Word郵件合并多位小數(shù)問題解決方法探究

孟憲宇++潘魯萍++葛玉

摘 要：郵件合并是Word的重要功能，因廣泛應用于批量郵件編寫而得名。在Word中使用“郵件合并”功能時，常常發(fā)現(xiàn)數(shù)值型源數(shù)據(jù)調(diào)取后會產(chǎn)生多位小數(shù)，導致文本不夠規(guī)范、美觀，而且常規(guī)的操作方法往往無法奏效。本文結(jié)合一個制作工資條的任務實例詳細介紹了在“郵件合并”中控制小數(shù)位數(shù)的三個方法——更改源數(shù)據(jù)類型、添加輔助數(shù)據(jù)、更改域代碼；并對每個方法的優(yōu)缺點進行了比較說明，方便讀者選擇使用。

關鍵詞：Word 郵件合并 探究

中圖分類號：TP316 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）11（a）-0000-00

作者簡介：孟憲宇（1987-），男，河北保定人，漢族，本科，助教。研究方向：計算機軟件及網(wǎng)站開發(fā)。

Word的郵件合并功能，可以允許用戶調(diào)用外部數(shù)據(jù)批量制作大量文檔，在工資條、成績單、通訊錄等模塊化文檔的制作任務中廣泛應用，十分方便。但用郵件合并功能調(diào)用的外部數(shù)據(jù)有時會出現(xiàn)多位小數(shù)問題，令用戶十分苦惱。下面以Word2010為例，結(jié)合士兵工資條制作任務，介紹幾種解決方法。

打開Word2010，建立工資條模板，按照“郵件合并”的步驟鏈接到Excel工資數(shù)據(jù)表（如圖1）。

利用“插入合并域”功能建立模板與數(shù)據(jù)源的對應關系，預覽結(jié)果可以看到部分數(shù)據(jù)出現(xiàn)了多位小數(shù)問題（如圖2）。

出現(xiàn)這個問題是由于Word在調(diào)用外部數(shù)據(jù)時，源數(shù)據(jù)的有效數(shù)字位數(shù)進行了轉(zhuǎn)換，多位數(shù)小數(shù)代表的是數(shù)據(jù)精度。針對這個問題有多種解決方法，這里筆者列出三種方法供讀者參考。方法一：更改源數(shù)據(jù)類型

在Excel中右鍵單擊Excel數(shù)據(jù)區(qū)，選擇“設置單元格格式”，在“數(shù)字”選項卡中將分類欄改為“文本”即可（如圖3）。此方法優(yōu)點是簡單易行；缺點是改為“文本”的單元格無法再次進行數(shù)據(jù)計算，對源數(shù)據(jù)影響較大。因此建議此法在最后合并之前更改，完成“郵件合并”后將數(shù)據(jù)格式復原。

方法二：添加輔助數(shù)據(jù)

在Excel中將所需調(diào)用的數(shù)值用公式轉(zhuǎn)換為文本作為輔助數(shù)據(jù)供郵件合并使用，在Word中進行郵件合并后就會按所設置的小數(shù)位數(shù)顯示。例如“實發(fā)工資”要顯示兩位小數(shù)，數(shù)值在R2：R9區(qū)域中，將“郵件合并”所需的數(shù)值放到S2：S9區(qū)域，在S2單元格中輸入公式：“=TEXT（R2， "0.00"）”。將公式擴展到S2：S9區(qū)域，然后用擴展后的數(shù)據(jù)進行郵件合并（如圖4）。此方法優(yōu)點是不影響源數(shù)據(jù)的計算功能，對源數(shù)據(jù)影響較??；缺點是數(shù)據(jù)表格不夠簡潔、美觀。

方法三：更改域代碼

打開已進行郵件合并的Word文檔，按快捷鍵Alt+F9或者在鼠標右鍵菜單中選擇“切換域代碼”，可以看到插入數(shù)據(jù)的域代碼，例如“實發(fā)工資”為：“{ MERGEFIELD 實發(fā)工資 }”。如果要將數(shù)值保留兩位小數(shù)，則在域代碼后添加代碼：“＼#0.00”，此時域代碼被修改為：“{ MERGEFIELD 實發(fā)工資 ＼#0.00 }”（如圖5）。如果要保留3為小數(shù)，則將域代碼改成：

“{ MERGEFIELD 實發(fā)工資 ＼#0.000 }”；如果要將數(shù)值顯示為“￥193137.25”的樣式，則改為：“{ MERGEFIELD實發(fā)工資 ＼#￥0.00 }”。此方法優(yōu)點是可以徹底解決問題，完全不影響源數(shù)據(jù)，而且還可以設置需要的格式；缺點是如果插入的域過多，則需要逐個修改，比較麻煩，而且有時候只有一位小數(shù)的時候，用這種方式末尾也會用“0”占位。

以上就是“郵件合并”中數(shù)據(jù)出現(xiàn)多位小數(shù)問題的幾個解決方法，每種方法都有優(yōu)點與不足，大家可以根據(jù)實際情況選擇使用。

參考文獻

[1] 肖云亭，王云沼.計算機應用基礎[M].北京：機械工業(yè)出版社

[2] 李繼兵.Excel公式與函數(shù)應用范例[M].北京：中國青年出版社.