職業(yè)學(xué)校檔案數(shù)字化工作若干思考

吳文浩

2016年上半年，浙江省發(fā)展和改革委員會、省檔案局在聯(lián)合發(fā)布的《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》中明確提出了浙江省檔案發(fā)展的指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、主要任務(wù)、重點項目和保障措施。主要目標(biāo)之一是力爭到2020年全省各級各類國家檔案館全部建成數(shù)字檔案館，縣直機(jī)關(guān)以上檔案室、國有企事業(yè)單位檔案室全部建成數(shù)字檔案室，并積極推進(jìn)其他單位數(shù)字檔案館（室）的建立。職類學(xué)校綜合檔案室應(yīng)緊跟時代步伐，加快推進(jìn)建立健全學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)性工作，為“文檔一體化”“館室一體化”做好準(zhǔn)備工作。

一、職業(yè)學(xué)校傳統(tǒng)檔案數(shù)字化概述

以筆者學(xué)校為例，存量中的傳統(tǒng)檔案保存有五大類：文書類、教學(xué)業(yè)務(wù)類、基建科技類、會計類、特種載體類。筆者以文書類、教學(xué)業(yè)務(wù)類和特種載體類為主，按照先易后難的順序開展數(shù)字化工作探討。

文書類和教學(xué)業(yè)務(wù)類為紙質(zhì)檔案，都已進(jìn)行現(xiàn)代規(guī)范整理歸檔，也是進(jìn)行數(shù)字化工作的重要部分。紙質(zhì)類檔案按規(guī)定只對永久檔案和30年檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描工作，這兩類紙質(zhì)檔案數(shù)量很大。特種載體類為照片、獎杯、獎牌、牌匾等實物，相對紙質(zhì)檔案來說，只要進(jìn)行相關(guān)數(shù)字化處理就可保存。紙質(zhì)檔案必須購置掃描儀進(jìn)行規(guī)范化掃描，實物類檔案用數(shù)碼相機(jī)拍照，按電子歸檔標(biāo)準(zhǔn)保存。

檔案數(shù)字化，具體來說是指通過一定的技術(shù)手段將存儲在傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計算機(jī)可以識別的信息的過程。數(shù)字化加工就是將記錄在傳統(tǒng)媒體上的檔案信息通過模數(shù)轉(zhuǎn)換為以數(shù)字形式表示的信息資源，這些信息資源是數(shù)據(jù)庫最基本的信息資源。數(shù)字化加工的具體操作流程為：前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份。整個數(shù)字化流程按一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，對于職業(yè)學(xué)校來說并不困難，完全可以充分利用現(xiàn)有的設(shè)備和人力資源完成檔案數(shù)字化加工，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案庫。

二、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作的實施思路

第一，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，成立學(xué)校檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一部署，統(tǒng)一組織，明確分工，穩(wěn)步實施。領(lǐng)導(dǎo)小組成員由學(xué)校各部門負(fù)責(zé)人及負(fù)責(zé)整理檔案工作的人員擔(dān)任，下設(shè)學(xué)校檔案數(shù)字化工作辦公室，成員由分管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校檔案管理專職人員或兼職人員組成，具體開展領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)學(xué)校傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作。

第二，必要的經(jīng)費投入，科學(xué)合理核定檔案工作經(jīng)費，添置必要的設(shè)備，例如掃描儀、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等。

第三，抽調(diào)責(zé)任心強、工作認(rèn)真的人員，特別是教學(xué)能力強的計算機(jī)專業(yè)教師。組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案知識、法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，例如《浙江省省直單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施細(xì)則》《浙江省檔案局、浙江省保密局關(guān)于加強涉密檔案登記備份和數(shù)字化管理的通知》等相關(guān)文件，確保檔案信息安全、檔案實體安全。做好數(shù)字化加工過程信息安全知識的培訓(xùn)，做到風(fēng)險可控，避免不必要的檔案信息和實體損失。開設(shè)專門場所集中管理，分工協(xié)作，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化操作，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)字化加工場所。

第四，制定數(shù)字化加IT作計劃時間表，穩(wěn)步實施。存量傳統(tǒng)檔案數(shù)字化加工可以分為三大塊：文書類30年以上的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、業(yè)務(wù)類30年以上的紙質(zhì)檔案、多媒體檔案。按數(shù)據(jù)目錄庫、全文數(shù)據(jù)庫及多媒體數(shù)據(jù)庫，各自展開數(shù)字化過程。紙質(zhì)檔案前處理由檔案專職人員進(jìn)行，數(shù)字化掃描加工由計算機(jī)教師按電子文件要求進(jìn)行規(guī)范操作。

除了做好文書類、教學(xué)業(yè)務(wù)類、多媒體數(shù)字化工作外，還要建立完善檔案資源庫，包括目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、元數(shù)據(jù)庫等相關(guān)數(shù)字檔案資源，保證數(shù)字檔案資源真實、齊全、完整、安全、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、可用，為建立學(xué)校數(shù)字化檔案室提供堅實的基礎(chǔ)信息資源。

三、小結(jié)

充分利用職業(yè)學(xué)?，F(xiàn)有的人力和物力資源，盡量使檔案數(shù)字化加II作成本小、風(fēng)險低，提高技術(shù)能力，提早開展綜合檔案室傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加II作，為今后“文檔一體化”“館室一體化”做好基礎(chǔ)性工作。職業(yè)學(xué)校傳統(tǒng)檔案數(shù)字化過程是實現(xiàn)學(xué)校檔案資源數(shù)字化、學(xué)校檔案管理智能化、學(xué)校檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)性工作，也是適應(yīng)時代要求而開展的工作。

（作者單位：長興技師學(xué)院）