圖書館辦公室人員的管理職能與素養(yǎng)

王利民

摘 要：高校圖書館辦公室是校內(nèi)圖書館運(yùn)作的樞紐，是集智囊性、協(xié)調(diào)性與服務(wù)性于一身的綜合實(shí)施機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)圖書館與學(xué)校行政職能部門、館內(nèi)各部門之間的工作溝通與事務(wù)處理。圖書館辦公室的管理工作與圖書館整體發(fā)展密切相關(guān)。文章對圖書館辦公室在綜合管理中重要的智囊、協(xié)調(diào)及組織實(shí)施作用進(jìn)行了分析、探討。

關(guān)鍵詞：圖書館 辦公室人員 管理職能 素養(yǎng)

中圖分類號：F240；G64

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）02-217-02

一、領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手

有人可能以為圖書館辦公室就是簡單的下通知、搞收發(fā)，跑腿打雜的事務(wù)性角色。實(shí)際上，辦公室各部門特別是辦公室主任，工作在領(lǐng)導(dǎo)者身邊，光盡職盡責(zé)完成圖書館行政事務(wù)還不夠，在輔助領(lǐng)導(dǎo)宏觀布局等決策判斷方面有著不可推卸的建言職責(zé)，就是圍繞館內(nèi)的中心工作任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提建議、獻(xiàn)良策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手。

1.同領(lǐng)導(dǎo)勤于溝通交流。高校圖書館辦公室協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策，首先要同領(lǐng)導(dǎo)之間保持頻繁的溝通交流。通過交流，可以深入了解某個(gè)決策有什么大的背景；需要國家、省市以及主管部門哪些相關(guān)文件作由頭支撐；領(lǐng)導(dǎo)對圖書館的發(fā)展有什么遠(yuǎn)景總體規(guī)劃；領(lǐng)導(dǎo)有什么決策意圖、目的與初步想法；決策對于總體規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)有什么意義等，做到心中有數(shù)。在反復(fù)溝通的基礎(chǔ)上，結(jié)合館內(nèi)的實(shí)際基礎(chǔ)優(yōu)勢和條件、實(shí)施的問題與難點(diǎn)，就其決策的指導(dǎo)思想、推進(jìn)步驟、實(shí)施辦法、以及保證措施等相關(guān)問題的一些想法與構(gòu)思及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)做出反饋，供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考，以確保規(guī)劃決策的科學(xué)性，制度體系的可行性。這就要求工作人員要具備從全局出發(fā)的眼光和科學(xué)分析的能力。

2.進(jìn)行相關(guān)文件資料與信息的搜集提供。圖書館決策的科學(xué)與否，直接影響其長遠(yuǎn)發(fā)展。豐富的資料信息是科學(xué)決策的基礎(chǔ)。要保證圖書館領(lǐng)導(dǎo)正確決策，必須以大量的信息作為依據(jù)。辦公室是綜合管理的樞紐，熟悉各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，并掌握大量信息資料，在一些管理制度的制定與創(chuàng)新方面尤其有發(fā)言權(quán)。以管理制度的制定為例，在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)，辦公室要在充分了解領(lǐng)導(dǎo)思路的基礎(chǔ)上，做好相關(guān)資料的搜集提供工作。一是圍繞館領(lǐng)導(dǎo)的決策開展深入調(diào)查研究，多方收集信息，廣泛征求與收集館內(nèi)員工與讀者相關(guān)意見和反映，了解各業(yè)務(wù)部門當(dāng)前的工作情況與存在的問題和難題，盡可能多地獲取準(zhǔn)確的信息，并進(jìn)行歸納分析，及時(shí)向館領(lǐng)導(dǎo)反饋；二是搜集原有的規(guī)章制度與例行做法，就其利弊進(jìn)行分析取舍；三是同行業(yè)內(nèi)相關(guān)管理制度的范例信息資料等，將這些匯總的資料做大概分析整理后，形成初步實(shí)施方案或合理化建議，提供館領(lǐng)導(dǎo)，以便館領(lǐng)導(dǎo)掌握要點(diǎn)，全盤考慮，作出正確決策，并得以順利實(shí)施。

