檔案主題標(biāo)引的特性之我見

李明

摘要：檔案的主題標(biāo)引是實現(xiàn)檔案自動化管理關(guān)鍵性的前期工作，是指對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進(jìn)行查找的前提，它是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件，本文結(jié)合工作實際就檔案主題標(biāo)引的特性進(jìn)行了探討和分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；標(biāo)引語言；主題標(biāo)引

標(biāo)引是檔案管理工作者對文獻(xiàn)進(jìn)行主題分析的結(jié)果，即將檔案主題的自然語言轉(zhuǎn)換成檔案分類檢索語言的過程，也就是對檔案進(jìn)行主題分析的結(jié)果賦予分類號標(biāo)識的過程。檔案條目按所賦予的分類號排列起來，就形成了一個與分類體系相同的邏輯系統(tǒng)，從而達(dá)到系統(tǒng)反映檔案，以便于檢索、利用。主題標(biāo)引是根據(jù)主題法的體系按字順順序排列的字順系統(tǒng)，利用主題詞來標(biāo)識檔案文獻(xiàn)的屬性。兩者是不同體系結(jié)構(gòu)的標(biāo)引方法，因此在功能、方法、檢索效率等方面既有共性，也有特性。也就是說，只有深入探析兩種檢索方法的共性與特性，才能科學(xué)地提出適合辦公自動化環(huán)境要求的大一統(tǒng)檢索體系。

一、檔案標(biāo)引流程分析

首先，審讀文件、案卷，了解檔案所論述的內(nèi)容。主要通過題名來確定檔案主題，如果題名不能確切反映文件內(nèi)容和成分，再查閱正文、文頭、文尾和附加標(biāo)記等，力求準(zhǔn)確把握檔案的主題。其次，進(jìn)行主題分析，確定主題類型與結(jié)構(gòu)。再次，查表，轉(zhuǎn)換主題概念。將檔案的主題概念分析出來后，即可從檔案分類表和主題詞表中選定相應(yīng)的分類號和主題詞進(jìn)行概念轉(zhuǎn)換，對于多主題的檔案應(yīng)該分解成幾個單主題進(jìn)行標(biāo)引。第四，給出檔案標(biāo)識，即給出分類號或主題詞，對標(biāo)引的結(jié)果以及標(biāo)引中所處理的某些問題（如增刪主題詞等）進(jìn)行記載，以不斷提高標(biāo)引質(zhì)量。最后，校對審核，主要審核主題分析是否全面、準(zhǔn)確，主題概念的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)引規(guī)則，標(biāo)引記錄有無差錯等。

二、主題標(biāo)引方式方法分析

檔案主題分析，是根據(jù)檔案標(biāo)引和檢索的需要，依據(jù)一定方式，對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析，提取檔案主題概念，確定檔案主題的類型與結(jié)構(gòu)的過程。主題分析的質(zhì)量如何，直接關(guān)系到檔案標(biāo)引的效果乃至整個檔案檢索系統(tǒng)的檢索效率。主題標(biāo)引方式方法有四種：首先是整體標(biāo)引：即對一檔案主題用一個標(biāo)識來概括性標(biāo)引。其次是全面標(biāo)引，即對檔案的各個局部主題或構(gòu)成完整主題的各個主題因素分別標(biāo)引。再次是補充標(biāo)引，即除了檔案的整體主題作概括性標(biāo)引外，再選擇一個主要的局部主題因素作單獨標(biāo)引。最后是重點標(biāo)引，只選擇檔案中對本單位服務(wù)對象有情報價值的個別局部主題作標(biāo)引。全面標(biāo)引和補充標(biāo)引可以達(dá)到較大的深度，所以又稱為深度標(biāo)引，因為深標(biāo)引意味著更多的標(biāo)引來更全面地更具體地標(biāo)引案卷內(nèi)容。因此，深標(biāo)引不但可以提供更多的檢索途徑，而且可以達(dá)到理想的檢索效果。從檔案利用的角度來看。只有深度標(biāo)引才能使檔案利用者在龐大的檔案中，一方面通過檢索標(biāo)引提供的線索查找所需檔案材料，另一方面又通過檢索標(biāo)識提供的信息，盡可能一下子了解了檔案的內(nèi)容。案卷的標(biāo)引深度取決于主題分析水平。對同一檔案采用微觀分析法所得到的主題概念的含量，必然多于采用宏觀分析法所得列的主題概念的數(shù)量。主題概念的數(shù)量多，表達(dá)這此概念所需的標(biāo)識數(shù)量也就多，標(biāo)引深度也就大。由此可見，為了達(dá)到較大的標(biāo)引深度，首先必須對檔案主題作深入分析，并注意提高分析水平。

