物資集采系統(tǒng)在水運(yùn)工程施工企業(yè)中的應(yīng)用

尹潔

摘要：物資集中采購(gòu)是建筑施工企業(yè)物資采購(gòu)模式的重大變革，隨著信息技術(shù)的推廣，運(yùn)用物資集采系統(tǒng)加強(qiáng)物資采購(gòu)管理，已經(jīng)成為企業(yè)提高采購(gòu)效率，節(jié)約采購(gòu)成本的一項(xiàng)重要措施。信息化平臺(tái)及時(shí)、高效的信息交換方式，使物資采購(gòu)的集中統(tǒng)一管理成為可能。筆者在本文中對(duì)物資集采系統(tǒng)在水運(yùn)施工企業(yè)中的應(yīng)用進(jìn)行了介紹。

關(guān)鍵詞：物資集采系統(tǒng)；施工企業(yè)；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TU221 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）003-0-02

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，采購(gòu)管理一直是企業(yè)價(jià)值鏈管理的核心環(huán)節(jié)，控制采購(gòu)成本已經(jīng)成為企業(yè)盈利的重要手段之一。為實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量、低成本采購(gòu)，國(guó)內(nèi)外許多大型企業(yè)都采取了集中采購(gòu)的管理模式，同時(shí)將信息技術(shù)運(yùn)用到集中采購(gòu)管理，建立企業(yè)集中采購(gòu)管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的有效運(yùn)行對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的控制和管理，促進(jìn)企業(yè)管理水平提升，從而達(dá)到降低成本增加效益的目的，集中采購(gòu)已成為現(xiàn)代企業(yè)采購(gòu)管理的一個(gè)普遍模式。

一、集中采購(gòu)與集中采購(gòu)系統(tǒng)

采購(gòu)是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。集中采購(gòu)是指在同一企業(yè)或同一企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的采購(gòu)管理集中化趨勢(shì)，即通過對(duì)同一類材料進(jìn)行集中化采購(gòu)來(lái)降低采購(gòu)成本。

由于集中采購(gòu)數(shù)量多、金額大，環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，需要有規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒毯捅憬莞咝У男畔⒒脚_(tái)做支撐，這樣集中采購(gòu)系統(tǒng)（亦稱電子化采購(gòu)平臺(tái)）便應(yīng)運(yùn)而生，其科學(xué)的流程設(shè)計(jì)能有效提高采購(gòu)過程的規(guī)范化，信息化平臺(tái)能夠?yàn)椴少?gòu)全流程提供必要的信息支持，使供應(yīng)商的信息及與采購(gòu)相關(guān)的歷史數(shù)據(jù)能夠及時(shí)方便的獲取。

二、物資集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)

1.集中采購(gòu)是控制成本增加效益的有力措施

企業(yè)的集中采購(gòu)，一般是由企業(yè)負(fù)責(zé)物資管理的部門組織進(jìn)行的，該部門將企業(yè)內(nèi)所有子公司提報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃匯總后統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)。通過這種方式可以匯總企業(yè)內(nèi)子公司的物資需求，同品類物資的采購(gòu)量增大，會(huì)使企業(yè)在與供應(yīng)商的談判時(shí)，具有更強(qiáng)的議價(jià)能力，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益。同時(shí)，可以控制訂貨節(jié)奏，減少交易次數(shù)，節(jié)約交易費(fèi)用，從而降低采購(gòu)成本，增加企業(yè)效益。

2.集中采購(gòu)是促進(jìn)采購(gòu)管理向供應(yīng)鏈管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

供應(yīng)鏈管理是一種新的管理理念，其優(yōu)勢(shì)在于用集中化、系統(tǒng)化的思路統(tǒng)籌整個(gè)供應(yīng)鏈上的各個(gè)功能，強(qiáng)調(diào)對(duì)供應(yīng)鏈的物資流、信息流、資金流加以集成，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈整體效益的最大化。從供應(yīng)鏈的角度看，實(shí)施集中采購(gòu)有利于加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商管理。通過集中采購(gòu)，企業(yè)能夠與實(shí)力強(qiáng)、信譽(yù)好的供應(yīng)商保持長(zhǎng)期、穩(wěn)定合作關(guān)系，建立起優(yōu)良而穩(wěn)定的供應(yīng)渠道，確保物資供應(yīng)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。

