論創(chuàng)新是高校辦公室管理的靈魂

王偉峰 吳 波

（1華南農(nóng)業(yè)大學 校長辦公室；2華南農(nóng)業(yè)大學 國際交流處，廣東 廣州 510642）

論創(chuàng)新是高校辦公室管理的靈魂

王偉峰1吳 波2

（1華南農(nóng)業(yè)大學 校長辦公室；2華南農(nóng)業(yè)大學 國際交流處，廣東 廣州 510642）

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。作為建設創(chuàng)新型高校的一個重要組成部分，辦公室管理同樣需要不斷創(chuàng)新。此外，辦公室作為學校黨委和行政的綜合辦事機構，具有特別重要的地位與作用，它既是校黨委和行政聯(lián)系廣大教職員工的橋梁和紐帶，又是對上、對下和對外工作的窗口。其管理科學與否，直接影響著高校的發(fā)展，是高校工作效率能否全面提高的關鍵因素。因此，必須努力改進高校辦公室管理工作。作者對高等辦公室在教育管理建設中的現(xiàn)狀與問題進行了分析，并提出了創(chuàng)新措施。

高校辦公室 現(xiàn)狀與問題分析 創(chuàng)新的措施

一、高校辦公室工作

從高校辦公室工作范疇來看，主要有確定型事務處理和非確定型決策處理兩個方面。所謂確定型事務是指有規(guī)律的重復性工作，如收集資料，起草文件和報告，文件處理，整理記錄和手稿，查找檔案，抄寫材料，統(tǒng)計報表，打字，文件材料的收發(fā)、歸檔、復制和檢索等。所謂非確定型決策處理是指從事與人的創(chuàng)造力密切相關的決策工作，如根據(jù)上級指令和本校實際情況，進行思考與研究，制定出適合于本校的實施計劃。而計劃的完成情況將以文字數(shù)據(jù)和統(tǒng)計報表的形式反饋出來，經(jīng)過統(tǒng)計、分析和研究之后，獲得事物發(fā)展的動態(tài)信息，決策者根據(jù)這些動態(tài)信息及時地對原有計劃作出某些修正，不斷把事物推向高級的發(fā)展水平。

二、高校辦公室在教育管理建設中的現(xiàn)狀與問題分析

（一）對辦公室工作職能的認識有待提高。

辦公室是高校的必設機構，其工作的重要性毋庸置疑，但在實際工作中，卻未必都能得到應有的重視。如果其工作沒有擺上領導的議事日程，職責范圍沒有明確界定，整體工作就會處于處理日?，嵥槭挛锏牡退綘顟B(tài)，不能充分發(fā)揮參與政務的作用。特別是在實際工作中，辦公室的職能很容易與其他職能部門交叉，一些新出現(xiàn)的業(yè)務，看似與辦公室無關，實際是其業(yè)務的擴展，而一些看似歸屬辦公室的工作，實際上不屬于其管轄范圍，辦公室人員極易“越俎代庖”，導致與其他職能部門的矛盾，辦公室就不能發(fā)揮應有的作用，直接受到影響的是學校領導，進而對學校工作大局產(chǎn)生不利影響。

（二）辦公室人員隊伍整體素質有待提高。

辦公室工作人員的素質主要體現(xiàn)在政治素質、業(yè)務能力和工作作風三個方面。由于平時辦公室人員多數(shù)時間忙于處理各類事物，難以進行系統(tǒng)的政治理論學習，疏于學習，自然影響政治素質的提高。高校辦公室工作人員多數(shù)是從機關干部、輔導員、教師、教輔隊伍選調，或者留用本校畢業(yè)生，多屬半路出家，缺乏專業(yè)訓練，基礎條件的先天不足經(jīng)常被忽視。這就影響著辦公室人員人際處理問題的能力，如溝通能力、公關能力、應變能力的應用和發(fā)揮，極易造成與其他職能部門及師生，甚至是領導之間的矛盾，也會造成工作上的“衙門”作風和官僚習氣。此外，管理手段的陳舊也是制約辦公室人員隊伍整體素質提高的重要因素。隨著高校教育水平的不斷提高，高校正進入一個全方位的網(wǎng)絡環(huán)境，計算機和相關技術得到廣泛應用，而高校辦公室現(xiàn)有的辦公設備設施落后，以及傳統(tǒng)的工作方法和模式，顯然已經(jīng)難以適應信息化社會發(fā)展的現(xiàn)實需要。