三、檔案主題分析的依據(jù)

分析檔案主題的依據(jù)主要為檔案題名、文件版頭、附加標(biāo)記乃至正文等，其中檔案題名是作者對檔案中心內(nèi)容的概括，一般都能準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，但也有一些檔案題名不能準(zhǔn)確表達(dá)檔案的中心內(nèi)容，所有題名不能作為檔案主題分析的唯一依據(jù)，此時就需要查閱文件版頭和附加標(biāo)記。文件版頭包括作者、收文機關(guān)、文件字號、時間、密級等內(nèi)容，通過它有助于明確文件的具體內(nèi)容、使用范圍及參考價值等。當(dāng)從標(biāo)題、文件版頭和附加標(biāo)記還不能判定檔案主題時，就有必要瀏覽正文。通過翻閱檔案正文可以了解其撰寫目的、中心內(nèi)容，從而確定檔案論述和研究的主題。普通檔案題名一般由作者、事由、文件（案卷）名稱三部分組成，并標(biāo)明了發(fā)文機關(guān)名稱，其中含有大量可供檢索的內(nèi)容特征和形式特征，基本能反映檔案的主題。

檔案主題類型可分為單主題與多主題兩種。只記錄或闡述一個事物或一個問題的檔案，稱單主題檔案，如出版信息、檔案館建筑設(shè)計等；論述兩個或兩個以上事物或問題的檔案，稱之為多主題檔案，如出版集團(tuán)的成立時間與運營模式等。對多主題檔案應(yīng)分解為幾個單主題分別進(jìn)行分析。依主題的構(gòu)成因素，可分為單元主題和復(fù)合主題。單元主題是指由一個主題因素構(gòu)成的主題，論述的是一特定的事物對象或問題，分析時只需將該主題概念析出即可；復(fù)合主題是指由若干個主題因素結(jié)合構(gòu)成的主題，對復(fù)合主題須深入分析其結(jié)構(gòu)及主題因素之間的相互關(guān)系。依主題的重要程度，可分為主要主題和次要主題。在進(jìn)行主題分析時，應(yīng)重點分析主要主題，根據(jù)標(biāo)引的需要對其作充分的提煉，而對次要的主題，則應(yīng)根據(jù)它的實際標(biāo)引價值決定取舍。依對主題表達(dá)的明確程度，可分為顯性主題和隱性主題。顯性主題是作者明確闡述的主題；隱性主題是作者未直接加以表達(dá)，而是隱含于檔案內(nèi)容之中的主題。對顯性主題的分析較為容易，可根據(jù)檔案題名或正文直接撮主題概念，而隱性主題則易漏標(biāo)，須在深入了解檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析和提煉。

單元主題結(jié)構(gòu)簡單，內(nèi)由一個主題詞因素構(gòu)成，而復(fù)合主題結(jié)構(gòu)復(fù)雜，一般由幾個主題因素構(gòu)成，因此分析主題結(jié)構(gòu)，主要是針對復(fù)合主題而言。主題因素分為以下幾種：一是主題因素。即文件或案卷中論述的關(guān)鍵性主題概念，是主題中的核心部分。凡具有獨立檢索意義的主題概念，都可作為主體因素。二是通用因素。即構(gòu)成主題的通用概念。凡是沒有獨立檢索意義的一些主題概念因素，如研究、方法、設(shè)備、總結(jié)等，均為通用因素。它們一般不能作檢索入口，在主題中主要對主題因素起細(xì)分作用，用以補充說明主體因素。如“拖拉機的生產(chǎn)規(guī)劃”這個主題中，“規(guī)劃”為通用因素。三是位置因素。即檔案所論述的對象所處的空間、地理位置等主題因素，它對主體因素所在的空間、地理位置起限定作用。

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