“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報賬模式的運(yùn)行及研究對策

劉翼

摘 要：近年來，隨著高校各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的持續(xù)增長，特別是科研經(jīng)費(fèi)的快速增長，財務(wù)報銷量成倍增加。同時，國家各項(xiàng)財務(wù)改革措施及經(jīng)費(fèi)管理制度的貫徹落實(shí)，使得會計業(yè)務(wù)的處理越來越復(fù)雜，報賬時間越來越長，成為制約學(xué)校財務(wù)工作效率和管理水平的瓶頸。為解決報賬難的問題，我校財務(wù)處在進(jìn)行廣泛調(diào)研和可行性論證的基礎(chǔ)上，于2010年試行網(wǎng)上遠(yuǎn)程報賬模式，運(yùn)行效果良好，之后，財務(wù)處對報賬手段進(jìn)一步研究、分析、總結(jié)，不斷加以完善，2015年，又推出了“投遞式報銷”模式。在財務(wù)處的有效實(shí)施和全校師生員工的積極配合下，“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報賬運(yùn)行順利，效果良好，從根本上解決師生報賬難的問題。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)填報 投遞 優(yōu)缺點(diǎn) 對策及建議

中圖分類號：F233 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）03-121-02

一、“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報賬的內(nèi)涵

“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報賬是指報銷人根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，在網(wǎng)上遠(yuǎn)程報賬系統(tǒng)中填寫報銷單、差旅費(fèi)報銷單、借款單、領(lǐng)款單等報銷憑證，基本信息填寫完整后提交并打印，將相關(guān)原始單據(jù)按要求粘貼整理規(guī)范附在報銷單后面，按審批權(quán)限審批完成后投入財務(wù)處指定的投遞箱中即可，無需等候。財務(wù)處接件后及時辦理，對手續(xù)完備的報賬單據(jù)通過無現(xiàn)金報銷方式將報銷款項(xiàng)及時劃入報銷人指定的銀行卡或?qū)~戶并短信通知。

二、“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報賬的操作流程

“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”報賬的流程是：當(dāng)發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，報賬人員將相關(guān)票據(jù)分類粘貼整理，填制并打印報銷單，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后投遞，財務(wù)人員進(jìn)行相應(yīng)的會計處理。

三、“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報賬的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報賬的優(yōu)點(diǎn)

1.方便快捷、節(jié)約報銷人的時間。傳統(tǒng)窗口報銷模式，報銷人要在窗口排隊(duì)等候，待會計審核制單后，簽字確認(rèn)，再到出納柜辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。整個報賬過程中，報銷人需要投入大量的時間和精力，增加報銷的時間成本。

“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報銷模式下，報銷人在網(wǎng)上遠(yuǎn)程報賬系統(tǒng)中填制并打印好報銷憑證，覆行相關(guān)審批手續(xù)后，可隨時投遞，不受時間、空間限制，方便快捷，大大地節(jié)約了報賬時間。

2.報銷人通過網(wǎng)絡(luò)填報，減少了財務(wù)核算的差錯率?！熬W(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報銷模式下，填制單據(jù)的活動不再僅限于由財務(wù)人員完成，報銷人可在報賬前參與報賬過程中的數(shù)據(jù)輸入工作。審核制單人員直接從網(wǎng)報系統(tǒng)中提取報銷人錄入的報賬信息，審核、修改后生成記賬憑證；出納人員從賬務(wù)系統(tǒng)中提取款項(xiàng)支付信息，復(fù)核無誤后通過網(wǎng)銀劃轉(zhuǎn)款項(xiàng)。這一環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)信息錄入工作大部分由報銷人完成，財務(wù)人員負(fù)責(zé)對報賬信息的審核、修改和完善，充分提高了財務(wù)報賬效率，同時也減少了財務(wù)核算的差錯率。

