淺議財務信息化平臺建設對提升企業(yè)財務管理水平的推進作用

王青

摘 要 本文主要探討企業(yè)利用信息技術(shù)手段，將原本分散、管理層次不一的各類軟件系統(tǒng)進行有效的融合，徹底實現(xiàn)財務、業(yè)務一體化管理，在提升經(jīng)營業(yè)績的同時兼顧企業(yè)風險防控，使得經(jīng)濟業(yè)務開展更規(guī)范，財務監(jiān)管范圍更全面，促使企業(yè)資金使用和防風險水平快速提升，實現(xiàn)服務與監(jiān)督機制相均衡的財務管理狀態(tài)。

關(guān)鍵詞 信息化 集成 財務管理 提升 目標

一、引言

伴隨著中國經(jīng)濟的強勢發(fā)展，企業(yè)對管理效率的要求不斷提高，高效、領(lǐng)先、穩(wěn)定的信息化系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)開拓市場經(jīng)營、增強市場競爭和堅持可持續(xù)發(fā)展的一把利刃。以筆者所在企業(yè)（以物流、物資貿(mào)易為主業(yè)的央企二級集團公司，以下稱“公司”）為例，近年來企業(yè)持續(xù)發(fā)展擴張，業(yè)務規(guī)模日益壯大，日常管理難度隨之不斷增加，財務管理風險，特別是資金風險日益突出，而傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不再適應企業(yè)的快速發(fā)展和市場變革頻率，企業(yè)管理者清楚意識到信息系統(tǒng)的開發(fā)與利用程度決定著企業(yè)發(fā)展的速度和發(fā)展前景，信息系統(tǒng)的優(yōu)化與集成已成為企業(yè)立足市場的新的核心競爭力。

二、傳統(tǒng)財務管理模式弊端及改進措施

為了適應經(jīng)濟形態(tài)轉(zhuǎn)化和社會進步，提升企業(yè)自身競爭力，財務管理模式必須要配合好企業(yè)內(nèi)部管理轉(zhuǎn)型。財務管理必須順應潮流，充分利用互聯(lián)網(wǎng)資源，對所有的分支機構(gòu)實行數(shù)據(jù)的遠程處理、遠程查賬、遠程報表和遠程審計等遠距離財務監(jiān)控，掌握和監(jiān)控業(yè)務銷售和庫存等實際情況。也就是說，企業(yè)要從過去的局部、分散管理向遠程處理和集中式管理轉(zhuǎn)變，只有這樣才能實時監(jiān)控財務狀況、統(tǒng)一調(diào)配資金，回避高速運營產(chǎn)生的巨大風險?，F(xiàn)在，越來越多的企業(yè)集團已經(jīng)對財務管理模式有了新的認識，明顯意識到集成財務在企業(yè)管理與投資活動中起到的導向作用，越來越多的公司財務負責人也開始重視財務信息集成化的管理。那么，什么是財務集成管理和信息化集成管理，實施財務集成化管理對企業(yè)發(fā)展到底能發(fā)揮怎樣的作用？

三、集成化財務管理的意義

集成化財務管理可以為企業(yè)帶來的巨大經(jīng)濟效益的吸引與誘導，使得集成管理理念逐漸滲透到傳統(tǒng)的財務管理實踐當中。其發(fā)揮的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，有利于降低交易成本。傳統(tǒng)財務管理由于企業(yè)之間的交易活動存在許多障礙，導致成本居高不下。實行集成化財務管理后，各個企業(yè)在區(qū)位上可以相互靠近，通過空間集聚可以大大減少交易成本。

第二，有利于資源共享，獲得外部規(guī)模經(jīng)濟。其實就是通過實現(xiàn)資源共享，加快資金周轉(zhuǎn)，降低各類成本，利用人才優(yōu)勢促進企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、開放和競爭，從而獲得外部規(guī)模經(jīng)濟效應。

第三，集成化財務管理可以大大加速企業(yè)理財?shù)倪\作能力，既提高自身在資本市場上的應變能力，又提高在產(chǎn)品市場、內(nèi)部管理方面的應變能力。

第四，有利于風險防范，通過信息匹配實現(xiàn)標準化操作，提高了內(nèi)部審核監(jiān)督，規(guī)范了制度執(zhí)行，有效防止人為性質(zhì)造成的風險漏洞。

