水利科技檔案信息化管理淺析

王 中

(四川省水利科學(xué)研究院，成都，610072)

水利科技檔案信息化管理淺析

王 中

(四川省水利科學(xué)研究院，成都，610072)

結(jié)合水利科技檔案信息化管理工作，論述目前水利科技檔案信息化管理中面臨的困難，提出完善水利科技檔案信息化管理的建議，進(jìn)一步發(fā)揮水利科技檔案信息化管理在水利事業(yè)中的重要作用。

水利科技 檔案 信息化管理

1 水利科技檔案信息化管理的重要性

水利科技檔案是在水利科技研究及工程建設(shè)管理過(guò)程中產(chǎn)生，具有一定保存價(jià)值。以多種形式為載體的文件及記錄材料，集中體現(xiàn)了水利科技成果的真實(shí)性，同時(shí)也是水利科研、造價(jià)、監(jiān)理等相關(guān)工作科技儲(chǔ)備的重要形式和依據(jù)。

水利檔案信息化是在國(guó)家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在水利檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)水利檔案信息資源進(jìn)行處置、管理服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)水利檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。水利科技檔案信息化管理是一項(xiàng)綜合性、基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性的系統(tǒng)工作，對(duì)提高水利科技水平和工程建設(shè)質(zhì)量等都起著重要作用。

新常態(tài)下，水利行業(yè)加快了現(xiàn)代化發(fā)展步伐，逐步推進(jìn)水利事業(yè)信息化建設(shè)。近年來(lái)，水利部門強(qiáng)調(diào)“數(shù)字水利，信息水利”的必要性，水利人進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到信息化管理不僅可以為水利行業(yè)構(gòu)造一個(gè)統(tǒng)一、立體、開(kāi)放式的信息系統(tǒng)，也可以為水利行業(yè)提供信息支持，實(shí)現(xiàn)水利事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

因此，加強(qiáng)水利科技檔案的信息化管理，將先進(jìn)的管理理念、方法及信息技術(shù)運(yùn)用到水利科技檔案工作中去，建立健全水利科技檔案信息化管理機(jī)制，推動(dòng)科學(xué)化的水利科技檔案管理勢(shì)在必行。

2 水利科技檔案信息化管理面臨的困難

2.1 管理理念上：重視不足，存在錯(cuò)位思想

水利是一個(gè)涉及多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)容的復(fù)雜工程，行業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，檔案信息化管理意識(shí)薄弱，束縛了檔案信息化工作的科學(xué)發(fā)展。

一方面，只注重業(yè)務(wù)技術(shù)工作，輕視檔案信息化管理工作，水利檔案管理專項(xiàng)費(fèi)用偏低，缺少檔案信息化管理硬件設(shè)備投入和人員的配備。

另一方面，存在重保管輕利用等錯(cuò)位思想。部分單位即使開(kāi)展檔案管理工作，也只是注重檔案的收集、實(shí)體保管和對(duì)文件記錄材料的歸檔工作，單一強(qiáng)調(diào)案卷數(shù)量、歸檔率和裝訂規(guī)范，而缺乏對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的重視，使得水利檔案資源淪為一種封閉的靜態(tài)產(chǎn)物，水利科技檔案管理工作成為一種高積累、低價(jià)值現(xiàn)象，弱化了檔案信息化功能，降低了價(jià)值利用率，從而使水利科技成果不能及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，造成一種無(wú)形的資源浪費(fèi)。

2.2 管理模式上：水利科技檔案系統(tǒng)規(guī)劃及技術(shù)規(guī)范不完善，信息資源分散，阻礙網(wǎng)絡(luò)安全共享，查閱繁瑣，歸檔不及時(shí)，利用率低

