基于三個導(dǎo)向的一體化協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)實踐
——以浙江省檔案局（館）為例

王偉俊 翁 梅/浙江省檔案局

辦公自動化系統(tǒng)通過利用信息技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化處理，使機(jī)關(guān)工作人員能夠方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集和信息處理，提高辦公效率，為機(jī)關(guān)科學(xué)管理提供重要支撐。浙江省檔案局（館）OA辦公系統(tǒng)于2005年投入使用，至今已經(jīng)運(yùn)行十多年，隨著信息技術(shù)的更新?lián)Q代和檔案事業(yè)的快速發(fā)展，原有的OA辦公系統(tǒng)在技術(shù)、設(shè)計及性能等方面已不能完全滿足局（館）工作需要。2016年，局（館）OA辦公系統(tǒng)升級改造被列為省檔案館新館信息化建設(shè)項目，與新館建設(shè)同步實施。在項目實施過程中，堅持問題導(dǎo)向、需求導(dǎo)向、目標(biāo)導(dǎo)向，集思廣益、精準(zhǔn)發(fā)力，努力建設(shè)與新館相匹配，走在省級機(jī)關(guān)前列的一體化協(xié)同辦公系統(tǒng)，為在新館這一新起點上把浙江檔案事業(yè)推向新高度提供更好的基礎(chǔ)支撐。

1 堅持問題導(dǎo)向，盡力解決機(jī)關(guān)干部反映的問題

針對省檔案局（館）OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)使用10多年，既積累了較為豐富的經(jīng)驗，也累積了不少問題的實際情況，我們堅持問題導(dǎo)向，把盡力解決機(jī)關(guān)干部使用中反映的問題作為首要任務(wù)。

1.1 廣泛深入調(diào)研。首先把全面了解局（館）OA辦公系統(tǒng)運(yùn)行狀況、存在問題和全體干部職工對OA辦公系統(tǒng)項目建設(shè)的需求作為重點工作。一是對內(nèi)全面調(diào)查。設(shè)計分發(fā)《OA辦公系統(tǒng)使用情況調(diào)查表》，上門征求意見，向局（館）各處室進(jìn)行全面的需求調(diào)查，力求做到地毯式、全覆蓋。二是對外學(xué)習(xí)借鑒，先后對省政府辦公廳、省發(fā)改委、省地稅局、麗水市政府等的OA辦公系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行情況進(jìn)行調(diào)研。

1.2 著力解決問題。對調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題和建議進(jìn)行認(rèn)真梳理分析，有的放矢地分門別類解決。首先，把準(zhǔn)方向。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合廣大干部職工的意見，經(jīng)論證會論證，確定局（館）OA辦公系統(tǒng)項目采取升級改造的方案。其次，理清問題。針對需要在升級改造中解決的問題以及新增建議，著力在升級改造中加以解決。第三，邊做邊改。針對存在的問題和大家提出的意見建議，與技術(shù)人員反復(fù)溝通，組織相關(guān)人員先后多次上門服務(wù)，努力使干部職工反映的問題和提出的意見建議全部得到了解決。

2 堅持目標(biāo)導(dǎo)向，努力建設(shè)走在前列的一體化協(xié)同辦公系統(tǒng)

對標(biāo)新部署新標(biāo)準(zhǔn)新要求，堅持目標(biāo)導(dǎo)向，遵循先進(jìn)性原則，努力使OA辦公系統(tǒng)能夠走在前列，發(fā)揮示范引領(lǐng)作用。

2.1 堅持“新”字為要，努力走在前列

需要在升級改造中解決的問題新增的需求建議電子公文庫查找文件不方便目前OA郵件附件容量過小，建議擴(kuò)大附件上傳容量登錄密碼記憶功能缺失 OA郵件標(biāo)題為空時默認(rèn)為附件標(biāo)題，而非“無主題”卸載word安裝wps或先裝wps再裝word后，會出現(xiàn)控件安裝失敗或無法使用，表現(xiàn)為無法直接打開附件中的word文檔，導(dǎo)致無法在網(wǎng)頁上直接打開文檔進(jìn)行編輯 待閱公文過期可自動刪除上傳文件大小為0KB（文件可能已損壞）會導(dǎo)致OA系統(tǒng)崩潰 添加表格下載功能，常用的審批表格自行下載打印短信接口在重啟服務(wù)器后再啟動時經(jīng)常報錯端口被占用 將郵件系統(tǒng)“發(fā)送并保存”移至“發(fā)送”前面，成為默認(rèn)值OAweb服務(wù)運(yùn)行一段時間會出問題，導(dǎo)致無法打開OA 優(yōu)化OA界面，路徑簡潔些，欄目設(shè)置更合理一段時期OA服務(wù)器經(jīng)常重啟，需要軟件商與硬件商討論解決 歷史公告要可以保存在“公文管理——發(fā)文管理和收文管理”里，辦結(jié)文件只能顯示20條記錄 點擊電子公文庫，顯示歸檔收文和歸檔發(fā)文在OA公文庫的文件有時送不進(jìn)檔案庫 電子公文流轉(zhuǎn)時，適當(dāng)擴(kuò)大閱知范圍，如一些政策法規(guī)性文件可全體干部閱瀏覽器升級時檔案庫登錄會出現(xiàn)故障 進(jìn)一步完善檔案庫中照片檔案管理模塊收文登記時，當(dāng)文號錄入重復(fù)時能自動提示

