用“數(shù)據(jù)字典”解決會(huì)計(jì)信息化教學(xué)中年末結(jié)轉(zhuǎn)難題

蔡曉恒

摘要：用友數(shù)據(jù)字典是指對(duì)用友財(cái)務(wù)軟件內(nèi)部數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)項(xiàng)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、處理邏輯、外部實(shí)體等進(jìn)行定義和描述，其目的是對(duì)數(shù)據(jù)流程圖中的各個(gè)元素做出詳細(xì)的說明。數(shù)據(jù)字典一般是給開發(fā)人員用的，列出了系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫的情況，數(shù)據(jù)庫中包含的所有表及其每個(gè)字段的類型、對(duì)應(yīng)的中文名稱、含義等。用友數(shù)據(jù)字典的重要用途是對(duì)每個(gè)模塊中的表名做出中文定義和說明。以用友U872為例，闡述如何使用數(shù)據(jù)字典來解決教學(xué)中年末結(jié)賬的問題。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)字典；年末結(jié)轉(zhuǎn)；數(shù)據(jù)庫

中圖分類號(hào)：G4

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.30.086

1引言

由于商業(yè)會(huì)計(jì)軟件的迅猛發(fā)展，其方便快捷的操作，大大節(jié)省會(huì)計(jì)人員的工作量，因此我校使用用友U872演示版軟件進(jìn)行實(shí)驗(yàn)教學(xué)。然而由于教學(xué)演示版的限制，財(cái)務(wù)軟件中有些功能無法實(shí)現(xiàn)。因此在教學(xué)過程中，我校教師利用用友數(shù)據(jù)字典，對(duì)系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改，恢復(fù)受限功能，達(dá)到教學(xué)目的。本文以用友U872為例，介紹在教學(xué)過程中如何解決年末結(jié)賬的問題。

2提出問題

由于學(xué)校教學(xué)軟件并非商業(yè)版本，因此年底總賬模塊是無法結(jié)賬的。

當(dāng)學(xué)生1-11月份的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成后，可以直接進(jìn)入用友軟件，打開總賬系統(tǒng)模塊，依次點(diǎn)擊總賬-期末-結(jié)賬，工作報(bào)告顯示成功結(jié)賬?？墒?2月份按照本步驟結(jié)賬卻無法成功。查看工作報(bào)告發(fā)現(xiàn)，由于子模塊薪資模塊尚未結(jié)賬，因此總賬在期末也無法結(jié)賬。

薪資模塊尚未結(jié)賬的原因是薪資模塊的月結(jié)工作只在會(huì)計(jì)年度的1-11月份進(jìn)行；當(dāng)執(zhí)行薪資模塊月結(jié)的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)“請(qǐng)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)操作”的對(duì)話框。這是因?yàn)樾劫Y模塊只有月末處理，沒有年末處理，因此12月份不能進(jìn)行月結(jié)，而是在“年末結(jié)轉(zhuǎn)”中完成的。

3解決問題

3.1建立新年度賬，執(zhí)行結(jié)轉(zhuǎn)上年

在12月份月末時(shí)，先建立一個(gè)新的年度賬。建立年度賬的工作由賬套主管在“系統(tǒng)管理”里面做。再把系統(tǒng)日期調(diào)整到新建立的年度賬的1月份，用賬套主管的身份登錄系統(tǒng)管理，結(jié)轉(zhuǎn)上年度的工資數(shù)據(jù)就行了。具體做法是：

3.1.1建立年度賬

（1）在系統(tǒng)管理界面單擊“年度賬-建立”菜單，進(jìn)入建立年度賬。

（2）系統(tǒng)彈出建立年度賬的界面，它中有兩個(gè)欄目“賬套”和“會(huì)計(jì)年度”，都是系統(tǒng)默認(rèn)，不能進(jìn)行修改操作。

（3）系統(tǒng)提示“確認(rèn)建立[2016]年度賬嗎？”點(diǎn)擊“是”。

（4）系統(tǒng)提示正在傳遞基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表。

（5）系統(tǒng)提示建立年度：[2016]成功。

3.1.2結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)