2.2.1 水利科技檔案系統(tǒng)規(guī)劃及技術(shù)規(guī)范不完善。實(shí)體檔案是數(shù)據(jù)庫(kù)的根本，也是信息化的基礎(chǔ)，雖然水利部門刊發(fā)了相關(guān)的文獻(xiàn)來(lái)強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)水利檔案管理工作的重要性，但要保證水利科技檔案信息化管理工作順利進(jìn)行，仍任重道遠(yuǎn)。就目前而言，相關(guān)規(guī)章制度還不夠健全，各級(jí)單位水利科技檔案系統(tǒng)規(guī)劃及技術(shù)規(guī)范也欠統(tǒng)一和完善，常常出現(xiàn)如檔案實(shí)體編號(hào)、案卷目錄內(nèi)容等混亂現(xiàn)象，對(duì)檔案信息化處理帶來(lái)難度。這也導(dǎo)致部分水利檔案管理工作人員缺乏責(zé)任感，不能將水利實(shí)體檔案材料及時(shí)地歸納整理，甚至出現(xiàn)材料缺失現(xiàn)象，導(dǎo)致水利科技檔案信息化管理成為一紙空文。

2.2.2 信息資源分散，阻礙網(wǎng)絡(luò)安全共享?，F(xiàn)階段，水利科技檔案信息資源存儲(chǔ)介質(zhì)和內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量逐步龐大。水利檔案在存儲(chǔ)介質(zhì)上包括了紙質(zhì)、膠片、磁帶、硬盤(pán)、優(yōu)盤(pán)、光盤(pán)等；記載內(nèi)容上又有科研、勘測(cè)設(shè)計(jì)、水文和水資源管理、水資源保護(hù)、水土保持等。但它們的分布都較為分散，難以在信息網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)資源安全共享。

2.2.3 傳統(tǒng)水利科技檔案利用率低。一方面，檔案查閱歸還過(guò)程繁瑣，加重了檔案管理者的負(fù)擔(dān)；另一方面，單份檔案單次只能一人，后來(lái)者須等前者歸還后方能借閱，難以盡快滿足所有借閱人員的需求。此外，傳統(tǒng)檔案管理模式不能做到實(shí)時(shí)歸檔，造成檔案無(wú)法被循環(huán)利用，導(dǎo)致檔案利用率下降。

2.3 管理手段上：檔案電子化程度不高，設(shè)備功能軟件開(kāi)發(fā)應(yīng)用不足

目前水利科技檔案管理文件電子化程度低，仍未擺脫有紙化辦公模式，還處于傳統(tǒng)人工管理、檢索階段。雖然計(jì)算機(jī)等電子技術(shù)在信息化網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的新時(shí)期早已普及，但其作用并未充分發(fā)揮，計(jì)算機(jī)往往只被用于進(jìn)行簡(jiǎn)單的文字錄入等初級(jí)工作。

水利科技檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)化有效應(yīng)用率低，各種網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)相對(duì)不足，利用電子技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新、提高管理效率的思想?yún)T乏。因而水利科技檔案管理技術(shù)手段的相對(duì)滯后，在一定程度上阻礙了水利科技檔案信息化管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

2.4 人力資源配置上：水利科技檔案工作者傳統(tǒng)技能已難適應(yīng)新形勢(shì)，高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才稀缺

水利科技檔案工作者是水利檔案信息化管理的直接推動(dòng)力。新常態(tài)下的水利科技檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理工作，對(duì)檔案管理者提出了新的要求，但其業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)水平參差不齊，直接影響著檔案信息化管理工作的質(zhì)量。

2.4.1 水利科技檔案管理者存在知識(shí)結(jié)構(gòu)滯后，年齡老化，處理信息能力較弱，適應(yīng)運(yùn)用新技術(shù)處理檔案管理信息能力較低等。

2.4.2 缺乏系統(tǒng)的信息化崗前業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。水利科技檔案工作者由于傳統(tǒng)管理技能以及思想意識(shí)落后，逐漸難以承擔(dān)水利科技檔案管理信息化管理的重任。

2.4.3 目前具備計(jì)算機(jī)和檔案等與信息化相關(guān)專業(yè)，既通曉檔案管理業(yè)務(wù)，又熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)的復(fù)合型人才十分稀缺，導(dǎo)致水利科技檔案信息化管理與信息化新常態(tài)咫尺天涯，也讓創(chuàng)造的水利科技檔案得不到利用，無(wú)法更好發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

3 完善水利科技檔案信息化管理的建議

3.1 樹(shù)立水利科技檔案信息化管理意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和宣傳，增強(qiáng)資金保障

