淺談檔案工作中服務(wù)與管理

【摘要】企業(yè)檔案作為企業(yè)管理的一部分，是公司成長的積累；是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)；是員工辛勤歷練的證明。而檔案管理作為企業(yè)管理工作的一部分，更是維護歷史真容，提供服務(wù)依托的重要工作。本文結(jié)合工作實際，論述了檔案工作中服務(wù)與管理相輔相成的關(guān)系問題。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；服務(wù)；管理

1、引言

現(xiàn)階段，人們越來越重視檔案工作，檔案工作說的是采用科學(xué)理論、方法和技術(shù)手段去協(xié)調(diào)各種檔案資源，從而讓檔案信息可以更好的為管理服務(wù)。眾所周知，檔案工作作為企業(yè)建設(shè)最為核心的一個功效便是服務(wù)，如果想要更好的提高質(zhì)量監(jiān)督管理的效率，就必須構(gòu)建規(guī)整、可查與協(xié)調(diào)的檔案管理服務(wù)平臺。其管理對象是檔案信息，利用擴張檔案信息資源去擴張管理的功效，從而推動優(yōu)質(zhì)信息的儲存與運用，這是一個很系統(tǒng)的管理過程。

2、擺正位置，端正思想，積極投身工作崗位

檔案工作大多數(shù)時候是默默無聞的，而它的職責(zé)又是細致入微的，上至公司下至個人統(tǒng)統(tǒng)都是它的服務(wù)對象。拿人事檔案來說，它是個人身份、學(xué)歷、資歷方面的證明依據(jù)，與員工工資待遇、社保、組織關(guān)系等聯(lián)系緊密，是個人生活工作積累的重要證明，更與員工自身的榮譽利益息息相關(guān)。從管理方面來說，員工申報職稱，申報企業(yè)年金，確定退休年齡，代繳職工養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌，工資調(diào)檔晉檔等等都需要人事檔案提供相關(guān)的個人數(shù)據(jù)材料給單位，做好支撐工作。從服務(wù)方面來說，人事檔案部門也可以依據(jù)個人檔案向本人提供婚姻狀況依據(jù)、家庭成員關(guān)系證明、入黨政審手續(xù)材料、身份確認證明等等信息。它是對職工個人學(xué)習(xí)、工作、生活經(jīng)歷的原始記錄，亦是職工享受各種社會待遇的憑證依據(jù)。由此，檔案工作的重要性不言而喻。而如何將檔案管理工作做深、做細、做好、做實，秉著以服務(wù)為宗旨做好本職工作是每個檔案人應(yīng)該思考的重要問題。作為檔案管理人員，我們首先得擺對自己的位置，端正自己的態(tài)度，確立服務(wù)意識，從企業(yè)與員工實際利益出發(fā)，將企業(yè)與員工的現(xiàn)實需要作為工作的第一信號，服務(wù)群眾、甘為人梯。這才是一個管理者應(yīng)有的工作態(tài)度和行為準(zhǔn)則。

