做好檔案管理從基層抓起

文/岳紅艷

做好檔案管理從基層抓起

文/岳紅艷

做好直屬各水文局的檔案工作是做好我省水文系統(tǒng)檔案管理工作的一部分，抓好基層單位檔案管理工作對(duì)做好我省水文系統(tǒng)檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用

檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，具有憑證和參考作用。人們通過(guò)檔案了解過(guò)去的歷史，通過(guò)檔案借鑒過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以提高自己的工作質(zhì)量和工作效率。

2006年1月，省水文局機(jī)關(guān)檔案管理工作通過(guò)陜西省檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)證AA級(jí)，使省水文局機(jī)關(guān)的檔案管理工作逐步走上規(guī)范化、制度化的軌道。但與其它一些單位相比，我們的檔案管理工作仍然存在一些問(wèn)題，尤其是基層單位的檔案管理工作。

一、檔案管理工作存在的問(wèn)題

1、檔案管理人員。檔案管理人員是管理好檔案的最基本的條件，但要做好檔案管理工作，既要有認(rèn)真的工作態(tài)度，更應(yīng)具備一定的檔案方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，檔案人員利用所學(xué)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，結(jié)合單位的實(shí)際，制定出符合單位實(shí)情的檔案管理模式。

基層檔案管理人員，身兼數(shù)職。由于基層局人員缺乏，一般是一人身兼數(shù)職，既要負(fù)責(zé)文件的收發(fā)，又要負(fù)責(zé)全局文件的歸檔，有的還要負(fù)責(zé)宣傳等其他工作，往往由于缺乏相應(yīng)的檔案方面的知識(shí)，只能應(yīng)付工作，并不能做到很好地完成檔案管理工作。

基層檔案管理人員，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。檔案管理是一門學(xué)科，這就要求從事檔案管理的人員必須經(jīng)過(guò)掌握相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，但基層單位從事檔案管理的人員，由于業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，只能起到保管的作用，但并不能達(dá)到很好地管理及有效地利用檔案。

2、檔案裝具。檔案裝具是保障檔案延續(xù)存放時(shí)間的保障，不規(guī)范的裝具，不能最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，更不利于檔案的利用。有的基層單位目前還采用塑料盒存放檔案，有的基層單位用自行制作的科技檔案夾、還有的仍沿用“卷”組文書檔案，檔案裝具五花八門。

3、檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房是保障檔案保管條件的最基本的要求。檔案庫(kù)房要滿足“八防”要求，但有的基層單位是集中保管，各自管理；有的是分散保管，分散管理，往往是各自管理各自業(yè)務(wù)范圍的檔案，有的不符合永久性檔案的保存條件。

4、OA辦公自動(dòng)化后，更淡化了紙質(zhì)檔案的保存意識(shí)。OA辦公自動(dòng)化實(shí)行后，水文系統(tǒng)內(nèi)的文件都實(shí)行了辦公自動(dòng)化，無(wú)紙化辦公，有的單位為了省事，更淡化了對(duì)紙質(zhì)檔案的保存。

5、檔案統(tǒng)計(jì)前后矛盾。2013年水利部開(kāi)始面向全國(guó)水利系統(tǒng)各單位的檔案工作實(shí)行統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度。我局系統(tǒng)的基層單位的檔案管理工作也在統(tǒng)計(jì)之列。在統(tǒng)計(jì)過(guò)程中，出現(xiàn)了很多問(wèn)題。簡(jiǎn)單的一張報(bào)表，但對(duì)于統(tǒng)計(jì)人員來(lái)說(shuō)，卻是一頭霧水，由于對(duì)檔案業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)搞不懂，統(tǒng)計(jì)結(jié)果，前后矛盾。

二、出現(xiàn)問(wèn)題的原因

一是基層單位與省局檔案管理脫節(jié)。省局只負(fù)責(zé)省局的檔案管理，由于基層最早只是一個(gè)科級(jí)建制，并沒(méi)有獨(dú)立，產(chǎn)生的材料也不多，也不被重視，但隨著領(lǐng)導(dǎo)高配，業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，產(chǎn)生的材料也隨之增加。

