探索信息時(shí)代高職院校檔案管理新途徑

馬淑杰

【摘要】信息技術(shù)對(duì)人們的影響巨大，在現(xiàn)代社會(huì)，可以說(shuō)任何行業(yè)離開信息技術(shù)都無(wú)法生存下去。對(duì)于高職院校的檔案管理工作而言更是如此，學(xué)校的檔案不僅關(guān)系到學(xué)生的發(fā)展，同時(shí)還關(guān)系到整個(gè)學(xué)校的發(fā)展，在信息時(shí)代，檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，無(wú)論是管理模式還是服務(wù)觀念等，都有著巨大的改變，我們必須在新時(shí)代的背景下，不斷進(jìn)行改革創(chuàng)新，探索檔案管理工作的新途徑，更好的適應(yīng)新時(shí)代的要求，促進(jìn)高職院校檔案管理工作進(jìn)步發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；檔案管理；發(fā)展新途徑；高職院校

【中圖分類號(hào)】G717.24

隨著我國(guó)教育體制改革的不斷進(jìn)行，高職院校的檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，工作任務(wù)和難度也在不斷加大，高職院校要想適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作就必須給予足夠的重視，通過(guò)探索創(chuàng)新尋求檔案管理新途徑。在信息時(shí)代的大背景下，檔案管理和信息技術(shù)相結(jié)合已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)，檔案管理的電子化、智能化、規(guī)范化程度也在不斷提升，更加晚上的檔案管理新途徑是我們探索的目標(biāo)。

1目前高職院校檔案管理中的問(wèn)題

1.1檔案管理設(shè)備不完善

信息化的檔案管理工作對(duì)于設(shè)備的要求很高，我們知道電腦辦公已經(jīng)逐漸普及，對(duì)于高職院校的檔案管理部門，學(xué)校也給他們配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是這些設(shè)備的性能大多較低，僅僅能滿足一般的辦公需求，在辦公時(shí)工作人員只是實(shí)現(xiàn)了檔案的錄入，這種初級(jí)的功能，一方面是由于設(shè)備的限制，另一方面也是由于對(duì)于新時(shí)代檔案管理工作的不重視不了解，認(rèn)識(shí)不到檔案管理的重要性。一些高職院校對(duì)于當(dāng)啊管理工作仍以人工操作為主，使得工作量大，且準(zhǔn)確率難以得到保證，設(shè)備沒(méi)有得到充分利用。

1.2檔案管理制度存在問(wèn)題

就目前的檔案管理制度而言，存在著很多漏洞，使得檔案管理工作效率低，工作人員的態(tài)度不端正，使得工作效率難以保證。在制度上，對(duì)于檔案的類型管理、檔案的借閱管理等沒(méi)有明確的規(guī)定，工作人員只能按照自己的想法實(shí)施，導(dǎo)致工作混亂，一個(gè)完善的管理制度是工作穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)。

1.3管理人員水平達(dá)不到要求

現(xiàn)代化的檔案管理工作和以往的不同，對(duì)于管理人員要求較高，不僅要懂得檔案管理的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)還要掌握信息技術(shù)，能夠熟練使用計(jì)算機(jī)和相應(yīng)軟件。目前的高職院校檔案管理工作人員仍以老員工為主，他們的思想觀念比較落后，已經(jīng)適應(yīng)了舊的檔案管理方式方法，在現(xiàn)代背景下，工作能力有所欠缺。甚至有的院校在人員選拔時(shí)不注重其個(gè)人能力，認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性和難度。

2檔案管理信息化的重要性

我們要明確檔案管理工作對(duì)于高職院校的重要性，它是學(xué)校歷史的見證，記錄著學(xué)校在科研和教學(xué)上的一些成果，是學(xué)校的重要原始資料的存放處。檔案管理也和教學(xué)息息相關(guān)，學(xué)校的教學(xué)任務(wù)、教學(xué)計(jì)劃以及學(xué)生的個(gè)人信息檔案都在檔案管理工作的范疇當(dāng)中。在信息化背景下檔案管理工作也必須和信息技術(shù)相結(jié)合，逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，這是檔案管理工作的需求同時(shí)也是高效發(fā)展的必然要求。

