。信息推送是指財務(wù)人員可定期或按需要以郵件形式對預(yù)算執(zhí)行總況及明細通過手動推送或定期自動推送的形式發(fā)送給課題相關(guān)人員。ARP預(yù)算管理模塊2010年上線，先在中科院系統(tǒng)內(nèi)選定的十余個研究所試運行，隨后逐步推廣到各研究所，經(jīng)過幾年的運行和使用，目前已在科研預(yù)算管理方面發(fā)揮起重要的作用。

3 ARP系統(tǒng)預(yù)算管理模塊的作用分析

3.1 ARP預(yù)算管理模塊實現(xiàn)了預(yù)算管理與會計核算的自動化關(guān)聯(lián)

在預(yù)算管理模塊未嵌入綜合財務(wù)模塊之前，財務(wù)人員在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)審核報銷單時僅需要根據(jù)報銷業(yè)務(wù)類型選擇相應(yīng)的會計核算科目，而在預(yù)算管理模塊上線后，財務(wù)人員不僅要選擇會計核算科目，還要選擇預(yù)算明細科目，會計核算科目與預(yù)算明細科目自動鉤稽審核無誤后系統(tǒng)才會通過。相應(yīng)地，會計核算數(shù)據(jù)被傳導(dǎo)進入總賬系統(tǒng)進行會計核算，同時也被導(dǎo)入預(yù)算管理模塊進行預(yù)算數(shù)據(jù)管理及分析，一舉兩得，實現(xiàn)了預(yù)算管理與會計核算的自動化關(guān)聯(lián)。以往會計核算是科研事業(yè)單位的財務(wù)人員的工作重點，隨著國家對科研經(jīng)費使用要求的提高，為了規(guī)范經(jīng)費使用，提高科研經(jīng)費使用效益，提高科研事業(yè)單位管理水平，財務(wù)人員的工作逐步由會計核算向財務(wù)分析和財務(wù)管理轉(zhuǎn)換，預(yù)算管理模塊為科學(xué)事業(yè)單位進行科學(xué)的預(yù)算管理和全面的財務(wù)管理提供了基礎(chǔ)。

3.2 ARP系統(tǒng)預(yù)算管理模塊實現(xiàn)了預(yù)算的動態(tài)全過程管理

ARP預(yù)算管理模塊以信息化管理的形式實現(xiàn)了科研機構(gòu)管理手段的創(chuàng)新，實現(xiàn)了由事前預(yù)算、事中執(zhí)行、事后控制的傳統(tǒng)管理模式到事前預(yù)算、事中執(zhí)行并控制、事后跟蹤的動態(tài)全過程管理模式的轉(zhuǎn)化。由于對相關(guān)預(yù)算法規(guī)不熟悉、預(yù)算編制流程不了解，以往課題人員在進行預(yù)算編制時主觀隨意性較大，導(dǎo)致所編預(yù)算質(zhì)量不高、問題較多，預(yù)算管理模塊上線后，廣大科研人員必須按照課題經(jīng)費所屬類型選擇相應(yīng)模板，按照模板要求進行預(yù)算科目的劃分，從結(jié)構(gòu)上規(guī)范了預(yù)算編制。另外科研人員還可通過該模塊對以往類似課題、類似項目的預(yù)算編制情況進行查詢，予以參考，使預(yù)算編制實現(xiàn)了“有據(jù)可依”，從預(yù)算數(shù)據(jù)上保障了預(yù)算編制的質(zhì)量。在預(yù)算執(zhí)行及預(yù)算分析方面，以往科研人員多是通過財務(wù)導(dǎo)賬對課題預(yù)算與課題實際支出進行手動分析，手段落后，能動性差，效率低，直接導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行情況不理想，預(yù)算分析質(zhì)量低、效率差。預(yù)算管理模塊能通過參數(shù)設(shè)置進行自動分析或通過導(dǎo)出EXCEL表對預(yù)算數(shù)據(jù)進行手動分析，提高了預(yù)算分析的廣度與深度，為課題年度決算及結(jié)題驗收提供了數(shù)據(jù)支持。在預(yù)算控制方面，系統(tǒng)能實時更新各課題總額預(yù)算結(jié)余情況、各預(yù)算科目明細結(jié)余情況，使廣大科研人員對課題預(yù)算情況進行實時監(jiān)控，對于超支預(yù)算、不合規(guī)預(yù)算設(shè)置了預(yù)警提醒，保證了預(yù)算執(zhí)行的質(zhì)量，優(yōu)化了預(yù)算控制手段，實現(xiàn)了事前預(yù)算、事中執(zhí)行并控制、事后跟蹤的動態(tài)全過程管理模式。

