高職院校檔案管理模式探究

王婷

【摘要】檔案管理工作是高職院校辦好學校的基礎(chǔ)管理工作之一，不僅對高職院?？蒲泻徒逃l(fā)展具有重要意義，也是衡量高職院校發(fā)展情況的重要依據(jù)。為此，高職院校的領(lǐng)導必須對檔案管理有正確的認識，從院校實際情況出發(fā)，建立符合院校發(fā)展的檔案管理模式，才能促進高職院校檔案管理水平的提升。

【關(guān)鍵詞】高職院校 檔案管理 管理模式

【中圖分類號】G717.2；G275 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）33-0217-01

隨著我國教育體制的不斷改革，各高職院校進入到了全新的發(fā)展階段，檔案管理作為高職院校管理工作中的一個組成部分，也要緊跟發(fā)展腳步，轉(zhuǎn)向制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展軌道上來。為此，探索適合高職院校發(fā)展的檔案管理模式成為一項重點工作。本文就結(jié)合高職院校的發(fā)展現(xiàn)況，提出了建設(shè)高職院校檔案管理模式的思路，以期進一步促進高職院校檔案管理工作水平的提升。

一、高職院校檔案管理模式的界定

模式是在對特定問題輸出信息及問題本身的特征分析的基礎(chǔ)上，根據(jù)某種原理推演或者有實踐歸納和總結(jié)出來的，由思想和理念、目標和方法、活動和策略、結(jié)構(gòu)和操作程式所構(gòu)成的，具有相對穩(wěn)定結(jié)構(gòu)的問題解決系統(tǒng)。高職院校檔案管理模式的構(gòu)建應(yīng)以不斷實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化組合，提高檔案信息資源的利用效益和利用效率，更好服務(wù)于高職教育發(fā)展和地區(qū)社會經(jīng)濟、文化建設(shè)發(fā)展為指導思想[1]。它是一個完整的問題解決系統(tǒng)，包括檔案管理方式，檔案管理體制，檔案運行機制等多個方面，具有相對穩(wěn)定性，同時又會隨著檔案管理內(nèi)外環(huán)境的變化而不斷豐富和發(fā)展。具體而言，高職院校的檔案管理模式包括兩個維度，一種是從宏觀的角度看待高職院校檔案管理，主要是各級檔案行政管理機構(gòu)與高職院校檔案管理的關(guān)系；一種是從微觀的角度看待高職院校檔案管理，主要是高職院校自身的檔案管理狀態(tài)。

二、高職院校檔案管理模式的創(chuàng)建

統(tǒng)一領(lǐng)導、二級部門歸檔、集中管理的檔案管理模式是目前來說最為符合高職院校檔案工作發(fā)展的一種模式，這不僅利于高職院校檔案工作水平的提升，也可以進一步促進高職院校的整體發(fā)展。

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導

“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”是我國檔案工作的基本原則之一這在高職院校同樣適用。高職院校將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，成立檔案工作委員會或是領(lǐng)導小組對全校檔案工作進行協(xié)調(diào)指導和監(jiān)督檢查，健全檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，形成學校檔案工作委員會（領(lǐng)導小組）、檔案室、各職能部門和院系三級管理網(wǎng)絡(luò)使檔案工作有領(lǐng)導、有協(xié)調(diào)、有組織、有落實捉進檔案工作與學校其他各項事業(yè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）二級部門歸檔

二級部門歸檔主要是指在高職院校專職檔案員少的情況下，各二級部門的兼職檔案員負責本部門的歸檔工作，包括檔案收集、整理、編目等。二級部門歸檔的質(zhì)量直接決定著學校檔案整理的質(zhì)量，因此要抓好二級部門歸檔工作。學?？梢詫w檔工作納入年度工作考核體系，以調(diào)動部門的檔案工作積極性。

（三）集中管理

學校設(shè)立檔案庫房集中保管二級部門移交的檔案。首先，檔案庫房的建設(shè)要按照《檔案館建設(shè)標準》的要求，在設(shè)計、選址、材料、設(shè)備等方面要符合相應(yīng)標準配備防火、防濕、防蟲等設(shè)施設(shè)備。其次，檔案室專職檔案員負責檢查移交檔案的整理情況，發(fā)現(xiàn)錯誤進行改正，將全校的檔案進行匯總、歸類、統(tǒng)一制作檔案目錄、編制檢索工具、裝盒排架，建成館藏結(jié)構(gòu)齊全、完整的檔案庫房[2]。最后，檔案室負責檔案的日常管理工作包括衛(wèi)生、除濕等，并根據(jù)學校工作做好檔案利用、編研、統(tǒng)計等工作。