3.款項(xiàng)通過網(wǎng)銀支付，資金運(yùn)作安全、高效?！熬W(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報銷模式下，報銷業(yè)務(wù)完成后，出納人員將銀行賬和財務(wù)資金日報表金額進(jìn)行核對相符后進(jìn)行款項(xiàng)支付。對個人的資金直接轉(zhuǎn)入報銷人指定的銀行卡，而不再進(jìn)行現(xiàn)金支付；對公款項(xiàng)支付，直接通過網(wǎng)銀將資金劃轉(zhuǎn)到收款方銀行賬戶，無需報銷人送達(dá)匯款單和支票。網(wǎng)銀支付，大大節(jié)省了業(yè)務(wù)辦理的時間，解決了報賬人員攜帶大量現(xiàn)金和傳送支票、匯款單等難題，確?？铐?xiàng)支付安全、高效。

4.業(yè)務(wù)集中處理、工作效率高。傳統(tǒng)窗口報銷模式下，報銷人前來財務(wù)處報賬時間上沒有規(guī)律，有的時段報銷人很少甚至沒有，財務(wù)人員無事可做，只得空等著，而有的時段報銷人蜂擁而至，造成報賬擁擠現(xiàn)象，影響報賬效率。

“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報銷模式下，財務(wù)人員定期收取報銷單據(jù)后進(jìn)行集中處理，可靈活掌握工作進(jìn)度，合理調(diào)整工作時間，大大提高工作效率。

（二）“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報銷的缺點(diǎn)

1.退單率高，增加會計人員的工作量。實(shí)行投遞式報銷后，除少量特殊業(yè)務(wù)需到窗口現(xiàn)場辦理外，大部分業(yè)務(wù)都能通過投遞方式辦理。投遞式報賬對于報銷人來說，只需將手續(xù)完備的報賬單據(jù)投遞到財務(wù)處指定的投遞箱即可，剩下的工作由財務(wù)人員來完成。但對于財務(wù)人員，在收到報賬單據(jù)后，要審核票據(jù)是否真實(shí)、審批手續(xù)是否完備、內(nèi)容填寫是否準(zhǔn)確無誤等，經(jīng)過審核后，對于不符合要求的報賬單據(jù)，需要注明具體退單原因，然后電話通知報銷人前來取回報賬單據(jù)。由于種種原因，好多報銷人不能及時取回單據(jù)，日積月累，財務(wù)人員手中積壓了大量的不合格單據(jù)，日后報銷人前來取單時，查找比較困難，這給財務(wù)人員增添很多工作量。

2.支付信息不準(zhǔn)確，一次性支付成功率低。在支付環(huán)節(jié)：對個人打卡業(yè)務(wù)，財務(wù)人員從報賬系統(tǒng)中提取銀行卡信息，發(fā)送給銀行，由銀行進(jìn)行批量支付，若銀行卡信息有誤，需退回更正后再執(zhí)行支付；對公網(wǎng)銀業(yè)務(wù)，財務(wù)人員從報賬系統(tǒng)中提取報銷人提供的支付信息，經(jīng)審核后再通過網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬，若收款方的賬戶信息有誤，需通知報銷人重新核實(shí)并提供正確的賬戶信息方能支付，這一過程每一階段都耗費(fèi)較多的時間，且重復(fù)性強(qiáng)。

3.存在單據(jù)傳遞風(fēng)險。在投遞式報賬的整個操作流程中，從投遞到業(yè)務(wù)辦理完畢，中間存在幾道環(huán)節(jié)，若出現(xiàn)單據(jù)遺失情況，很難鑒定是在哪個環(huán)節(jié)出了問題。例如，某報銷人說投了三分報銷單據(jù)，最后只報了兩份，另外一份既沒有顯示報銷成功，也沒有收到退單通知，問題到底出在那里？不外乎兩種情況：一種情況是可能報銷人根本就沒投遞過此單；另外一種情況是，報銷人確實(shí)投遞了，財務(wù)人員在取件、分發(fā)、審核過程中某個環(huán)節(jié)出了問題。不論是哪種情況，雖然投遞點(diǎn)和財務(wù)處都安裝有監(jiān)控設(shè)施，但還是很難鑒定責(zé)任歸屬。不過就目前的運(yùn)行情況來看，出現(xiàn)的問題主要是：當(dāng)報銷人投遞的單據(jù)太多時，由于財務(wù)人員的疏忽，有時會將某張單據(jù)夾雜在其中已處理業(yè)務(wù)中，出現(xiàn)漏報的現(xiàn)象，經(jīng)查實(shí)后再重新處理。

