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    哈貝馬斯交往行為理論視閾下秘書的人際交往行為

    2017-04-11 10:30:07孫亞楠
    中國管理信息化 2017年6期
    關(guān)鍵詞:人際交往秘書

    孫亞楠

    [摘 要]人際交往行為是影響秘書工作的重要因素。秘書這一職業(yè),與他人的交往極其頻繁,而秘書在工作當(dāng)中能否做出正確的交往行為,對其工作的結(jié)果會產(chǎn)生較大的影響,因此,作為一名合格的秘書,必須要本著科學(xué)、靈活的原則處理各種紛繁復(fù)雜的人際關(guān)系。本文以哈貝馬斯的交往行為理論為視閾,探討當(dāng)代秘書人際關(guān)系與哈貝馬斯交往行為理論的關(guān)系,并說明了在工作中如何做出正確的人際交往行為。

    [關(guān)鍵詞]哈貝馬斯交往行為理論;秘書;人際交往

    doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.053

    [中圖分類號]F272.92 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194(2017)06-00-01

    秘書部門是輔助領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行決策、管理,推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作,并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門進(jìn)行有效工作的綜合部門。作為秘書部門工作主體的秘書人員,在工作中,既要面臨與領(lǐng)導(dǎo)者的有效溝通,領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)者的真實意圖,又要協(xié)調(diào)與同級和下級部門工作人員的關(guān)系,使領(lǐng)導(dǎo)者的決策得以有效傳達(dá)和執(zhí)行。這些工作的開展,必須要有人際關(guān)系作為依托,因此人際交往行為的正確與否將影響秘書工作的成效。

    哈貝馬斯在1981年出版的著作《交往行為理論》當(dāng)中,對人際交往進(jìn)行了廣泛的研究和論述。哈貝馬斯認(rèn)為社會行動可以分為四種類型:一是目的行動,即為了實現(xiàn)某一目標(biāo)并采取相應(yīng)的手段而實現(xiàn)所定目標(biāo)的行動;二是調(diào)節(jié)規(guī)范行動,即社會集體成員根據(jù)共同價值規(guī)范采取的行動;三是戲劇行動,即行動者在公眾面前表現(xiàn)自我的觀點、態(tài)度、看法、情感等主觀性行動;四是交往行動,即行動者之間以語言或非語言符號為媒介的互動。上述劃分,對于當(dāng)代秘書工作者的人際交往行為,具有很強的指導(dǎo)意義。

    1 四種行為類型與秘書人際交往行為的關(guān)系

    1.1 目的行動與秘書人際交往行為的關(guān)系

    總體來說,秘書工作的目標(biāo)主要有以下幾點:首先,針對上級領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)批示、指示,向各部門及時進(jìn)行傳達(dá);其次,做好各種會議籌備工作,準(zhǔn)確書寫會議記錄;最后,接待組織外人員的咨詢和訪問。針對這三種目標(biāo),秘書人員必須要以目標(biāo)為導(dǎo)向,采取相應(yīng)的人際交往行為。首先,當(dāng)上級領(lǐng)導(dǎo)做出相關(guān)指示時,必須認(rèn)真思考,弄清其真實目的;其次,會議籌備和記錄是一項繁雜的工作,秘書人員可以根據(jù)會議想要達(dá)成的目標(biāo),以目標(biāo)為導(dǎo)向,將會議籌備工作的框架整理好,再把會議內(nèi)容的填充工作下放到各個部門,有效提高效率。最后,接待外來人員時,秘書人員也要以目標(biāo)為導(dǎo)向,針對外來人員咨詢或訪問本組織的目的和需求,組織相應(yīng)的話語體系來應(yīng)對,當(dāng)然,在這個過程中,禮儀始終處于第一位。因此,在秘書的人際交往行為中,把目的作為行動的前提,會大有裨益。