3.善于思考，勇于創(chuàng)新獻(xiàn)良策。時(shí)代在變化，高等院校日新月異的發(fā)展趨勢對圖書館辦公室工作人員的職能和素養(yǎng)提出了新的要求。要履行領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的職能，辦公室人員必須對自身的思維方式、價(jià)值觀念、事務(wù)行為進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整，優(yōu)化綜合素質(zhì)和能力水平。辦公室人員為館長決策提供文件、資料是一方面，更重要的是要開動(dòng)腦筋，獨(dú)立思考，以高瞻遠(yuǎn)矚的目光和勇于創(chuàng)新的精神，大膽為館領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。并進(jìn)行可行性分析與論證。辦公室人員要發(fā)揚(yáng)終身學(xué)習(xí)的精神，不斷接受新生事物，通過繼續(xù)充電，掌握更多的知識。不但要掌握圖書館學(xué)、目錄學(xué)、文獻(xiàn)信息學(xué)等辦公室業(yè)務(wù)知識，而且要熟知黨和國家以及教育系統(tǒng)的政策原則和法律法規(guī)；不但要廣泛吸取現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識，而且要提高綜合素質(zhì)以及分析問題解決問題的能力。不但要有社交能力，還要有預(yù)測應(yīng)變能力，不但要處理當(dāng)前問題，而且要以超前意識超前考慮，提前進(jìn)入，將問題解決在萌芽狀態(tài)，從而為參與決策奠定素質(zhì)基礎(chǔ)。

二、縱橫內(nèi)外協(xié)調(diào)的橋梁紐帶

隨著數(shù)字化與智能化的飛速發(fā)展，圖書館的規(guī)模與格局也發(fā)生了顯著變化，部門越來越多，工作越分越細(xì)，當(dāng)涉及各方利益時(shí)，難免發(fā)生矛盾，人、財(cái)、物等各類資源如何合理配置，如何凝聚圖書館的人心，辦公室必須搞好縱橫內(nèi)外關(guān)系的協(xié)調(diào)，平息矛盾，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦刃?，充?dāng)部門與部門之間、學(xué)校與圖書館之間、圖書館與讀者之間，相互溝通的橋梁樞紐，確保圖書館穩(wěn)定高效地運(yùn)作與發(fā)展。

1.館內(nèi)各部室之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。圖書館各部門是根據(jù)工作需要設(shè)立的。所以，館內(nèi)各部室之間關(guān)系的協(xié)調(diào)必須以最大限度地調(diào)動(dòng)各方積極性，有利于圖書館的建設(shè)與發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)。各部室分工與職責(zé)不同，所處的地位與重要性各異，考核標(biāo)準(zhǔn)與利益分配也自然會(huì)有區(qū)別。譬如，為保證圖書館工作的正常進(jìn)行，在技術(shù)部辦公設(shè)備、辦公物品等耗材的配備、維修與補(bǔ)充方面，辦公室可以對其實(shí)行適當(dāng)傾斜政策，予以大力支持。然而，運(yùn)作實(shí)施過程中難免會(huì)產(chǎn)生一些矛盾，或強(qiáng)調(diào)各自部門的重要，或?qū)己藯l款有意見，或在待遇分配上有分歧。面對這些矛盾和分歧，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)相互尊重，相互謙讓，相互支持。辦公室工作人員在協(xié)調(diào)過程中，要廣泛傾聽客觀分析各部室的不同聲音，掌握分寸，秉公辦事，賞罰嚴(yán)明。并做好各方思想工作，將其問題癥結(jié)、處理結(jié)果等向館領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，使各部室的步伐趨于協(xié)調(diào)，并確保館內(nèi)各項(xiàng)制度的順利執(zhí)行。

2.圖書館與學(xué)校機(jī)關(guān)部門關(guān)系的協(xié)調(diào)。高校圖書館是為高校師生服務(wù)的，這種服務(wù)必須緊跟高校發(fā)展的戰(zhàn)略部署，圍繞配合其重點(diǎn)任務(wù)開展工作。作為行政管理部門的辦公室負(fù)責(zé)圖書館與校領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通交流，自然要注重相互關(guān)系的協(xié)調(diào)，高校的公文要及時(shí)下發(fā)督辦，文化理念要執(zhí)行，制度紀(jì)律要遵守，通知事項(xiàng)要落實(shí)，實(shí)施情況要匯報(bào)。機(jī)關(guān)各部門活動(dòng)要協(xié)助支持。在這種執(zhí)行與配合下保持政通人和的融洽協(xié)調(diào)關(guān)系，推動(dòng)各項(xiàng)任務(wù)的圓滿完成。