二是大部分檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)。由于基層人員少，一般都是身兼數(shù)職。由于分擔(dān)的工作比較多，無(wú)暇顧及管理檔案，都抱著用時(shí)能找到就行，也僅能保證近幾年的文件，對(duì)于歷史檔案的管理比較混亂。

三是用于檔案管理的專業(yè)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足。由于檔案管理工作本身不被重視，而且也看不見(jiàn)實(shí)在的效益，投入檔案的業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)也嚴(yán)重不足。

四是檔案管理劃歸不同部門。各基層單位一般都會(huì)存在文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案。但由于分屬不同部門，一般文書檔案都由辦公室分管，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門保存管理，科技檔案劃歸業(yè)務(wù)部門管理，都是各自管理，互不干涉。

五是認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。0A辦公自動(dòng)化實(shí)行后，大部分基層單位，都認(rèn)為紙質(zhì)檔案可以不用歸檔保存了。

三、解決對(duì)策

省水文局下設(shè)延安、寶雞、西安、漢中、安康、商洛6個(gè)市級(jí)水文局。擔(dān)負(fù)著全省水文勘測(cè)、水文情報(bào)預(yù)報(bào)、水資源調(diào)查評(píng)價(jià)、水文分析計(jì)算、水環(huán)境監(jiān)測(cè)、水文儀器檢定、保護(hù)水文設(shè)施等職能。肩負(fù)著雨量、水位、流量、泥沙、蒸發(fā)、冰情、水溫、水質(zhì)等項(xiàng)目的監(jiān)測(cè)工作。主要是為防汛、抗旱、抗洪、搶險(xiǎn)、救災(zāi)等提供水文信息服務(wù)，為管理和合理開(kāi)發(fā)利用水資源、保護(hù)水環(huán)境，解決經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展中的水問(wèn)題提供科學(xué)依據(jù)。為防汛抗旱、水利水資源開(kāi)發(fā)利用、水資源管理與配置、國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)收集科學(xué)詳實(shí)第一手資料。

水文系統(tǒng)的檔案管理工作，應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，各基層單位應(yīng)建立起符合基層工作需要的檔案管理模式，制定出符合基層工作要求，滿足基層發(fā)展，規(guī)范管理的檔案管理模式。

一是建立檔案的規(guī)范化管理工作制度。領(lǐng)導(dǎo)往往重視的都是大事，對(duì)于一些細(xì)小的工作無(wú)暇顧及，只有建立起規(guī)范化的管理模式，才能避免工作中出現(xiàn)紕漏。目前，我們不僅有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、水文業(yè)務(wù)資料方面的檔案，而且從2011年陜西省中小河流水文監(jiān)測(cè)系統(tǒng)開(kāi)始建設(shè)，大量的水文工程項(xiàng)目開(kāi)始啟動(dòng)，涉及的水文建設(shè)工程項(xiàng)目檔案也越來(lái)越多。怎樣做好工程檔案的管理？怎樣才能使我們的工程項(xiàng)目盡快投入運(yùn)行？做好工程項(xiàng)目的驗(yàn)收成了領(lǐng)導(dǎo)最頭疼的事情，按照《水利檔案工作規(guī)定》(水辦[2003]105號(hào))、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號(hào)）、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》（水辦[2008]366號(hào)）中規(guī)定，工程項(xiàng)目驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，只有檔案符合了驗(yàn)收，才能對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，這就要求基層單位必須做好工程項(xiàng)目檔案的收集、整理歸檔工作。因此，建立規(guī)范化的檔案管理對(duì)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收也是至關(guān)重要的。

各基層單位要針對(duì)不同門類的檔案，制訂符合本單位情況，利于工作需要的文件材料歸檔制度，及時(shí)制訂基層單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表；建立檔案收集、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等檔案管理方面的規(guī)章制度；建立檔案人員崗位責(zé)任制，明確檔案人員的職責(zé)；建立工程項(xiàng)目檔案專人負(fù)責(zé)制，做到工程進(jìn)度進(jìn)行到哪一步，相應(yīng)的材料收集就要做到哪一步，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

