□朱銀東
(江蘇鹽城市毓龍路實驗學(xué)校會計室 江蘇 鹽城 224001)
信息化學(xué)校財務(wù)工作之改進(jìn)
□朱銀東
(江蘇鹽城市毓龍路實驗學(xué)校會計室 江蘇 鹽城 224001)
信息化學(xué)校財務(wù)工作的改進(jìn)措施要建立財務(wù)信息管理系統(tǒng);建立財務(wù)信息化制度體系;實施全面的安全技術(shù)控制;做好財務(wù)信息網(wǎng)的管理維護(hù)。本文分析了學(xué)校財務(wù)信息化的現(xiàn)狀,分析學(xué)校財務(wù)信息化發(fā)展進(jìn)程中遇到的困難,并提出了改進(jìn)對策。
學(xué)校;財務(wù);信息化;問題;改進(jìn)
1.1 信息使用廣度不足
學(xué)校財務(wù)工作采用信息化的工作方式是大勢所趨,目前很多學(xué)校都采用了信息化的財務(wù)工作模式,但是具體對信息化工具的使用還是比較單一,很多學(xué)校只是利用計算機(jī)進(jìn)行了數(shù)據(jù)處理、存儲、傳輸?shù)?,沒有更好地利用網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)對比、數(shù)據(jù)分析、財務(wù)分析、財務(wù)預(yù)警等工作,信息技術(shù)不能更為廣泛地使用,使得學(xué)校的財務(wù)工作不過是更換了比算盤更為先進(jìn)的處理工具而已,這不是學(xué)校財務(wù)工作信息化發(fā)展的初衷。
1.2 信息管理制度落后
學(xué)校財務(wù)工作信息化要建立相應(yīng)的管理措施,但是目前很多學(xué)校都是使用統(tǒng)一的財務(wù)管理工作制度,沒有根據(jù)信息化工作制定更為具體的工作制度。這樣的問題普遍存在就使得學(xué)校信息化財務(wù)工作沒有依循的制度規(guī)范,很多違法操作行為不斷出現(xiàn),后期使得財務(wù)問題得不到處理。
1.3 忽視信息安全問題
財務(wù)信息化為財務(wù)處理工作提供了方便快捷,但同時也帶來了信息安全隱患。目前,互聯(lián)網(wǎng)安全問題一直是較難解決的關(guān)鍵問題,很多信息安全得不到保障,學(xué)校財務(wù)信息容易外泄,甚至還會被惡意篡改,這些都使得學(xué)校財務(wù)信息化改革的步伐停滯不前,究其原因就是解決不了信息安全問題,學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)就對財務(wù)信息化產(chǎn)生了懷疑。
1.4 信息維護(hù)工作不到位
財務(wù)信息化工作需要對軟硬件設(shè)備進(jìn)行不斷地維修維護(hù),但是目前學(xué)校的設(shè)備維護(hù)工作一直是由后勤部門承擔(dān),很多后勤人員對于管理財務(wù)、盤點固定資產(chǎn)、組織生產(chǎn)勞動等都是很在行的,但是對于信息化的維護(hù)缺乏必要的知識和技能,這樣就導(dǎo)致學(xué)校財務(wù)信息化設(shè)備得不到必要的更新、維護(hù),財務(wù)信息化工作開展困難,很多財務(wù)人員就放棄了使用信息化手段,改用了原始的記錄模式。
2.1 建立財務(wù)信息管理系統(tǒng)
為了解決學(xué)校財務(wù)信息化使用廣度不足的問題,應(yīng)該盡快建立財務(wù)信息化管理系統(tǒng)。財務(wù)信息系統(tǒng)包括財務(wù)核算管理系統(tǒng)、財務(wù)信息處理系統(tǒng)、財務(wù)決策支持系統(tǒng)、信息查詢系統(tǒng)。