（1）以賬套主管的身份選定賬套注冊(cè)登錄，進(jìn)入系統(tǒng)管理界面。注：此時(shí)注冊(cè)的年度應(yīng)該是需要進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)的年度，如需要將2015年的數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)的2016年，則需要以2016年注冊(cè)進(jìn)入。

（2）在系統(tǒng)管理界面單擊“年度賬”的下級(jí)菜單“結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)”，點(diǎn)擊相應(yīng)模塊結(jié)轉(zhuǎn)功能進(jìn)行上年數(shù)據(jù)的結(jié)轉(zhuǎn)。

但是這樣的弊端是在執(zhí)行建立年度賬操作的時(shí)候必須使用加密狗，而幾乎每個(gè)學(xué)校在購買正版軟件時(shí)只擁有一個(gè)加密狗，因此在教學(xué)過程中每個(gè)學(xué)生拿到并使用加密狗的可能性很小，也給正常的教學(xué)帶來了困難。

3.2使用數(shù)據(jù)字典，修改薪資模塊的月結(jié)狀態(tài)

（1）數(shù)據(jù)庫中重要表的講解。

①ufysftem庫。

此庫是系統(tǒng)參數(shù)數(shù)據(jù)庫，其中主要存放各個(gè)賬套的共用信息，意義很大，日常應(yīng)用的也很多。

②ufdata庫。

此數(shù)據(jù)庫叫應(yīng)用數(shù)據(jù)庫，命名規(guī)則是ufdata_賬套編號(hào)_年度（四位計(jì)數(shù)），其中主要存放每個(gè)年度的賬務(wù)數(shù)據(jù)，包括各個(gè)模塊的數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)表中，命名方法是模塊代碼_表名。

其中：ap代表應(yīng)付；ar代表應(yīng)收；gl代表總賬；wa代表工資；fa代表固定資產(chǎn)；pu代表采購；sa代表銷售；st代表庫存；ia代表存貨；fd代表資金管理；ca代表成本等。

通過在用友數(shù)據(jù)庫表及數(shù)據(jù)字典中利用定義描述進(jìn)行比對(duì)和查找，薪資模塊期末處理應(yīng)當(dāng)在UFdata數(shù)據(jù)庫的公共模塊，表名為GL-mend，其相關(guān)功能就是結(jié)賬。

（2）執(zhí)行“開始”菜單，打開“程序-Microsoft SQL Server-企業(yè)管理器”，找到本賬套的數(shù)據(jù)庫“UFDATA_777_2015表”，在表中找到并右擊“GL-mend”，選擇“打開表-查詢”。

（3）輸入并執(zhí)行SQL語句。

薪資模塊12月的月末處理就是使工資的gl_mend中12期間對(duì)應(yīng)工資的列的值為1；參考語句：Update gl_mend set bflag_wa=1 where iperiod=12，然后點(diǎn)擊“！”執(zhí)行命令。

（4）當(dāng)再次進(jìn)行總賬期末結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)，賬套提示結(jié)賬成功。

4結(jié)束語

由于教學(xué)版本的局限性，如期末結(jié)賬這些命令我們通過修改數(shù)據(jù)庫得以實(shí)現(xiàn)。一方面學(xué)生可以通過修改數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)學(xué)習(xí)到數(shù)據(jù)庫的組成結(jié)構(gòu)和運(yùn)行狀況，另一方面也要看到在實(shí)際工作中如果通對(duì)數(shù)據(jù)庫或應(yīng)用程序結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改時(shí)，可能會(huì)造成數(shù)據(jù)損毀甚至數(shù)據(jù)泄露。因此財(cái)務(wù)專業(yè)學(xué)生在財(cái)務(wù)軟件操作時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫加以保護(hù)，設(shè)置和保護(hù)好自己的口令密碼，防止泄露他人，避免為企業(yè)造成財(cái)物損失。

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