一是對標(biāo)新部署。認(rèn)真貫徹落實省“兩辦”《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見》和《全省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》部署要求，理清建設(shè)思路，完善系統(tǒng)功能，認(rèn)真落實新部署。如，按照“推進(jìn)文檔一體化、館室一體化、館際一體化建設(shè)，提升檔案信息資源共建共享水平”的要求，完善文檔一體化、館室一體化功能，實現(xiàn)辦公系統(tǒng)和數(shù)字檔案室系統(tǒng)一體化協(xié)同；按照“各地各單位全面落實電子文件歸檔、電子檔案移交和管理制度，對具有保存價值的電子文件做到應(yīng)歸盡歸、統(tǒng)一管理”，對原有數(shù)字檔案室進(jìn)行升級，實現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)范化、程序化、自動化；按照“積極采用各種新的技術(shù)手段保證和改善各種載體檔案安全”的要求，重新購置支持系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)設(shè)備和軟件，保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性、安全性，并實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的自動備份。

二是銜接新標(biāo)準(zhǔn)。堅持開放性原則，采用開放體系標(biāo)準(zhǔn)，遵循國家和地方有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使系統(tǒng)能夠在目前主流平臺上穩(wěn)定運(yùn)行，具備優(yōu)秀的跨平臺和可移植性能力。如，針對《浙江省省直單位電子公文歸檔與電子檔案管理暫行辦法》提出的電子文件歸檔、管理和移交接收的相關(guān)要求，完善電子文件歸檔模塊，按要求規(guī)范電子文件元數(shù)據(jù)等信息的歸檔，并與數(shù)字檔案室無縫對接，開發(fā)電子檔案移交接口，做好與省檔案館電子文件歸檔與接收平臺的有機(jī)銜接；針對新的《歸檔文件整理規(guī)則》提出的檔號編制規(guī)則等新要求，對數(shù)字檔案室系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的對接完善，使其更加符合歸檔文件整理實際和檔案管理現(xiàn)代化的要求；針對《浙江省人民政府電子印章管理暫行辦法》的規(guī)定，為省政府推行的電子印章預(yù)留接口，確保OA電子文件的真實性、完整性和有效性；系統(tǒng)具有較好的兼容性，為其他應(yīng)用軟件提供開放數(shù)據(jù)接口，便于與其他系統(tǒng)相互集成，檔案借閱審批與數(shù)字檔案室規(guī)范對接、OA與短信平臺等即時通訊高度集成；針對移動應(yīng)用平臺做好前期的技術(shù)銜接，為今后的移動辦公奠定了基礎(chǔ)。

三是體現(xiàn)新要求。堅持先進(jìn)性原則，在保證可靠性和技術(shù)成熟性的基礎(chǔ)上，采用先進(jìn)的系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)、發(fā)先進(jìn)的構(gòu)架方式、先進(jìn)的系統(tǒng)軟硬件平臺、先進(jìn)的應(yīng)用軟件設(shè)計思想和實現(xiàn)技術(shù)，確保技術(shù)領(lǐng)先，高起點設(shè)計，為各類應(yīng)用功能的實現(xiàn)提供最佳的技術(shù)支持。如對原有OA辦公系統(tǒng)底層平臺進(jìn)行更新，以提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性、科學(xué)性、可管理性和人性化；集成了最新的搜索引擎技術(shù)，實現(xiàn)方便、快捷、準(zhǔn)確的搜索；在文件辦理過程中設(shè)置了辦理期限，增添了領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注功能，超出期限自動提醒，方便及時響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，提升辦公系統(tǒng)的時效性和針對性；發(fā)文流程新增生成清稿、正文轉(zhuǎn)PDF流程，生成符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的版式文件，為電子文件打包歸檔奠定了基礎(chǔ)；辦公系統(tǒng)與數(shù)字檔案室實現(xiàn)統(tǒng)一用戶登錄，實現(xiàn)不同系統(tǒng)的用戶登錄與權(quán)限同步，檔案借閱審批與數(shù)字檔案室無縫銜接。