四、信息系統(tǒng)集成和提升管理的關(guān)系

目前，我國企業(yè)信息系統(tǒng)的運用正面臨一個新的發(fā)展階段。一方面應用程序得到了迅速發(fā)展和普及，出現(xiàn)了不少高效的單項系統(tǒng)成果；另一方面，信息系統(tǒng)普遍分散存在，即每個公司，甚至到個別部門都開發(fā)了適用本身工作的管理系統(tǒng)，導致多重硬件平臺和軟件平臺共存，不能為企業(yè)決策提供綜合統(tǒng)一信息服務。

五、筆者所在企業(yè)基本情況及財務管理中存在的急需解決的問題

（一）企業(yè)基本情況

筆者所在企業(yè)以物資貿(mào)易銷售為主業(yè)，主要經(jīng)營鐵路運輸、建設所需的鋼軌及配件、油料、火工品，大型基建項目所需鋼材、水泥等相關(guān)物資貿(mào)易、工程物流、物資倉儲、配送等業(yè)務，同時是鐵路建設項目部管物資代理公司和鐵路建設用鋼軌招標代理服務商。下轄20個全資子公司、8個控股子公司以及4個參股子公司，在多地區(qū)地設有70余分支機構(gòu)，擁有全國25個交通樞紐城市的31處大型倉儲基地。

（二）行業(yè)現(xiàn)狀

到目前為止，真正意義上的鋼貿(mào)企業(yè)數(shù)量從原來的15萬家下降到8萬家左右，有2/3已經(jīng)退出或正在退出市場，并且這種洗牌還將持續(xù)。幸存下來的鋼貿(mào)企業(yè)中，留守觀望、不能正常開展業(yè)務的空殼公司也占到20%左右，真正能夠保持以往年度經(jīng)營水平的不到40%。

（三）自身財務管理現(xiàn)狀及問題

限于外界環(huán)境因素，筆者所在企業(yè)多少也受到了市場環(huán)境的影響，出現(xiàn)了不小的資金回流風險。眾所周知，貿(mào)易型企業(yè)是資金密集型企業(yè)，資金就是企業(yè)的“血脈”，筆者所在企業(yè)內(nèi)部組織層級多，業(yè)務范圍廣，資金需求量大而分散；業(yè)務環(huán)節(jié)中上下游客商數(shù)量多，自身要求與客戶需求各有不同，導致了業(yè)務模式或流程細節(jié)煩瑣，結(jié)算方式多樣化，這就更加要求企業(yè)財務在商品流轉(zhuǎn)、儲藏和資金運籌方面必須具備謹慎的管理素質(zhì)。

財務資金管理與控制方面，近年來公司一直實行資金集中管理，主要表現(xiàn)為定點上劃、審批下?lián)埽浞职l(fā)揮資金內(nèi)部調(diào)劑作用，建立收支兩條線原則。特別是在“NC資金管理軟件”的開發(fā)上線后，公司銀行賬戶的開立審批、資金需求計劃的報批、資金定點上劃、資金分配撥付和資金占用情況的計算全部實現(xiàn)線上處理，有效提高了公司資金使用效率和降低了融資成本。這些舉措主要體現(xiàn)在公司賬面現(xiàn)有資金的管理和分配上，公司資金管理雖然取得了一些成效，但依然存在一些管理缺失，特別是在公司業(yè)務開展過程中對資金去向和回流情況一直無法做到實時監(jiān)督，導致很多隱形風險。

主要問題表現(xiàn)有：

第一，銀行賬戶監(jiān)控不到位，資金集中管理有提升空間。實際情況中，個別下屬成員單位為了資金使用便捷，減少審批流程，存有私自開立銀行賬戶不上報現(xiàn)象，并將經(jīng)營回流資金藏匿于此賬戶中不做歸集，在集團監(jiān)管外私自支配使用，大大增加了資金使用風險。

第二，內(nèi)部資金使用不規(guī)范，易于出現(xiàn)違反支付規(guī)定的現(xiàn)象。集團公司要求所屬下級單位在申請內(nèi)部調(diào)劑時必須明確款項用途，但資金撥付后可能存在滯留或挪作他用的情況，嚴重影響到集團公司整體資金支配和資金安全。