3.圖書館與院系關(guān)系及外界關(guān)系的協(xié)調(diào)。為了方便館內(nèi)各部門領(lǐng)導(dǎo)與外界的交流，辦公室還要注重同兄弟院校圖書館和本校其他二級單位的協(xié)調(diào)工作。首先，要熟悉了解與圖書館有工作聯(lián)系的工作部門或單位，這樣可以大大提高辦事效率。以新生入館培訓(xùn)活動(dòng)為例，辦公室人員需要與學(xué)校學(xué)生黨團(tuán)組織、各類學(xué)生會(huì)、班級負(fù)責(zé)人等相關(guān)各部門在培訓(xùn)目的、計(jì)劃以及時(shí)間等方面進(jìn)行溝通，贏得各方的理解與支持，以保證培訓(xùn)活動(dòng)的順利進(jìn)行，并取得明顯效果。特別在學(xué)科服務(wù)方案的制定過程中，需同各院系的學(xué)科骨干及帶頭人與碩博士生溝通，就其閱讀需求進(jìn)行摸底，為院系學(xué)科建設(shè)提供保障。

三、日常事務(wù)的科學(xué)管理與統(tǒng)籌實(shí)施

圖書館辦公室是綜合管理的職能機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著日常繁雜的事務(wù)處理工作，在圖書館的行政執(zhí)行監(jiān)督體系中扮演著十分重要的角色。大到館務(wù)會(huì)與校內(nèi)外會(huì)議的參加、政策的了解、計(jì)劃和制度的擬定，小到辦公用品的提供、報(bào)表統(tǒng)計(jì)以及來訪人員接待等等，全由辦公室來安排和實(shí)施。面對如此繁多的事務(wù)，必須具體規(guī)劃，科學(xué)安排，才能保證任務(wù)的圓滿完成。

1.按輕重緩急合理安排工作。辦公室工作千頭萬緒，臨時(shí)性工作較多，要做到有條不紊，必須從大局著眼，按照輕重緩急合理安排工作。當(dāng)館內(nèi)工作與校內(nèi)工作發(fā)生沖突時(shí)，首先處理校內(nèi)工作，當(dāng)局部與整體發(fā)生矛盾時(shí)，局部服從整體。譬如，學(xué)校文件的傳閱及各處、室、系、院發(fā)放的通知的傳遞，必須及時(shí)迅速，不得后拖。辦公室人員還須對通知的內(nèi)容與要求有詳細(xì)了解。

2.強(qiáng)化工作的主動(dòng)意識。圖書館辦公室要加強(qiáng)工作的主動(dòng)性，變被動(dòng)為主動(dòng)，盡量將工作往前趕，不得積壓。特別是日常公文的處理、會(huì)議的籌辦、事務(wù)的處理等必須保持高速運(yùn)轉(zhuǎn)的節(jié)奏與狀態(tài)。對一些非突發(fā)、非臨時(shí)的穩(wěn)定性較強(qiáng)的常規(guī)性工作，要預(yù)先準(zhǔn)備，及早動(dòng)手，不可被動(dòng)等候，更不可以推諉拖沓，互踢皮球。對上級臨時(shí)布置與下達(dá)的緊急任務(wù)和臨時(shí)性工作，要做到靈活應(yīng)對，妥善處理。

3.堅(jiān)持一視同仁、公平公正原則。辦公室人員要嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，做到一視同仁，不感情用事。在人事方面，實(shí)行全員競聘上崗，擇優(yōu)聘任，給每個(gè)人以公平的競爭機(jī)會(huì)，促進(jìn)圖書館人員的合理流動(dòng)，做到人適其事，人適其崗。在機(jī)制方面，要嚴(yán)格實(shí)行崗位業(yè)績考核辦法，力求全面、客觀、公平、公正地對每個(gè)人的工作成績做出中肯評價(jià)，嚴(yán)格核對考核數(shù)據(jù)，力求數(shù)字真實(shí)，程序規(guī)范。

4.養(yǎng)成細(xì)致入微的工作習(xí)慣。辦公室工作事無巨細(xì)。一定要細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，不可有一絲疏忽大意。如，在作資產(chǎn)購置的財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)，要列出其詳細(xì)的品牌、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求及價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)等明細(xì)。在做數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)，要認(rèn)真進(jìn)行查對核實(shí)，做到準(zhǔn)確可靠，真實(shí)無誤。安全防范的檢查工作更不能有絲毫疏漏與馬虎，隱患要及時(shí)整改，安全設(shè)備要維護(hù)，過期的消防設(shè)施要更換，真正做到萬無一失。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 王佳偉，孫玲玲.高校圖書館辦公室工作芻議.河北民族師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（8）

（作者單位：太原工業(yè)學(xué)院 山西太原 030000）

（責(zé)編：若佳）