淺談檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作

劉 敏，尤靖怡，孫毓函

（中國船舶重工集團公司 第七〇四研究所，上海 200031）

淺談檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作

劉 敏，尤靖怡，孫毓函

（中國船舶重工集團公司 第七〇四研究所，上海 200031）

檔案工作的進步離不開標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，文章通過分析船舶行業(yè)檔案室的現(xiàn)狀，強調(diào)了檔案工作的實踐意義，點明了檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作與質(zhì)量和保障工作之間的聯(lián)系，從而提出提升檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的一些設(shè)想。

檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；質(zhì)量

0 引言

隨著船舶行業(yè)的不斷發(fā)展，作為保障部門之一的檔案部門，也必須加快前進的速度跟上時代的進步，新時期的檔案工作任務(wù)是建設(shè)一個基礎(chǔ)設(shè)施完整、信息資源充足、團隊服務(wù)高效的可持續(xù)發(fā)展型的專業(yè)檔案室，要達到更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)這一目的，離不開建立一個完整的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系。

1 檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的現(xiàn)狀分析

檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作歷來就是檔案工作的一項重要內(nèi)容。從檔案的收集、整理到立卷、歸檔，至最后的利用、銷毀，都無法離開“標(biāo)準(zhǔn)”二字。隨著數(shù)字檔案館的迅速發(fā)展，檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作也面臨一項項新的挑戰(zhàn)，如何繼承傳統(tǒng)檔案館的精華并將之延伸到數(shù)字檔案館中去是每個檔案工作人員都應(yīng)該思索的問題，然而在這項轉(zhuǎn)變中，依然存在著人才隊伍建設(shè)不足、理論研究不夠、缺乏整體規(guī)劃的問題。

1.1 人才隊伍建設(shè)不足

檔案管理人員的整體水平是影響檔案部門工作的重要因素。在大部分情況下，檔案室普遍存在不重視、管理人員平均年齡較大等問題。在這種情況下，管理人員很難采取主動思考、主動探索的方式來應(yīng)對新標(biāo)準(zhǔn)制定的問題，往往是新標(biāo)準(zhǔn)出了以后才進行培訓(xùn)，也沒有深入思考，難以進行可持續(xù)的發(fā)展。

1.2 理論研究不夠

因信息技術(shù)發(fā)展非常迅速，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)往往陳舊過時，不具備參考意義。如《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》等規(guī)定，在如今普遍使用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)的情況下顯然已經(jīng)不適用了。另外，一個成熟的檔案標(biāo)準(zhǔn)需要反復(fù)論證和實踐，而檔案標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)尤其是數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)仍處在探索階段，論證和實踐都有些不足。

1.3 缺乏整體規(guī)劃

檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)是一項系統(tǒng)性的工程[1]，大至檔案館，小至檔案室，在編制檔案標(biāo)準(zhǔn)時都應(yīng)當(dāng)將之成體系地來規(guī)劃，否則，標(biāo)準(zhǔn)之間無法聯(lián)系，相互沖突，不僅無法達到發(fā)展的目的，反而會阻礙檔案工作的進步。

2 檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系的特征

檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的建設(shè)程度反映的是整個檔案管理工作的綜合水平和標(biāo)準(zhǔn)化程度，如何能夠讓一個單位的檔案工作有序進行，且標(biāo)準(zhǔn)之間有機地結(jié)合成一個整體，首先就要了解其特征。

2.1 完整和配套

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系是由全部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)共同構(gòu)成的具有內(nèi)在聯(lián)系的整體，各項標(biāo)準(zhǔn)之間相互依存、相互補充。每種標(biāo)準(zhǔn)的制定和實施都需要有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與之配套，否則就會受到限制[2]。如當(dāng)需要對檔案進行標(biāo)準(zhǔn)檢索時，如果缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案著錄規(guī)范、目錄組織、標(biāo)識符號等，就無法對檔案進行標(biāo)準(zhǔn)檢索，反而會影響檔案的利用過程。因此，檔案的標(biāo)準(zhǔn)不應(yīng)是單獨的、分散的，而應(yīng)該互相配合，統(tǒng)一成一個體系。

