高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題及對(duì)策

周 萍

(安徽大學(xué)管理學(xué)院 安徽 合肥 230000)

高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題及對(duì)策

周 萍

(安徽大學(xué)管理學(xué)院 安徽 合肥 230000)

高校畢業(yè)生檔案對(duì)于畢業(yè)生以后的工作生活有著重大的意義，對(duì)其管理問題進(jìn)行研究很有必要。本文主要從用人單位對(duì)畢業(yè)生檔案重要性認(rèn)識(shí)不足、高校畢業(yè)生檔案管理不夠規(guī)范、高校畢業(yè)生檔案法制建設(shè)不夠完善三個(gè)方面揭示了高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

高校畢業(yè)生；檔案；管理

一、高校畢業(yè)生檔案管理

高校畢業(yè)生檔案主要記載了一個(gè)人在求學(xué)過程中德智體美勞，當(dāng)然也包括各種獎(jiǎng)懲，它涉及到一系列私人活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的資料。其主要內(nèi)容包括：學(xué)位學(xué)歷、獎(jiǎng)懲材料、成績(jī)單、入黨入團(tuán)材料、履歷材料、實(shí)習(xí)材料等。現(xiàn)如今，越來越多的檔案工作者、社會(huì)群眾以及企事業(yè)單位對(duì)高校畢業(yè)生檔案工作的態(tài)度比以前好了很多，這推動(dòng)了相關(guān)方面工作的進(jìn)步。高校畢業(yè)生檔案管理的內(nèi)容有：檔案的收集、填充與整理、保管、轉(zhuǎn)遞與接管、提供利用。

二、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

現(xiàn)在，人們對(duì)于檔案的態(tài)度有所改變，所以我國高校畢業(yè)生檔案管理工作也能夠順利的進(jìn)行，但是，有些問題依然存在，仍然需要我們意識(shí)到這些問題。據(jù)《中國青年報(bào)》報(bào)道，甘肅省的一個(gè)人才交流市場(chǎng)中所保存的檔案就有8000份檔案沒人認(rèn)領(lǐng)，幾乎占到了該市所存檔案的一半。[1]

(一)用人單位對(duì)畢業(yè)生檔案重要性認(rèn)識(shí)不足

現(xiàn)在，一些國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、國有企業(yè)相對(duì)較重視檔案，而其他的企業(yè)都不是很重視檔案，他們不再將檔案作為聘用人才的主要考查標(biāo)準(zhǔn)。主要原因如下：

首先，高校畢業(yè)生的檔案袋中所收集的檔案比較死板，沒有想到企業(yè)對(duì)哪些方面的內(nèi)容比較感興趣，難以揭示畢業(yè)生在校的學(xué)習(xí)、生活情況，其中的大部分信息都不能滿足各單位的要求。

其次，高校畢業(yè)生的檔案不夠真實(shí)，有些高校為了保證一定的升學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、為了讓畢業(yè)生在畢業(yè)之后找到滿意的工作，一些畢業(yè)生在求學(xué)過程中所形成的處分材料會(huì)被拿出來進(jìn)行銷毀，這會(huì)大大降低檔案的真實(shí)性，所以，現(xiàn)在許多單位都不信賴高校畢業(yè)生的檔案。

再次，企業(yè)都是以營利為目的的，對(duì)于人員檔案，它們會(huì)覺得吃力不討好，企業(yè)中的有些員工不會(huì)在一個(gè)企業(yè)待太長時(shí)間，但是企業(yè)接受檔案需要花費(fèi)較多錢財(cái)，而且，企業(yè)主管人員不會(huì)覺得檔案會(huì)發(fā)揮很大的作用 所以，大多數(shù)企業(yè)在聘用人才時(shí)，不會(huì)要求員工將自己的檔案寄存該企業(yè)。

(二)高校畢業(yè)生檔案管理不夠規(guī)范

現(xiàn)在，大多數(shù)的高校的收集內(nèi)容不夠規(guī)范，他們只是將畢業(yè)生學(xué)習(xí)中的獎(jiǎng)懲材料進(jìn)行有意識(shí)地集中，但是，如果你想了解畢業(yè)生的政治思想、綜合素質(zhì)等，檔案材料卻難以展示。所以，企業(yè)意識(shí)到無法通過檔案來真正了解員工，自然也就不會(huì)花大代價(jià)去進(jìn)行檔案工作。

檔案的機(jī)密性很高，一旦丟失難以補(bǔ)救，所以需要通過專門的渠道進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，只有這樣，才能在一定程度上減少檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。然而，在現(xiàn)實(shí)生活中，有的高校接收到調(diào)檔函，為了避免麻煩，就毫無防備地將檔案交到了畢業(yè)生的手中，這時(shí)，畢業(yè)生會(huì)選擇一些快遞等不符合規(guī)定的方式寄出檔案，甚至?xí)幸恍┊厴I(yè)生直接對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行修改，取出自己的一些處分材料，這將會(huì)大大降低檔案的真實(shí)性，也加大了檔案的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。

(三)高校畢業(yè)生檔案法制建設(shè)不夠完善

檔案法制建設(shè)是指通過檔案立法、檔案執(zhí)法、檔案普法等一系列的具體工作，建立健全檔案法律、法規(guī)和規(guī)章制度?！稒n案法》從1987年9月5日第六屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過以來，已經(jīng)將近30個(gè)年頭，期間，我國的檔案法制建設(shè)獲得了一些可喜可賀成績(jī)，但是，值得注意的是，在高校畢業(yè)生法制建設(shè)方面仍存在著一些不足。[2]關(guān)于高校畢業(yè)生檔案工作還沒有比較具有規(guī)范性的法規(guī)制度。大部分的檔案管理均是按照國家頒布的法律、法規(guī)進(jìn)行辦事，難以根據(jù)本校的一些實(shí)際情況進(jìn)行有針對(duì)性的工作。即使能夠意識(shí)到制定有針對(duì)性的規(guī)章制度，也很難保證這些規(guī)章制度的全面、系統(tǒng)和詳盡，大部分只是泛泛而談，不能夠詳盡、具體的規(guī)定出檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)。