二是必須配備兩名專業(yè)檔案管理人員。檔案的管理不僅體現(xiàn)出的是一個(gè)單位檔案管理水平，更能準(zhǔn)確地為單位的各項(xiàng)管理提供建設(shè)性的意見(jiàn)，基層局應(yīng)配備一名綜合檔案管理人員，一名業(yè)務(wù)檔案管理人員。

綜合檔案管理人員應(yīng)縱觀基層局，比如文件的運(yùn)轉(zhuǎn)、上報(bào)，通過(guò)檔案的管理，能發(fā)現(xiàn)單位文件在運(yùn)轉(zhuǎn)、上報(bào)過(guò)程中存在的一些問(wèn)題，通過(guò)文件材料的歸檔，防止了個(gè)性裝訂，無(wú)約束成冊(cè)現(xiàn)象。文字材料的厚度為20mm，文字材料與圖紙混合組成的厚度以30mm為宜，盒裝厚度不得超過(guò)50mm?？梢苑乐刮募c檔案之間的脫節(jié)，可以做到隨時(shí)辦理完畢，隨時(shí)歸檔。

業(yè)務(wù)管理管理人員，要掌握基層單位的業(yè)務(wù)內(nèi)容，指導(dǎo)水文業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的檔案，督促業(yè)務(wù)人員加強(qiáng)歸檔意識(shí)，保證水文業(yè)務(wù)成果的延續(xù)，為水文事業(yè)賴以生存的基礎(chǔ)，提供有力的支撐服務(wù)。

三是建立集中統(tǒng)一的檔案庫(kù)房。更好地保存檔案是為了以后有效地利用，因此對(duì)檔案庫(kù)房的要求是很重要的，基層局應(yīng)建立集中統(tǒng)一的檔案庫(kù)房，由于基層局的主要業(yè)務(wù)都在水文站，留在機(jī)關(guān)的人員偏少，且相對(duì)檔案較少，集中管理有利于減少人力，也保證檔案存放的安全性。

四是OA辦公自動(dòng)化不能代替紙質(zhì)檔案。雖然目前水文系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)行了OA辦公自動(dòng)化，從某種程度上方便了職工查詢，但并不能取代紙質(zhì)檔案的保存，而且由于目前辦公軟件的不完善，應(yīng)該在保存電子檔案的前提下保存紙質(zhì)檔案。

五是不斷完善檔案管理工作。做好《中華人民共和國(guó)檔案法》、《陜西省檔案條例》等法規(guī)的宣傳，做好職工歸檔意識(shí)的宣傳，把材料的歸檔范圍、歸檔責(zé)任等知識(shí)普及到每一個(gè)職工。對(duì)于辦結(jié)完畢的文件材料，及時(shí)收集齊全，做到過(guò)手有簽字，移交有移交清單，重要材料要有相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)，做到各方面都重視，職工自覺(jué)歸檔的檔案管理工作機(jī)制，這樣才能保證歸檔材料的齊全完整，才能為我們做好檔案管理奠定基礎(chǔ)。

目前，水文工作越來(lái)越受到國(guó)家及省上領(lǐng)導(dǎo)的重視，我們的業(yè)務(wù)范圍也在不斷地?cái)U(kuò)大，怎樣很好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)？怎樣能引起社會(huì)的關(guān)注？就是要依靠我們保管好這些來(lái)之不易的成果，它是我們?yōu)橹湴恋闹翆?。加?qiáng)基層檔案的管理工作對(duì)我們又是至關(guān)重要，因此做好檔案管理工作對(duì)服務(wù)水文大局起著關(guān)鍵性的作用，對(duì)水文工作為領(lǐng)導(dǎo)決策起著決策性的作用，我們有責(zé)任把水文檔案工作做的更好。

（作者單位：陜西省水文水資源勘測(cè)局）