企業(yè)辦公室電子公文的管理分析

張志鵬

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）02-000-01

摘要伴隨我國通信技術(shù)的迅速發(fā)展，使得在企業(yè)生產(chǎn)過程中，出現(xiàn)了大量的電子公文。這些電子公文不僅給企業(yè)辦公室工作人員帶來極大挑戰(zhàn)，而且在管理電子公文中存在諸多問題。為此，加強企業(yè)的電子公文管理，具有迫切性及必要性。本文即將分析企業(yè)辦公室電子公文管理存在的問題，進一步闡述提升電子公文管理水平的策略。

關(guān)鍵詞企業(yè)辦公室電子公文管理

隨著科技的發(fā)展，時代的進步，人們的生產(chǎn)生活方式發(fā)生了重大的變化。計算機技術(shù)廣泛運用在企業(yè)的管理中，特別是辦公室的電子公文管理，通過利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使得電子公文的保存、發(fā)送更加快捷，提高企業(yè)的信息服務水平。但是，產(chǎn)生了一系列的問題。所以說，提高企業(yè)電子公文管理水平勢在必行。

一、企業(yè)辦公室電子公文管理存在的問題

（一）對電子公文的認識不足

電子公文自身具有優(yōu)越性、獨特性，不僅可以對其進行復制、保存、發(fā)送，而且還可以實現(xiàn)信息資源共享，并且操作過程簡單、方便、快捷。由于電子公文的這些特性，逐漸的替代了紙質(zhì)版的公文。但是，在企業(yè)的電子公文管理中，部分工作人員的思想理念落后，對電子公文的認識不足。這樣，不僅導致企業(yè)的管理存在滯后性，而且先進的科技得不到有效普及。

（二）缺乏完善的電子公文保管制度

電子公文在企業(yè)的發(fā)展中具有重要的信息價值。因此，企業(yè)應當強化電子公文的管理。但是，有些企業(yè)缺乏健全的電子公文保管體系，使得電子公文存在不穩(wěn)定性、不安全性。一旦電子公文管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題，對企業(yè)構(gòu)成嚴重的影響。除此之外，受紙質(zhì)版公文的影響，使得電子公文容易引發(fā)安全隱患。特別嚴重的問題是信息泄露，非常不利于企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展。

（三）電子公文管理人員的素質(zhì)參差不齊

培養(yǎng)工作相關(guān)人員的整體素質(zhì)，不僅能提升工作者的業(yè)務水平，而且能保證電子公文管理工作的質(zhì)量。但是，在大多數(shù)企業(yè)中，電子公文管理者的年齡差距較大，老齡化現(xiàn)象比較嚴重，并且綜合素質(zhì)參差不齊。由于他們沒有就經(jīng)過專業(yè)的培訓，難以快速的操作計算機，并且不會維護電子公文信息。這樣，嚴重降低企業(yè)電子公文管理工作的效率。

（四）電子公文鑒定責任不明確

電子公文的鑒定，一般依照文件內(nèi)容進行識別，分析信息的真假、價值。電子公文鑒定工作要求高、難度大，要求企業(yè)相關(guān)部門相協(xié)調(diào)管理。然而，在企業(yè)電子公文的管理中，缺乏明確的鑒定責任制，不利于電子公文管理工作的有效進行，該類電子公文不斷積累，使得企業(yè)電子公文管理難度更大。另外，電子公文管理制度不健全，難以對電子公文進行有效、真實以及完整的檢驗，導致企業(yè)電子管理技術(shù)滯后。

二、提升辦公室電子公文管理水平的策略

（一）更新工作人員的思想理念

要想加強工作人員對電子公文的認識，就要更新他們的思想觀念，讓他們了解電子公文的重要性。首先，應當改變舊紙質(zhì)版公文的管理方式，構(gòu)建一個以電子公文為基礎(chǔ)的創(chuàng)新型模式。其次，要結(jié)合當前新問題或者新實情，轉(zhuǎn)化落后的思維方式，進行超前規(guī)劃，積極主動工作，將傳統(tǒng)的思想觀念與先進的思想觀念相結(jié)合，構(gòu)成一個有機整體，用創(chuàng)新型的思維方式進行實踐活動，不斷提高辦公室電子公文相關(guān)人員的工作效率，提升企業(yè)的管理水平。

（二）構(gòu)建健全的電子公文保管體系

健全的電子公文保管制度在企業(yè)管理中起到重要的作用。為了維護企業(yè)電子公文信息的安全性，企業(yè)要構(gòu)建一個完善的電子公文保管系統(tǒng)。我們不僅要加大電子公文保障體系的建設(shè)力度，而且要保證每項電子公文安全管理工作落實到位。若想保證電子公文的安全性，應當注意以下事項：1.嚴格抓好電子公文儲存載體的質(zhì)量關(guān)；2.規(guī)范電子公文儲存的保管條件；3.定期對計算機進行病毒檢測，保證儲存載體無病毒侵蝕或者將儲存載體設(shè)置在一個保護狀態(tài)；4.對于加密類型的電子公文，要進行嚴謹、有效的管理；5.定期對電子公文展開安全性檢測，保證電子公文信息的完整性、真實性以及可讀性，避免儲存載體無損壞，如果出現(xiàn)問題，應當及時對電子公文進行維護、復制和修復。

（三）培養(yǎng)相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)

隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展，對于企業(yè)電子公文管理提出了更高的要求。相關(guān)工作人員不但要掌握電子公文管理的知識，而且要熟練運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。只有這樣的人才，才能實現(xiàn)企業(yè)電子公文管理的高效。具體的來說，相關(guān)工作人員一方面要學習電子公文的概念、電子公文的管理學以及電子公文的保護方法，另一方面還要將所學熟練運用到實際工作中，特別要求工作人員掌握計算機網(wǎng)絡技術(shù)、設(shè)備操作技術(shù)以及維修保護技術(shù)。這就要求企業(yè)能夠定期開展培訓活動，培養(yǎng)出更多高素質(zhì)的電子公文管理者，可以通過繼續(xù)教育、學歷提升、招聘計算機專業(yè)人才等方式進行提高相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)。

三、結(jié)語

對于企業(yè)的管理而言，要想提高企業(yè)的電子公文管理水平，應當采取相關(guān)的管理措施。在本文中淺析到更新電子公文管理人員的思想理念，培養(yǎng)相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，落實電子公文的鑒定工作，健全電子公文管理的制度，希望能為企業(yè)的管理提出有益的參考意見。