3.3 ARP系統(tǒng)預(yù)算管理模塊引發(fā)科研、管理人員的全員參與及重視

以往在科研單位，科研人員和管理人員無論是在思想上還是行動上都沒有充分重視預(yù)算管理，多是應(yīng)付了事，ARP系統(tǒng)預(yù)算管理模塊的上線需要科研人員和管理部門的全員參與，因為該系統(tǒng)對每個用戶的角色和職責都進行了明確規(guī)定。每個單位的系統(tǒng)管理員負責為課題負責人、科技處、財務(wù)處等相關(guān)人員添加預(yù)算管理模塊并分配相應(yīng)的權(quán)限。財務(wù)處人員通過對全單位科研經(jīng)費按照經(jīng)費類型定義預(yù)算模板，包括國家自然科學(xué)基金模板、國家科技支撐計劃模板、戰(zhàn)略先導(dǎo)科技專項模板、院重大項目模板、公益性行業(yè)專項模板、其他項目模板等，并細化預(yù)算科目，包括辦公費、差旅費、材料費、設(shè)備費、交通費、會議費、勞務(wù)費、能源動力費等，并與ARP財務(wù)核算系統(tǒng)的會計科目相關(guān)聯(lián)，維護科目間的映射關(guān)系，并負責日常的預(yù)算分析數(shù)據(jù)提取、預(yù)算預(yù)警、信息推送等工作。各課題負責人及參與人員負責將所編預(yù)算分解，按照課題預(yù)算表錄入相關(guān)預(yù)算信息，在預(yù)算調(diào)整時及時更新，還可通過該系統(tǒng)實時關(guān)注課題預(yù)算執(zhí)行情況、結(jié)余情況。科技處負責督促課題組人員及時錄入課題信息，并對所錄信息的真實性、準確性進行核對。按照預(yù)算管理模塊要求，課題批復(fù)書及任務(wù)書下達后，廣大科研人員必須首先錄入預(yù)算信息才能進行以后的財務(wù)報銷等經(jīng)費支出工作。這種強制性的要求使廣大科研人員必須足夠重視預(yù)算錄入工作，并要保證其準確性。此外，科研人員在填寫網(wǎng)上報銷單時如果出現(xiàn)預(yù)算總額超支、明細科目超支的現(xiàn)象，系統(tǒng)將會出現(xiàn)預(yù)警信息或者直接強制控制予以攔截，這就保障了預(yù)算執(zhí)行的規(guī)范性。這種全員參與的要求使得廣大科研人員和管理人員從思想上開始重視起預(yù)算管理，包括從預(yù)算編制到預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算分析、預(yù)算控制的每一個流程，從行動上也不再單獨行動，而是聯(lián)合行動，共同推進預(yù)算管理工作的開展。

3.4 ARP系統(tǒng)預(yù)算管理模塊為財務(wù)管理提供了強大的數(shù)據(jù)支持

對于科研單位來說，預(yù)算管理是其財務(wù)管理的重要組成部分，而財務(wù)管理需要提取大量的數(shù)據(jù)。預(yù)算管理模塊與綜合財務(wù)模塊實現(xiàn)了信息資源的共享與傳遞，其內(nèi)存的大量預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可通過系統(tǒng)的報表工具予以查詢統(tǒng)計，科研人員和管理人員可通過相關(guān)報表進行預(yù)算分析，查找超支預(yù)算分析原因并確定是否進行調(diào)賬操作，也可為課題結(jié)題驗收或編制年終決算時提供數(shù)據(jù)支持，對科研單位的收支狀況進行監(jiān)督、考核，為科研單位的財務(wù)管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持，提高了財務(wù)管理的準確性、及時性。

4 結(jié)論

科研事業(yè)單位預(yù)算管理是科研財務(wù)管理的重要組成部分，ARP系統(tǒng)預(yù)算管理模塊的開發(fā)與上線為廣大科研事業(yè)單位規(guī)范科研經(jīng)費使用、實施科研經(jīng)費財務(wù)管理提供了一個信息化工具，它依靠自己的優(yōu)勢在預(yù)算管理方面發(fā)揮著自己的作用，利用信息化手段優(yōu)勢實現(xiàn)了預(yù)算管理與會計核算的自動化關(guān)聯(lián)，以其全面系統(tǒng)的優(yōu)勢實現(xiàn)預(yù)算的全過程動態(tài)管理，以其多層次管理優(yōu)勢引發(fā)了科研人員與管理人員的全員參與和重視，以其強大的數(shù)據(jù)輸出、分析功能為科研事業(yè)單位開展財務(wù)管理工作提供了數(shù)據(jù)支持。預(yù)算管理已經(jīng)成為科研事業(yè)單位的一項系統(tǒng)的常態(tài)化工作，科研人員意識上予以重視，行動上予以支持，使得預(yù)算編制逐步規(guī)范、預(yù)算執(zhí)行的不合規(guī)現(xiàn)象也在逐步減少，突擊花錢、科研調(diào)賬等以往預(yù)算執(zhí)行上的老問題也在逐步減少，種種跡象都表明ARP系統(tǒng)預(yù)算管理模塊這種信息化工具已經(jīng)成為科研事業(yè)單位一個重要的管理工具，正在規(guī)范經(jīng)費使用、提升管理水平方面發(fā)揮著積極的作用。

參考文獻

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