3.集中采購(gòu)有利于降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

通過集中采購(gòu)，企業(yè)能夠動(dòng)態(tài)的把握市場(chǎng)供需的態(tài)勢(shì)和價(jià)格走勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)正確決策和快速調(diào)整，有效的監(jiān)控采購(gòu)資金流動(dòng)，進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，增強(qiáng)抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

4.集中采購(gòu)有利于杜絕采購(gòu)過程中的腐敗現(xiàn)象

通過集中采購(gòu)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一監(jiān)管，能夠克服分散采購(gòu)中的不規(guī)范操作行為。在企業(yè)內(nèi)部形成公平、公開、公正的采購(gòu)環(huán)境，避免權(quán)力和個(gè)人意志的干擾，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的決策民主、操作公開、過程設(shè)控、永久追溯，杜絕采購(gòu)過程中腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。

三、物資集采系統(tǒng)的應(yīng)用

水運(yùn)工程施工企業(yè)施工地域廣、工程項(xiàng)目多且較為分散，傳統(tǒng)的物資采購(gòu)模式要實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)內(nèi)部物資管理的統(tǒng)一管控難度較大，這就需要利用信息化手段，建立符合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際的集中采購(gòu)管理系統(tǒng)，運(yùn)用該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購(gòu)的集中、統(tǒng)一、有效的管理。

物資集采系統(tǒng)主要分為物資采購(gòu)管理、供應(yīng)商管理、合同管理、專家管理四大模塊。

1.物資采購(gòu)管理模塊

物資采購(gòu)管理可分為采購(gòu)計(jì)劃管理、方案管理和尋源管理三個(gè)子模塊。施工項(xiàng)目部物資管理人員負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)方案的編制工作，依據(jù)系統(tǒng)流程逐級(jí)進(jìn)行上報(bào)審批，已審批通過并生效的采購(gòu)計(jì)劃與采購(gòu)方案涉及同種物資，可自動(dòng)生成計(jì)劃和方案之間的關(guān)聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)劃與方案的一一對(duì)應(yīng)。項(xiàng)目部物資管理人員通過物資采購(gòu)計(jì)劃查詢功能可以查詢到計(jì)劃的執(zhí)行情況。而通過集采系統(tǒng)，企業(yè)物資管理部門的人員可以對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總，實(shí)現(xiàn)集中管理；并通過采購(gòu)計(jì)劃管理，全面掌握采購(gòu)計(jì)劃的進(jìn)展情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)程的監(jiān)管。

依據(jù)審批通過的采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)方案進(jìn)入下一步流程——采購(gòu)尋源管理，對(duì)物資采購(gòu)方式進(jìn)行選擇。尋源管理分為：招標(biāo)尋源、詢價(jià)尋源、競(jìng)爭(zhēng)談判尋源和其他采購(gòu)尋源幾種管理方式。一般采取招標(biāo)尋源采購(gòu)方式，包括：采購(gòu)尋源、標(biāo)書開啟、專家評(píng)標(biāo)、監(jiān)督檢查、定標(biāo)審批、定標(biāo)確認(rèn)幾個(gè)步驟。由企業(yè)的物資管理部門發(fā)布采購(gòu)招標(biāo)公告，供應(yīng)商依據(jù)招標(biāo)公告內(nèi)容進(jìn)行招標(biāo)響應(yīng)。網(wǎng)上詢價(jià)和報(bào)價(jià)代替了傳統(tǒng)訂貨，采購(gòu)人員與供應(yīng)商在網(wǎng)上進(jìn)行商務(wù)技術(shù)交流與洽談，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)業(yè)務(wù)的異地和電子化處理。網(wǎng)上采購(gòu)不僅實(shí)現(xiàn)了完全的密封報(bào)價(jià)，競(jìng)爭(zhēng)更加公平，而且使物資采購(gòu)由貨比三家變?yōu)樨洷榷嗉?，以盡可能合理的價(jià)格在網(wǎng)上實(shí)施采購(gòu)，采購(gòu)成本控制能力顯著提高。

