新常態(tài)下“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案管理中的運(yùn)用

石國磊

當(dāng)今社會，檔案管理已經(jīng)逐漸由以往的手工操作型轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理型，從半封閉、封閉狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放狀態(tài)。檔案管理人員也不再只是檔案管理者，轉(zhuǎn)而成為信息管理者。在新常態(tài)下，檔案管理工作呈現(xiàn)出新特點(diǎn)，只有充分認(rèn)識到這些新特點(diǎn)，才能夠革新檔案管理方法，提升檔案管理的工作效率。目前，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)運(yùn)用到人們生活的各個方面，這為檔案管理工作提供了新的契機(jī)。因此，要充分認(rèn)識到新常態(tài)下“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案管理中的必要性，并通過有效途徑加以實(shí)施。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案管理中運(yùn)用的必要性

檔案是極富價值的信息資源，它具有不可再生性與原始性，比情報資料、圖書等邏輯性信息更有價值。尤其在新常態(tài)下，人們對具有高密度價值、較強(qiáng)時效性的檔案信息需求逐漸增大，渴望通過網(wǎng)絡(luò)的便捷性最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。在這種新常態(tài)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足人們的需求，這就使得檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。尤其是隨著信息時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)迅速普及，這就為檔案服務(wù)信息化提供了可能性和便利性。所以，在國家法律法規(guī)許可的情況下，要最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享，促使公眾更加了解政府，當(dāng)前，有的地區(qū)已經(jīng)建立了“公開文件閱覽服務(wù)中心”。構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理模式，能夠促使檔案服務(wù)信息化，進(jìn)而產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，極大地推動檔案管理的發(fā)展。同時，還能夠有效增強(qiáng)公民的檔案意識，促進(jìn)檔案管理工作不斷發(fā)展。此外，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，不管是企業(yè)經(jīng)營還是政府管理活動，都呈現(xiàn)出前所未有的復(fù)雜性。在這種新常態(tài)下，人們在工作與生活中需要保存更多的信息?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的模式有助于幫助檔案管理人員減輕工作負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)資源、人力、物力的優(yōu)化配置，進(jìn)而促進(jìn)檔案資源的開發(fā)。在以往的社會形勢下，較為關(guān)注檔案的保密性與政治性，檔案管理者主要負(fù)責(zé)保管、收集和使用檔案，采用的是傳統(tǒng)的手工管理方法。而在新常態(tài)下，檔案管理需要為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會進(jìn)步服務(wù)，這就要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的使命感和責(zé)任感，花費(fèi)更多的精力、時間，探索“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理模式，并熟練掌握光盤輔助管理技術(shù)、電腦操作技術(shù)、縮微照相方法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文件管理動態(tài)化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化管理，以提升檔案信息的傳遞、開發(fā)與收集質(zhì)量，順應(yīng)新常態(tài)下的發(fā)展需求。

二、新常態(tài)下“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案管理中的具體運(yùn)用

（一）構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理新模式

檔案館是信息存儲的中心，在新常態(tài)下，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理模式，不能局限于傳統(tǒng)模式，不能一味地著眼于保管、收集和使用檔案，沿襲以往的數(shù)據(jù)保存?zhèn)浞莘绞剑鴳?yīng)拓展檔案管理工作，順應(yīng)當(dāng)前的時代發(fā)展形勢，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理體系，連接各個部門、個體，增強(qiáng)檔案信息的完整性，并借助互聯(lián)網(wǎng)的獨(dú)特優(yōu)勢，加強(qiáng)檔案資源的共享。具體而言，在檔案管理中可以開發(fā)采用XML、Web Services等技術(shù)，這些技術(shù)有助于解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)之間的環(huán)境異構(gòu)、技術(shù)異構(gòu)和數(shù)據(jù)模型異構(gòu)問題，進(jìn)而促進(jìn)各個部門信息的集成，打破以往檔案管理中的條狀結(jié)構(gòu)，為服務(wù)民生和考核評價、決策制定提供有效的數(shù)據(jù)支持。

（二）加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)

檔案管理人員可以合理運(yùn)用電子數(shù)據(jù)生命周期管理理論，定期抽取相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行特征化、清洗等處理，通過聚類、分析和分類等進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，進(jìn)而形成具有價值的檔案信息，并及時歸檔保存。此外，對那些已經(jīng)處理過的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，要進(jìn)行鑒定并歸檔。而統(tǒng)計類和日志類臨時數(shù)據(jù)則應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況適時銷毀?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”模式下的檔案數(shù)據(jù)具有易失性和動態(tài)性，所以，應(yīng)當(dāng)采用動態(tài)方式歸檔，簡單而言，就是指那些正在運(yùn)行的檔案數(shù)據(jù)一旦完成查詢、增加、刪除和修改等操作之后，就實(shí)時歸檔，以便增強(qiáng)檔案信息體系的完整性。

綜上所述，在新常態(tài)下社會形勢呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，這就要求檔案管理工作無論在理論方面，還是在實(shí)踐方面都要及時革新。近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，聯(lián)網(wǎng)共享、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段的出現(xiàn)，為檔案管理的發(fā)展帶來了新的契機(jī)，如何構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理模式，提升檔案管理效率，是當(dāng)前檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)深入思考的問題。在新常態(tài)下，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”模式革新檔案信息管理，是社會發(fā)展的必然要求和趨勢。

（作者單位：濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院）