高職院校的各種檔案都有著特殊的價(jià)值，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案既不易于保存、又不利于借閱，存在著很大的弊端，通過(guò)信息技術(shù)的引入，將實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化，提高了工作效率，同時(shí)對(duì)于以前的紙質(zhì)檔案也能進(jìn)行錄入保存，有效降低了檔案損壞丟失的概率，同時(shí)檔案的電子化管理實(shí)現(xiàn)了共享性，在借閱上也有很大的優(yōu)勢(shì)，只需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作，由軟件系統(tǒng)進(jìn)行記錄，更加規(guī)范化。另一方面檔案的電子化也滿足了檔案開發(fā)的需求，將傳統(tǒng)的檔案管理工作模式由收集和保存轉(zhuǎn)變成了檔案的開發(fā)利用，這是對(duì)檔案的近一步利用，充分發(fā)揮出了檔案的價(jià)值，多元化的信息技術(shù)使得檔案管理體系更加多樣化，信息庫(kù)的建立使檔案查詢、借閱以及共享變得更加方便，同時(shí)也極大程度降低了工作量。使高職院校的檔案管理工作檔案管理工作和社會(huì)接軌，更好的適應(yīng)了社會(huì)的發(fā)展。

3檔案管理工作的新途徑

信息化的檔案管理體系要符合現(xiàn)代化服務(wù)管理的觀念，我們可以從服務(wù)的內(nèi)容、模式、手段以及管理模式等方面進(jìn)行創(chuàng)新，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

服務(wù)內(nèi)容角度。檔案管理屬于服務(wù)性質(zhì)的工作，和傳統(tǒng)相比，現(xiàn)代化的檔案管理工作應(yīng)將重點(diǎn)放在質(zhì)量上，工作人員在服務(wù)內(nèi)容上展開創(chuàng)新，例如開展檔案公開展覽等活動(dòng)，讓學(xué)生和教師對(duì)于學(xué)校的歷史以及學(xué)校的一些突出成果進(jìn)行了解，加深學(xué)生對(duì)于學(xué)校的了解，激發(fā)學(xué)生為校爭(zhēng)光的責(zé)任心。

服務(wù)模式角度。隨著高校檔案管理工作的不斷發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式被逐漸取代，全新的檔案信息服務(wù)和管理得到了建立和發(fā)展，我們?cè)诜?wù)模式的創(chuàng)新中，要明確檔案利用‘這一重心，檔案管理服務(wù)中要通過(guò)各種手段將檔案利用起來(lái)，注重檔案的資源性可寶貴性，同時(shí)還可以將服務(wù)對(duì)象面向社會(huì)，將學(xué)校的眾多科研成果展示出來(lái)，為社會(huì)做出更大的貢獻(xiàn)。

服務(wù)手段方面?，F(xiàn)代化的檔案管理模式是很重要的，這是信息時(shí)代下檔案管理的新要求，服務(wù)理念在不斷發(fā)生著變化，人們的需求方式也在逐漸轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也要注重創(chuàng)新，創(chuàng)新出多樣化的服務(wù)手段和措施，建立各種數(shù)字化的檔案，在校園檔案互聯(lián)網(wǎng)方面要著手打造一個(gè)全新的服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化模式，這既方便檔案的共享，同時(shí)在檔案的收集和整理上也有重大突破，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化模式。

管理模式方面。一個(gè)完善的管理制度是檔案管理工作正常進(jìn)行的基礎(chǔ)，所以高校在管理模式和制度上要進(jìn)行創(chuàng)新和完善，借鑒社會(huì)或者其它高校先進(jìn)的管理模式，進(jìn)行創(chuàng)新的發(fā)展，注重學(xué)校的實(shí)際情況，創(chuàng)建檔案管理部門和學(xué)校的其它部分有機(jī)結(jié)合的模式，使得檔案管理更加規(guī)范化、現(xiàn)代化，效率更高，服務(wù)更全面。

4總結(jié)

檔案管理是高職院校的基礎(chǔ)性工作之一，我們應(yīng)該給予足夠的重視，要明確在目前信息時(shí)代的背景下檔案管理工作中存在的問(wèn)題，深入理解信息時(shí)代的意義，把握信息化的特征，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，實(shí)現(xiàn)全方位多角度的檔案管理工作新途徑探索，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，充分發(fā)揮檔案管理的對(duì)高職院校的重要作用。

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