四、“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報銷中存在的問題及原因分析

“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報銷在改進(jìn)報銷流程、提高報賬效率方面取得了很好的成績，大大地方便了師生員工辦理報銷業(yè)務(wù)，但由于相關(guān)輔助工作不到位，配套措施不完善，從而導(dǎo)致退單率高，報銷成功率低，重復(fù)性勞動強(qiáng)度大等現(xiàn)象，就其原因分析，主要是：

1.報銷人與財務(wù)部門之間的信息不對稱，報銷人對相關(guān)財務(wù)制度及報銷流程不熟悉，不能及時獲取相關(guān)財務(wù)信息，從而導(dǎo)致辦理報銷業(yè)務(wù)時，束手無策，完全憑個人感覺來填制報銷單，待財務(wù)人員審核時，問題重重，要么票據(jù)不合規(guī)、要么業(yè)務(wù)內(nèi)容不符合報銷要求，一次性報銷通過率低，循環(huán)往復(fù)，不論是對報銷人還是財務(wù)人員，都增加了很大的工作量，影響財務(wù)報賬工作效率低，制約著單位財務(wù)管理水平的提高。

2.審批難成為制約財務(wù)報銷的主要因素。各類經(jīng)費(fèi)的審批權(quán)限各有不同，又多涉及職能部門或校領(lǐng)導(dǎo)，而相關(guān)審批人開會和出差的時間比較多，導(dǎo)致報銷人在辦理審批手續(xù)時，無法順利完成簽批程序，報銷人為完成報賬審批流程，多次往返，容易產(chǎn)生焦躁情緒。然而，財務(wù)報銷又是一項(xiàng)原則性極強(qiáng)的工作，對任何手續(xù)不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，財務(wù)人員都無法辦理。因此，審批作為報銷流程的重要環(huán)節(jié)，是制約財務(wù)報銷的主要因素，必須想辦法解決，才能有效提高報賬效率，從而提升財務(wù)管理水平。

五、完善對策及改進(jìn)建議

從以上分析可以看出，“網(wǎng)上填報+投遞”報銷模式對解決報銷難的問題取得了一定的成效，但還存在一些不足之處，本文從財務(wù)人員和報銷人員兩方面對現(xiàn)有報銷模式進(jìn)行分析、總結(jié)，提出進(jìn)一步的完善對策及改進(jìn)建議。

（一）建立完善的信息溝通機(jī)制，解決信息不對稱問題

在“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報銷過程中：常見的退單情況主要有：審批手續(xù)不全，報銷內(nèi)容與經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人直接相關(guān)的業(yè)務(wù)沒有遵行審批回避原則；購物發(fā)票缺少購銷合同或者商品明細(xì)清單等附件，有的雖附有合同協(xié)議，但合同要件不全；發(fā)票未簽經(jīng)辦人和證明人，沒有對發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)；版面費(fèi)發(fā)票未附論文錄用通知等明細(xì)資料；報銷內(nèi)容不在經(jīng)費(fèi)預(yù)算范圍內(nèi)等。因此，財務(wù)部門要從報銷人的立場出發(fā)，深入分析，想方設(shè)法解決信息不對稱的問題。

1.做好財務(wù)宣傳工作。在學(xué)校財務(wù)網(wǎng)站、校園刊物、宣傳欄等界面刊登最新出臺的相關(guān)財經(jīng)法規(guī)和制度，同時制作財務(wù)報賬指引手冊并分發(fā)到各學(xué)院、各部門，另外還可通過大型財務(wù)工作會議等方式，多渠道、多角度開展財務(wù)宣傳工作，讓全校師生員工充分了解財務(wù)報銷的相關(guān)要求。

