檔案信息化建設(shè)“創(chuàng)客”——智慧服務(wù)

劉婧+陳凈

[摘 要]檔案信息化建設(shè)背景下傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式過于固定單一，無法滿足用戶更深層次的需求，本文從檔案智慧服務(wù)的概念出發(fā)，探討了檔案智慧服務(wù)的特點(diǎn)，分析了檔案智慧服務(wù)的內(nèi)容以及智慧服務(wù)的模式，最后總結(jié)了檔案館對(duì)外提供智慧服務(wù)的途徑。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化；智慧服務(wù)；數(shù)字檔案館

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.097

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）22-0-02

目前，檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)字檔案館利用數(shù)字信息技術(shù)來對(duì)紙質(zhì)檔案信息處理和加工，應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢及共享。因此，數(shù)字檔案館建設(shè)的發(fā)展從根本上解決了傳統(tǒng)檔案信息載體、期限、利用范圍等方面的使用限制，對(duì)檔案工作帶來了根本性的改變。而隨著數(shù)字檔案館建設(shè)各方面的逐漸成熟，服務(wù)體系也應(yīng)有相應(yīng)層次的提升，基于知識(shí)管理的檔案服務(wù)終會(huì)有一天不再適應(yīng)檔案用戶服務(wù)的需求，這就需要有一種更高級(jí)的服務(wù)模式來提供查檔者的需求，而檔案信息化發(fā)展的新趨勢(shì)智慧服務(wù)，能夠提供更為主動(dòng)，更為個(gè)性化的服務(wù)，使得服務(wù)質(zhì)量、內(nèi)容、形式更具有智能化的服務(wù)形式。

1 檔案智慧服務(wù)的概念

檔案館對(duì)外提供的檔案服務(wù)歷程可以分為檔案實(shí)體查詢服務(wù)、檔案信息服務(wù)和檔案知識(shí)服務(wù)三個(gè)階段，在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，檔案服務(wù)的形式應(yīng)該增加第四個(gè)：智慧服務(wù)。知識(shí)服務(wù)是智慧服務(wù)的基礎(chǔ)，智慧服務(wù)的本質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的增值，從創(chuàng)造性的角度講，智慧服務(wù)提升了知識(shí)服務(wù)的深度，是對(duì)知識(shí)服務(wù)質(zhì)量的提升。檔案館智慧服務(wù)是一種特殊的服務(wù)，它代表著現(xiàn)代數(shù)字檔案館最核心、最本質(zhì)的價(jià)值取向和最終目的，是基于檔案館知識(shí)服務(wù)的一種新服務(wù)模式，通過基于智能化信息技術(shù)的嵌入式、啟發(fā)式和協(xié)同式等智慧服務(wù)，幫助檔案用戶提升檔案知識(shí)水平，最終實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的可持續(xù)實(shí)踐價(jià)值。

2 檔案智慧服務(wù)的特征

檔案館提供智慧服務(wù)的目標(biāo)在于利用知識(shí)和創(chuàng)造知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)產(chǎn)品的增值，檔案智慧服務(wù)的特征是以檔案知識(shí)運(yùn)用為根本，以知識(shí)創(chuàng)造為核心，以知識(shí)團(tuán)隊(duì)為服務(wù)對(duì)象。

2.1 檔案智慧服務(wù)的根本是檔案知識(shí)運(yùn)用

在檔案信息服務(wù)過程中，檔案信息是基本信息源，知識(shí)是對(duì)檔案信息進(jìn)行加工后得到的抽象性產(chǎn)物，智慧是利用檔案信息資源加工生成知識(shí)，從而生成具體解決問題的能力，因此，檔案智慧服務(wù)就是一個(gè)這樣的過程：有檔案信息生成知識(shí)，再由知識(shí)激發(fā)智慧，從而提供高水平的智慧服務(wù)，所以，智慧服務(wù)的根本特征就是檔案知識(shí)的運(yùn)用。

2.2 檔案智慧服務(wù)以知識(shí)創(chuàng)造為核心

檔案知識(shí)服務(wù)是指從檔案館的各種檔案顯性和隱性信息資源中，根據(jù)檔案用戶的需求將知識(shí)提取出來，而檔案知識(shí)的提取過程就是檔案知識(shí)的創(chuàng)造過程，它是在檔案知識(shí)組織的基礎(chǔ)上，根據(jù)用戶需求，通過檔案知識(shí)重組和再造，形成用戶需要的檔案知識(shí)產(chǎn)品的過程。而檔案知識(shí)的重組和研究涵蓋了檔案館員的創(chuàng)造性勞動(dòng)，這種智慧勞動(dòng)使得檔案知識(shí)產(chǎn)品產(chǎn)生了增值。

