淺談高職檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化

馬淑杰

【摘要】高職院校的檔案管理工作是學(xué)校工作的重要組成成分，隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，針對高職院校的政策也在不斷變化，高職院校檔案管理工作對于高職院校的發(fā)展具有重要意義，檔案自身是高職院校發(fā)展變化的一個歷程，通過對檔案的分析，對于高職院校今后的發(fā)展很重要，在目前的形式系，檔案管理工作需要隨著時代的發(fā)展進行改進，本文就高職院校檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化進行剖析，以促進高職院校檔案管理工作的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理工作；創(chuàng)新與優(yōu)化

中圖分類號：G717.24

高職院校的管理工作是教育工作者關(guān)心的內(nèi)容，同時也是國家相關(guān)部門關(guān)注的對象，檔案管理是管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞同樣衡量高職院校管理職能高低的一個重要標準，隨著高職院校規(guī)模的不斷擴大，檔案管理方面的工作難度也在不斷增加，同時在信息時代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式也受到了巨大的挑戰(zhàn)，可見對檔案管理進行創(chuàng)新和優(yōu)化是很有必要的，同時也是我國高職院校重點研究方向。

1檔案管理工作的作用和優(yōu)化創(chuàng)新的意義

檔案管理擔(dān)任著對學(xué)校各種事項的記錄工作，包括教學(xué)計劃安排、教學(xué)成果、科研成果，這些都是檔案管理工作的主要內(nèi)容，同時檔案管理還有記錄歷史的作用，從最初建校開始，檔案管理工作就開始進行了，它見證了學(xué)校的不斷發(fā)展和壯大，是歷史的見證者。檔案管理工作中的對于學(xué)生工作方面的管理對于學(xué)生的個人情況進行了詳細記錄，是學(xué)生在學(xué)校的寶貴資料，同時檔案也是教學(xué)評估的重要參考資料，它通過對教學(xué)工作的記錄，對于教學(xué)評估而言屬于第一手資料。

通過對檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新，能夠近一步提升高校檔案管理能力，規(guī)范高校檔案管理工作，對于現(xiàn)代化高校建設(shè)和發(fā)展而言有特殊意義，同時檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性工作，對于穩(wěn)定教學(xué)發(fā)展具有很大的作用，檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新不斷促進我國高職院校做出顯著成績

2目前高職檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理觀念落后

在信息時代，檔案管理工作統(tǒng)統(tǒng)信息技術(shù)全面結(jié)合，已經(jīng)發(fā)展成為了依靠信息技術(shù)的檔案管理模式，但是對于部分的高校檔案管理工作而言，工作人員仍保留著落后的觀念，雖然配備了相應(yīng)的設(shè)備，但是工作人員卻很難做到熟練使用，仍喜歡采用傳統(tǒng)的檔案管理工作方式進行檔案管理。

2.2高職院校不重視檔案管理

對于高職院校而言，部分管理者認為學(xué)校的重要任務(wù)是傳授學(xué)生技能，將更多的精力放在了教學(xué)以及效益上，對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作在學(xué)校的地位較低，由于檔案管理工作主要體現(xiàn)在服務(wù)性上，和教學(xué)的聯(lián)系不大，很難為學(xué)校產(chǎn)生突出作用，只有在特殊情況下才會用到檔案管理，但是我們應(yīng)該認識到檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性的工作，只有注重基礎(chǔ)才能使學(xué)校向好的方向發(fā)展。

2.3缺乏人才和資金上的投入

檔案管理作為服務(wù)性工作，尤其是和信息技術(shù)相結(jié)合后，對于工作人員以及工作設(shè)備的要求在不斷提升，但是由于其學(xué)校的地位較低，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，在人才和資金的分配上受到了很大的制約，從而嚴重影響了檔案管理工作的發(fā)展，工作人員缺乏相應(yīng)的技術(shù)和經(jīng)驗，在工作過程中很難做到創(chuàng)新和發(fā)展，僅僅是以應(yīng)付的態(tài)度對待工作，設(shè)備上的問題使得檔案管理工作和目前的先進模式存在巨大的差距，在這種沒有人才和資金的情況下，要想快速發(fā)展是不可能的。

3檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化

3.1提高對檔案管理工作的重視

檔案管理工作作為學(xué)校教育管理工作的重要組成部分，具有著重要的意義，高職院校的管理者應(yīng)該提高對檔案管理工作的認識，重視檔案管理工作。要知道，檔案管理關(guān)系到每一個學(xué)生的在校情況，檔案是學(xué)生的個人信息的可靠依據(jù)，同時也是畢業(yè)找工作的重要依據(jù)。管理者要采取切實措施，提升全校師生對檔案管理的認識，可以定期召開專題講座，介紹檔案管理的相關(guān)知識，通過國家針對檔案管理的法律法規(guī)的宣傳，能夠更好的提升學(xué)校整體對于檔案管理工作的認識，為檔案管理工作的開展營造良好氛圍。

3.2加大資金和人才的投入

任何工作的創(chuàng)新和發(fā)展都離不開人才和資金，對于檔案管理工作而言更是如此，資金是保證，而人才則是關(guān)鍵點，人才是非常重要的，要具備相應(yīng)的知識，同時還要富有創(chuàng)新精神，這樣才能在發(fā)展優(yōu)化的過程中取得重大突破。要定期對工作人員進行相關(guān)知識的培訓(xùn)，確保其掌握最新的技術(shù)和手段，拓寬工作人員的眼界，這是高速發(fā)展的社會中迎接檔案管理工作挑戰(zhàn)的必要條件。資金的投入主要用于先進設(shè)備的配備以及對工作人員的培養(yǎng)上，資金上的支持同樣也是發(fā)展的硬性條件。

3.3不斷優(yōu)化創(chuàng)新目前檔案管理體系

一個科學(xué)全面的檔案管理體系是做好檔案管理工作所必需的，包括工作人員的任務(wù)分配、管理模式、資料存取等，這一系列工作都需要不斷進行優(yōu)化創(chuàng)新。首先在工作人員任務(wù)分配上，我們知道隨著檔案管理工作的復(fù)雜化程度的不斷提升，任務(wù)的分配變的越來越困難，不同工作人員的能力是不同的，在任務(wù)分配時既要考慮到任務(wù)量，又要考慮到其合適程度，這些都是分配過程中需要重點關(guān)心的問題。其次在管理模式上需要進行創(chuàng)新，在創(chuàng)新的過程中我們可以借鑒其它行業(yè)檔案管理的模式，取其精華，結(jié)合高職院校自身的特點進行改革創(chuàng)新，對于檔案管理中的一些規(guī)則的制定要和目前時代的發(fā)展密切結(jié)合。最后在檔案存取上加強重視程度，在檔案的錄入時，要進行多次核對，確保資料正確完成，因為只有這樣檔案管理工作才有意義，同時對于往年的檔案，要定期檢查，對于一些紙質(zhì)檔案要將其轉(zhuǎn)化成電子檔案并存有備份，保證檔案的安全。同時在檔案的存取時要進行準確記錄，確保檔案在節(jié)約過程中不出現(xiàn)問題。

4總結(jié)

檔案管理工作對高校的發(fā)展很重要，具有優(yōu)化和創(chuàng)新的必要性，在優(yōu)化和創(chuàng)新時要明確檔案管理工作的本質(zhì)目的，把握我國高職院校在檔案管理中的存在的問題，深入問題的本質(zhì)，提升對檔案管理的重視程度，從資金、人才、管理體系等方面著手，不斷進行優(yōu)化創(chuàng)新，切實提高檔案管理能力和水平。

參考文獻

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