2.2 協(xié)調(diào)和聯(lián)系

檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)應(yīng)當(dāng)與內(nèi)外部其他與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系相互銜接、共同發(fā)展。同為檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的要相互協(xié)調(diào)，如在搜索文書檔案時，“檔案號”和“分類號”在深度上要有一定的一致性。在與其他體系銜接時，要保持一定的協(xié)調(diào)性，如檔案與圖書、情報有一定的聯(lián)系性。

2.3 適當(dāng)?shù)谋壤?/p>

不同種類和數(shù)量的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)存在一定的比例，在制定標(biāo)準(zhǔn)時，要根據(jù)每個單位的實際情況、檔案工作重點、業(yè)務(wù)特點等因素合理地分配各項檔案管理制度在體系中所占的比例。

3 檔案標(biāo)準(zhǔn)化的實踐意義

3.1 檔案標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)

作為船舶行業(yè)的檔案管理部門，其主要目標(biāo)就是建立一個門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、高效服務(wù)、可持續(xù)發(fā)展的檔案室，而要實現(xiàn)這個目標(biāo)，很重要的一項任務(wù)就是實現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。在檔案工作及其信息活動中，各個組成部分雖有聯(lián)系，但也存在著技術(shù)的銜接和配合問題，要讓這些業(yè)務(wù)能夠統(tǒng)一起來，就離不開檔案標(biāo)準(zhǔn)化這個根本途徑。

3.2 檔案的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化密不可分

現(xiàn)代檔案標(biāo)準(zhǔn)化的意義在于規(guī)范不同檔案信息間的接口，約束檔案管理行為規(guī)范，正確引導(dǎo)檔案工作的方向[3]。檔案工作的實踐性很強，在這種情況下，理論對實踐的指導(dǎo)就顯得尤為重要，如果沒有一整套標(biāo)準(zhǔn)體系，勢必造成檔案工作的混亂，如檔案著錄項目和格式不一致、標(biāo)識符號不清、整理和檢索方式不統(tǒng)一等，容易影響檔案的利用，甚至出現(xiàn)再次整理檔案的重復(fù)性勞動。隨著信息化的推廣，檔案信息資源的共享速度加快，沒有一個成套的標(biāo)準(zhǔn)來制約、規(guī)范檔案顯然是不行的。因此，在檔案工作的每一個環(huán)節(jié)上，都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，這樣不僅節(jié)省了重復(fù)勞動的時間，更能夠制作出高質(zhì)量、有價值的檔案。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)化是檔案部門對外聯(lián)系的紐帶

進入信息時代后，檔案工作也進入到了尋求“信息共享”的階段，如何能夠更好、更便捷地將資源共享給有需要的人成了檔案工作的一大主要目標(biāo)。檔案標(biāo)準(zhǔn)化則是保證“檔案信息共享”的重要支撐力量，它能夠為檔案工作提供規(guī)范化的交流語言，將一份份看似“孤立”的文件有機地連接成檔案，將看似“孤立”的檔案部門與整個單位聯(lián)系起來。

4 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的途徑

在日常檔案工作中，根據(jù)國家規(guī)定，正確的歸檔流程為“應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機構(gòu)收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理”[4]。這個最基本的流程涵蓋了能夠使檔案標(biāo)準(zhǔn)工作得到提升的四大問題：源頭文件的收集、標(biāo)準(zhǔn)的制定與修訂、人才隊伍建設(shè)和軟硬件設(shè)施。

4.1 源頭文件的收集

源頭文件的標(biāo)準(zhǔn)化程度直接影響到成卷宗后檔案的質(zhì)量，尤為明顯的例子就是公文的制發(fā)，只有嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)和上級單位的要求制作的文件，才能符合公文的標(biāo)準(zhǔn)，這樣，在后續(xù)的流轉(zhuǎn)、上報、歸檔、查閱等一系列過程中，都會帶來極大的便捷。

在這一環(huán)節(jié)中，也要注意與每個研究科室的溝通，最好每個科室都能配備相應(yīng)的兼職檔案員。如果檔案兼職人員都能按照相關(guān)規(guī)定做好檔案的預(yù)歸檔工作，而不是把一堆未整理的檔案直接交給檔案人員，就能在很大程度上保證源頭文件不缺失、不遺漏，對提高檔案的價值有很大的益處。