2.3 檔案智慧服務(wù)以知識(shí)團(tuán)隊(duì)為服務(wù)對(duì)象

數(shù)字檔案館背景下的智慧服務(wù)不再單單強(qiáng)調(diào)個(gè)人的知識(shí)創(chuàng)造和個(gè)別用戶需求，它更加注重的是團(tuán)隊(duì)觀念和創(chuàng)新意識(shí)，開展團(tuán)隊(duì)服務(wù)。檔案館知識(shí)工作者依靠所在團(tuán)隊(duì)來組織檔案知識(shí)生產(chǎn)和提供檔案智慧服務(wù)，團(tuán)隊(duì)中的每位成員可以向團(tuán)隊(duì)提供知識(shí)，將知識(shí)智慧貢獻(xiàn)給知識(shí)用戶團(tuán)隊(duì)，從而實(shí)現(xiàn)當(dāng)那智慧服務(wù)。

3 檔案智慧服務(wù)的內(nèi)容

檔案智慧服務(wù)是建立在知識(shí)服務(wù)基礎(chǔ)上注重的是當(dāng)那知識(shí)的轉(zhuǎn)化與應(yīng)用，由于檔案知識(shí)本身是沒有價(jià)值的，其價(jià)值只能體現(xiàn)在知識(shí)運(yùn)用的過程中。在數(shù)字檔案館的背景下，檔案信息服務(wù)的目的就是要實(shí)現(xiàn)以檔案知識(shí)為根本、利用館員智慧創(chuàng)造檔案價(jià)值。

3.1 以單位決策支持為導(dǎo)向的智慧服務(wù)

檔案知識(shí)工作團(tuán)隊(duì)以所在單位決策需求為導(dǎo)向，為知識(shí)用戶提供相關(guān)的個(gè)性化服務(wù)和專題服務(wù)，就是通過特定的檔案信息資源、檔案知識(shí)的加工和分析形成相關(guān)的知識(shí)產(chǎn)品從而為所在檔案的決策提供智力支持。而提供的決策支持不能僅停留在信息服務(wù)的層面，更應(yīng)該是在檔案元數(shù)據(jù)的挖掘與分析基礎(chǔ)上的創(chuàng)造性服務(wù)。而數(shù)據(jù)挖掘也稱為知識(shí)發(fā)現(xiàn)，是從檔案數(shù)據(jù)庫中獲取用戶需求或者感興趣的知識(shí)，而這些知識(shí)是隱性的、不容易被發(fā)現(xiàn)的。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)通過從數(shù)字檔案館信息數(shù)據(jù)庫中發(fā)現(xiàn)并提取這些隱性信息，幫助決策者找尋數(shù)據(jù)間的聯(lián)系，形成知識(shí)產(chǎn)品，從而為知識(shí)用戶和決策者提供決策支持服務(wù)。

3.2 基于科研為導(dǎo)向的智慧服務(wù)

科學(xué)研究是人類文明發(fā)展的重要因素，它是一種知識(shí)發(fā)現(xiàn)和知識(shí)創(chuàng)造的過程。為科學(xué)研究提供智慧服務(wù)，是檔案知識(shí)服務(wù)的核心。檔案知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)可以配合科研人員關(guān)注某一學(xué)科或者科研項(xiàng)目，提供全程服務(wù)，對(duì)該科研項(xiàng)目的涉及到的相關(guān)檔案知識(shí)進(jìn)行評(píng)價(jià)和提示，通過檔案信息數(shù)據(jù)庫對(duì)該科研項(xiàng)目提供專業(yè)化、個(gè)性化的專題知識(shí)服務(wù)。為科研提供智慧服務(wù)的根本在于基于科研項(xiàng)目需求的檔案知識(shí)挖掘和相關(guān)專業(yè)分析。

3.3 以產(chǎn)品研發(fā)為目的的智慧服務(wù)

各種大型企業(yè)、研究機(jī)構(gòu)它們的根本目的就是研發(fā)新產(chǎn)品或者創(chuàng)造新技術(shù)，而新產(chǎn)品、新技術(shù)的研發(fā)不可避免的需要借鑒以往產(chǎn)品研發(fā)經(jīng)驗(yàn)，這就需要用到相關(guān)產(chǎn)品的檔案信息，而檔案智慧服務(wù)則可以根據(jù)研發(fā)需求為其提供所需的檔案信息并根據(jù)這些信息總結(jié)內(nèi)在規(guī)律，將檔案知識(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，提供創(chuàng)造性的增值服務(wù)。