    1.2 調(diào)節(jié)規(guī)范行動與秘書人際交往行為的關(guān)系

    就調(diào)節(jié)規(guī)范行動的定義來看,秘書必須遵守一定的規(guī)范管理制度。雖然秘書人員的工作具有機動性和靈活性,大部分時候要根據(jù)實際情況調(diào)整自己的儀態(tài)、語言和行為,但是,這些儀態(tài)、語言和行為都必須在一個共同的價值觀內(nèi),即文中提到的組織規(guī)范管理制度,換言之,就是秘書人員必須嚴(yán)格遵守組織的規(guī)范管理制度。如果一個組織內(nèi)部,已經(jīng)制定了一定的規(guī)范管理制度,但是有人嚴(yán)格遵守,有人卻聽之任之,行為不符合規(guī)范管理制度的要求。如果一個秘書人員的行為是恣意妄為的,這必然會影響其在其他同事心目中的形象,從而會為自己的人際交往帶來一定的阻礙。

    1.3 戲劇行動與秘書人際交往行為的關(guān)系

    任何人都是理智與感情的統(tǒng)一體,都需要感情的交流,并在交流中得到感情的補償,實現(xiàn)心理的平衡。秘書與管理者是角色依賴的特殊關(guān)系,這種關(guān)系反映到工作上,就經(jīng)常表現(xiàn)為秘書要贏得領(lǐng)導(dǎo)者的信賴、理解與支持,而使工作上的不和諧、不協(xié)調(diào)行為得到調(diào)和;工作上的融洽,又反過來維系和發(fā)展了彼此的情感,形成良性循環(huán)。從這個意義上說,情感的相互補償也是淡化和轉(zhuǎn)化秘書與管理者強制性行為特征的重要手段。因此,從戲劇行動的角度來看,秘書有必要在保證客觀性的前提下,以真誠的語言和行動來感染、打動他人,包括自己的領(lǐng)導(dǎo)和同事,甚至是下屬,這有助于其維系良好的人際關(guān)系。

    1.4 交往行動與秘書人際交往行為的關(guān)系

    秘書要面對領(lǐng)導(dǎo)者、同事下屬、外來人員等多個主體,處于一個非常復(fù)雜的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)之中,關(guān)系越是錯綜復(fù)雜,越容易產(chǎn)生人際關(guān)系的矛盾,這些矛盾通常很難規(guī)避,但是又會對秘書的人際交往產(chǎn)生不利的影響,甚至?xí)ぷ鞯拈_展產(chǎn)生阻礙。當(dāng)人際交往面對重重矛盾的阻礙時,一個有經(jīng)驗、有智慧的秘書會用巧妙的交往行動去化解,根據(jù)哈貝馬斯提出的交往行動,可以采取語言或非語言符號為媒介,與對方進(jìn)行互動,在公正、真實和真誠的交往中解決矛盾。語言符號包括口頭語和以書寫符號文字形態(tài)出現(xiàn)的書面語;非語言符號包括圖像、顏色、光亮、音樂和人的體語等。

    2 交往行為理論對秘書人際交往行為的啟示

    從哈貝馬斯的交往行為理論中可以發(fā)現(xiàn),秘書進(jìn)行人際交往的行為方式是多種多樣、靈活多變的,這就需要秘書人員正確進(jìn)行運用,并創(chuàng)造出新的方法,只有這樣才能在紛繁復(fù)雜的人際關(guān)系中自由駕馭,嫻熟把握。秘書活動是以人為主要對象,脫離了人,秘書的活動便沒有了實際的價值。有人認(rèn)為,秘書最大的功能就是處理好人際關(guān)系,雖然這種認(rèn)識不夠全面,但也不乏有一定的道理。因此,清晰認(rèn)識秘書在社會活動中應(yīng)該具有的人際關(guān)系行為特征,并以此為方向,根據(jù)人際環(huán)境的不同特點,自覺地、有針對性地探索并建立良好的人際關(guān)系,是秘書賴以立足和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

    主要參考文獻(xiàn)

    [1]張瑛.論機關(guān)秘書人員的修養(yǎng)與文字寫作[J].金田,2014(8).

    [2][德]哈貝馬斯.交往行為理論.第一卷:行為合理性與社會合理性[M].曹衛(wèi)東,譯.上海:上海人民出版社,2004.

    [3]黃河.企業(yè)秘書人際關(guān)系行為探討[J].昆明理工大學(xué)學(xué)報:自然科學(xué)版,1996(5).

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