事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中存在問題及對策

黨萍

（陜西省水文水資源勘測局，陜西西安710068）

事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中存在問題及對策

黨萍

（陜西省水文水資源勘測局，陜西西安710068）

檔案管理的目的之一就是提高檔案的應(yīng)用價值，近年來隨著高新科技在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位業(yè)務(wù)范圍的不斷擴展和管理活動的多樣化，要求必須加強和重視檔案的應(yīng)用程度，使檔案更好為業(yè)務(wù)發(fā)展和管理活動提供可借鑒的經(jīng)驗。通過分析事業(yè)單位目前在檔案應(yīng)用中存在的問題，提出轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念、擴大檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識面、加強檔案的歸納整理等措施，以提高檔案價值。

事業(yè)單位；檔案管理；存在問題；對策

檔案是歷史的真實記錄，事業(yè)單位的檔案是一個事業(yè)單位發(fā)展的真實記錄，這一點大家沒有異議。檔案工作經(jīng)過幾千年的發(fā)展，特別是中華人民共和國成立后，檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策（1）非常健全，各單位檔案管理工作非常規(guī)范，有機構(gòu)、有場所、有制度、有人員、有經(jīng)費，形成了一整套良性的運行機制，發(fā)揮了檔案應(yīng)有的作用。但是，隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展、隨著信息化的實現(xiàn)，電子技術(shù)應(yīng)用的領(lǐng)域越來越廣泛，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)新的形勢的發(fā)展要求。對于事業(yè)單位來說，2008年2月黨的十七屆二中全會通過的《關(guān)于深化行政管理體制改革的意見》，明確提出了推進事業(yè)單位分類改革。2011年3月黨中央國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于分類推進事業(yè)單位改革的指導意見》，進一步提出了事業(yè)單位分類改革的指導思想、基本原則、總體目標和階段目標、劃分類別與標準，事業(yè)單位的改革進入了攻堅階段，檔案工作為推進事業(yè)單位分類改革作用越來越重要,如何提高檔案的應(yīng)用價值成為事業(yè)單位檔案管理的新問題。

1 新形勢事業(yè)單位檔案管理存在問題

事業(yè)單位行政檔案是該單位業(yè)務(wù)發(fā)展和管理活動的真實記錄，采取多種形式開發(fā)檔案資源，為單位和個人利用檔案資源提供服務(wù)[1]，大部分單位在檔案的管理中存在管好檔案重于用好檔案的現(xiàn)象，從而帶來管理檔案的真正作用沒有發(fā)揮出來，檔案的價值沒有體現(xiàn)出來。

1.1 檔案管理的觀念不能適應(yīng)新的形勢要求

目前事業(yè)單位的檔案管理工作大部分還是收集、整理、入庫、管護、查閱，檔案工作人員在年終總結(jié)工作時總會說到，一年歸檔了多少資料，接待了多少人次查閱，認為檔案管理的重點在于管，檔案沒有管好是檔案工作人員的責任，重點做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。要定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補、復制或作其他技術(shù)處理（2），檔案沒有利用好與自己無關(guān)的觀念上，檔案管理的觀念跟不上單位發(fā)展對檔案應(yīng)用的要求。

1.2 檔案工作人員業(yè)務(wù)知識單一不能適應(yīng)新形勢的要求

檔案工作人員在日常工作中主要專注于檔案法規(guī)和檔案管理業(yè)務(wù)的學習，對本單位的主要業(yè)務(wù)知識和行政管理知識鉆研學習的不夠，了解的不深，這樣就對檔案的閱覽、復制和摘錄[1]以及發(fā)揮檔案的作用帶來了困難，只能提供機械式的閱覽和復制。

1.3 檔案管理工作中提供系統(tǒng)性應(yīng)用不夠

一個單位在工作活動中形成的全部檔案，應(yīng)在文書或業(yè)務(wù)部門立卷的基礎(chǔ)上，按照一定的要求進行分類、加工整理和保管[2]。目前事業(yè)單位的檔案應(yīng)用主要是根據(jù)應(yīng)用對象的需求提供零散的、瑣碎的、就事論事的服務(wù)，為單位業(yè)務(wù)發(fā)展和行政管理提供系統(tǒng)的、全面的服務(wù)還做的不到位。

2 對策與措施

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，變“被動”為“主動”