3.1.1 轉(zhuǎn)變檔案管理傳統(tǒng)的被動(dòng)思維，樹(shù)立水利科技檔案信息化安全管理意識(shí)，把水利科技檔案信息化管理作為重點(diǎn)工作。

3.1.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和宣傳。成立由分管領(lǐng)導(dǎo)作為“第一責(zé)任人”，各部門負(fù)責(zé)人相互協(xié)調(diào)的水利科技檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，作為組織機(jī)構(gòu)，安排專人落實(shí)水利科技檔案信息化管理具體工作任務(wù)，并跟蹤監(jiān)督，做到安全管理。通過(guò)多方式多渠道，主動(dòng)宣傳水利科技檔案信息化管理工作的重要性，提高行業(yè)對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，營(yíng)造檔案信息化發(fā)展大環(huán)境，促進(jìn)工作的自主能動(dòng)性。

3.1.3 統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，增加資金投入。引進(jìn)先進(jìn)檔案信息化管理基礎(chǔ)硬件設(shè)施，并創(chuàng)新適合水利行業(yè)的相關(guān)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及技術(shù)利用，發(fā)揮優(yōu)化效用，為水利科技檔案信息化建設(shè)有序發(fā)展和正常運(yùn)行提供基礎(chǔ)保障。

3.2 完善水利檔案管理系統(tǒng)化，標(biāo)準(zhǔn)化，制度化，以數(shù)據(jù)庫(kù)促開(kāi)發(fā)利用

3.2.1 新常態(tài)下的水利科技檔案信息化管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要在檔案管理的總體規(guī)劃、分類設(shè)置、材料收集整理以及掃描、建立目錄等方面形成一個(gè)集成化的系統(tǒng)。要不斷創(chuàng)新和改進(jìn)管理模式和方法，制定系統(tǒng)規(guī)劃和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確流程，完善相關(guān)制度，以保障水利科技檔案信息化的健康有序發(fā)展。

開(kāi)展科學(xué)的水利科技檔案信息化管理工作，實(shí)現(xiàn)水利科技檔案信息化發(fā)展，是以合理的系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃為前提和依據(jù)的。因此，要以水利行業(yè)信息化規(guī)劃為統(tǒng)一指導(dǎo)，研究編制包括水利檔案信息化發(fā)展的總體思路、發(fā)展目標(biāo)和總體布局、主要任務(wù)、投入保障措施在內(nèi)，科學(xué)的水利檔案信息化管理系統(tǒng)規(guī)劃，結(jié)合實(shí)際確定工作目標(biāo)，并進(jìn)行階段性考核。同時(shí)，為檔案信息化做好初期數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，還要加強(qiáng)水利檔案收集整理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，對(duì)原始材料進(jìn)行規(guī)范整編和信息組織。如編制方案統(tǒng)一、形式規(guī)范的檔案號(hào)，加強(qiáng)水利科技檔案著錄、標(biāo)引質(zhì)量的控制等。最終構(gòu)建出與水利科技檔案信息化管理與發(fā)展相適應(yīng)的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，完善相關(guān)制度，協(xié)調(diào)有序地推進(jìn)水利科技檔案信息化管理。

3.2.2 水利檔案的生命和價(jià)值體現(xiàn)在于利用。水利科技檔案信息化管理，能更便捷地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，而水利科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)就是其精髓。

水利科技檔案所涉及的管理門類眾多，具有專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)的特點(diǎn)。所以，水利檔案管理人員要應(yīng)用相關(guān)管理軟件，做好電子檔案的儲(chǔ)存、保密及查詢等服務(wù)。建立水利科技檔案數(shù)據(jù)局域網(wǎng)，形成以電子檔案管理為核心的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和高效利用。

3.3 加快檔案信息載體數(shù)字一體化，操作自動(dòng)化，信息共享安全化

水利檔案管理手段的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)水利檔案管理信息化的基本標(biāo)志。檔案數(shù)字化是用現(xiàn)代信息技術(shù)手段將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程。檔案網(wǎng)絡(luò)化是將各種電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互相連接形成有序的檔案信息庫(kù)，并通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。這都需要通過(guò)現(xiàn)代化的設(shè)備及軟件，以科學(xué)流程控制和標(biāo)準(zhǔn)化操作，不斷夯實(shí)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作，并加以優(yōu)化整合來(lái)逐步增強(qiáng)。