4 檔案智慧服務(wù)模式

4.1 基于信息整合的智慧服務(wù)模式

隨著數(shù)字檔案信息共享程度的不斷提高，檔案信息也越來越多，檔案用戶在沒有相關(guān)檢索關(guān)鍵詞的情況下想要找到需求的檔案信息難度變大，這就需要檔案工作人員根據(jù)檔案信息來源進(jìn)行分類，將不同類型的檔案信息歸納為一個(gè)有機(jī)整體，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，最后通過各種信息技術(shù)將這些信息進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源快捷、便利的一站式查詢服務(wù)。

4.2 基于個(gè)性化的智慧服務(wù)模式

在數(shù)字檔案館背景下，檔案資源和檔案服務(wù)對(duì)象都有著顯著的多樣化趨勢(shì)。因此要從用戶需求出發(fā)，運(yùn)用數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，引導(dǎo)用戶需求，通過研究用戶行為和習(xí)慣與其進(jìn)行雙向交流，設(shè)計(jì)出用戶期望的個(gè)性化服務(wù)模型，主動(dòng)為其提供特色服務(wù)。

4.3 基于網(wǎng)格技術(shù)的主動(dòng)推送服務(wù)模式

網(wǎng)格是國家級(jí)高性能計(jì)算和信息服務(wù)的戰(zhàn)略性基礎(chǔ)設(shè)施。目的是實(shí)現(xiàn)在全球因特網(wǎng)范圍內(nèi)按需共享和整合各種資源，除了通常的信息與設(shè)備資源共享外，計(jì)算資源、數(shù)據(jù)資源和服務(wù)資源的有效聚合與廣泛共享是網(wǎng)格區(qū)分于以往共享技術(shù)的本質(zhì)特征。這種技術(shù)使得檔案信息整合和共享更加容易實(shí)現(xiàn)，通過網(wǎng)格技術(shù)可以對(duì)檔案用戶在大數(shù)據(jù)環(huán)境中的需求進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，找出用戶的共同偏好，再將這些檔案信息資源進(jìn)行分類整合，通過檔案網(wǎng)站、移動(dòng)終端等媒介將這些信息主動(dòng)推送給用戶。

5 檔案館對(duì)外提供智慧服務(wù)的途徑

5.1 構(gòu)建基于智慧服務(wù)的綜合性技術(shù)平臺(tái)

要實(shí)現(xiàn)智慧服務(wù)，首先要構(gòu)建以數(shù)字化檔案資源為基礎(chǔ)， 以檔案信息用戶需求為中心， 以先進(jìn)的信息技術(shù)為手段的綜合性技術(shù)平臺(tái)，平臺(tái)要綜合集成檔案館的門戶網(wǎng)站、檔案數(shù)據(jù)庫、檔案信息服務(wù)系統(tǒng)等。還要根據(jù)服務(wù)對(duì)象和安全級(jí)別不同將其概括為兩個(gè)服務(wù)保障平臺(tái)：基于單位內(nèi)網(wǎng)的綜合檔案服務(wù)保障平臺(tái)和基于外網(wǎng)的綜合服務(wù)保障平臺(tái)。而數(shù)字資源建設(shè)是平臺(tái)構(gòu)建的保障，豐富的數(shù)字信息資源是智慧服務(wù)的核心內(nèi)容，包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)資源、自建的原生數(shù)字形式的數(shù)字媒體資源、智能抓取與整合的網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)字資源等。

5.2 強(qiáng)化培訓(xùn)，培養(yǎng)智慧檔案館員

檔案智慧服務(wù)是由檔案館員、檔案知識(shí)和檔案用戶三個(gè)要素組成，檔案館員是智慧服務(wù)的主題和靈魂，是檔案館最重要的資源，先進(jìn)的信息技術(shù)和硬件設(shè)備都需要館員來動(dòng)手操作，因此，打造一支既懂檔案專業(yè)知識(shí)又精通計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的檔案館員隊(duì)伍是數(shù)字檔案館可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。通過培訓(xùn)使得檔案館員提高服務(wù)創(chuàng)新能力和知識(shí)創(chuàng)造能力，能夠利用不同途徑和手動(dòng)對(duì)知識(shí)進(jìn)行加工和分析，及時(shí)準(zhǔn)確的將最新檔案知識(shí)信息提供給所需求的用戶。

5.3 深度挖掘館藏檔案信息資源，提供精細(xì)化服務(wù)

檔案館要充分挖掘現(xiàn)有館藏檔案資源，進(jìn)行分類、整理、提煉和重組，將檔案知識(shí)成品推送給廣大利用者，不能停留在“粗放式”服務(wù)，要向“精細(xì)化”服務(wù)延伸，將檔案知識(shí)變成檔案增值產(chǎn)品。