事業(yè)單位的檔案應(yīng)用不像社會檔案管理機構(gòu)提供的服務(wù)，面對的服務(wù)群體和需求的多樣化，主動服務(wù)無法事先準備。但作為事業(yè)單位在服務(wù)對象和服務(wù)需求比較單一的情況下，轉(zhuǎn)變等待上門查閱行政檔案的被動工作方式，根據(jù)事業(yè)單位的工作性質(zhì)和使用者的需求，挖掘檔案的潛力，按時段、內(nèi)容等整理出來，提供內(nèi)容更豐富、資料更翔實、方式多樣化的服務(wù)，把主動服務(wù)體現(xiàn)在檔案工作中。如：把我局從2009年以來根據(jù)水利部水文局“大水文”發(fā)展思路和陜西水文發(fā)展的實際，制定的“業(yè)務(wù)立局、科技興局、人才強局、開放式辦水文”，“防汛抗旱測報是水文局的立身之本，參與水資源管理是水文局發(fā)展壯大之源”，“加強人才培養(yǎng)，注重能力建設(shè)，認真履行職責，提高服務(wù)水平”，“以部水文局設(shè)計大綱為依據(jù)，堅持以人為本、科學謀劃、因地制宜，努力實現(xiàn)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項目監(jiān)測、采集、儲存與傳輸?shù)男畔⒒妥詣踊?“創(chuàng)新引領(lǐng)，巡測優(yōu)先，駐巡結(jié)合，測報自動，應(yīng)急補充，科學規(guī)范”，“一鞏固、一擴張、二完善、三提高、四加快”[3]等工作思路歸納整理起來，為水文事業(yè)發(fā)展提供可借鑒的經(jīng)驗。

2.2 檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識上，變“單一”為“多面”

檔案工作人員是發(fā)揮檔案作用、體現(xiàn)檔案價值的最重要最基礎(chǔ)的力量，其業(yè)務(wù)水平和知識結(jié)構(gòu)直接關(guān)系到檔案的應(yīng)用程度。作為事業(yè)單位檔案工作人員平時主要從事的工作對象、工作內(nèi)容要求必須認真學習和熟悉檔案業(yè)務(wù)知識和有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)制度，內(nèi)化于心，外化于行，應(yīng)用在日常工作中。但在充分發(fā)揮檔案作用時更應(yīng)該學習了解本單位從事主要業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)知識和行政管理知識，學習中省有關(guān)大政方針，這樣才能提供更有價值的服務(wù)。就筆者所在的水文事業(yè)單位來說，檔案工作人員除了熟悉檔案管理的有關(guān)規(guī)定外，還應(yīng)該了解熟悉水文業(yè)務(wù)知識、水文行業(yè)發(fā)展趨勢以及水文行業(yè)管理方面的知識，比如：學習水文業(yè)務(wù)知識，學習理解“節(jié)水優(yōu)先、空間均衡、系統(tǒng)治理、兩手發(fā)力”的新時期水利工作方針和“陜南防水、關(guān)中留水、陜北引水”區(qū)域方略的內(nèi)涵，這樣才能按照有利于全面反映水文業(yè)務(wù)發(fā)展和行業(yè)管理行為的類別，對檔案進行分類整理，為提高檔案應(yīng)用價值打好基礎(chǔ)。為此，檔案工作人員要經(jīng)常參加單位組織的業(yè)務(wù)培訓，努力學習單位的主要業(yè)務(wù)，學習熟悉記錄單位業(yè)務(wù)活動和管理活動的檔案，由單一的檔案管理知識擁有者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R多元化的檔案管理人才。

2.3 加強檔案的歸納整理，變“死管”為“活用”

事業(yè)單位檔案管理的目的是應(yīng)用，檔案只管理不應(yīng)用，檔案就成了死的東西，也體現(xiàn)了不出管理檔案的意義。所以就要把管理的檔案用活用好，發(fā)揮出檔案的價值。就水文事業(yè)單位而言，就是要按照時間、內(nèi)容等要素，挖掘具有代表意義的典型事例，在水文信息網(wǎng)站舉辦專欄，反映水文在防汛減災(zāi)中不可替代的作用，反映水文在實施最嚴格水資源管理制度中的作用，等等。如：在防抗“90·7”嘉陵江漢江上游暴雨洪水、“94·8”北洛河暴雨洪水、“03·8”渭河暴雨洪水、“05·10”渭河漢江暴雨洪水、“11·9”渭河漢江暴雨洪水等[4]發(fā)生在陜西省多條江河上的暴雨洪水中，由于水情測報預(yù)報及時準確，為各級政府和防汛部門正確決策提供了科學依據(jù)，有效避免了人員傷亡和財產(chǎn)損失，把洪災(zāi)損失降到了最低程度。增強水文人的自豪感和自信心，同時也向社會宣傳了水文在經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用，提高水文的知名度和社會地位。

3 結(jié)語

當前，為充分發(fā)揮出行政檔案管理工作在單位日常管理中的重要作用，需要單位以及檔案管理工作人員在今后的工作中轉(zhuǎn)變思路，以提高檔案價值為目的，加強學習，特別是本單位主要業(yè)務(wù)的學習，改進檔案服務(wù)方式，使檔案更好地為行業(yè)發(fā)展服好務(wù)。

[1]國務(wù)院.中華人民共和國檔案法實施辦法[Z].國家檔案局1999年第五號令.

[2]中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳.機關(guān)檔案工作條例[Z].1983.

[3]陜西省水文水資源勘測局.2010—2017年全省水文工作會議報告[R].西安.

[4]陜西省防汛抗旱指揮部辦公室、陜西省水文水資源勘測局.陜西省典型暴雨洪水災(zāi)害實例選編[A].2014.

G271

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1673-9000（2017）04-0047-02

2017-05-10

黨萍(1971-)，女，陜西富平人，館員，主要從事水文檔案管理工作。