做好當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的若干體會(huì)

蔣曉雁

摘要：醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院職工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，是一個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作情況的反映，具有保存價(jià)值，并按照歸檔制度整理保管起來的個(gè)人文件材料。人事檔案及其管理工作在醫(yī)院建設(shè)中起著不可替代的作用。它為醫(yī)院改革中各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)提供各類人才信息和用人依據(jù)，為工資制度改革，醫(yī)院職工的職稱評(píng)定和享受各類福利待遇提供依據(jù)，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；人事管理；制度

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人事檔案管理制度不健全

由于檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，目前醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)大多是臨床醫(yī)學(xué)專家，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，因而在檔案管理的重視程度以及在檔案管理人員配備、資金投入等方面均存在重視不夠、投入不足的問題。因此，在醫(yī)院管理和建設(shè)中，不能夠形成自上而下對(duì)人事檔案的重視氛圍，人事檔案管理體制也欠健全。

（二）職工檔案意識(shí)淡薄，看不到檔案的作用

人事檔案材料來源于每個(gè)職工，但是目前醫(yī)院職工缺乏一定的檔案意識(shí)。在檔案形成中，紙張不合格，材料書寫不規(guī)范，數(shù)量不齊全，上交不及時(shí)，這些問題的存在直接影響到人事檔案本身的質(zhì)量，影響材料的存檔和管理工作，影響了人事檔案的使用價(jià)值，無法實(shí)現(xiàn)資源共享和利用。

（三）檔案人員配備不足，專業(yè)能力有待提高

人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。檔案管理要求管理人員要有高度的素質(zhì)和無私奉獻(xiàn)精神，對(duì)工作要嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)。而目前實(shí)際情況是醫(yī)院管理工作繁雜、量大，人員編制不足，沒有專人管理檔案，都是其他人事管理人員兼做相關(guān)檔案工作，檔案專業(yè)知識(shí)缺乏，責(zé)任不能落實(shí)到人，致使檔案材料不能及時(shí)整理歸檔并裝訂成冊(cè)，存在檔案材料遺失，不完整的情況。由于檔案管理者不認(rèn)真專研業(yè)務(wù)，在工作中不重視宣傳檔案法規(guī)，不能積極提出改善檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的建議和要求，逐漸形成了檔案管理就是保管檔案的狹隘認(rèn)識(shí)。再者醫(yī)院沒有建立起有效的檔案監(jiān)督管理機(jī)制，這就造成了部分重要的檔案資料得不到足夠的重視，有的沒有及時(shí)收集，有的由個(gè)人保管甚至隨工作的調(diào)動(dòng)而帶走或丟棄，造成重要檔案嚴(yán)重殘缺甚至丟失。

二、如何加強(qiáng)人事檔案管理

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，建立完善的管理體制

加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，是搞好醫(yī)院人事檔案工作的關(guān)鍵。醫(yī)院人事檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、細(xì)致的工作，特別是在信息化如此發(fā)達(dá)的今天，建立醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)更需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，如基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人員的配備、所需經(jīng)費(fèi)等，都需要得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，只有這樣才能使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把人事檔案管理納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，進(jìn)一步完善檔案管理體制。

（二）提高全院職工的歸檔意識(shí)，創(chuàng)造良好管理環(huán)境

人事檔案管理部門要組織全院職工學(xué)習(xí)《檔案法》，宣傳人事檔案的重要性，使檔案有用的觀念深入人心，從而使職工自覺參加人事檔案管理，重視檔案材料書寫、紙張要求、歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，給收集和利用檔案工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。

（三）提高醫(yī)院人事檔案工作者的素質(zhì)，做好信息利用工作

醫(yī)院人事檔案管理人員是檔案管理的主體。提高醫(yī)院人事檔案工作者的素質(zhì)是搞好檔案工作的保證。檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，受到國(guó)家法律的保護(hù)，不允許受到任何侵害和摧毀。醫(yī)院人事檔案工作人員在管理檔案過程中首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)并執(zhí)行《檔案法》的規(guī)定，保證檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；其次要維護(hù)檔案安全，保護(hù)檔案完好無損，認(rèn)真鑒別，防止涂改、偽造檔案入檔。

作為檔案工作者更需要努力提高文化水平和業(yè)務(wù)能力。人事檔案管理人員，需具備較強(qiáng)的專業(yè)理論知識(shí)、較廣的醫(yī)學(xué)知識(shí)以及一定的公文知識(shí)和寫作技能。另外，檔案工作者不僅要熟悉案卷的整理流程，還要掌握一定的檔案管理和保護(hù)技術(shù)。因?yàn)槊恳痪頇n案的收集、分類、裝訂、編目、管理，都有非常嚴(yán)格的要求。隨著檔案信息化的發(fā)展，出現(xiàn)了電子檔案、新型檔案載體等新形式，這就要求醫(yī)院人事檔案管理人員除了具有好的理論基礎(chǔ)、嫻熟的專業(yè)技能，還應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)能力。這就需要通過自行鉆研、參加再教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等學(xué)習(xí)方式，不斷提高業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)檔案工作的發(fā)展。醫(yī)院人事檔案管理人員還應(yīng)增強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，主動(dòng)地為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