4.2 標(biāo)準(zhǔn)的制定與修訂

要實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，極為重要的一項就是實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，這是實現(xiàn)目標(biāo)的重要前提和保障。船舶行業(yè)的檔案類型繁多，除文書檔案和科技檔案外，還有基建檔案、聲像檔案和實物檔案等，要使檔案工作有序進行，就需要制定相匹配的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，例如中國船舶重工集團公司第七〇四研究所編寫制定的《檔案工作管理歸檔》、《科技檔案建檔管理辦法》、《文書檔案建檔管理辦法》等六項管理辦法，又在之后根據(jù)10號令和集團公司下發(fā)的規(guī)章制度修訂了一部分檔案管理辦法，如《文件和記錄管理辦法》，使檔案制度能夠覆蓋所內(nèi)的檔案工作范圍，使檔案工作有章可循、有法可依。

4.3 人才隊伍建設(shè)

所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，沒有標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作就無法很好地推行。然而，檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定離不開人的參與。檔案標(biāo)準(zhǔn)制定不是單一的事件，而是包括了標(biāo)準(zhǔn)制定、宣傳、實施、評價、反饋、檢查等一系列環(huán)節(jié)的動態(tài)過程，是一個不斷深化和完善的過程，這就需要人的參與。任何一個標(biāo)準(zhǔn)，都離不開廣大檔案工作人員的積極參與。正是因為檔案工作人員前期積極探討制定、中期規(guī)范操作、后期思考反饋，檔案標(biāo)準(zhǔn)才能夠不斷完善，檔案工作才能有序進行，才能推動檔案管理逐步向高質(zhì)量、高效率發(fā)展。檔案工作的進步和發(fā)展需要不斷吸納新知識、新技術(shù)，因此，檔案管理人才隊伍的整體水平直接影響到單位的檔案管理現(xiàn)狀。在傳統(tǒng)意識中，檔案部門屬于單位的邊緣部門，不太受重視，年輕員工也不愿意進入檔案部門。要提升檔案工作，檔案人員隊伍建設(shè)的重要性不言而喻。要提升人才隊伍的整體水平，可從幾方面入手：

1）吸納年輕的檔案工作人員，為他們創(chuàng)造可持續(xù)發(fā)展的良好環(huán)境，提升員工的歸屬感和積極性。

2）加強專、兼職人員尤其是專職檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅是檔案專業(yè)知識，更要加強學(xué)習(xí)計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、法律法規(guī)等與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容，多參與各類研討會，由此來拓寬工作人員的視野，鼓勵工作人員積極思考、主動創(chuàng)新。對于兼職檔案人員，要增加源頭文件辨識方面的培訓(xùn)，以便將有用的源頭文件完整、完好地保存下來。

3）建立獎懲制度，做到賞罰分明，盡量避免不合理的人員流動，提升工作人員的責(zé)任感和歸屬感。

4.4 軟硬件設(shè)施的建設(shè)

充足的后勤保障是實施檔案標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)條件。在大數(shù)據(jù)時代，每個單位都進入了信息化階段，除去計算機、掃描儀等硬件設(shè)備的購買，還應(yīng)該注意軟件的配備。由于市場上現(xiàn)有的檔案軟件繁多，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，通用性不好，在購買軟件之前就應(yīng)做好調(diào)研工作，選取適合本單位標(biāo)準(zhǔn)的軟件。軟件啟用后，要嚴(yán)格按照單位的規(guī)章制度來設(shè)置人員權(quán)限等，并不斷完善，實時更新，使得檔案軟件符合上級電子檔案存放和查閱的要求。

另外，訂購標(biāo)準(zhǔn)尺寸的檔案盒、檔案袋，符合標(biāo)準(zhǔn)的光盤、庫架等裝具和載體也是保證檔案工作有序進行，避免出現(xiàn)錯誤的重要一環(huán)。

5 結(jié)論

總之，檔案工作的宗旨是為科研生產(chǎn)而服務(wù)，其運作離不開每個檔案工作人員的努力和探索。做好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作，建立完整完備的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，是檔案室可持續(xù)發(fā)展的前提，更是檔案工作邁向新時代的重要基石。

[1] 韓子靜, 孫曉菲, 熊健敏, 等. 我國數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)現(xiàn)狀分析[J]. 蘭臺世界旬刊, 2015(2): 39-40.