（四）建立有效的保障機制確保管理運行

1.強化觀念。學校領(lǐng)導要充分認識到檔案工作的重要性。檔案工作是高校的一項基礎(chǔ)性工作，也是衡量學校辦學質(zhì)量和管理水平的標志之一。要進一步增強責任感和緊迫感，更加扎實有效地推進學校檔案工作，不斷提高檔案工作的規(guī)范化、科學化水平。只有學校領(lǐng)導認識到檔案工作的重要性，才能將檔案工作納入到學校發(fā)展的整體規(guī)劃之中，才能為檔案工作提供各種支持，才能在機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部配備、經(jīng)費投入等方面加大支持保障力度。

2.加強檔案管理的制度建設(shè)。依據(jù)《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法》等國家法律法規(guī)，健全與完善學校檔案工作的各項規(guī)章制度。對收集、歸檔、整理、信息化、保管利用、編研等各個環(huán)節(jié)做明確規(guī)定，以實現(xiàn)檔案工作的可操作性和規(guī)范化。對檔案工作崗位職責、考核獎懲等做明確規(guī)定，促進檔案員更加盡職盡責、積極主動地完成歸檔工作。通過規(guī)章制度的健全、完善及貫徹落實，實現(xiàn)學校檔案工作的規(guī)范化、法制化。

3.強化人員檔案管理知識培訓。高職院校要確保設(shè)有專職檔案員崗位具備一定的檔案工作能力具體負責全校的檔案工作。兼職檔案員要明確其崗位職責實行定崗定人。對檔案工作人員執(zhí)行與教學、科研和管理人員同等待遇政策調(diào)動其工作積極性。要注重對兼職檔案員的繼續(xù)教育培訓，根據(jù)上級檔案行政管理部門的通知，定期統(tǒng)籌安排兼職檔案員參加培訓。通過全校檔案工作人員的檔案工作管理水平的提高來確保學校檔案工作質(zhì)量。

三、創(chuàng)建高職院校檔案管理模式中應(yīng)注意的幾點問題

高職院校檔案管理模式是一個相對穩(wěn)定的問題解決系統(tǒng)，系統(tǒng)的良好運行需要各個方面的配合和支持，顧此失彼，重技輕人或重人輕技都有可能影響整個系統(tǒng)的運行效率，從而影響檔案管理終極目標的實現(xiàn)。在這一模式的構(gòu)建中，還有一些問題值得我們注意：

（一）信息資源整合過程中應(yīng)該遵守有關(guān)的法律法規(guī)，如知識產(chǎn)權(quán)法、保密法、檔案法等，不得損害國家、集體和個人的合法權(quán)益；（二）正確處理好檔案資源開發(fā)利用與檔案安全保密之間的關(guān)系。第三，在檔案信息資源管理網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建過程中，要根據(jù)整個學院的發(fā)展情況找準定位，要將檔案工作與高職院校的發(fā)展緊密結(jié)合起來，不斷拓展、創(chuàng)新檔案的服務(wù)功能。第四，不斷加強檔案基礎(chǔ)建設(shè)，包括建立適合高職院校的檔案分類體系等標準規(guī)范，不斷完善檔案硬件設(shè)施的配備等。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理不僅能為高職院校提供學術(shù)研究最有價值的資料，也能促成高職院校文化建設(shè)，對于學生成長具有重大作用，為此高職院校領(lǐng)導一定要給與高度重視，結(jié)合院校實際，建設(shè)適合高職院校檔案工作發(fā)展的管理模式，才能促進高職院校檔案管理水平的提升，進而促進高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]何秀清.基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討[J].皖西學院學報，2013，06：147-152.

[2]許文君.大數(shù)據(jù)時代高職院校二級學院檔案管理工作模式探析[J].寶雞文理學院學報（社會科學版），2015，04：151-155.