水利工程檔案管理淺析

侯 悅

（山西辛安泉供水工程有限公司，山西 長治 046000）

水利工程檔案管理淺析

侯 悅

（山西辛安泉供水工程有限公司，山西 長治 046000）

做好水工檔案管理工作，必須遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，并結(jié)合水工單位實際制定切實可行的檔案管理制度。認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項工作，不斷提高檔案管理水平，使檔案更好地為水利工程建設(shè)提供服務(wù)。

檔案收集；檔案管理；檔案利用

水利工程檔案是伴隨水利工程建設(shè)過程形成的有保存價值的文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案管理是水利工作的重要組成部分，是保證工作質(zhì)量和效率的必要條件，是制定和研究水工單位發(fā)展方向的重要依據(jù)。做好水利檔案管理工作，對于促進(jìn)水利事業(yè)和社會經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，提升水工單位市場經(jīng)濟(jì)競爭力具有重要意義。

1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理

檔案管理是水工單位管理的重要組成部分，做好檔案管理工作必須要遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，并把檔案管理工作納入單位的日常管理工作中去。建立起單位負(fù)責(zé)人負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，部門負(fù)責(zé)人把關(guān)，檔案管理員具體管理，并在各部門下設(shè)兼職檔案員，各參建單位設(shè)置檔案聯(lián)絡(luò)員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。定期組織檔案培訓(xùn)，層層抓落實，充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，使責(zé)任到人。與領(lǐng)導(dǎo)建立起密切的聯(lián)系，有問題及時匯報、研究解決，使檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有所保障。

2 檔案的收集

檔案的收集是指將分散在各單位中已經(jīng)整理完畢的各種有價值的文件、材料、圖表、聲像、實物等檔案全部移交檔案室的工作。檔案的收集是檔案管理的首要環(huán)節(jié)，做好檔案管理必須抓好檔案的收集。檔案資料是在生產(chǎn)建設(shè)過程中形成的具有保存價值的原始資料，所以檔案的收集必須在階段工程完工和竣工驗收時同步進(jìn)行，認(rèn)真做好檔案的整理、移交工作，以免造成檔案的缺失。

在驗收審查歸檔資料的過程中，普遍存在的問題有：文件簽字或蓋章手續(xù)不完備；案件題名擬寫不規(guī)范，或表達(dá)不準(zhǔn)確、不完整，不能恰當(dāng)?shù)亟沂景妇韮?nèi)文件的內(nèi)容成分，或案件題名敘述太過繁雜，不夠精煉；竣工圖沒有加蓋竣工圖章或有關(guān)負(fù)責(zé)人沒有簽署竣工圖章，竣工圖變更后沒有加蓋竣工圖確認(rèn)章，竣工圖折疊不規(guī)范等等。所以，在檔案收集移交的過程中，必須嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案的齊全、完整、規(guī)范、符合檔案歸檔要求。

3 做好檔案的鑒定

各單位收集的檔案資料很多，有些沒有保存價值的文件材料也作為檔案收集歸檔，造成檔案冗雜。所以，在歸檔前必須進(jìn)行鑒定，把沒有保存價值的檔案剔除，把真正有價值的檔案進(jìn)行歸檔。

各單位應(yīng)根據(jù)單位制定的《歸檔范圍》和《保管期限表》確定要移交的文件哪些需要歸檔、哪些不需要歸檔、哪些重要、哪些不重要進(jìn)行鑒定、分類。有效地減少檔案重復(fù)和龐雜，節(jié)省庫房空間，節(jié)約檔案保管成本，提高檔案的保管質(zhì)量和工作效率。

4 檔案的分類

檔案的分類是按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式特征等方面的異同點，對檔案進(jìn)行不同層次的區(qū)分，并構(gòu)成相應(yīng)的體系。檔案的分類是檔案管理系統(tǒng)化的關(guān)鍵，分類的好壞直接影響檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，和檔案資料的查閱和索引工作。因此，檔案分類必須尊重科學(xué)，按照檔案規(guī)范，結(jié)合本單位的實際，制定既符合規(guī)范要求又有利于檔案整理的分類方案。水利工程檔案的分類，一般是按照不同單位、不同標(biāo)段，綜合問題、年度、保管期限的分類方法進(jìn)行分類的。

5 檔案的整理組卷

檔案的整理工作是按照一定的原則、方法，依據(jù)分類方案，對零散的文件進(jìn)行分類、立卷、編目的一系列工作。檔案整理以保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系為原則，先按照年度、級別、問題或價值等方法對檔案分類，經(jīng)過分類后的文件，一般以問題為主線，綜合其它組卷方法組卷。

組卷需注意案卷的厚度一般不超過2.5 cm，如果案卷太薄，可以把內(nèi)容相近的文件材料合為一卷；如果案卷太厚，可以一事多卷分開組卷。卷與卷之間不能連續(xù)編號，每卷的編號都要從1開始。固定順序后，編寫卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面（按照責(zé)任者、內(nèi)容、名稱的結(jié)構(gòu)擬寫案卷題名）等內(nèi)容。在去除金屬物后，用三孔一線結(jié)扣法裝訂檔案，編號裝盒。

6 檔案保管

要確保檔案的安全有效保管，首先選擇適合檔案存放的庫房，配備專門的檔案柜，存放檔案時按面向檔案柜從左到右、從上到下的順序上架。檔案室還要配備必要的安全設(shè)施，如：滅火器、防盜門、防護(hù)欄、防蟲藥、溫濕度計等。同時，必須做到定期檢查，定期清潔，做好記錄，遇到情況及時匯報、解決。建立符合實際的檔案管理規(guī)章制度，如借閱制度，保管制度，利用制度，保密制度，銷毀制度等。

7 檔案利用

檔案是具有特色的公共信息資源，檔案管理的最終目的是查閱利用，更好地為工程建設(shè)、管理服務(wù)。為保障檔案的完整和安全，必須建立檔案的查閱、利用、保密制度，一般情況下檔案原件不外借，確需外借的，必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批同意，限期歸還，以免造成檔案的丟失。

為很好地利用水利工程檔案，充分發(fā)揮工程檔案作用。要求檔案管理人員不斷提高業(yè)務(wù)水平，不僅做好檔案的守護(hù)者、保管者，還要努力做一名檔案的開發(fā)者、宣傳員、咨詢師。不斷提高服務(wù)意識，更好地提供信息服務(wù)。加強(qiáng)檔案信息化資源的開發(fā)，使檔案真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)。

8 結(jié)語

工程檔案是對工程建設(shè)全過程的真實記錄，是工程運行管理的重要參考依據(jù)，只有做好工程檔案管理，才能更好地實現(xiàn)它的價值。要求檔案管理人員必須熱愛檔案工作，具備高度的責(zé)任心和肯于鉆研的精神。充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，不斷學(xué)習(xí)提高自身的業(yè)務(wù)能力、管理水平，并能對存在的問題及時解決。檔案室必須配備符合檔案要求的硬件設(shè)備，制定切合實際的管理制度等，做好工程檔案管理工作。

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1004-7042（2017）09-0051-02

侯悅（1990-），女，2015年畢業(yè)于太原理工大學(xué)土木工程專業(yè)。

2017-07-09；

2017-08-13