3.3.1 要加快水利檔案信息載體數(shù)字一體化。利用檔案數(shù)字化的管理及網(wǎng)絡(luò)化的報(bào)送和傳遞，滿足多方位、多區(qū)域水利檔案利用的需求，為資源所需者提供方便、快捷且高效的檔案利用服務(wù)。

3.3.2 要完善水利檔案信息網(wǎng)絡(luò)，拓展覆蓋范圍，以新技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)，推廣、創(chuàng)新檔案管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)水利科技檔案自動(dòng)化的編目歸檔、查詢檢索和借閱操作。

3.3.3 要構(gòu)建水利科技檔案統(tǒng)一的接收整理、保管利用平臺(tái)，完善水利檔案信息資源目錄，整合資源，提高更新、共享水利檔案信息管理、服務(wù)和應(yīng)用的水平。

3.3.4 要完善水利檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)機(jī)制，形成依法治檔的網(wǎng)絡(luò)信息安全保障。

3.4 以人為本，綜合培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)復(fù)合型水利科技檔案信息化管理人才隊(duì)伍

發(fā)展以人為先，以人為本。水利檔案信息化管理發(fā)展的核心是水利科技檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，水利科技檔案信息化管理是一項(xiàng)對(duì)綜合能力要求較高的工作。合格的水利科技檔案信息化管理者應(yīng)該具備較高的綜合素質(zhì)，既要通曉檔案管理理論知識(shí)，又要了解水利行業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，還要掌握一定的微機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)。所以，需要綜合立體地培養(yǎng)水利科技檔案信息化管理人才。

3.4.1 通過(guò)激勵(lì)機(jī)制，培養(yǎng)愛(ài)崗敬業(yè)、與時(shí)俱進(jìn)的水利科技檔案信息管理人才，增強(qiáng)檔案管理改革和發(fā)展的動(dòng)力。

3.4.2 提升水利檔案法律意識(shí)，做到依法治檔。

3.4.3 加強(qiáng)信息化意識(shí)培養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力的指導(dǎo)培訓(xùn),提高檔案人員處理信息的實(shí)際操作能力，對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行科學(xué)管理和有效利用。

3.4.4 制定長(zhǎng)效培養(yǎng)計(jì)劃，加強(qiáng)新員工崗前培訓(xùn)，提高規(guī)范化運(yùn)用信息技術(shù)的技能。

此外，要對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化配置，引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)等相關(guān)專業(yè)人才,以便更好的滿足水利科技檔案信息化管理的要求。

通過(guò)培訓(xùn)和主動(dòng)引進(jìn)等多種渠道，把水利檔案管理人員培養(yǎng)成為具備職業(yè)操守和法制意識(shí)、新理論、新知識(shí)、新技能的高素質(zhì)復(fù)合型人才。確保水利科技檔案信息化管理者的知識(shí)專業(yè)化、技能標(biāo)準(zhǔn)化、管理水平現(xiàn)代化、夯實(shí)水利檔案信息化人才隊(duì)伍，促進(jìn)水利檔案信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

水利科技檔案信息化管理是新常態(tài)下的一項(xiàng)綜合性、基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性的系統(tǒng)工程。它作為水利工作的依據(jù)和水利成果的真實(shí)記錄，在水利科研、規(guī)劃設(shè)計(jì)和建設(shè)等過(guò)程中發(fā)揮著重要作用，它是水利事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵要素。做好水利科技檔案信息化管理工作，既能反映水利工作的質(zhì)量，也能對(duì)水利事業(yè)發(fā)展提供重要的參考依據(jù)。

目前水利科技檔案信息化管理工作還存在一些不足之處，在新形勢(shì)下需要樹(shù)立水利科技檔案信息化管理意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和宣傳，增強(qiáng)資金保障；完善水利檔案管理系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，以數(shù)據(jù)庫(kù)促開(kāi)發(fā)利用；加快檔案信息載體數(shù)字一體化、操作自動(dòng)化、信息共享安全化，以及加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，不斷推動(dòng)水利檔案信息化管理工作的發(fā)展。

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