實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的主要措施

郭娜娜

（濰坊市公共資源交易中心 山東濰坊 261041）

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的主要措施

郭娜娜

（濰坊市公共資源交易中心 山東濰坊 261041）

事業(yè)單位的檔案管理是對(duì)單位信息進(jìn)行管理的一個(gè)系統(tǒng)工程，承載了事業(yè)單位發(fā)展的全部過程，影響著事業(yè)單位的發(fā)展前景。目前，事業(yè)單位的檔案管理由于歷史的原因依然存在著一些問題，重點(diǎn)是檔案管理的效率不高，檔案管理的價(jià)值不能真正的發(fā)揮出來。為此，本文作者從提升事業(yè)單位檔案管理水平的實(shí)際意義出發(fā)，剖析當(dāng)前檔案管理中存在的問題，重點(diǎn)提出事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施，以期達(dá)到事業(yè)單位檔案管理價(jià)值服務(wù)于單位發(fā)展的要求。

事業(yè)單位；檔案；主要問題；檔案管理；優(yōu)化措施

檔案管理在事業(yè)單位的正常管理中占有很重要的位置，是否規(guī)范化管理及管理效率的高底，直接反映著單位行政管理的水平。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，單位管理層次的上升，檔案現(xiàn)行的管理問題暴露出來，制約了事業(yè)單位良性發(fā)展。尤其是當(dāng)前數(shù)字化信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，過去傳統(tǒng)式的事業(yè)單位檔案管理模式已無法適應(yīng)今天檔案管理的需要。因此，找出事業(yè)單位檔案管理中的弊端，運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案信息管理技術(shù)，對(duì)事業(yè)單位檔管理進(jìn)行全方位的優(yōu)化，就成為事業(yè)單位檔案管理工作者的重要課題。

一、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

事業(yè)單位的檔案管理主要涉及到單位的平常事件的記錄，包括收集檔案、鑒定檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、整理檔案及檔案信息交流等基本內(nèi)容。重要的還涉及到事業(yè)單位人才的招聘、任用、考核等事件。 對(duì)傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，突破約束事業(yè)單位檔案發(fā)展的瓶頸，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的最優(yōu)化價(jià)值服務(wù)就有著深遠(yuǎn)的意義。

二、目前事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

事業(yè)單位往往游離于行政部門、企事業(yè)部門之間，造成許多事業(yè)單位的檔案沒有專業(yè)化、規(guī)范化的管理，其主要表現(xiàn)有：

1.許多事業(yè)單位檔案管理不規(guī)范

現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，很多事業(yè)單位檔案管理沒有制定出相適應(yīng)的檔案管理規(guī)范制度，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理的時(shí)候，對(duì)檔案管理工作不重視，檔案管理人員責(zé)任心不夠，工作不到位，檔案信息歸檔不細(xì)，重要資料信息混亂，重要數(shù)據(jù)時(shí)有丟失，電子信息容易泄露，即談不上檔案管理的質(zhì)量，又對(duì)單位帶來嚴(yán)重的損失。同時(shí)企業(yè)查詢信息困難，影響事業(yè)單位的信譽(yù)與發(fā)展。

2.部分事業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平不高

許多事業(yè)單位的檔案管理工作者出身不是檔案管理專業(yè)，甚至有些是兼職從事檔案管理工作，沒有檔案管理工作的資格，檔案專業(yè)的有效的培訓(xùn)也不到位，由于專業(yè)知識(shí)的缺乏，導(dǎo)致檔案的收集分檔與匯總建檔存在很大的出入，在事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作中，根本無法完成檔案管理的基本要求。

3.事業(yè)單位檔案管理的軟件與硬件的投入都不到位

許多事業(yè)單位的檔案管理工作仍有很大一部分工作采用人工處理方式，沒有采購現(xiàn)代化檔案管理軟件，影響檔案信息快速建檔與快速信息傳閱，由于人為因素太多，現(xiàn)代化的應(yīng)用技術(shù)占的比例過小，檔案存取混亂，表現(xiàn)檔案管理的效率低下。同時(shí)，很多的事業(yè)單位對(duì)檔案管理現(xiàn)代化使用的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等硬件設(shè)施，投入不足，有時(shí)生成巧婦難為無米之炊的狀況。這種情況直接造成部分事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量不高、專業(yè)性不強(qiáng)、管理效率低下。

4.事業(yè)單位檔案社會(huì)化利用程度不高

部分事業(yè)單位，重收檔，輕利用。就是說對(duì)事業(yè)單位的檔案歸檔做的還比較到位，但對(duì)于檔案信息的利用與開發(fā)還差一塊距離。需要下大力氣開發(fā)利用好檔案信息，才能最大化的發(fā)揮出事業(yè)單位檔案信息的價(jià)值。 因此，對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行全方位的優(yōu)化，提升管理質(zhì)量，提高檔案利用效率，就成為及待解決的重要問題。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的主要措施

事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，就要針對(duì)當(dāng)前檔案管理中的存在的主要問題，有目的的優(yōu)化，真正的解決問題，才能夠真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案優(yōu)化目的。