通過集采系統(tǒng)，物資管理部門和需用單位可實(shí)時(shí)在網(wǎng)上查詢采購(gòu)進(jìn)度情況，監(jiān)察部門可以實(shí)時(shí)在網(wǎng)上跟蹤采購(gòu)業(yè)務(wù)運(yùn)行情況，實(shí)施網(wǎng)上采購(gòu)監(jiān)控。

2.供應(yīng)商管理模塊

供應(yīng)商管理包括供應(yīng)商注冊(cè)、變更和推薦幾個(gè)環(huán)節(jié)。凡具有合作意向的供應(yīng)商，均需要通過物資集采系統(tǒng)的供應(yīng)商門戶進(jìn)行網(wǎng)上注冊(cè)并通過審批，納入企業(yè)供應(yīng)商統(tǒng)一管理。當(dāng)供應(yīng)商信息發(fā)生變更時(shí)，可通過變更審核環(huán)節(jié)進(jìn)行修改。對(duì)提供的商品質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，且服務(wù)優(yōu)、信譽(yù)好，有長(zhǎng)期合作意向的供應(yīng)商，可以由項(xiàng)目部物資管理人員向上一級(jí)單位進(jìn)行推薦審批，納入企業(yè)合格供應(yīng)商名錄。經(jīng)過注冊(cè)并且通過審核的供應(yīng)商，可以參與采購(gòu)尋源相關(guān)流程。而供應(yīng)商也可以通過信息查詢功能，對(duì)自己的注冊(cè)狀態(tài)進(jìn)行查詢。

3.采購(gòu)合同管理模塊

依據(jù)審核通過的采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)方案和采購(gòu)尋源過程中確定的供應(yīng)商，項(xiàng)目部物資管理部門與物資供應(yīng)商依據(jù)供應(yīng)商中標(biāo)確定的報(bào)價(jià)及項(xiàng)目部需要的物資供應(yīng)數(shù)量簽訂物資采購(gòu)合同，按照物資集采系統(tǒng)設(shè)定的審批流程逐級(jí)進(jìn)行審核。審核通過的采購(gòu)合同，即可進(jìn)入執(zhí)行環(huán)節(jié)。企業(yè)各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)和物資管理部門可通過合同查詢、執(zhí)行情況查詢兩項(xiàng)功能監(jiān)督采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，經(jīng)過層層把關(guān)，大大降低了合同執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)。

4.專家管理模塊

專家管理是對(duì)評(píng)標(biāo)專家進(jìn)行新增和推薦的一項(xiàng)功能，涉及人員的專業(yè)領(lǐng)域較為廣泛，包括：工程技術(shù)、質(zhì)量、安全、物資、監(jiān)察、財(cái)務(wù)部門等與施工生產(chǎn)及管理密切相關(guān)的各類專業(yè)人員。由企業(yè)的物資管理部門負(fù)責(zé)專家推薦工作，經(jīng)審核通過的專家進(jìn)入到專家管理庫(kù)，依據(jù)各自擅長(zhǎng)的專業(yè)領(lǐng)域，參與采購(gòu)尋源管理不同環(huán)節(jié)的專家評(píng)標(biāo)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

物資集采系統(tǒng)的運(yùn)行，要求所有采購(gòu)業(yè)務(wù)必須嚴(yán)格按照管理制度和統(tǒng)一的流程進(jìn)行規(guī)范操作，否則各管理節(jié)點(diǎn)均無(wú)法通過運(yùn)行，避免了業(yè)務(wù)運(yùn)作中的隨意性。將信息技術(shù)運(yùn)用到物資采購(gòu)過程中，每項(xiàng)業(yè)務(wù)的工程信息及采購(gòu)情況系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)記錄在案，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)信息的高度集成和廣泛共享，真正把“操作公開、過程受控、全程在案、永久追溯”的管理要求落到實(shí)處，使物資采購(gòu)管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。

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