(1)財務(wù)核算管理系統(tǒng),能夠系統(tǒng)對學(xué)校內(nèi)部的收入核算、費用核算、全成本核算、綜合統(tǒng)計等進(jìn)行全面的設(shè)計,這類的軟件系統(tǒng)能夠自動從HIS系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、設(shè)備系統(tǒng)中采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù),支持各類財務(wù)指標(biāo)、財務(wù)模型,能夠每天晚上自動匯總、分?jǐn)?,按照分級核算、分類核算、項目分?jǐn)?,無需人工操作,具有智能、簡便、適時、高效等特點。(2)財務(wù)信息處理系統(tǒng),遵循復(fù)式記賬原則簡化了會計周期,省去了手工處理會計信息的許多技術(shù),可以自動生成條目,部分憑證在會計系統(tǒng)中的計算機(jī)可以由系統(tǒng)自動生成,實現(xiàn)所謂的自動轉(zhuǎn)賬,會計系統(tǒng)中的其他子系統(tǒng)可以自動生成會計憑證并將其傳遞給會計處理系統(tǒng)。(3)財務(wù)決策支持系統(tǒng),承擔(dān)會計核算和財務(wù)監(jiān)督職能,還要承擔(dān)參與學(xué)校的戰(zhàn)略制定、資金籌集等工作,進(jìn)一步挖掘?qū)W校資產(chǎn)的增收節(jié)支潛力。針對財政撥款、預(yù)算外資金、銀行貸款、科研款項等提供決策建議。(4)信息查詢系統(tǒng),學(xué)校財務(wù)信息查詢系統(tǒng)的構(gòu)建是實現(xiàn)信息公開的重要手段,可以借助信息查詢讓學(xué)校財務(wù)接受所有教職工的監(jiān)督管理,避免財務(wù)舞弊問題的出現(xiàn)。信息查詢系統(tǒng)能夠提供學(xué)校收支的相關(guān)信息查詢,包括財務(wù)成本信息、價格信息、借出價格信息等;還可以對相關(guān)國家的財務(wù)工作指導(dǎo)文件進(jìn)行信息查詢。信息查詢系統(tǒng)要完整、及時,如果有新的查詢,可以進(jìn)行查詢程序,對項目進(jìn)行添加,刪除修改。
2.2 建立財務(wù)信息化制度體系
財務(wù)信息化的制度體系是一個包含管理體制、內(nèi)控制度、操作流程、規(guī)范程序的綜合體系。首先,學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視,只有確保工作的順利進(jìn)行,消除不必要的障礙,注意軟件的應(yīng)用,力求達(dá)到重點面對技術(shù)進(jìn)步,不斷地學(xué)習(xí),注重設(shè)備體系、軟件體系、勞動權(quán)制度、證書標(biāo)準(zhǔn)體系等制度建設(shè),才能避免恐懼,立于不敗之地。其次,財務(wù)信息是企業(yè)信息化的重要組成部分,將財務(wù)信息化作為學(xué)校信息化建設(shè)的出發(fā)點,立足于當(dāng)前著眼長遠(yuǎn),確定財務(wù)管理體系設(shè)計的一般思路和原則:整體規(guī)劃分階段實施;循序漸進(jìn);堅持實用性與先進(jìn)性相結(jié)合;堅持標(biāo)準(zhǔn)化和個性化。另外,統(tǒng)一的財務(wù)信息化系統(tǒng),優(yōu)化財務(wù)信息傳遞程序,使財務(wù)信息與經(jīng)營活動緊密結(jié)合,才能迅速應(yīng)對市場的變化,界面和穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)可以提高財務(wù)信息化軟件在今后日常使占得市場先機(jī),贏得競爭。用時的安全性和便捷性,也更易接受該財務(wù)信息化系統(tǒng)。最后,制度的執(zhí)行要與學(xué)校獎懲制度、員工福利、員工晉級工作等想聯(lián)系,實現(xiàn)統(tǒng)一管理,全面鼓勵,實現(xiàn)信息化深入學(xué)校財務(wù)工作的各個方面,鼓勵技術(shù)創(chuàng)新、鼓勵工作創(chuàng)新。