[2] 張春艷. 檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系基本特性和構(gòu)成初探[J]. 農(nóng)業(yè)與技術(shù), 2013(11): 251.

[3] 王曉源, 徐剛. 檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的實踐意義[J]. 檔案與建設(shè), 2003(4): 11-12.

[4] 上海市檔案局. 檔案管理[M]. 上海: 上海社會科學(xué)院出版社, 2003.

3）在為海上鉆井平臺等鉆采設(shè)施運送燃料、鉆井泥漿和其他專用散裝貨物時，均采用適合于在MAT下操作的諸如軟管、閥門、附件等相關(guān)設(shè)備。

4）救生艇和救助艇設(shè)置罩蓋，運動部件設(shè)置電伴熱保護。

5）冰區(qū)雙燃料平臺供應(yīng)船具有GR B(100)船級符號，具備救助100人的能力，對于救助區(qū)域應(yīng)在下述部位設(shè)計電伴熱防冰措施：（1）左右救助區(qū)域間的甲板區(qū)域；（2）救助區(qū)域的欄桿與扶手；（3）通向起居處所或治療區(qū)域的通道。

6）消防總管及消防炮、消防噴頭設(shè)置整齊伴熱和隔熱絕緣。

7）確保脫險通道安全通行，在主脫險通道設(shè)置電伴熱裝置，并且在設(shè)計脫險通道時通道尺寸比常規(guī)增加了10%，主要考慮穿著極地服的人員的通行需要。脫險通道的門，選擇穿戴極地手套可以開關(guān)的形式。

8）航行燈選用能夠自發(fā)熱型式的燈，確保能產(chǎn)生足夠的熱量，防止冰凍。

4 結(jié)論

隨著全球變暖，越來越多的船舶選擇在北極以及高緯度寒冷區(qū)域航行。本文總結(jié)分析了IMO國際公約以及主要船級社的規(guī)范規(guī)則，針對各個船級社的規(guī)范差異給出了對策，并基于具體項目闡述了冬季化船級符號的相關(guān)要求在設(shè)計中的應(yīng)用。在分析規(guī)范規(guī)則和設(shè)計應(yīng)用中提出如下建議：

1）各船級社已針對設(shè)計溫度的定義開展溝通，在不久的將來會形成一個統(tǒng)一的定義，需要重點關(guān)注和持續(xù)跟蹤IMO和國內(nèi)外船級社冬季化要求的最新進展；

2）加強與廠商和船級社的合作溝通，探求更加高效節(jié)能并符合船級社規(guī)范的冬季化防冰凍措施，達到優(yōu)化設(shè)計方案的目的。

參考文獻：

[1] ABS. OSV-PART6, Offshore Support Vessel, Optional Items and Systems [S]. 2015.

[2] 中國船級社. 鋼質(zhì)海船入級規(guī)范 第8篇第23章[S]. 2016.

[3] DNV GL. Rules for Classification Ships Part 6 Chapter 6[S]. 2016.

[4] LR. Provisional Rules for the Winterization of Ships[S]. 2015.

[5] IMO. IMO International Code for Ships Operating in Polar Waters: MSC. 385(94)[S]. 2015.

[6] 劉劍峰. 75 m海洋平臺供應(yīng)船的設(shè)計[J]. 船舶標(biāo)準(zhǔn)化工程師, 2013, 46(3): 30-33.

Brief Introduction of File Work Standardization

Liu Min, You Jingyi, Sun Yuhan

(Shanghai Marine Equipment Research Institute, Shanghai 200031, China)

The improvement of file work is based on standardized foundation. The paper analyzes the situation of file work in the ship industry and emphasizes on the practical significance of file work. The connections between the standardization of file work with quality control and the indemnificatory work is elucidated. Furthermore, the paper puts forward some suggestions for the promotion of file work standardization.

file work; standardization; quality

G271

A

10.14141/j.31-1981.2017.02.003

劉敏（1990—），女，助理館員，研究方向：檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。