（三）事務繁雜，缺乏嚴格的規(guī)章制度和行之有效的科學。

管理高校辦公室的工作繁多復雜，它不但要協(xié)助校院系各級領導做好管理工作，而且要對教師、學生做到熱情服務，又要對細小的工作一絲不茍、精益求精，否則就會給高校管理工作帶來不便。諸如公文收發(fā)、會議通知、水電維修、設備維護、安全衛(wèi)生統(tǒng)計報表、日?？记凇⒔蛸N發(fā)放、教學辦公資金的管理及有關科室工作督促檢查等，每一項工作看起來都很瑣碎，但都很重要，缺一不可?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”。辦公室工作紛繁復雜，頭緒眾多，如果沒有一種體現(xiàn)統(tǒng)一意志的力量來制衡，全院師生員工便無章可依，無所適從，將處于一種松散狀態(tài)，失去應有的凝聚力，甚至會釀成嚴重的自由主義傾向。要避免上述現(xiàn)象的產(chǎn)生，最有效的辦法就是實行制度化管理，建立一套嚴格的規(guī)章制度和進行有效的科學管理。

三、高校辦公室管理創(chuàng)新的措施

（一）提高高校系辦公室人員的素質。

當前，在高校教育事業(yè)不斷改革與發(fā)展的過程中，高校辦公室作為高校里重要的一個管理機構，也面臨著許多新的挑戰(zhàn)，尤其是對辦公室管理人員的素質要求極高，這主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.加強服務意識。

高校辦公室作為高校里的一個服務部門，只有通過為校區(qū)師生提供優(yōu)質、高效的服務，才能樹立起工作權威。為此，首先應當樹立以人為本的現(xiàn)代管理思想，所謂“以人為本”，就是以教師和學生為本，從教師和學生的需要出發(fā)，盡心盡力為教師和學生服務。對能辦的事情絕不推諉，急事急辦，特事特辦；待人熱情，對其他部門、師生及其他單位的咨詢要熱心接待，耐心解釋，不敷衍了事。

2.加強思想道德素質。

思想道德素質包括政治修養(yǎng)和職業(yè)道德。馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論等能使我們正確地認識形勢，把握事物的本質和發(fā)展方向，它是衡量辦公管理人員思想素質的重要方面。其次對于違反原則的事情堅決不辦，不做拉關系、搞人情的事。真正把全心全意為人民服務的宗旨貫徹到辦公室各項工作中，以求真務實、愛崗敬業(yè)的作風和精神，不斷提高工作效率，努力為廣大師生、為校區(qū)各部門提供高質量的服務，樹立辦公室良好的對內對外形象。

3.掌握扎實的知識和熟練的技能。

院（系）辦公室人員應該具備一定的業(yè)務理論知識和技能，才能勝任本職工作。院（系）辦公室所涉及的辦公室業(yè)務知識主要包括文學、歷史、哲學、經(jīng)濟學、計算機等；其次，還要博學多聞，“一專多能”，以“?！睘橹?，“?！薄ⅰ安苯Y合，即在專業(yè)上既有一定的深度，還在知識面上有一定的廣度，要逐步由專業(yè)性人才向綜合性人才轉變，形成一專多能的素質結構。所以，辦公室管理人員要有較全面的知識結構和扎實的業(yè)務能力，只有這樣辦公室管理人員才能應對各種各樣復雜的問題，處理好形形色色的矛盾。

4.保持良好的精神狀態(tài)。

辦公室是綜合部門，既要協(xié)調方方面面，又要服務上下左右，具有整體性強、影響性大的特點。要使辦公室具有戰(zhàn)斗力，發(fā)揮窗口作用，辦公室人員必須具備良好的精神狀態(tài)。在思想上忠于教育事業(yè)，不折不扣地執(zhí)行黨的教育路線、方針、政策。樹立全心全意為教育事業(yè)服務的思想，在行動上要服從領導，對領導的各項決定應認真地貫徹執(zhí)行，不得自行其事。辦公室的工作相對來說比較繁雜，但身為辦公室人員，不論是文件收發(fā)還是協(xié)調辦事、接待來訪等瑣碎小事，都要有強烈的服務意識，以高度負責的態(tài)度，一絲不茍地做好工作。這就要求辦公室人員要有任勞任怨、甘當無名英雄的思想品德，并能經(jīng)受得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬、肚量要大，要運用自己的智慧，既化解矛盾，又綜合協(xié)調，保持良好的精神狀態(tài)，努力為領導分憂解難，把工作搞好。