2.3 實施全面的安全技術(shù)控制
隨著金融信息系統(tǒng)的應(yīng)用越來越廣泛,財務(wù)信息的安全問題日益突出。雖然財務(wù)工作的信息安全問題備受關(guān)注,但在具體措施上,仍然局限在工作過程中的財務(wù)管理之中,很少有人注意到財務(wù)人員自身的信息安全意識,對事故的根本原因較為忽視。事實上,作為一名財務(wù)人員,沒有進(jìn)行系統(tǒng)的安全技術(shù)培訓(xùn)是不可能了解到網(wǎng)絡(luò)信息安全是多么嚴(yán)峻的問題的,因此學(xué)校必須組織經(jīng)常性的安全技術(shù)培訓(xùn)活動,讓財務(wù)人員認(rèn)識到信息安全處理問題的關(guān)鍵性。其次,要建立安全技術(shù)管理的制度要求,例如:建立財務(wù)信息登記管理制度,建立相關(guān)的查詢權(quán)限;日常保濕、防火、防盜工作;規(guī)定財務(wù)報告、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和其部門的財務(wù)信息嚴(yán)格管理控制制度工作的完善都要同時進(jìn)行,以此全面避免信息泄露。另外,信息化安全工作技術(shù)領(lǐng)先是關(guān)鍵,學(xué)校財務(wù)工作人員必須學(xué)會利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)技術(shù),例如:防火墻技術(shù)、組合加密算法、數(shù)字簽名、安全協(xié)議等技術(shù)以及IP地址集中管理,設(shè)置電子屏障,驗證身份,防止外部非法用戶訪問,合理設(shè)置網(wǎng)絡(luò)資源的屬主、屬性和訪問許可權(quán)等。掌握了這些基本的信息安全防范技術(shù),才能夠更好地開展財務(wù)信息化工作。
2.4 做好財務(wù)信息網(wǎng)的管理維護(hù)
做好財務(wù)信息網(wǎng)的管理維護(hù)工作要從這樣幾方面來拓展:第一,實現(xiàn)信息資產(chǎn)統(tǒng)計:路由的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計,網(wǎng)絡(luò)IP地址記錄的其他輔助設(shè)備記錄的維護(hù)工作要明確。具體需要維護(hù)的項目還包括:服務(wù)器托管服務(wù);寬帶網(wǎng)絡(luò)確保正常;機(jī)器重啟;租賃其他軟件、硬件的維護(hù);服務(wù)器安裝(操作系統(tǒng),數(shù)據(jù)庫,軟件,第三方軟件);軟件補丁安裝;軟件遠(yuǎn)程維護(hù)和故障處理;建立和維護(hù)記錄;部門系統(tǒng)維護(hù);安全配置;數(shù)據(jù)備份;完整的維修記錄;協(xié)調(diào)工作以處理服務(wù)提供商等,這些內(nèi)容都需要按照固定的規(guī)則時間及時檢查處理。第二,財務(wù)信息出現(xiàn)故障后先通知相關(guān)人員,在30min內(nèi)做出反應(yīng),根據(jù)不同情況選擇不同的責(zé)任人上門,并在最短的時間內(nèi)恢復(fù)服務(wù)器的正常運行。第三,在進(jìn)行維護(hù)的過程中需要IT專業(yè)人員填寫故障分析和維修方法,為可能存在的安全隱患及時采取預(yù)防措施。這也需要學(xué)校與專業(yè)的維修人員建立長期的合作關(guān)系,確保財務(wù)信息化的及時維護(hù)維修。
信息化學(xué)校財務(wù)工作的改進(jìn)措施要建立財務(wù)信息管理系統(tǒng);建立財務(wù)信息化制度體系;實施全面的安全技術(shù)控制;做好財務(wù)信息網(wǎng)的管理維護(hù)。
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