三、醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新

通過以上的總結(jié)，我們發(fā)現(xiàn)醫(yī)院管理工作產(chǎn)生了許多問題，其原因是多方面的，主要包括管理機(jī)制、管理方法不健全，制度落實(shí)不到位，管理不嚴(yán)格，管理人員思想認(rèn)識(shí)不到位和沒有建立現(xiàn)代化服務(wù)理念等，所以人事檔案管理工作需要醫(yī)院各方多方面的努力，具體包括以下幾點(diǎn)

（一）施行全面動(dòng)態(tài)管理

醫(yī)院人事檔案應(yīng)實(shí)行全面動(dòng)態(tài)管理，應(yīng)該著重關(guān)注檔案新內(nèi)容，涉及一個(gè)人每一個(gè)階段的真實(shí)面貌，不僅要可以體現(xiàn)個(gè)人特色，比如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)，又可以反映醫(yī)療技術(shù)水平，例如技術(shù)特長(zhǎng)或者科研成果。醫(yī)院人事檔案管理工作要能及時(shí)補(bǔ)充體現(xiàn)個(gè)人特色和時(shí)代發(fā)展的新內(nèi)容，可以是誠(chéng)信材料，包括為人信用度，病人滿意度等，也可以是德、能、勤、績(jī)的考核材料，其中“德”代表政治思想認(rèn)識(shí)水平和職業(yè)道德，“能”就是員工專業(yè)技術(shù)水平，“勤”主要是工作態(tài)度是否積極和有沒有遵守勞動(dòng)紀(jì)律，“績(jī)體現(xiàn)在門診量、疾病治愈率、論文發(fā)表篇數(shù)、科研成果、學(xué)術(shù)地位、獎(jiǎng)勵(lì)等。同時(shí)，還應(yīng)該及時(shí)增加體現(xiàn)醫(yī)療技術(shù)水平的工作項(xiàng)目，包括醫(yī)療技術(shù)水平在國(guó)內(nèi)外的地位和影響力，同發(fā)達(dá)地區(qū)醫(yī)療技術(shù)存在的差距，新技術(shù)的開展和使用情況，疑難雜癥的治療和研究等；還應(yīng)該將涉及本人的學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職稱材料、黨團(tuán)材料、工資情況等及時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)真正意義上的全面動(dòng)態(tài)管理，即通過查閱檔案，能夠準(zhǔn)確反映當(dāng)事人所有的信息，并能查到當(dāng)事人某一階段的真實(shí)情況。

（二）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

在醫(yī)院人事檔案管理人員中存在著年齡老化的現(xiàn)象，而且檔案管理人員多從臨床科室中產(chǎn)生，專業(yè)不對(duì)口的現(xiàn)象很常見，另外醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l件落后，工作環(huán)境不盡人意，使一些人員不愿意從事檔案管理工作，所以，有必要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。

首先加強(qiáng)思想素質(zhì)。人事檔案工作人員需要具備高度的政治責(zé)任感和堅(jiān)定的事業(yè)心，以全心全意為人民服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，盡職盡責(zé)做好本職工作，同時(shí)，還應(yīng)該樹立“甘為人梯，默默奉獻(xiàn)”的精神。

其次，提高文化素質(zhì)。醫(yī)院人事檔案工作人員的文化素質(zhì)，在實(shí)際工作中起著非常大的影響，提高人事檔案管理水平必須從文化基礎(chǔ)抓起，具備較深的專業(yè)理論知識(shí)和較廣的醫(yī)學(xué)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)該具備一定的公文知識(shí)和寫作技能。

最后，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。掌握精深的專業(yè)知識(shí)，是提高工作質(zhì)量與服務(wù)質(zhì)量的保證。醫(yī)院人事檔案工作人員必須具有一定的理論基礎(chǔ)，還應(yīng)該有一定的嫻熟的專業(yè)技能。

（三）健全人事檔案管理制度

健全檔案管理制度，實(shí)施科學(xué)規(guī)范的檔案管理。檔案管理工作是人事管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，需要制定健全的制度來規(guī)范工作的有效進(jìn)行。管理人員在日常中不僅要遵守醫(yī)院的規(guī)章制度，還要結(jié)合人事管理工作中的具體情況，將本部門的工作制度進(jìn)行精細(xì)化的管理，比如完善檢查核對(duì)制度、材料鑒別歸檔制度、保管保密制度等。在了解人員的具體特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，為醫(yī)院實(shí)行人才的開發(fā)和調(diào)遣，提供真實(shí)可靠的資料。

（四）提高信息化水平

人事檔案管理信息化的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，隨著各項(xiàng)人事制度改革的推進(jìn)和辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，科學(xué)決策、人才預(yù)測(cè)、宏觀調(diào)控、微觀管理等工作將更多地依靠人事檔案管理信息系統(tǒng)來完成。所以建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行，比如，我們可以在計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下，通過人員信息，學(xué)科梯隊(duì)建設(shè)情況等，綜合運(yùn)用科學(xué)管理方式，為領(lǐng)導(dǎo)提供一整套有理有據(jù)，操作性強(qiáng)的發(fā)展規(guī)劃資料。

四、結(jié)束語

總而言之，人事檔案作為領(lǐng)導(dǎo)重要的決策依據(jù)和醫(yī)院未來發(fā)展的信息提供者，其管理工作直接影響著醫(yī)院人才隊(duì)伍的建設(shè)和醫(yī)院的未來規(guī)劃，所以，我們管理人員應(yīng)在提高自身管理素質(zhì)的基礎(chǔ)上，通過與信息化的有效結(jié)合，從而提高檔案的利用率。