三、完善高校畢業(yè)生檔案管理的對(duì)策

(一)用人單位要重視畢業(yè)生檔案的重要性

各用人單位不能覺得檔案一無用處，而對(duì)檔案冷眼相待，而要對(duì)高校畢業(yè)生檔案的價(jià)值有清醒的認(rèn)識(shí)。雖然高校畢業(yè)生檔案內(nèi)容雖然遭到各方面的質(zhì)疑，但不得不說，和其它材料比起來，高校畢業(yè)生檔案還是有著不可替代的作用，它仍然是可靠地信息渠道，至少它是具有法律保障的，在法庭中是可以作為證據(jù)呈現(xiàn)的。而且，用人單位對(duì)待檔案的態(tài)度決定了畢業(yè)生對(duì)待自己檔案的態(tài)度。如果在求職過程中，用人單位壓根就沒提到檔案的相關(guān)問題，那么畢業(yè)生也就不會(huì)去了解自己的檔案放在何處，更不會(huì)重視自己的檔案。因此，員工被招錄進(jìn)企業(yè)時(shí)，用人單位應(yīng)該根據(jù)檔案進(jìn)行嚴(yán)格考量，從而，通過檔案中的相關(guān)資料來加深對(duì)員工的了解，發(fā)揮他們的特長，為企業(yè)牟利。

(二)加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案的規(guī)范管理

檔案館不但要收集學(xué)生在學(xué)習(xí)方面的材料，比如成績(jī)單、獎(jiǎng)學(xué)金等，還要注重對(duì)實(shí)踐以及思想方面材料的收集。為了檔案的齊全完整，檔案館可以實(shí)行追蹤收集制，也就是在分析判斷檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，找出其中的問題和缺失的檔案材料，然后再進(jìn)行不斷地補(bǔ)充收集，直至檔案材料完備齊全。

要想把高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做好，就要明確以下幾點(diǎn)：

明確轉(zhuǎn)遞內(nèi)容。轉(zhuǎn)遞前，相關(guān)檔案管理部門要有意識(shí)地對(duì)畢業(yè)生檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的檢查，刪減掉虛假、偽造的檔案材料，增添內(nèi)容殘缺不全或者表面破損的檔案。

規(guī)范轉(zhuǎn)遞程序。轉(zhuǎn)出方要按照機(jī)要交通或者直接送取的方式轉(zhuǎn)遞給轉(zhuǎn)入方，且要填寫轉(zhuǎn)遞的相關(guān)材料，轉(zhuǎn)入方接收到檔案后要進(jìn)行查驗(yàn)，防止檔案缺失，對(duì)不符合要求的檔案予以退回，對(duì)符合規(guī)定的檔案，要按照規(guī)定在轉(zhuǎn)遞的回執(zhí)單填寫相關(guān)情況，加蓋公章并寄回到檔案轉(zhuǎn)出方。

規(guī)范轉(zhuǎn)遞方式。高校畢業(yè)生檔案且有一定的保密性，不能隨意讓不相關(guān)的人員看見，要想轉(zhuǎn)遞之后的檔案齊全完整，減少泄露風(fēng)險(xiǎn)，那么只能通過機(jī)要局這樣可靠的機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)遞，因?yàn)橥ㄟ^其它快遞的方式很容易造成檔案的丟失，且一旦丟失將查找無門。

(三)加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案法制建設(shè)

各高校也不能照搬國家檔案法規(guī)定的相關(guān)事項(xiàng)，要根據(jù)自身情況，制定與自己管理特點(diǎn)相關(guān)的實(shí)施辦法。比如北京航空航天大學(xué)就制定了符合自身特點(diǎn)的《北京航空航天大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法》，明確規(guī)定了畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)以及其它的相關(guān)部門的檔案工作注意事項(xiàng)，明確了檔案的歸檔范圍和要求、歸檔時(shí)間等一系列的內(nèi)容。[3]

現(xiàn)在，在我國高校畢業(yè)生檔案的管理工作中，有的還是沒有按照相關(guān)法律法規(guī)展開，社會(huì)中的相關(guān)人員也沒有檔案法律意識(shí)，因此，必須通過一些媒體進(jìn)行大力宣傳，比如通過廣播、電視、報(bào)紙等形式，同時(shí)，對(duì)于一些新形式的檔案，比如電子文件進(jìn)行法制宣傳教育。對(duì)于畢業(yè)生檔案的每一個(gè)工作細(xì)節(jié)都要力爭(zhēng)做到最好，特別是在檔案借閱時(shí)，要切實(shí)做好登記工作，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

[1]王英瑋主編.專門檔案管理.北京：中國人民出版社，2013，34—35.

[2]朱愛琴.如何加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理[J].檔案管理,2010(04):75-78.

[3]《干部檔案整理工作細(xì)則》.1991.03(04),2-3

周萍(1992—)，女，漢族，江蘇泰州人，管理學(xué)碩士，安徽大學(xué)管理學(xué)院圖情檔專業(yè)，研究方向：檔案學(xué)基礎(chǔ)理論。