3、情系員工，真誠服務(wù)，實現(xiàn)自身挖潛增效

有一個故事對我啟發(fā)很深，哲學(xué)家蘇格拉底的學(xué)生問他，怎樣才能學(xué)到他博大精深的學(xué)問。蘇格拉底聽了以后沒有直接作答，只是說：“我們今天就學(xué)一件最容易最簡單的事情?！碧K格拉底將胳膊向前甩又轉(zhuǎn)向后甩，說：“從今天開始，每天重復(fù)這個動作300下，大家能做到嗎？”學(xué)生們哄堂大笑，這么簡單的事情有什么困難的。一個月過去，蘇格拉底問學(xué)生們：“那個動作都有哪些人堅持下來了？”九成的學(xué)生驕傲地舉起了手。一年過去了，蘇格拉底再一次問大家：“請告訴我，那個最容易最簡單的甩手動作還有誰堅持下來了？”只有一人舉起了手。他就是后來被大家熟知的古希臘另一位偉大的哲學(xué)家柏拉圖。檔案工作看起來并不難，但是每日每月每年的持之以恒，滿腔熱忱才是他對于從事者的磨礪。抱怨檔案材料收集不及時，員工缺乏歸檔意識的時候，首先想想你的宣傳工作有沒有突出重點，有沒有本著員工的利益角度出發(fā)，向他們講解材料歸檔對于自身工作、生活的重要性；訴苦工作任務(wù)繁重，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高的時候，首先想想你的工作效率是不是有待提高，現(xiàn)階段工作量有沒有明確任務(wù)、立足當(dāng)前，有沒有突出的工作業(yè)績可以展示上報。多反思、多總結(jié)、多溝通才是解決問題，提高效率的良方。在管理中，我一直在努力詮釋一組推理公式：意愿+行動=意志；意志+方向=堅持；正確的堅持+執(zhí)著=忠誠；忠誠+行動=成功。只有自主地進行提升，把握正確的努力方向，在實際的工作中采取切實有效的舉措，完善工作思路、創(chuàng)新工作手段、提升工作效率、強化工作質(zhì)量，并且持之以恒、統(tǒng)籌兼顧、心無旁騖，才能真正地服務(wù)好員工，做好管理工作。

4、勤奮學(xué)習(xí)，坦誠做人，逐步提高業(yè)務(wù)能力

檔案管理是一門系統(tǒng)的專業(yè)性的技術(shù)學(xué)科。而檔案工作既是一門業(yè)務(wù)性的工作，又是一門管理服務(wù)性的工作。它以紙質(zhì)檔案為主要載體，以檔案實體為管理中心，以手工操作為主要方式，以靜態(tài)信息為服務(wù)手段。這就要求檔案管理者既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。對于自身的業(yè)務(wù)水平需要精益求精，不斷學(xué)習(xí)，用現(xiàn)代化的管理手段、管理方法、管理理念，規(guī)范對于檔案材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研及提供利用等各個環(huán)節(jié)的操作步驟，從而提高檔案工作的服務(wù)水平，也更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營，領(lǐng)導(dǎo)的決策，員工的查詢，提供服務(wù)依托。不斷學(xué)習(xí)，努力提高專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力是檔案管理人員的一項重要指標(biāo)。學(xué)習(xí)是為了使自身達到理想的思想境界，而管理是與實際相結(jié)合的一個實踐過程。首先，要認真履行管理者的職責(zé)之——學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)貴在堅持與執(zhí)著，貴在影響與帶動。鉆研業(yè)務(wù)、夯實基礎(chǔ)是管理者必備的能力。當(dāng)然，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)、鉆研專業(yè)知識是學(xué)習(xí)，掌握技巧、熟悉工作流程是學(xué)習(xí)，及時總結(jié)、不斷改進創(chuàng)新工作方式也是學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)方式不是重點，態(tài)度才是其中的關(guān)鍵。其次，忠誠地信守管理者的職責(zé)之二——服務(wù)。管理不是把自己凌駕于職工之上，而是靜下心來真正地服務(wù)大眾。檔案管理說到底還是需要全體員工都積極配合的工作，檔案填寫時的嚴(yán)謹(jǐn)細心，材料歸檔時的積極主動，整理審核時的一絲不茍，裁剪入庫時的耐心細致，看似只是檔案管理員需要的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，其實更多的還是靠各個專業(yè)、各個環(huán)節(jié)的同志悉心配合才能做充分做完善。你為人人，人人為你，只有從員工的實際利益出發(fā)，將工作落實到實處，才能調(diào)動員工的情緒，從而積極配合完成各項工作。所謂眾人拾柴火焰高，以小見大、細枝末節(jié)方能體現(xiàn)一個管理者的能力高低。

結(jié)語：

總而言之，21世紀(jì)是知識經(jīng)濟時代，檔案工作預(yù)見到了新的變革，有機遇便會有挑戰(zhàn)，發(fā)展與危機福禍相依。當(dāng)前的管理理念在當(dāng)前的新的社會經(jīng)濟環(huán)境下，給了人們最好的啟示，檔案事業(yè)的發(fā)展期待著檔案工作人員的管理思想、管理水準(zhǔn)、管理能力的大范圍提升。