第三，合同簽訂不嚴謹、業(yè)務開展較為隨意。實踐中，個別下屬成員單位合同簽訂不嚴謹、不規(guī)范，不按規(guī)定嚴格履行合同義務，出現(xiàn)賒銷行為多、客戶回款慢的現(xiàn)象。很多企業(yè)都建立了合同評審管理體系，但審閱合同人員可能由于個人疏忽將不合規(guī)的合同審批通過，從前端就埋下風險。再有情況，合同條款內(nèi)容是合理的，評審是通過的，但在落實執(zhí)行中常有背離，如公司明確指出嚴禁賒銷，但對企業(yè)來說由于激烈的競爭，產(chǎn)品賒銷是永遠存在的，大量賒銷造成資金嚴重占用。另外，由于回款期限長、金額小，存在不同等級的減值風險。

六、財務信息集成體系的建立是解決企業(yè)現(xiàn)存問題的重要手段

我們既然清楚地看到了自身存在的問題和產(chǎn)生問題的原因，為了企業(yè)健康、平穩(wěn)的發(fā)展，必須通過有效手段解決舊問題，遏制新問題萌生。而最好的辦法就是順應社會和經(jīng)濟發(fā)展，建立企業(yè)自身強大的財務信息化集成體系。

（一）公司信息化推進進程

2009年，公司終止了財務端浪潮和業(yè)務端鋼聯(lián)系統(tǒng)的使用，全力打造了適合自身業(yè)務模式的ERP管理系統(tǒng)，將財務與業(yè)務信息在同一軟件中呈現(xiàn)，形成了從采購入庫到銷售出庫的一個鏈條管理，對提升庫存管理有了極大的幫助。而隨著市場的不斷變化，業(yè)務模式不再單一，ERP的使用也出現(xiàn)了弊端，特別是在資金支付環(huán)節(jié)上不能有效防控。為配合資金集中管理，將更多的人員從繁重而重復的基礎(chǔ)工作中解脫出來，公司投入大量時間和財力研發(fā)集團層面推廣的“NC資金管理軟件”。同時，公司門戶網(wǎng)、合同管理系統(tǒng)、客商系統(tǒng)和集中采購管理管理系統(tǒng)陸續(xù)開發(fā)完成，加之電商平臺“大宗物資網(wǎng)”的建立，公司已經(jīng)有了較為全面，但又各自單一的信息化體系。2013年，公司開始研發(fā)“NC供應鏈系統(tǒng)”，并努力實現(xiàn)與企業(yè)客商系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、物料系統(tǒng)和NC資金管理系統(tǒng)的有效銜接。

（二）信息集成系統(tǒng)建立成果

2013年9開始，公司選擇了業(yè)務較為全面的子公司作為試點企業(yè)開始“NC供應鏈系統(tǒng)”的研發(fā)，至2014年9月初見模型，后期將研發(fā)的中心轉(zhuǎn)入集團公司層面，繼續(xù)完善系統(tǒng)設置，在滿足現(xiàn)有模式的運行基礎(chǔ)上，同時考慮未來業(yè)務模式的變化，根據(jù)各成員單位的業(yè)務特點，不斷完善流程建設和流程管理。

“NC供應鏈系統(tǒng)”的運行模式是以合同為起點，以資金為主線，將客商、物料分類、會計科目、銀行賬戶的基礎(chǔ)資料進行統(tǒng)一管理，支持不同類型業(yè)務開展，通過合同管理系統(tǒng)、客商系統(tǒng)、物料系統(tǒng)、與資金管理等軟件的有效結(jié)合，形成系統(tǒng)集成體系，實現(xiàn)上級監(jiān)督職能，加強資金支付控制。后期我們還將與更多的單項系統(tǒng)實現(xiàn)對接，實現(xiàn)更為高效的集成效果。

