淺談鐵路企業(yè)如何做好檔案管理工作

高紅燕

【摘 要】鐵路企業(yè)檔案管理是鐵路企業(yè)管理工作的重要組成部分，為使其更好地為鐵路企業(yè)運(yùn)輸生產(chǎn)、經(jīng)營發(fā)展服務(wù)，對檔案管理工作進(jìn)行研究使必要的，論文從四個方面對如何做好檔案管理工作進(jìn)行了論述。

【Abstract】The archives management of railway enterprises is an important part of the management of railway enterprises. In order to make it better for railway enterprises to transport production and operation， it is the problem that archives management should consider. In this paper ，how to do well the archives management work was discussed from four aspects .

【關(guān)鍵詞】鐵路；檔案；管理

【Keywords】railway archives； management

【中圖分類號】G275 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）03-0134-02

1 引言

檔案是人類活動的真實(shí)記錄，鐵路企業(yè)檔案是鐵路企業(yè)在運(yùn)輸、生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)和管理活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的記錄，包括鐵路運(yùn)輸、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、鐵路標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面的檔案。它記錄和積累了鐵路企業(yè)發(fā)展歷史進(jìn)程，能夠?yàn)殍F路企業(yè)安全運(yùn)輸、生產(chǎn)經(jīng)營決策、轉(zhuǎn)型發(fā)展和參與市場競爭提供依據(jù)，是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，反映了鐵路企業(yè)運(yùn)輸生產(chǎn)活動歷程，在鐵路發(fā)展歷史傳承方面發(fā)揮著特殊的作用。

2 增強(qiáng)責(zé)任感，加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)管理工作水平和質(zhì)量效益的條件，在企業(yè)生存發(fā)展中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)作用。作為企業(yè)檔案管理人員，一是要具備高度的工作責(zé)任感，良好的工作素養(yǎng)，恪守職業(yè)道德，保守工作秘密，要本著“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的精神，盡心盡責(zé)做好本職工作。二是要樹立“大資源觀”，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收，確保各門類檔案收集齊全完整。加強(qiáng)特色檔案資源建設(shè)，重點(diǎn)收集具有鐵路行業(yè)特點(diǎn)和鐵路企業(yè)重大活動的檔案，特別是聲像、實(shí)物檔案，不斷豐富和充實(shí)特色、專題檔案館藏，構(gòu)建覆蓋各系統(tǒng)、門類齊全、內(nèi)容豐富、載體多樣的檔案資源體系，以不斷豐富和優(yōu)化館藏，打造檔案信息競爭的新優(yōu)勢。三是增強(qiáng)工作的主動性和敏銳性，進(jìn)一步拓寬檔案收集渠道，制定征集工作規(guī)劃和實(shí)施方案，除正常收集外，深入到各部門和車間，尋求散落的寶貴檔案，對珍貴的、有意義的檔案資料予以征集、購買，根據(jù)實(shí)際情況和需要，擴(kuò)大檔案收集范圍，分批次、有組織、有計(jì)劃地開展對各種檔案的接收工作，不斷充實(shí)、豐富館藏，實(shí)現(xiàn)由單一化接收向多元化收集的轉(zhuǎn)變。四是利用現(xiàn)有館藏，主動地開展深層次的加工，做好檔案信息資源開發(fā)工作，編撰全宗介紹、大事記、專題概要、重要會議簡介、重大活動簡介等檢索工具，充分發(fā)揮檔案的憑證和參考作用。

3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

2014年，中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，文件要求加快提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的步伐。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和理論水平在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。隨著鐵路檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代，檔案種類和載體的多樣化，檔案管理工作面臨著新形勢、新變化、新問題，應(yīng)不斷提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平、管理能力等方面的素質(zhì)，努力打造一支業(yè)務(wù)精、水平高、能力強(qiáng)、作風(fēng)硬的高素質(zhì)隊(duì)伍。

為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要：一是要建立檔案人員繼續(xù)教育制度，建立約束和激勵機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的積極性和主動性。二是培訓(xùn)內(nèi)容要與實(shí)踐相結(jié)合。按照“學(xué)做結(jié)合，按需設(shè)科，重視實(shí)效”的要求，遵守學(xué)以致用的原則，全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識及檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，“知之愈明，則行之愈篤；行之愈篤，則知之益明”，理論學(xué)習(xí)之后要進(jìn)行各門類和各種載體檔案的收集、整理、編目、保管、提供利用等方面的實(shí)務(wù)操作，通過學(xué)中干，干中學(xué)，以提高檔案人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能。三是要加強(qiáng)相關(guān)學(xué)科知識的學(xué)習(xí)。隨著鐵路企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、轉(zhuǎn)型升級的深入和計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越大，現(xiàn)有的管理方法和手段已不能滿足保管和提供利用的需求，因此要加強(qiáng)對檔案管理人員計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)、檔案軟件等學(xué)科的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其成為集計(jì)算機(jī)管理、信息管理、檔案管理知識為一體的綜合型人才。[1]