2.開展調(diào)研、座談活動。財務(wù)部門要主動深入學(xué)院、部門進(jìn)行調(diào)研，收集師生員工在報賬過程中遇到的難點(diǎn)、熱點(diǎn)問題，講解現(xiàn)有財務(wù)經(jīng)費(fèi)報銷體系的運(yùn)作模式，與訪談對象交心談心，獲取解決財務(wù)報賬難的意見和建議，為今后改進(jìn)財務(wù)管理、提升財務(wù)報賬效率提供幫助。通過調(diào)研、座談活動，解決信息不對稱問題，并對反饋回來的信息進(jìn)行加工、整理，進(jìn)一步完善現(xiàn)有報銷模式。

（二）完善審批職能，簡化審批程序

現(xiàn)行報銷模式中，針對財務(wù)報銷簽批難的問題，財務(wù)部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的審批辦法。常規(guī)的小額報銷業(yè)務(wù)，只需經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人簽批即可；若報銷金額較大，需根據(jù)經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限報相關(guān)主管部門簽批；對于工程建設(shè)、大型設(shè)備采購等數(shù)額特別巨大的支出業(yè)務(wù)，必須經(jīng)過黨委辦公會集體決策簽批。另外，鑒于相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙，外出公干和開會的情況較多，給報銷人辦理報銷簽批手續(xù)帶來不便的情況，一般常規(guī)報銷業(yè)務(wù)可以考慮實(shí)行網(wǎng)上簽批，從而解決報銷簽批難的問題。

（三）做好相關(guān)的配套工作，為師生員工營造良好的財務(wù)報賬氛圍

1.在各部門設(shè)專職報賬員，由學(xué)校財務(wù)處對其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，然后由其負(fù)責(zé)對本部門的所有報賬業(yè)務(wù)進(jìn)行初審，這樣可以提高報賬的成功率，減少退單處理的工作量。

2.在投遞點(diǎn)設(shè)導(dǎo)報員，由其對所有投遞單據(jù)進(jìn)行預(yù)審，若不符合要求的單據(jù)，及時指導(dǎo)報銷人完善相關(guān)手續(xù)后再投遞。導(dǎo)報員可由財務(wù)人員擔(dān)任，在財務(wù)工作人員不足的情況下，可以選用本校財經(jīng)專業(yè)的畢業(yè)實(shí)習(xí)生，一方面解決了部分畢業(yè)生的實(shí)習(xí)問題，另一方面又彌補(bǔ)財務(wù)人手不足現(xiàn)實(shí)，達(dá)到資源的充分合理利用。

3.設(shè)置業(yè)務(wù)咨詢窗口，解答報銷人辦理業(yè)務(wù)過程中遇到的各種技術(shù)難題，報銷人可以通過財務(wù)網(wǎng)頁、電話或者現(xiàn)場咨詢等方式獲取所需服務(wù)。業(yè)務(wù)咨詢員必須精通相關(guān)政策、法規(guī)和財經(jīng)專業(yè)知識，具備處理各種復(fù)雜問題的能力，才能更好的服務(wù)于廣大師生員工。

六、小結(jié)

本文以云南農(nóng)業(yè)大學(xué)為背景，對高校報賬模式進(jìn)行深入系統(tǒng)的分析研究，著力解決師生員工在報賬過程中遇到的難題。隨著社會的發(fā)展，各種現(xiàn)代化管理手段在工作中得以充分運(yùn)用，這對財務(wù)管理提出了更高的要求，為適應(yīng)社會發(fā)展形式，云南農(nóng)業(yè)大學(xué)大膽創(chuàng)新，借助網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)優(yōu)勢，推出“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報銷模式，將財務(wù)管理與其他管理進(jìn)行有效整合，從而實(shí)現(xiàn)信息互通、資源共享，從財務(wù)人員和報銷人員兩個方面對影響財務(wù)報銷效率的因素進(jìn)行分析，通過更新報銷模式，優(yōu)化報銷流程、簡化審批程序，普及財務(wù)知識，提升財務(wù)人員服務(wù)意識等，提高財務(wù)報銷效率，提升財務(wù)管理水平，切實(shí)解決“報銷難”的問題。

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[4] 艾明陽，高校網(wǎng)上預(yù)約報賬流程優(yōu)化研究，中國管理信息化2016（07）：01

（作者單位：云南農(nóng)業(yè)大學(xué)財務(wù)處 云南昆明 650201）

（責(zé)編：玉山）