1.與合同管理系統(tǒng)對接，建立合同跟蹤，努力提升財務業(yè)務一體化進程?！癗C供應鏈系統(tǒng)”是以合同發(fā)起，同時又以合同結(jié)束為閉環(huán)，也就是說每一筆業(yè)務的執(zhí)行過程都必須在系統(tǒng)中與合同相關(guān)聯(lián)。以往業(yè)務人員自己登記合同臺賬，容易疏忽造成錯誤，查閱起來也不方便，現(xiàn)在由于與合同管理系統(tǒng)做了技術(shù)并聯(lián)，合同信息可以被直接提取，合同具體內(nèi)容一目了然。系統(tǒng)關(guān)于商品入庫、出庫、付款、回款等操作環(huán)節(jié)，其中的商品型號、數(shù)量、價格等信息都要與合同信息相對應，財務人員對單筆合同的執(zhí)行情況可以實時掌控，解決了付款依據(jù)不充分的問題，隨后系統(tǒng)還會將合同執(zhí)行情況回寫到合同管理系統(tǒng)，形成信息對應，便于更多的人掌握合同執(zhí)行情況。

2.與物料系統(tǒng)對接，改善庫存管理與監(jiān)督?！癗C供應鏈系統(tǒng)”建立了統(tǒng)一的物料分類原則，建立了龐大而標準的物料信息庫，有效提升了數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確性。在以往對庫存核算時，財務并不能完全實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時管理，很多庫存信息嚴重滯后，財務人員無法掌握真正的庫存情況。比如貨物長期滯待或發(fā)出貨物未做結(jié)算的財務根本無法得知、債權(quán)確認不及時、回款期被人為拖后，新的業(yè)務開展又需要資金支持，嚴重增加了公司資金壓力和資金成本。

現(xiàn)在，系統(tǒng)對業(yè)務權(quán)限進行了細分，設置了采購崗、銷售崗和庫管崗，要求職權(quán)分離，后期一旦有商品入庫或售出業(yè)務人員就必須在系統(tǒng)中錄入出入庫信息，完全實現(xiàn)了商品流轉(zhuǎn)實時跟蹤，財務人員可以清晰了解本單位的庫存管理情況，可以有效督促業(yè)務結(jié)算和款項催收。

3.與資金管理軟件對接，規(guī)范資金支付和回收，嚴格執(zhí)行合同條款?！癗C供應鏈系統(tǒng)”與NC資金管理軟件同時運行后，在付款環(huán)節(jié)，集團公司可以對撥付資金的使用流向進行實時監(jiān)控。單筆支付時，業(yè)務人員在編制付款申請時必須注明對應的合同信息，財務審核人員在付款審核時必須查閱該筆對應合同的情況，根絕合同結(jié)算方式和支付條款對付款信息進行審核，確保每筆款項支付都嚴格按照合同執(zhí)行，當合同呈現(xiàn)大量預付且長期無商品入庫時，財務審核人員要詳細了解發(fā)貨情況，并合理控制支付。系統(tǒng)全面上線后，公司將更多地選擇銀企直聯(lián)和電子承兌的支付方式，從業(yè)務申請付款到款項支付出去全部在NC系統(tǒng)中完成，提高款項支付的時效性和實時跟蹤功能。在收款環(huán)節(jié)，各單位的收款賬戶首先必須是已經(jīng)通過資金管理系統(tǒng)審批的，從而杜絕藏匿賬戶、藏匿資金的情況。單筆回款時，要求由業(yè)務發(fā)起，即收到款后由業(yè)務人員編制應收單，單據(jù)需與合同、出貨批次信息對應，明確是哪個合同、哪批次貨物的回款，當某合同呈現(xiàn)大額應收賬款時，財務人員可以控制出貨、控制開票，減少賒銷行為。

4.與客商系統(tǒng)對接，規(guī)范統(tǒng)計口徑。公司新增客商必須先走客商系統(tǒng)審批，審批通過后在“NC供應鏈系統(tǒng)”可以自動提取，以往各單位隨意添加客商，多字少字的現(xiàn)象頻繁，通過集中審核，避免了重復客商出現(xiàn)，集團公司財務可以直接查看同一客商下各下屬成員單位的業(yè)務開展以資金收付情況，對公司掌握債權(quán)債務關(guān)系有直接的幫助。