1.重視事業(yè)單位檔案管理，健全檔案管理制度

事業(yè)單位檔案工作的首要一項(xiàng)就是領(lǐng)導(dǎo)的重視，健全制度，帶動(dòng)從事檔案管理的工作的每一個(gè)員工的熱情與責(zé)任心，保障檔案管理工作的正常運(yùn)行。在此基礎(chǔ)上，實(shí)行崗位責(zé)任制，并做為考核單位員工工作業(yè)績(jī)的內(nèi)容之一，在檔案的收集、歸檔、借閱、交流等方面，有規(guī)可循，加大檔案制度的執(zhí)行力度，進(jìn)一步完善檔案管理制度。

2.提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

事業(yè)單位中檔案管理人員直接從事檔案的檔案管理工作，其人員的素質(zhì)高底直接關(guān)系著檔案管理的質(zhì)量的高下。尤其是在新形式下，檔案工作有了更高的要求，檔案工作人員在掌握基本管理技能的基礎(chǔ)上，還需要掌握更高的電子檔案管理技能，隨著檔案管理工作的逐步完善，管理人員的素質(zhì)要求顯得越來越重要。因此對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高專業(yè)技能，要求每一個(gè)檔案在崗工作人員能夠在檔案管理的實(shí)際過程中充分利用專業(yè)知識(shí)，以期實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理電子化管理全到位。

3.事業(yè)單位檔案管理要不斷創(chuàng)新思路

快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)，也造成事業(yè)單位的大發(fā)展，從而檔案管理也出現(xiàn)許多以前沒有的復(fù)雜性，原有的事業(yè)單位檔案管理格式，已無法適應(yīng)新形式下的要求，這就要求事業(yè)單位對(duì)已有的檔案管理不斷進(jìn)行創(chuàng)新，有效的利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化搜索與交流的便捷性，并以制度的形式固定下來，便于檔案工作人員的操作。另外依據(jù)法律法規(guī)進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理，包括事業(yè)單位編制、職能、都需要依規(guī)辦理，除去人為的隨意性。

四、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化提升的核心是信息化的檔案管理

事業(yè)單位中檔案管理的信息化建設(shè)有其獨(dú)特的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，其運(yùn)行過程中發(fā)揮的作用非常明顯。但當(dāng)前，許多事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平還沒有達(dá)到實(shí)際上的需要，還需進(jìn)一步加強(qiáng)這一方面的工作。

1.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)

一是隨著技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案過渡到數(shù)字檔案成為發(fā)展的趣勢(shì)。檔案信息化管理通過檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化與備份，儲(chǔ)存于硬盤或網(wǎng)盤中，實(shí)現(xiàn)了保存的簡(jiǎn)約化與永久化。這種電子檔案的管理模式，對(duì)提高檔案的管理效率發(fā)揮了重要的作用。

二是傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理繁鎖，程序多，造成查閱非常不方便。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，管理程序簡(jiǎn)便，便于檢索，不會(huì)對(duì)過多的紙質(zhì)檔案生成影響。

三是將傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案存檔與使用方式，轉(zhuǎn)變成電子信息的交流與使用，從而延生出新的檔案管理服務(wù)形式，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起到了推動(dòng)作用。

2.強(qiáng)化檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)

在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的過程中，加強(qiáng)投入，包括硬件與軟件的投入。 加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，采用電子化技術(shù)存儲(chǔ)檔案信息，建設(shè)事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫，生成一個(gè)完整的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)行檢索、計(jì)算、數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)交流等工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、企業(yè)查詢便利化、檔案信息資源共享化，平時(shí)加強(qiáng)信息建設(shè)平臺(tái)的宣傳與推廣，開展多種形式的網(wǎng)上檔案信息咨詢服務(wù)，讓事業(yè)單位的檔案信息的管理效率有了質(zhì)的提高，更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

3.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息專業(yè)人員的培養(yǎng)

檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能與素質(zhì)的高低對(duì)檔案信息化建設(shè)起著重要的作用。因此，檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，檔案管理工作者本人，也要轉(zhuǎn)變理念，認(rèn)真學(xué)習(xí)，加強(qiáng)培訓(xùn)，積極提高自身的現(xiàn)代化技術(shù)操作能力。進(jìn)而生成一個(gè)技術(shù)能力強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)，順利推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化管理的開展。

五、結(jié)語

檔案管理工作在事業(yè)單位管理工作中占有十分重要的位置，是不可缺少的組成部分，其對(duì)事業(yè)單位的后期發(fā)展也有很大的影響力。每個(gè)事業(yè)單位都應(yīng)對(duì)檔案管理給予足夠的重視，并對(duì)現(xiàn)實(shí)中存在的檔案管理問題進(jìn)行分析，采取健全制度、專業(yè)培訓(xùn)，提升專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)能力，并在實(shí)際的工作中重點(diǎn)應(yīng)用信息化技術(shù)等優(yōu)化措施，徹底改變當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，提高檔案管理的質(zhì)量與效率。

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10.3969/j.issn.1673-0968.2017.05.010