4 健全制度建設(shè)，確保檔案管理工作規(guī)范化

鐵路企業(yè)檔案管理制度是規(guī)范和推動鐵路企業(yè)檔案管理工作有效運(yùn)行的基礎(chǔ)和前提，是企業(yè)規(guī)章制度的重要組成部分，是鐵路企業(yè)市場化轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新發(fā)展的依據(jù)和手段。

一是要建立鐵路企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理的模式。鐵路企業(yè)要建立黨政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、各部門共同參與的檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)部門，配齊各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備，實(shí)施檔案集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，為檔案的查閱利用和檔案信息資源的開發(fā)奠定良好的基礎(chǔ)。二是建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度和崗位職責(zé)。應(yīng)以《檔案法》為依據(jù)，結(jié)合鐵路行業(yè)特點(diǎn)，建立檔案立卷歸檔制度、保管制度、利用制度、統(tǒng)計(jì)制度、鑒定銷毀制度、保密制度、檔案安全應(yīng)急制度、檔案工作流程和崗位職責(zé)等，確保檔案管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三是建立檔案驗(yàn)收制度。檔案驗(yàn)收是推進(jìn)檔案管理規(guī)范化的重要途徑，是提高檔案專業(yè)化管理水平的有效載體。首先制定檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案資源、信息化、安全三大體系建設(shè)的具體要求，其次明確檔案機(jī)構(gòu)、隊(duì)伍、制度建設(shè)的具體內(nèi)容，使各級檔案人員對自己的工作目標(biāo)做到了然于心。在驗(yàn)收過程中，通過查閱檔案臺賬和現(xiàn)場查驗(yàn)相結(jié)合的形式，對各級基層單位檔案管理工作進(jìn)行平推檢查驗(yàn)收。驗(yàn)收結(jié)束后，要根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，對各單位檔案工作質(zhì)量進(jìn)行綜合評價，排隊(duì)通報(bào)，對檔案管理工作的特色做法和典型經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)、推廣，以不斷提升基層單位檔案管理水平。

5 創(chuàng)新服務(wù)理念和形式，做好檔案提供利用工作

提供利用是建立和發(fā)展檔案事業(yè)的根本目的和中心任務(wù)，是檔案自身價值得以實(shí)現(xiàn)的手段，積極開展檔案利用工作，為鐵路企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，是鐵路企業(yè)檔案管理工作的方向。

為做好檔案利用工作，一是要堅(jiān)持“以服務(wù)促發(fā)展，用作為換支持”的理念，在檔案提供利用服務(wù)上下功夫，增強(qiáng)檔案價值意識，制定科學(xué)、合理、周全的服務(wù)政策和機(jī)制，完善利用程序，改進(jìn)借閱形式，做到“一站式”服務(wù)，最大限度地滿足利用者需求，更好地為鐵路企業(yè)運(yùn)輸生產(chǎn)和職工服務(wù)。二是要樹立正確的、全新的檔案服務(wù)意識，深化檔案開發(fā)利用工作，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)的最佳切入點(diǎn)，進(jìn)一步拓寬服務(wù)領(lǐng)域和渠道，充分整合檔案資源，編寫具有“存史、資政、育人”作用的檔案編研成果，全方位、深層次、高效率地為鐵路企業(yè)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。三是變被動服務(wù)為主動服務(wù)，根據(jù)企業(yè)各部門和車間實(shí)際需要，提前謀劃，提早準(zhǔn)備，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀服務(wù)，服務(wù)企業(yè)文化建設(shè)和各方面工作，充分發(fā)揮館藏檔案的作用，使檔案部門成為職工教育的基地。四是圍繞“國際檔案日”開展形式多樣、內(nèi)容豐富的宣傳活動。通過制作宣傳板報(bào)、發(fā)放宣傳品、舉辦展覽等多種形式，集中統(tǒng)一開展主題鮮明、形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案宣傳活動，向領(lǐng)導(dǎo)干部和職工集中進(jìn)行宣傳，展示檔案工作，營造濃厚氛圍，引導(dǎo)他們了解檔案知識，增強(qiáng)檔案意識，重視檔案工作，通過提供利用服務(wù)，引發(fā)他們以各種方式提供線索和捐贈檔案，從而使檔案部門和職工之間形成一種互動模式，使領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工進(jìn)一步認(rèn)識到檔案的價值和檔案管理工作的重要性，為檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

6 結(jié)語

鐵路企業(yè)檔案作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，在企業(yè)深化改革、轉(zhuǎn)型發(fā)展、結(jié)構(gòu)調(diào)整和經(jīng)濟(jì)提質(zhì)增效的決策和實(shí)施中發(fā)揮著重要的作用，因此，鐵路企業(yè)應(yīng)從以上幾個方面做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，加大開發(fā)和利用力度，以實(shí)現(xiàn)檔案價值的最大化。

【參考文獻(xiàn)】

【1】李柳蘭.在新形勢下做好鐵路企業(yè)檔案管理工作的問題及對策分析[J].人才資源開發(fā)，2016（10）：182.