信息化背景下如何加強數(shù)字檔案管理

張光輝

【摘要】步入21世紀以來，人類社會已經(jīng)從工業(yè)化時代步入了信息化時代，以往的檔案管理方式已經(jīng)遠遠滿足不了用戶的需求，在這個信息化普及的現(xiàn)代，如何利用信息技術實現(xiàn)檔案的有效管理是許多單位面臨的嚴峻問題，很多企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了信息技術與檔案管理的契合，運用數(shù)字化的檔案管理模式。但是數(shù)字化檔案管理模式仍需要進一步改進和加強。

【關鍵詞】信息化；檔案管理；數(shù)字化；管理模式

計算機技術的日益成熟，數(shù)字檔案得以普遍應用，很多單位已經(jīng)實現(xiàn)無紙化辦公模式。在信息化時代，檔案管理的方法、體系和理念產(chǎn)生了翻天覆地的變化，檔案管理的各個層次都在追隨信息技術的進步，實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化。在信息技術的應用下，檔案管理也迎來了前所未有的巔峰時代。至今為止，很多檔案管理可以充分利用信息技術穩(wěn)妥管理檔案資源，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的快速傳遞、儲存、收集與共享等，但是在這個過程中不可避免地存在一些問題與差錯，因此檔案管理機構在做到管理信息化、服務便捷化的同時，要充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術在檔案管理中的作用，找出信息技術在檔案管理中存在的主要問題，研究問題產(chǎn)生的原因，提出合理的解決對策，總結經(jīng)驗教訓，實時掌握問題的動態(tài)，在當今的信息化時代背景下加強數(shù)字檔案管理，提高數(shù)字檔案資源的利用率，滿足用戶對于檔案的需求。

一、數(shù)字檔案管理的作用

數(shù)字檔案可以在管理過程中實現(xiàn)自動存取，有效縮減檔案信息傳遞時長，使儲存更快捷方便；數(shù)字檔案可以實現(xiàn)智能化管理，自動實現(xiàn)用戶對于檔案信息的提取與開發(fā)。在管理過程中信息技術取代了大量的純勞動，檔案管理內(nèi)部人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁跈n案信息資源的拓展研究中，利用數(shù)字檔案信息的優(yōu)勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網(wǎng)絡平臺提供便捷的檔案服務模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。

（一）管理數(shù)字化。在過去的管理方式下，檔案管理機構一般只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理耗費人力、物力和財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術的迅速發(fā)展與普及，現(xiàn)代檔案的處理對象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化作業(yè)，這種管理模式真實性高，保存時間長，能提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。

（二）資源擴展智能化。往往檔案管理過程中需要不停地完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力、物力、財力與時間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個成本的很大比例，而當檔案實現(xiàn)數(shù)字化信息化，減少了大量不必要的成本后，檔案管理者就會有更多的資源去實現(xiàn)檔案管理的擴展以及技術上的開發(fā)，以此提供更多、更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設節(jié)約型社會。因此，將信息技術應用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現(xiàn)資源的擴展和進一步的開發(fā)。

二、信息技術在數(shù)字檔案管理中的改進

（一）提高數(shù)字檔案信息的安全性。將檔案采用不同種類的媒體儲存在介質(zhì)中，或運用數(shù)據(jù)庫儲存。這樣一來，只要連接了數(shù)字媒體，管理者就可以直接在系統(tǒng)中進行存儲、查找、調(diào)用與管理，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化可視化，促進檔案信息的集成化管理，從而達到方便存儲的目標，分散數(shù)字檔案的存儲位置，保證數(shù)字檔案的安全性。因為很多檔案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機構除了分散儲存數(shù)字信息的方法之外，還可以設計可靠性實施性強的安全協(xié)議阻止黑客進攻和非法訪問，運用相關的法律法規(guī)保證數(shù)字檔案的安全。

（二）提高檔案信息數(shù)字化的覆蓋率。目前信息技術應用下的數(shù)字檔案管理，更重視數(shù)據(jù)庫的建立，運用數(shù)據(jù)庫找尋檔案，但是對于大多數(shù)檔案機構內(nèi)部的紙質(zhì)檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計算機技術覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質(zhì)檔案存儲之地可以采用現(xiàn)有的館藏圖書管理制度，對各個紙質(zhì)檔案進行編碼分類并貼上條形碼，從而對應數(shù)據(jù)庫中的信息，這樣也方便對紙質(zhì)檔案進行查找、使用和管理，降低差錯率。

（三）滿足用戶的多元化需求。用戶的要求是隨著時代的變化而變化的，其對數(shù)據(jù)庫的功能要求也越來越多，例如提高檔案資源的利用率，提高檔案資源的讀取速度，減少檔案資源的浪費，更加注重數(shù)字檔案資源的分類與整理等等，這些都要求數(shù)據(jù)庫功能不斷完善，同時也要求更多的數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員提高專業(yè)素質(zhì)，不斷地補充完善數(shù)據(jù)庫功能，建立特色的、專業(yè)的、系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫。檔案管理員要具備相關專業(yè)知識，熟悉管理系統(tǒng)的功能，了解檔案管理、信息技術等綜合知識，具有良好的全面分析能力、數(shù)據(jù)處理能力以及較好的溝通交流能力。同時，相關部門可以通過后續(xù)教育，幫助管理者和用戶加強對檔案管理信息化的理解和實施，充分發(fā)揮信息技術的作用，提高員工的整體專業(yè)素質(zhì)、道德水平，從而提高檔案的管理水平和服務水平。

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