機關單位涉密檔案管理的現(xiàn)狀和未來發(fā)展探討

李立娟

山東省國家保密局 山東濟南 250001

機關單位涉密檔案管理的現(xiàn)狀和未來發(fā)展探討

李立娟

山東省國家保密局 山東濟南 250001

檔案是一種重要的社會信息資源，承載著國家、社會、企事業(yè)單位及個人的重要信息。隨著經濟社會的不斷發(fā)展，檔案的種類和數量不斷增加，也發(fā)揮著越來越重要的作用，一旦泄露，后果不堪設想。本文主要探討機關單位涉密檔案管理存在的問題及原因，并對未來發(fā)展進行探討。

涉密檔案；現(xiàn)狀；問題；建議

隨著經濟社會的不斷發(fā)展，檔案作為信息的載體，發(fā)揮著越來越重要的作用。特別是機關單位涉密工作檔案，屬于國家秘密，關乎國家安全和利益，一旦泄露，后果不堪設想。當前，機關單位涉密檔案管理規(guī)范化穩(wěn)步進行，也取得了較好的成績，但是仍然存在許多問題，如缺乏專業(yè)的從業(yè)人員、涉密檔案管理體制不健全等。這些失泄密隱患，對國家的安全和利益造成巨大威脅。本文主要探討機關單位涉密檔案管理存在的問題及原因，并對未來發(fā)展進行探討。

一、當前涉密檔案管理存在的問題

（一）對涉密檔案管理的重視程度不夠

目前，很多機關單位對涉密檔案管理的要求僅僅停留在不丟失、不泄漏，可以應付檔案部門查檔的層面上，缺乏精細化管理，存檔文件不健全、相關配套文件丟失等現(xiàn)象嚴重。

（二）缺乏專業(yè)涉密檔案管理人員

《檔案法》第七條規(guī)定：“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監(jiān)督和指導?！钡湍壳扒闆r來看，大部分機關單位沒有專門的檔案管理人員或者由相關人員兼職，缺乏檔案管理的理論知識；少數配備專業(yè)檔案管理人員的單位，又因為缺乏保密管理知識，導致涉密檔案管理不規(guī)范，容易造成失泄密事件的發(fā)生。

（三）涉密檔案庫房建設等硬件設施不符合保密要求

涉密檔案應該存在符合保密要求的涉密檔案室。但是由于辦公條件限制，很多機關單位將檔案室設在不具備保密要求的辦公室中，有些單位甚至不設立專門的檔案室，將涉密檔案交由工作人員個人保管，造成涉密檔案管理不成體系，容易丟失泄密。

（四）相關部門之間缺乏溝通配合

當前，檔案部門和保密部門缺乏有效的溝通和配合，沒有形成涉密檔案管理規(guī)定，各自為政，涉密檔案管理混亂。

二、檔案管理未來發(fā)展探討

當前，涉密檔案管理面臨的形勢日益嚴峻。推進涉密檔案管理改革，保障涉密檔案安全迫在眉睫。

（一）提高對涉密檔案的認識

機關單位可以通過組織培訓等方式，提高相關工作人員對涉密檔案管理重要性的認識。同時，要落實領導干部責任制，切實提高認識，加強管理，筑牢“人防”防線，確保涉密檔案安全。

（二）建立符合保密要求的檔案庫房

檔案庫房要嚴格按照保密規(guī)定，采用專用的防盜門、加固窗戶，庫房內外需要安裝監(jiān)控24小時設備，提高檔案管理的保密性。在檔案存放地點建立索引以及文件保密級別目錄，使檔案能夠科學的、有效的使用。

（三）配備專門的涉密檔案管理人員

檔案管理人員是檔案管理體系中最重要的部分。機關單位應該配備專業(yè)的涉密檔案管理人員，定期組織保密知識和檔案知識培訓，切實提高檔案管理人員的安全意識、責任意識以及保密意識，打造一支專業(yè)可靠的檔案管理隊伍，防止涉密檔案的丟失、泄漏。

（四）多部門協(xié)調配

檔案部門和保密部門要加強溝通交流，制定涉密檔案管理辦法，構建檔案管理體系，在保證檔案保密的基礎上，提高涉密檔案管理和利用。

三、結束語

涉密檔案是關系國家安全和利益的重要文獻資料，對于檔案管理工作來說，保密及利用是其工作的兩大重點內容，其工作任務是共榮且艱巨的。機關單位在日常工作中要重視涉密檔案的管理，通過定期自查發(fā)現(xiàn)自身管理中存在的問題和不足，不斷整改，逐步完善規(guī)章制度，使檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化。

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