2.2 堅持“穩(wěn)”字當(dāng)頭，確保順利過渡

力爭繼承原OA辦公系統(tǒng)被普遍認(rèn)可的功能模塊、操作方式及使用習(xí)慣，保證用戶使用的平穩(wěn)過渡。堅持穩(wěn)定性原則。采用更加穩(wěn)定的平臺，解決之前存在的系統(tǒng)缺陷和兼容性問題，確保系統(tǒng)升級改造后能更加穩(wěn)定，運(yùn)行效率更高。在注重先進(jìn)性的同時，系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)采用業(yè)界公認(rèn)成熟并被廣泛應(yīng)用的技術(shù)，降低系統(tǒng)實施風(fēng)險。堅持可靠性原則。確保重要數(shù)據(jù)萬無一失，保證系統(tǒng)的高可靠性。在升級改造過程中共遷移文件15281件，沒有因為升級改造丟失一條數(shù)據(jù)；對老數(shù)據(jù)作了梳理，對473個無效或錯誤數(shù)據(jù)進(jìn)行了修改完善，確保了數(shù)據(jù)的完整性，沒有因為項目實施而影響用戶的正常使用。堅持規(guī)范性原則。在系統(tǒng)升級改造的同時，對數(shù)據(jù)交換和接口統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證系統(tǒng)的規(guī)范化和可擴(kuò)展性。堅持經(jīng)濟(jì)性原則。充分考慮經(jīng)濟(jì)方面的因素，充分利用現(xiàn)有軟硬件資源，認(rèn)真分析技術(shù)開發(fā)體系和系統(tǒng)建設(shè)方案的投資效益，力求系統(tǒng)具有最優(yōu)的性價比。

3 堅持需求導(dǎo)向，著力從“用戶體驗”立場完善供給

堅持把提升用戶體驗放在第一位，從“用戶體驗”立場找準(zhǔn)需求和修正需求，在完善供給上發(fā)力，提升用戶滿意度。

3.1 做好方案論證，努力體現(xiàn)需求。編制項目方案突出一個“深”字。根據(jù)局（館）內(nèi)部調(diào)研和方案論證的要求，進(jìn)一步梳理項目建設(shè)的功能需求，結(jié)合自身實際，制定項目功能需求方案。在此基礎(chǔ)上，通過多次調(diào)研座談和項目組會議，結(jié)合技術(shù)要求，補(bǔ)充功能需求的技術(shù)實現(xiàn)部分，形成項目建設(shè)方案，并根據(jù)需求的增加和變化，不斷加以修改完善。

3.2 做好技術(shù)開發(fā)，努力落實需求。項目方案共落實43項新需求，新增加14項，改造29項，努力使人機(jī)交互界面更加簡潔、實用，貼近用戶日常辦公習(xí)慣，功能模塊和界面風(fēng)格更加清晰，操作更加方便，具有良好的用戶體驗。如，系統(tǒng)開發(fā)了新的搜索功能，并在首頁設(shè)置了搜索入口，提高了系統(tǒng)文件搜索的方便性、快捷性和準(zhǔn)確性；系統(tǒng)分類整合了所有的在辦文件，并在首頁添加了查詢在辦文件的鏈接，解決查詢在辦文件不方便的問題；修改了首頁的專網(wǎng)導(dǎo)航，現(xiàn)在能分類顯示鏈接國家、省級、省內(nèi)的所有檔案網(wǎng)站及其他相關(guān)網(wǎng)站；對通知公告進(jìn)行了升級調(diào)整，可以按照角色分類進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布的公告按照通知或公告的類別在首頁分類顯示；收發(fā)文新增了查詢權(quán)限的設(shè)置，文件辦理完畢后除了文件辦理人員可以查詢，設(shè)置的有查詢權(quán)限的人員也可以查詢，優(yōu)化文件查閱；新增收藏功能，收發(fā)文件辦理過程中可以對重要文件進(jìn)行收藏，方便以后的查閱；新增回收站功能，收發(fā)文件如果誤操作刪除了，可以從回收站中還原；對傳閱件進(jìn)行修改升級，傳閱件可以再進(jìn)行傳閱，并且能填寫意見；對郵件系統(tǒng)進(jìn)行升級修改，新增回執(zhí)功能，優(yōu)化附件上傳、搜索的功能；新增周工作紀(jì)實模塊，方便工作匯報的管理。