（二）抓好制度建設。

在今天高度法制的社會，必須有一套行之有效的管理制度以提高管理水平，規(guī)章制度是規(guī)范各學院教學、行政管理工作，保證工作秩序的正常運行，讓辦公室人員有章可循的重要依據(jù)。沒有健全的制度就會使工作人員“無法可依”，工作隨心所欲，要求不一，敷衍了事。工作職責不明確，工作程序不規(guī)范，會使工作出現(xiàn)混亂，降低工作效率，影響工作質量等。因此，必須加強內部規(guī)章制度的建設，調動辦公室全體人員工作積極性，協(xié)調各種工作關系，減少內耗，形成整體力量，使管理更加科學化。因此，辦公室要加強內部規(guī)章制度的建設，調動辦公室全體人員工作積極性，協(xié)調各種工作關系，減少內耗，形成整體力量，使管理更加科學化。規(guī)章制度包括各項工作的管理規(guī)定及各種崗位職責，如辦公室人員崗位職責、學校各下屬教研室主任崗位職責、教師崗位職責等，規(guī)章制度保證了辦公室工作有條不紊地開展。

（三）增強創(chuàng)新意識，提升創(chuàng)新水平。

長期以來，高校辦公室工作往往都是雜事、瑣事，辦公室工作人員習慣按照領導意圖辦事，被動性較強，有時，在執(zhí)行領導指示時，搬用書本知識、借用現(xiàn)成經(jīng)驗，雖然這樣辦事非?？煽?，但是日積月累，難免形成被動從屬、謹小慎微的思維定勢。辦公室工作要貫徹理論聯(lián)系實際的原則，要發(fā)展創(chuàng)新思維，又要勇于實踐，工作中大膽跳出經(jīng)驗主義的框框，運用新的視角和手段，探索解決問題的途徑，提出新的見解，付諸實施，進而取得新的成果。實踐出真知，實踐是創(chuàng)新思維和辦公室工作藝術的源泉。實踐經(jīng)驗越豐富，思維的創(chuàng)造力就越強，辦公室工作藝術的提高就越有堅實的基礎。

四、結語

辦公室工作人員必須解放思想、更新觀念，努力培養(yǎng)、鍛煉自己用新的思維方式進行工作，不斷推出新思路、創(chuàng)出新模式；要積極認知新生事物，探索新規(guī)律，掌握現(xiàn)代知識理論，增強研究新情況、解決新問題的能力；要有開拓創(chuàng)新的勇氣，工作講究高效率、高水平；大力倡導開拓創(chuàng)新、敢于突破的工作意識，樹立敢為人先的創(chuàng)業(yè)精神；管理觀念要創(chuàng)新，要摒棄舊體制下的條條框框，努力克服“閉著眼睛看世界”的封閉型思維方式和“但保平安，唯求平穩(wěn)”的守舊型思維方式，突破封閉僵化的舊觀念；工作機制上要創(chuàng)新，本著是否有利于工作創(chuàng)新的原則，進行徹底的整理，該堅持的堅持，該修改的修改，該廢止的廢止；工作方法上要創(chuàng)新，要善于總結新經(jīng)驗，探索新規(guī)律，創(chuàng)造出豐富多彩、靈活多樣且行之有效的工作方法；辦公技術上要創(chuàng)新，使用辦公自動化、網(wǎng)絡化、數(shù)據(jù)化等先進的辦公系統(tǒng)、設備來進一步提高效率和質量。

［1］郭志軍.創(chuàng)新高校辦公室管理理念的思考［R］.漳州師范學院學報（哲學社會科學版），2009，2.

［2］俞海平.高職院校加強和改進高校辦公室管理工作的思考［R］.廣東技術師范學院學報（職業(yè)教育），2010，2.

［3］丁青.加強和改進高校辦公室管理工作探析.文教資料，2007，9月（下旬刊）.

［4］賈玉霞.淺談高校辦公室管理工作中的“硬件”建設.吉林教育科學（高教研究），1994，5.

［5］郭志軍.淺議高校辦公室管理的科學化.漳州師范學院學報（哲學社會科學版），2008，2.

［6］林雄萍.新時期高校辦公室管理工作的分析及建議.湖南工業(yè)職業(yè)技術學院學報，2009，4，（9）2.

［7］苗雨，江曉林.淺談如何提高高校辦公室管理服務水平.教育長廊，2009，3月（下旬刊）.