5.與久其報表系統(tǒng)對接，實現(xiàn)報表數(shù)據(jù)實時匯總功能?！癗C供應鏈系統(tǒng)”將建立統(tǒng)一的報表模板，然后設計好提數(shù)公式，每月的報表數(shù)據(jù)將會自動生成，再通過與“久其報表系統(tǒng)”的技術(shù)并聯(lián)，今后報表的填報將變得尤為簡單，也許只需要輕輕點擊或者將模板數(shù)據(jù)導入即可生成，即準確又及時。通過此功能，集團公司層面可以輕松對下屬單位報表進行稽核，無需擔心賬表不一致的現(xiàn)象出現(xiàn)，有效提供財務分析與財務評價的數(shù)據(jù)支持。

（三）集成系統(tǒng)建立的最終目標

公司集成信息平臺建立的最終目標之一就是強化財務管理，通過對各類信息系統(tǒng)的技術(shù)銜接和信息提取，公司基本形成了符合自身需求的信息集成效果，對日后提升公司財務管理水平和領(lǐng)導決策建議有了強大保障，但這也僅是冰山一角，我們將通過不斷努力，爭取在以下三個方面取得更大地進步。

1.繼續(xù)優(yōu)化資金調(diào)控。進一步提升資金控制和使用水平，后期將堅持以預算和計劃指標為管理導向，提升資金上存度，在準確了解各單位資金需求的前提下集中辦理資金分配、銀行授信、貸款、票貼等業(yè)務，切實降低公司整體的財務費用。通過對業(yè)務支付的集中審核，不單單要掌握資金流向，更重要的是控制資金流向，填補資金對外收支的風險漏洞，有效防止資金的坐收坐支現(xiàn)象出現(xiàn)。我們可以根據(jù)準確的資金計劃，將未來可能閑置的資金進行有效整合，通過銀行短期理財實現(xiàn)即期收益，創(chuàng)造資金價值。

2.增強財務執(zhí)行監(jiān)督。以往業(yè)務開展中，財務審核常受公司不同層面影響，可能出現(xiàn)個別違背規(guī)定或需要變通的情況，信息系統(tǒng)建立完善后，審批流程環(huán)環(huán)相扣，所有審批均按設定好的標準執(zhí)行，杜絕一切人為操縱，防止?jié)撛陲L險問題萌生。以往，公司多通過收集下屬成員單位上報數(shù)據(jù)的形式了解公司全面經(jīng)營和資金情況，現(xiàn)在通過集成系統(tǒng)，公司財務人員可在事前、事中全程監(jiān)控，強化預算執(zhí)行分析。

3.提升領(lǐng)導決策。集成模式建立后可以全面綜合的反映企業(yè)資金、基礎(chǔ)核算、報表數(shù)據(jù)、預算執(zhí)行的真實情況，為財務領(lǐng)導和公司領(lǐng)導提供完善的問題對策依據(jù)和發(fā)展決策依據(jù)，以保證企業(yè)領(lǐng)導在最短的時間做出最合理準確的選擇，帶領(lǐng)企業(yè)健康、快速發(fā)展。

七、實現(xiàn)集成化管理的保障措施

第一，注意內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)與管理。公司財務部應該充分借助信息化平臺，加強公司內(nèi)部部門間的溝通和約束；加強對下屬單位成本費用、投資決策等財務事項的控制；充分發(fā)揮資金中心作用，優(yōu)化資金結(jié)構(gòu)。

第二，加快信息平臺和網(wǎng)絡技術(shù)建設。在適應自身組織結(jié)構(gòu)變化和管理模式的前提下加快信息系統(tǒng)開發(fā)，為集成化財務管理提供堅實的基礎(chǔ)。

第三，改變思想，注重人才培養(yǎng)。人是集成管理的組織者和實施者，要通過學習培訓從根本上改變財務人員對集成管理思想的認識和執(zhí)行，努力推動財務集成管理成型并深入。企業(yè)管理中財務管理是核心，而在外部市場風險突出和內(nèi)部管理存在缺陷的前提下，如果能夠有效加強企業(yè)財務管理，特別是實現(xiàn)資金風險控制、規(guī)范會計核算，必能促使企業(yè)管理水平顯著提升，站穩(wěn)腳跟。在國際化發(fā)展的今天，我們將繼續(xù)借助集成的管理思想和技術(shù)手段努力改善現(xiàn)有管理模式，為企業(yè)更好地服務。

（作者單位為中鐵物資集團有限公司）